SED: uvod. Merila za izbiro sistema za elektronsko upravljanje dokumentov Kaj je EDMS

"," Diplomsko delo "in 1C: Upravljanje dokumentov. Delež teh rešitev v bazi TAdviser presega 60 %.

Hkrati so se v zadnjem letu v njem pojavile informacije o približno 600 novih projektih. V letu 2019 je bila baza TAdviser najpogosteje dopolnjena z informacijami o implementacijah sistemov Elma, "Thesis", DirectumRX in "1C: Document Management".

Če upoštevamo izvedbe s strani prodajalcev, ob upoštevanju vseh rešitev določenega podjetja, povezanih z EDMS / ECM, bo v tem primeru prvih 5 konec leta 2019 videti takole: Directum, Elma, Docsvizhn in Haulmont.

2018

Od decembra 2018 je baza podatkov TAdviser o projektih EDMS/ECM vključevala informacije o več kot 5,1 tisoč implementacijah. Od decembra 2017, tj. Od objave prejšnjega poročila se je dopolnilo s skoraj 700 novimi in arhivskimi projekti.

Polovica vseh projektov, informacije o katerih so na voljo na spletnem mestu, pade na 5 domačih sistemov - Directum, Elma, Docsvision, Delo in Thesis.

Če pogledate izvedbo vseh izdelkov razreda EDMS / ECM določenih prodajalcev, bo prvih pet po številu projektov videti takole: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn in Haulmont.

2017

Najbolj priljubljeni sistemi EDMS/ECM

Od začetka decembra 2017 je baza podatkov TAdviser o projektih EDMS/ECM vključevala informacije o približno 4.440.000 implementacijah. Od novembra 2016, tj. od objave prejšnjega poročila se je dopolnilo s 460 novimi in arhivskimi projekti.

Več kot polovica vseh projektov, informacije o katerih so na voljo na spletnem mestu, pade na 5 domačih sistemov - Directum, Docsvision, ELMA, Delo in 1C: Upravljanje dokumentov.

Če pogledate izvedbo vseh izdelkov razreda EDMS / ECM s strani določenih prodajalcev, bo prvih pet po številu projektov, kot pred letom dni, videti takole: Directum, elektronski pisarniški sistemi (EOS) , ELMA, Docsvizhn in 1C.

2016

Najbolj priljubljeni sistemi EDMS/ECM

Od začetka novembra 2016 je baza projektov TAdviser vključevala informacije o 3980 implementacijah sistemov EDMS / ECM v različnih panogah. Po teh podatkih je bilo največ projektov izvedenih v sistemih Directum (677 projektov), ​​ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) in 1C: Upravljanje dokumentov (164).

Seveda so te številke daleč od dejanskega števila implementacij, saj so na primer samo na spletni strani podjetja 1C informacije o več kot 1,5 tisoč implementacijah 1C: Upravljanje dokumentov. Kljub temu izraženi podatki omogočajo razumevanje, kateri sistemi se najpogosteje uporabljajo v Rusiji.

V prvi deseterici najpogosteje implementiranih sistemov sta zastopani le dve tuji rešitvi - Documentum in SharePoint. To je najprej razloženo z dejstvom, da se projekti, pri katerih se uporabljajo tuji izdelki, obravnavajo po obsegu in ne po količini.

Prodajalci po številu implementacij EDMS/ECM

Zgornji graf prikazuje skupne implementacije vseh sistemov posameznih proizvajalcev, ki spadajo v razred EDMS/ECM. Če sta pri enem projektu uporabljeni dve ali več rešitev istega proizvajalca, ki so v bazi TAdviser razvrščene kot EDMS (ECM), je bila upoštevana implementacija vsake rešitve posebej.

2015

Najbolj priljubljeni sistemi EDMS/ECM

Po podatkih TAdviserja je po številu implementacij vodilni sistem za elektronsko upravljanje dokumentov Delo. V bazi TAdviser je za celotno opazovano obdobje 418 projektov, izvedenih s to rešitvijo. Nekoliko manj projektov je bilo izvedenih z DocsVision - 416 implementacij. Tudi v prvih petih v količinskem smislu so sistemi ELMA, Directum in "1C: Upravljanje dokumentov 8" - 393, 368 oziroma 124. Baza podatkov TAdviser od novembra 2015 vsebuje informacije o več kot 3,3 tisoč projektih.

Med vsemi v letu 2014 izvedenimi projekti, ki jih je v bazi TAdviser okoli 500, je največ implementacij odpadlo na ELMA, Directum, Delo, DocsVision in "

29.05.18 71 255 13

Dokumenti so lahko podpisani na papirju ali v elektronski obliki. Na papirju že dolgo, elektronsko - ni jasno, kako.

Pavel Ovčinnikov

12 let dela z elektronskimi dokumenti

Tukaj pa se že dvanajst let ukvarjam z elektronskimi dokumenti in vam povem: to je neverjetno vznemirjenje. Naj vam povem, kako vse skupaj deluje, s primeri.

Na kratko povedano

Za začetek vodenja elektronskega upravljanja dokumentov potrebujete:

1. Prepričajte nasprotne stranke, da si začnejo izmenjevati elektronske dokumente.
2. Kupite potrdilo o elektronskem podpisu.
3. Odločite se o načinu pošiljanja dokumentov: prek posebne storitve ali brez nje.

Kdo potrebuje elektronske dokumente

Kljub priročnosti in modernosti le redki vodijo elektronsko upravljanje dokumentov. Če podjetnik na poenostavljeni obdavčitvi sklene nekaj pogodb na leto, se morda ne bo tako bal, da bo nekajkrat poslal tiskane dokumente. Toda obstajajo primeri, ko je elektronsko upravljanje dokumentov izjemno koristno.

Velika podjetja elektronski dokumenti pomagajo zmanjšati stroške, če obseg zunanje korespondence presega več sto dokumentov na mesec. Pri njih dostava vrednostnih papirjev neposredno vpliva na hitrost transakcij. Stroški pretoka dokumentov lahko znašajo več sto tisoč rubljev na leto, tveganja, povezana z izgubami, napakami in globami davčnih organov, pa stroške še povečajo.

Tudi če zdaj vsakih šest mesecev podpišete en akt, to ne pomeni, da vaše podjetje ne bo raslo. Morda imate velike partnerje, ki delajo z elektronskimi dokumenti, in bodo od vas zahtevali enako.

Na primer

V spletni trgovini so se redno kopičile večdesetmilijonske terjatve zaradi tega, ker je bila faktura spet napaka: blago je v tovornjaku, ni ga mogoče odpeljati v skladišče. Medtem ko čakajo na kurirja s popravljenim dokumentom dobavitelja, tečejo dnevi. Uvedli smo elektronske dokumente, zdaj vse prilagoditve v dokumentih trajajo manj kot eno uro.

In v velikem energetskem maloprodajnem podjetju so inšpektorji med terenskimi davčnimi pregledi vsako leto ugotovili kršitve in napake v dokumentih. Ček za globe je dosegel 120.000 rubljev na leto. Prišlo je do tega, da je finančna služba ta denar vnaprej dala v proračun kot režijske stroške. Uvedli so elektronsko upravljanje dokumentov, zdaj pa pravilnost dokumentov nadzorujejo programi, ne ljudje. Napak ni več.

Kaj je elektronski dokument

Elektronski dokument je običajna datoteka doc ali pdf, ki jo lahko ustvarite in berete v katerem koli urejevalniku. Pomembno je, da je podpisana s posebnim elektronskim podpisom in poslana na poseben način.

Da partner, odvetnik ali sodnik ne bo dvomil, da ste elektronski dokument podpisali vi in ​​ga nihče ni spremenil, so se strokovnjaki za digitalno varnost domislili elektronskega podpisa. Je kot prstni odtis, prekriti z edinstvenim nizom bitov in bajtov v vašem dokumentu. Grobo rečeno, s podpisom nečesa z elektronskim podpisom pravite: "Potrjujem pristnost tega niza bitov."

Vsakemu dokumentu je priložen elektronski podpis, po katerem se šteje za podpisanega. Dokument je mogoče brati brez podpisa. Zagotavlja le, da imate pred seboj enak nespremenjen dokument v obliki, v kateri vam je bil poslan. Če nekaj spremenite v dokumentu in ga shranite, se bo njegov bitni nabor spremenil – podpis bo neveljaven.

Na primer

Podjetji sta se odločili za podpis elektronske pogodbe. Sklenili smo pogodbo in se dogovorili o pogojih. Zdaj eno podjetje s svojim podpisom podpiše pogodbo in jo pošlje drugemu. Odpre pogodbo in se odloči nekaj tiho popraviti, na primer višino kazni. Popravlja. Shrani. Najprej pošilja. Izgleda - ups! - originalni podpis na tej pogodbi je poškodovan. Torej je nekaj popravljeno, zlikovci. Potem gredo verjetno pretepati obraz.

Kje dobiti elektronski podpis

Elektronski podpis se kupi v posebnem certifikacijskem centru. Dovolj je le, da najdete priročno središče v vašem mestu. Glavna stvar je, da je vključen na seznam akreditiranih centrov Ministrstva za komunikacije Ruske federacije.

Vse to lahko storite neposredno v pisarni certifikacijskega centra: samo pridite z vsemi dokumenti in izpolnite vlogo. Toda v tem primeru boste morali počakati na izvedbo brezgotovinskega plačila - to lahko traja več ur. Certifikat za podjetje je nemogoče plačati z gotovino, tako kot ga ni mogoče prejeti na daljavo.

Kako deluje elektronski podpis?

Pravna moč elektronskega podpisa je opisana v zveznem zakonu "O elektronskem podpisu".

Zakon določa vrste podpisov: enostavni, nekvalificirani in kvalificirani. Dokumente lahko podpišete s katerim koli od njih, vendar s pridržki: kvalificirano - za davke, dražbe in v nekaterih primerih za sodišče; preprosto in nevešče – ​​za vse ostalo.

Preprost ali nekvalificiran podpis

Ugodna in poceni možnost, vendar z omejeno uporabo. Nekvalificiran podpis vsebuje kriptografske algoritme, vendar ga ne preveri noben overitelj potrdil. Preprosta je samo kombinacija uporabniškega imena in gesla, računa na spletnem mestu javnih storitev ali e-poštnega naslova nasprotne stranke.

Takšni podpisi so primerni, če ne sodelujete na elektronskih dražbah, ne izmenjujete elektronskih primarnih dokumentov in ne pošiljate davčnih napovedi. Za pogodbe, račune in akte se lahko uporablja preprost podpis, vendar boste morali z nasprotno stranko podpisati ločeno pogodbo in zabeležiti soglasje strank, da takemu podpisu zaupate.

Če imate na desetine nasprotnih strank in različnih dokumentov, shema ne bo delovala. Takšen dokument boste morali podpisati z vsemi in sčasoma se bo ta proces upočasnil, ne pospešil dela. Potem je bolje razmisliti o drugem potrdilu za elektronski podpis.

Če želite uporabiti preprost elektronski podpis, morate natisniti in podpisati papirnato različico pogodbe ali vključiti posebno klavzulo v pogodbo z nasprotno stranko - to je zahteva zakona.

Kvalificiran podpis

Ta podpis je primeren za račune in davek. Po zakonu so elektronski računi lahko podpisani samo s takim podpisom. Kvalificirano potrdilo stane od 1000 R, kupite ga lahko samo v certifikacijskem centru, ki je del območja zaupanja FTS.

Vsako leto je treba potrdilo o kvalificiranem podpisu obnoviti, kar pomeni dodatne skrbi: spremljati morate obdobje veljavnosti in pravočasno naročiti ponovno izdajo.

Za delo s kvalificiranim podpisom morate namestiti poseben program - sredstvo za kriptografsko zaščito informacij. Program dokumentu pripne elektronski podpis in preveri podpise ostalih udeležencev izmenjave.

Izberete lahko plačljiv program ("Cryptopro DSP") ali brezplačen ("Vipnet DSP"). Funkcionalno sta skoraj enaka, vendar lahko pride do težav z združljivostjo z brezplačnim. Oba delujeta v sistemih Windows in Mac. Plačljiva stane približno 1000 R, letno plačilo za potrdilo o elektronskem podpisu je približno 1000 R.

Nekateri uporabljajo elektronski podpis v oblaku, za katerega vam ni treba namestiti programa za kripto zaščito. Oblačni podpis je shranjen v storitvi menjalnice in vsakič, ko podpišete dokument, na telefon prejmete SMS potrditev dejanja. Takšno potrdilo je cenejše in bolj priročno za uporabo, a manj varno kot program za kriptografsko zaščito.

Zakaj potrebujete procesor dokumentov?

Podpisan elektronski dokument lahko pošljete po navadni e-pošti, vendar to ni varno. Če v pošto vdrejo, bodo dokumenti v rokah napadalcev. Zato na primer davčni urad sprejema deklaracije samo prek posebnih služb. Preko istih storitev morate izmenjevati elektronske račune, sicer boste kršili odredbo ruskega ministrstva za finance. Takšne storitve imenujemo operaterji dokumentnega toka.

Za preprostega uporabnika je to črpana e-pošta. Deluje prek brskalnika, obstajajo mape z dohodnimi in odhodnimi, imenik naslovov, vgrajeno iskanje, urejevalnik dokumentov. Inside - zelo obremenjena storitev z varnimi komunikacijskimi kanali in šifriranjem, ki zagotavljajo varnost prenosa dokumentov.

Niti ni treba skleniti pogodbe z operaterjem elektronskega upravljanja dokumentov. Samo registrirajte se, naložite potrdilo o elektronskem podpisu in plačajte račun. Operater poskrbi za ostalo: obvesti Zvezno davčno službo, da ste se pridružili izmenjavi, spremlja formate in zagotavlja skladnost z zakonodajo Ruske federacije.

V Rusiji obstaja več deset takih storitev. Po ceni, funkcionalnosti, zanesljivosti in hitrosti so približno enaki. Običajno je izbira operaterjev glede na kakovost storitve: kako hitro deluje tehnična podpora, ali je operater pripravljen pomagati pri povezovanju nasprotnih strank, kakšne možnosti ponuja in ali ima svetovalce analitike, ki vam bodo pomagali implementirati storitev v delo.

Tudi vaša nasprotna stranka se bo morala povezati z operaterjem. Lahko izbere vašega ali katerega koli drugega - potem bo izmenjava potekala prek gostovanja, kot pri mobilni povezavi.

Koliko stanejo elektronski dokumenti

Če delate prek operaterja, plačate samo dokument, ki ga podpišeta obe strani. V povprečju je strošek pošiljanja dokumenta približno 6-8 R, vsi dohodni pa so brezplačni.

Običajno začetniki kupijo minimalni paket 300 dokumentov, ki se zelo hitro konča. Nato morate kupiti naslednji paket. Bolj se splača kupiti neomejen letni paket ali se dogovoriti za individualne pogoje.

Prehod na elektronske dokumente je koristen, če pošljete 100 ali več dokumentov na mesec ali vsaj 1000 dokumentov na leto. Potem boste zmanjšali stroške papirja in dostave za skoraj 5-krat.

Koliko stane papirologija

1000 papirnatih dokumentov

Trenutno se izmenjava dokumentov med poslovnimi subjekti in posamezniki postopoma seli s papirja na elektronsko. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov ima v primerjavi z navadnim papirjem vrsto prednosti – prihrani čas in poveča učinkovitost odločitev. EDMS je mogoče zgraditi tako znotraj podjetja kot med različnimi podjetji prek interneta.

Elektronsko upravljanje dokumentov je sistem procesov za obdelavo dokumentov v elektronski obliki. Večina sodobnih računovodskih in kadrovskih programov lahko ustvari elektronske dokumente v standardni obliki, določeni na zakonodajni ravni. A da ima tak dokument pravno težo, ga morata obe strani podpisati z elektronskim podpisom.

Elektronsko upravljanje dokumentov lahko razdelimo na dve veliki vrsti – izmenjava dokumentov znotraj podjetja ali med različnimi podjetji preko komunikacijskih kanalov. Ta dva sistema je dovoljeno združiti v enega globalnega.

Uporaba elektronskega dokumentarnega sistema v podjetju zahteva nakup potrebnega programskega paketa (EDI platforma) ter opreme za njegovo delovanje (omrežna oprema, strežnik ipd.).

Za izmenjavo dokumentov med dvema podjetjema je potreben operater elektronskega upravljanja dokumentov. Zagotavlja dostavo sporočil, nadzoruje format poslanih dokumentov, zahteva certificiranje dela s podatki z elektronskim podpisom in hrani arhiv dokumentov.

Pozor! Ena od teh storitev je. Preko njega prejeti dokumenti so pravno pomembni, če imajo oznako EPC obeh udeležencev dokumentnega toka.

Prednosti in slabosti EDI

Glavne prednosti

Elektronsko upravljanje dokumentov ima nedvomne prednosti pred papirjem:

• Organiziranje papirologije - sistem vam ne bo dovolil dodelitve iste številke različnim dokumentom, saj se bo to zgodilo po vrstnem redu in samodejno;
• Sledenje položaju vsakega dokumenta - kadarkoli lahko natančno ugotovite, kdo dela z dokumentom. Delavec je ne bo mogel pokvariti ali izgubiti. Dokument, izbrisan pomotoma ali namerno, je še vedno mogoče obnoviti;
• Pospešitev obdelave dokumentov - če so oddelki podjetja razpršeni po več stavbah, je treba papirni dokument osebno odnesti tja v odobritev. Z EDI pride potreben dokument do zaposlenega v delčku sekunde;
• Priročno delo z različicami - pri urejanju sistem shrani vsako različico. Po potrebi lahko spremljate, kdo in kdaj je spremenil dokument;
• 24-urni oddaljeni dostop - po potrebi lahko dostop do sistema EDI uredimo preko interneta iz katerega koli računalnika na svetu. Zaposleni lahko dela z dokumenti na službenem potovanju, na dopustu ali bolniški;
• Razporejanje dela - z določitvijo datuma ustvarjanja in datuma zapadlosti lahko načrtujete izvedbo vhodnih dokumentov glede na čakalno vrsto;
• Iskanje dokumentov - v splošni bazi dokumentov lahko iščete po ključnih besedah ​​in izrazih;
• Prihranek papirja - ni vam treba tiskati vseh dokumentov v zahtevani količini.

Glavne slabosti

Kljub očitnim prednostim imajo sistemi EDI tudi slabosti, ki lahko podjetju preprečijo njegovo uvedbo.

Tej vključujejo:

• Za nakup sistema je treba porabiti denar, ki lahko glede na število uporabnikov znaša do 100 tisoč rubljev;
• Po nakupu traja veliko časa za namestitev, implementacijo in odpravljanje napak;
• Potrebno je izvesti usposabljanje za vse uporabnike, ki bodo vanj vključeni;
• Zagotavljanje varnosti sistema - kontrola dostopa med uporabniki, izdajanje potrebnih elektronskih podpisov, zaščita pred vdori od zunaj;
• Osebje podjetja mora imeti skrbnika, ki bo spremljal delovanje sistema, izvajal storitvene akcije in reševal uporabniška vprašanja;
• Za ohranitev informacij je potrebno varnostno kopirati bazo podatkov z dokumenti;
• Če partnerska podjetja nimajo EDI, je treba zagotoviti tako elektronski kot papirni sistem.

Funkcionalnost elektronskega upravljanja dokumentov

Vsak sistem delovnega toka mora zagotoviti nabor dejanj:

• Delajte s kakršnimi koli dokumenti - ustvarite jih, sestavite, obdelajte, registrirajte, nadzirajte njihovo izvajanje, usklajujte itd.;
• Organizirajte delovne tokove - določite poti znotraj podjetja, omejite dostop med posameznimi uporabniki, omogočite delo z enim dokumentom več osebam hkrati;
• Organizirajte arhiv dokumentov z možnostjo njihovega iskanja, shranjevanja.

Pozor! Elektronsko upravljanje dokumentov bi moralo zagotavljati enako možnost dela z dokumenti kot tradicionalni papir.

Veliki napredni sistemi nudijo možnosti za:

• Registracija vseh prehodnih dokumentov - dohodnih, odhodnih, notranjih z njihovo nadaljnjo preusmeritvijo na glavo;
• Zagotoviti enoten postopek dela z dokumenti v vsaki enoti podjetja;
• Delo z dokumentom tako individualno kot skupinsko;
• Izmenjava dokumentov med oddelki in določenimi zaposlenimi;
• Omejite dostop do dokumentov;
• Uporabite standardne obrazce za vse dokumente;
• Nadzor, da bodo odobritev, izvedba in druga dela z dokumentom opravljena pravočasno;
• Izdelava poročil - analitičnih, statističnih itd.;
• Organizirajte arhivsko shranjevanje z določitvijo datuma in časa dostopa uporabnikov do njih.

Ali je mogoče združiti papirno upravljanje dokumentov z elektronskim?

Po prehodu na elektronsko upravljanje dokumentov v organizaciji sprva še vedno ne bo mogoče popolnoma opustiti papirnih dokumentov.

To se lahko zgodi iz več razlogov:

• Vsi izvajalci ne uporabljajo EDI;
• Podjetje ima v arhivu že veliko papirnatih dokumentov.

Obstajajo pa temeljne razlike pri delu z elektronskimi in papirnimi dokumenti. Na primer, papirni dokument je treba natisniti in prinesti vodji na podpis, medtem ko je elektronski podpisan v samem sistemu. Papirne knjigovodske listine, poslane nasprotni stranki, se lahko med pošiljanjem izgubijo po pošti, elektronske pa pridejo do naslovnika.

Glavna razlika med delom z dvema vrstama dokumentov je njihovo shranjevanje. Elektronski dokumenti takoj vstopijo v sistem, kjer lahko z njimi delajo vsi uporabniki. Za papirne dokumente je treba še vedno organizirati arhiv, kjer bodo urejeno shranjeni. Hkrati je treba po vstopu v podjetje papirni dokument skenirati, to skenirano kopijo pa naložiti v sistem za nadaljnje delo.

Pozor! Tako naj bi delo znotraj podjetja še vedno potekalo le v elektronski obliki. Če pride papirni dokument, ga vidijo le tisti, ki ga prejmejo ali podpišejo. Hkrati vam delo z elektronsko kopijo omogoča zaščito izvirnika pred skoraj vsako izgubo in omogoča več uporabnikom, da delajo z njim hkrati.

Kaj so programi ED?

Na trgu je veliko sistemov za upravljanje dokumentov, od katerih ima vsak svoje prednosti in slabosti. Najpogostejši sistemi:

Sistem	Posebnosti	Cena
Posel	Eden največjih programov EDI. Velika funkcionalnost, enostavnost in enostavna uporaba.	Od 11 do 13,5 tisoč rubljev. za eno službo
Logike	Lahko se uporablja v podjetjih katere koli velikosti, enostaven za učenje, prilagodljivo prilagajanje	Od 4900 do 5900 na sedež.
Eufrat	Paket, ki velja za najnaprednejšega izmed sistemov, vključuje lasten sistem podatkovnih baz, lahek in prijeten dizajn	Od 5.000 rubljev na delovno mesto pri namestitvi na strežnik organizacije od 10.000 rubljev. pri namestitvi na opremo razvijalca.
1C:Arhiv	Popolna integracija z vsemi izdelki 1C, možnost shranjevanja poljubnih datotek - besedila, grafike, videa in zvoka.	Od 12 do 57 tisoč rubljev. za celoten program.
DIRECTUM	Optimalen sistem za mala in srednje velika podjetja, lahko kombinirate elektronske dokumente s papirnatimi.	Od 7 tisoč rubljev. do 2 milijona rubljev za licenco
OPTIMA-WorkFlow	Nov sistem, ki se šele začenja aktivno razvijati. Ta sistem ima več edinstvenih funkcij.	Od 55 do 75 tisoč rubljev. za licenco.

Interakcija elektronskega dokumenta z drugimi programi

Sistem EDI naj bi s svojim mestom v elektronskem okolju organizacije med delovanjem prosto podpiral druge poslovne aplikacije, ki v njem že delujejo. Na primer, potrebno je prosto obdelovati računovodske dokumente - račune, akte, fakture, pooblastila itd.

Poleg tega mora sistem elektronskega upravljanja z dokumenti delovati z vsemi na dosleden način in delovati z istimi podatki. Zato je nujno, da sistem podpira imenike, ki se uporabljajo v elektronskem okolju, in da lahko ažurira podatke v njih.

Poleg tega je treba upoštevati delo z zunanjimi podatki - e-pošto, trgovalne platforme itd.

Pri izbiri EDI je treba paziti na možnost njegove interakcije z drugimi sredstvi in ​​viri podatkov, ki so na voljo v podjetju. Običajno priljubljeni in zato aktivno razvijajoči se sistemi vključujejo številne module za najbolj priljubljene programe - 1C, Parus, Oracle in mnoge druge.

Na primer, program za upravljanje elektronskih dokumentov 1C vam lahko omogoči ustvarjanje, prejemanje in pošiljanje elektronskih računovodskih dokumentov neposredno iz njega, hkrati pa jih potrdite s kvalificiranim podpisom.

Danes je 100% dokumentov v pisarni ustvarjenih elektronsko, še vedno pa se jih več kot 80% natisne (za potrditev, seznanitev, zagon). Ali je takšen pristop lahko učinkovit?

Zdi se, da je uvedba elektronskega upravljanja z dokumenti najbolj razumno dejanje odločevalcev. Toda poslovna potreba po avtomatizaciji še zdaleč ni takojšnja. In šele po prejemu številnih signalov vodstvo pride do zaključka, da podjetje potrebuje poseben informacijski sistem za upravljanje vsebin (ECM-sistem). Takrat se pojavi potreba po upravljanju informacij v vseh fazah njihovega obstoja, dokler ne zastarijo.

Kaj je elektronski dokument, EDMS, ECM

Definicij je veliko. Poskušali vam bomo dati najbolj razumljivo in zmogljivo.

Elektronski dokument- nabor informacij (besedilo, slika, zvočni posnetek), shranjenih v računalniku (datoteke Word, Excel itd.). Zraven je karton z atributi, tako kot knjige v knjižnici spremlja kartotečna omara. Po atributih (naslov, avtor, datum nastanka itd.) se dokument hitro najde.

Potek dela(workflow) - zaporedje dejanj zaposlenih znotraj določenega poslovnega procesa. Primer takšnega zaporedja je prejem dokumenta, njegova registracija, obravnava in izvedba dokumenta, poslovni proces pa je delo s pritožbami državljanov.

Elektronsko upravljanje dokumentov(EDI) je način organizacije dela z dokumenti, pri katerem se večina dokumentov uporablja v elektronski obliki in se hrani centralno.

Ali potrebujete sistem ECM

Če želite oceniti, ali je potreben sistem EDMS ali ECM, si sami odgovorite na naslednja vprašanja:

• lahko med telefonskim pogovorom s pomembnim partnerjem hitro najdete pravi dokument?
• ali bo mogoče natančno povedati, katera navodila, ki ste jih izdali, niso dokončana in trenutno zamujajo?
• Ste prepričani, da obstoječa hitrost odobritve dokumentov ustvarja pozitivno podobo vaše organizacije?
• Ali ste zadovoljni s količino papirjev, ki so na vaši mizi?
• Ali lahko z gotovostjo poveste, kje se trenutno nahaja dokument, ki je bil poslan v potrditev?

Prednosti elektronskega upravljanja dokumentov

Transparentnost poslovnih procesov. Zahvaljujoč sistemu lahko spremljate vse faze v dejavnostih organizacije. Poslovni procesi postanejo za vodstvo popolnoma pregledni, lažje jih je nadzorovati.

Večja delovna disciplina. Po statističnih podatkih 20 % prejetih nalog ne opravijo zaposleni, ki so zanje odgovorni. S popolnim nadzorom vseh faz dela sistem ECM neposredno vpliva na delovno disciplino zaposlenih.

Nižji stroški dela za vodje in zaposlene. Sistem zmanjša čas, ki ga zaposleni porabijo za skoraj vse rutinske operacije z dokumenti: ustvarjanje, iskanje, odobritev itd. Pospešuje pretok dokumentov. In posledično vsi procesi v organizaciji potekajo hitreje.

Zaupnost informacij je zagotovljena. Vdor podatkov lahko stane organizacijo na milijone dolarjev. Za razliko od tradicionalnega "papirnatega" poteka dela sistem ECM omogoča dostop do dokumentov strogo v skladu z dodeljenimi uporabniškimi pravicami. Vsa dejanja na dokumentu (branje, spreminjanje, podpisovanje) se beležijo.

Ustreza standardom ISO 9000. Vzpostavitev upravljanja kakovosti je postala ena od prednostnih nalog v ruskih podjetjih. Med zahtevami za sistem vodenja kakovosti (QMS) je pregleden pretok dokumentov in izmenjava informacij med zaposlenimi.

Enostavno inovirajte in usposabljajte novince. Zahvaljujoč sistemu obveščanja, ki je zgrajen na osnovi sistema ECM, lahko vsem zaposlenim hitro približate nova delovna pravila. Čas usposabljanja novozaposlenih je skrajšan zaradi hitrega iskanja potrebnih informacij (predpisi, navodila ipd.). Preprosto je spreminjati poti in predloge dokumentov, po katerih zaposleni samodejno začnejo delati na nov način.

Razvoj korporativne kulture. Uvedba ECM sistema vzpostavlja in ohranja notranjo politiko podjetja, vodi v team building. Hkrati se povečuje odgovornost vsakega zaposlenega za kakovostno opravljanje nalog, ki so mu dodeljene.

Več konkurenčnih prednosti. Sistem ECM neposredno vpliva na konkurenčne prednosti podjetja pred ostalimi akterji na trgu. Zaradi hitrega pretoka informacij in natančnega nadzora nad vsemi procesi se poveča hitrost in kakovost storitev za stranke. Delo tudi največjega podjetja postaja vse bolj mobilno in manj odvisno od nekaterih »nenadomestljivih« zaposlenih.

ECM tehnologije

Upravljanja vsebin podjetja se lahko lotimo tako s strani prakse kot teorije.

Začnimo z zadnjim. Bodite pozorni na komponente življenjskega cikla, navedene v kanonični definiciji iz glosarja AIIM (Association for Information and Image Management):

• zajemanje (Capture),
• upravljanje (Upravljanje),
• shranjevanje (Store),
• zaščita (Ohranitev),
• dostava informacij (Deliver).

Z informacijami je potrebno upravljati v celotnem življenjskem ciklu: od nastanka ali prejema v organizaciji, do dostave končnemu uporabniku ali uničenja po preteku roka hrambe.

Informacije prežemajo vse procese organizacije, nastajajo in obdelujejo se v različnih programih in s pomočjo različnih aplikacij. Toda samo sistem ECM se osredotoča na enoten pristop k upravljanju podatkov skozi njihovo življenjsko dobo.

S poslovnega vidika so pomembne faze v življenjskem ciklu dokumenta, ki neposredno vplivajo na poslovne procese, ko ta sodeluje v delovnih tokovih (workflow). Toda s tehničnega vidika nimajo izrazite semantične obremenitve in so označeni s splošnim izrazom "upravljanje dokumentov".

Funkcionalnost in klasifikacija sistemov EDMS in ECM

Po mnenju raziskovalnega podjetja Gartner lahko sisteme, ki podpirajo vsaj 3 od 6 funkcij, uvrstimo med ECM:

• upravljanje dokumentov: odjava/prijava, nadzor različic, varnost, združevanje dokumentov itd.;
• sodelovalno delo pri skupnih dokumentih in podpora projektnim timom;
• skeniranje dokumentov in upravljanje podob papirnih dokumentov;
• upravljanje zapisov za dolgoročno arhiviranje, avtomatizacija pravil in predpisov o hrambi, zagotavljanje skladnosti zapisov z zakoni in predpisi;
• potek dela za podporo poslovnim procesom, usmerjanje vsebine, dodeljevanje delovnih nalog in stanj, sledenje poti in nadzor izvajanja;
• upravljanje spletne vsebine za avtomatizacijo objavljanja, dinamično upravljanje vsebine in upravljanje interakcije z uporabniki za te naloge.

Več o tej temi lahko izveste v naslovih razdelka »Funkcije EDMS in ECM«:

Primer poslovnega procesa v sistemu ECM

Česa ne pričakovati od sistema ECM

Trenutno je kompleksna avtomatizacija podjetij zgrajena z integracijo več sistemov, od katerih vsak rešuje določen obseg nalog. Zato je zelo pomembno razumeti, kaj točno implementirati v vsak sistem.

Upoštevajte najpogostejše poslovne zahteve, katerih implementacija v sistem EDMS in ECM bi morala biti razumna.

Upravljanje kadrovskih evidenc. Kljub temu, da je neposredno povezano z dokumenti, naloga tega področja ni sam dokumentni tok, temveč računovodstvo in upravljanje s kadri.

Zaposleni potrebuje različne izbire po osebju - po izobrazbi, spolu, specialitetah, datumu sprejema / odpusta itd., Za te podatke je treba shraniti v strukturirani obliki v bazi podatkov in ne v obliki ločenih nestrukturiranih dokumentov.

Ustvarjanje vsakega dokumenta se mora odraziti v spremembi kadrovskega stanja, zato je za avtomatizacijo vodenja kadrovskih evidenc bolje uporabiti specializirane kadrovske sisteme, ki jih je mogoče integrirati s sistemom ECM za shranjevanje nestrukturiranih informacij (življenjepisi, fotografije). , kadrovski ukazi itd.). Poleg tega je koristno avtomatizirati procese odobritve teh dokumentov v sistemu ECM.

Računovodstvo finančnih dokumentov.Podobno je s strukturiranimi finančnimi dokumenti: računi, tovorni listi, akti o opravljenem delu itd.

Za davčno in računovodstvo, ki temelji na primarnih dokumentih, so zasnovani specializirani računovodski sistemi ter specializirani moduli sistema ERP. Sistem ECM jih ne more nadomestiti, čeprav sta skeniranje in urejanje elektronskega arhiva skeniranih slik finančnih dokumentov naloga EDMS. Potreba po implementaciji takšnih rešitev se običajno pojavi, ko obstaja veliko število dokumentov in udeležencev v poslovnem procesu, ki bodo delali s finančnimi dokumenti kot z dokumenti EDMS, upoštevajoč pravice dostopa, elektronski podpis itd.

Poleg tega je po novem možna izmenjava finančnih dokumentov (računov, pogodb, tovornic in aktov) z nasprotnimi strankami v elektronski obliki. In shranjevanje takšnih dokumentov v EDMS bo dalo dodatno prednost. .

Analiza in modeliranje poslovnih procesov.

Za analizo in modeliranje procesov se praviloma uporabljajo sistemi razreda BPM (). To so specializirana orodja za poslovno analitiko za podjetje ali zunanje svetovalno podjetje. Simulirani poslovni procesi lahko vsebujejo dejanja, ki niso povezana z dokumenti, ki se izvajajo ročno (na primer dostava dokumentov s kurirjem), zunanjimi subjekti (na primer dobavitelji) ali s podporo drugih razredov sistemov (ERP, CRM).

Klasični EDMS lahko zagotovi informacije za analizo poslovnih procesov (na primer v obliki poročil o zamudah pri izvajanju določenih vrst nalog). Toda to je le majhen del podatkov, potrebnih za popolno analizo.

Smiselno je integrirati EDMS s sistemi modeliranja za referenčne podatke, na primer vrste dokumentov ali organizacijsko strukturo.

Implementacija ECM sistema

Učinek izvajanja

Vrednotenje rezultatov projekta ECM se ne razlikuje od analize učinkovitosti IT projekta, slednje pa od ocene katerega koli projekta podjetja.

Pri tem je motiv zrelost tehnologij podjetja, brez katerih podjetja preprosto ne moremo šteti za učinkovito. V drugih primerih je koristi skoraj nemogoče izračunati, čeprav je potreba po izvedbi nedvomna. In včasih je izračun učinka dražji od same tehnologije (kot na primer zagotavljanje zaposlenim neomejenega dostopa do interneta). V vseh teh primerih je poudarek bolj na ceni projekta in potencialu rešitve, vključno s tem, kako enostavno bo implementirani sistem rešil druge težave podjetja.

EDMS in rešitev, ki temeljijo na njem, ni mogoče vedno pripisati sistemom, glede učinka katerih je vse jasno. Tradicionalne metode analize učinkovitosti uporabe sredstev niso uporabne za informacije, kot tudi formula "razmerje med dobičkom in skupnimi stroški je učinkovitost." To je posledica dejstva, da so informacije neopredmeteno sredstvo, vključeno v proizvodnjo skupaj z materialnimi in delovnimi viri. Uvedbo ECM sistema spremlja sprememba poslovnih procesov in stroškov dela. Stroški informacijskih sistemov, vključno z ECM, so v večini primerov posredni, ki jih je mogoče izračunati na enoto proizvodnje le s pomočjo nekega modela ekonomskega načrtovanja. In formalizacija je pogosto precej težka.

Faze implementacije ECM sistema

Izbira in nakup ECM sistema je le prvi korak k izgradnji elektronskega dokumentnega sistema v organizaciji. Preden začne delovati in zares prinašati učinek, bo potekal postopek implementacije.

Implementacija sistema ECM je običajno sestavljena iz naslednjih korakov:

• organizacija projekta, razporeditev osebja (vodja projekta in delovna skupina);
• raziskava podjetja in oblikovanje rešitev za uporabo ECM sistema;
• postavitev in prilagoditev ECM sistema;
• usposabljanje;
• poskusno obratovanje.

V vsakem primeru so za uspešno izvedbo obvezna naslednja pravila:

• aktivno sodelovanje vodstva v procesu implementacije in uporabe ECM sistema;
• razporeditev in poglobljeno usposabljanje ključnih zaposlenih za implementacijo in podporo programske opreme;
• organiziranje izobraževanj za vse uporabnike in dajanje navodil za delo s sistemom.

Težave in tveganja implementacije ECM sistema

V mnogih pogledih sovpadajo s projekti implementacije drugih informacijskih sistemov in vodijo do naslednjega negativne posledice:

• roki in proračun projekta so kršeni;
• vsi cilji niso doseženi (sistem deluje, vendar ne v celoti: manj/slabše od načrtovanega);
• implementacija je popolnoma motena (sistem v resnici ne deluje).

Posebnosti tveganja zaradi dejstva, da je treba večino zaposlenih v podjetju v kratkem času prenesti na popolnoma nove metode dela zanje (branje dokumentov v elektronski obliki, prejemanje sklepov in podpisov vodstva v elektronski obliki itd.). Najbolj značilna tveganja uvedbe sistema ECM vključujejo:

• konservativnost uporabnikov, zavračanje novih metod dela;
• nizka računalniška pismenost navadnih uporabnikov in višjega vodstva;
• nestrukturirani procesi (pomanjkanje predpisov);
• nezadostna/neustrezna tehnična opremljenost;
• vodenje mehkih projektov.

Načini za preprečevanje tveganj standard:

• podrobna in idejna zasnova delovanja sistema ECM v danem podjetju;
• jasne smernice in osebni zgled vodenja;
• usposabljanje osebja in operativna podpora pri reševanju problemov;
• postopno izvajanje.

Zanesljivost in zakonitost elektronskega dokumenta

Področje elektronskega upravljanja vsebin in brezpapirne interakcije v podjetjih se zdaj aktivno razvija. Spreminja se tudi zakonodaja, nekatera pravila so v njej določena, potem ko so se ustalila v življenju, nekatera pa so, nasprotno, uvedena po sprejetju novih norm na državni ravni.

Ugotavljanje verodostojnosti in pravne pomembnosti papirnega dokumenta je jasen postopek za vse: dokument mora imeti potrebne podpise in pečate. Toda kako ugotoviti pristnost elektronskega dokumenta?

Ustvarjen za to elektronski podpis (ES)- podrobnosti elektronskega dokumenta, namenjene zaščiti pred ponarejanjem. Identificirate lahko lastnika podpisa in ugotovite odsotnost sprememb v elektronskem dokumentu po njegovem podpisu.

V najpreprostejši obliki deluje mehanizem EP na naslednji način:

• dodeljen je certifikacijski center (oddelek ali zunanja organizacija), ki s pomočjo specializirane programske opreme za vsakega uporabnika generira tako imenovane »ključne certifikate«;
• se ustvari ključ ES - to je edinstveno zaporedje znakov. Sestavljen je iz zasebnega ključa, ki je na voljo samo njegovemu lastniku in lahko podpiše dokument ES, in javnega ključa - dostopen vsem, z njegovo pomočjo lahko ugotovite, kdo in kdaj je podpisal elektronski dokument.

Pri uporabi ECM sistema so vse "težave", na katere lahko naleti uporabnik, skrite. Uporabnik mora praviloma preprosto izbrati želeno funkcijo: »Podpiši dokument« (dokument, ki ga je podpisal ES, bo hkrati zaprt za spremembe) ali »Pridobi informacije o podpisih«. Priznana je legitimnost elektronskih dokumentov.

poslovilna beseda

Želimo vam uspeh pri obvladovanju novega znanja in naši materiali vam bodo pri tem vedno pomagali.

Obvezen element "digitalne" infrastrukture sodobnega podjetja ali organizacije je sistem za upravljanje dokumentov. Delo z zunanjimi in notranjimi dokumenti velja za najbolj zapleteno, delovno intenzivno in "problematično" področje dejavnosti podjetja. Elektronske rešitve omogočajo bistveno poenostavitev in optimizacijo.

Uporaba specializiranih sistemov je pomembna tako za podjetja v komercialnem sektorju kot za državne agencije. Prvim odpirajo možnosti za povečanje dobičkonosnosti, donosnosti dela, drugim pa bodo učinkovita rešitev za probleme optimizacije pretoka informacij in papirjev, medoddelčne interakcije in dela z.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS) je nuja, ne možnost. Večina današnjih podjetij ustvarja pisarniške papirje v digitalni obliki, vendar so jih zaradi nepopolnosti procesov izmenjave informacij zaposleni prisiljeni natisniti, prenesti v »fizično« obliko ter izgubljati čas in trud za nepotrebno rutino. Neučinkovit format je težko spremeniti - za to je potrebno celovito avtomatizirati dejavnosti podjetja, vendar bo rezultat presegel vsa pričakovanja. Urejen sistem EDMS ali ECM (sistem za upravljanje vsebin organizacij) bo pomagal obvladovati informacijske in dokumentne tokove na vseh ravneh in stopnjah obstoja.

Splošne informacije o elementih in strukturi EDMS

Sprva ustvarjen kot orodje za tradicionalno pisarniško delo in njegovo avtomatizacijo, se je danes EDMS razvil v večnamenske, kompleksne izdelke. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov je rešitev, ki:

• zagotavlja proces oblikovanja in premikanja interne dokumentacije podjetja v elektronski obliki;
• obdeluje dohodno korespondenco ter zunanje regulativne in upravne dokumente;
• poenostavlja nadzor nad dokumentnimi tokovi;
• pomaga pri učinkovitem upravljanju odnosov s partnerji, strankami ipd.

V podjetju EDMS zagotavlja delo z vsemi dokumenti v elektronski obliki - kateri koli nabor informacij, shranjen ali prenesen na osebni računalnik. Spremljati jih morajo atributi na nekakšnih "karticah", ki identificirajo enoto.

Vodenje dokumentov v elektronski obliki je način centralizirane organizacije dela s papirji, kjer je večina registrov in prometa prikazanih v elektronski obliki. Skladno s tem je sistem, ki ga upravlja, rešitev z orodji za izvajanje vseh postopkov ustvarjanja, spreminjanja, iskanja dokumentov in podpore interakciji med zaposlenimi v podjetju.

Včasih se imenuje EDMS (Electronic Document Management System) ali že omenjeni ECM, vendar sta ta pojma nekoliko širša od EDMS – slednjemu je treba dodati še sredstva za zagotavljanje varnosti informacij, vnos papirnih dokumentov v digitalno okolje, obdelava multimedijskih vsebin itd. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov temelji na delovnih tokovih – Workflow, ki so dejanja zaposlenih znotraj meja namenskega poslovnega procesa.

Prednosti EDMS

Obstoječa osnovna struktura EDMS se je izkazala kot učinkovit in učinkovit mehanizem, ki je primeren za podjetja in ustanove vseh velikosti. Trg EDMS se aktivno razvija, saj se tako javni sektor (aktivni potrošnik) kot poslovne strukture zanimajo za programske izdelke, ki poenostavljajo upravljanje dokumentov. Prav tako k razvoju sistemov prispevata širitev obsega elektronskega podpisovanja in večja pozornost vprašanju informacijske varnosti. Učinkovito jih lahko rešite s pomočjo kakovostnih in premišljenih programov.

Sodoben sistem za upravljanje dokumentov ima številne prednosti – to:

• zagotavlja preglednost dokumentnega toka in vseh poslovnih procesov podjetja - vsa dejanja in premike papirjev je mogoče slediti in nadzorovati;
• izboljšuje disciplino pri delu in izvajanju nalog - pregledni sistemi so primerni za fiksiranje rezultatov in dejstva odziva na zahtevo;
• zmanjša čas, porabljen za vsakodnevno rutinsko delo - ni vam treba dolgo iskati, usklajevati papirjev, njihov promet se pospešuje;
• ščiti informacije pred uhajanjem, zagotavlja varnost podatkov in strogo razmejitev pravic dostopa;
• temelji na načelih, določenih v standardih kakovosti ISO;
• enostavna implementacija med zaposlenimi - pod pogojem dobro organiziranega sistema usposabljanja kadrov;
• daje podjetju konkurenčno prednost, pomaga ohranjati in razvijati notranjo korporativno kulturo ipd.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS) med drugim vključuje upravljanje regulativnih registrov. Zato mora biti njegovo delo organizirano v skladu z zahtevami zakona.

Standardi in pravni okvir za EDMS

Specifičnih standardov oziroma zakonov za sisteme elektronskega poslovanja je na domačem pravnem področju malo, ustvarjalce pa pri razvoju EDMS vodijo različni regulativni dokumenti za »klasično« pisarniško delo. Med glavnimi regulativnimi akti je treba omeniti:

• zvezna zakonodaja o elektronskem digitalnem podpisu (1-FZ z dne 10. januarja 2002), o informacijah in njihovi zaščiti (149-FZ), o osebnih podatkih (152 in 363-FZ) in tako naprej;
• Odloki zvezne in regionalne vlade, panožna pravila in zahteve;
• GOST za pisarniško delo, arhive, sisteme upravne dokumentacije - R 51141-98, R 6.30-2003 in drugi.

Včasih so predpisi med seboj v nasprotju, pravila pa so svetovalne narave, razvijalci pa poskušajo narediti EDMS podjetja čim bolj prilagodljiv in prilagodljiv. Upoštevati morate tudi nenehno spreminjajoča se pravila za delo z elektronskimi podpisi, "združljivost" sistema s pravno pomembnim potekom dela. Potrebno je, da so vsi uradni elektronski papirji organizacije legitimni, njihovo zanesljivost je mogoče zlahka ugotoviti. Vse to je treba upoštevati pri izbiri EDMS za korporativno uporabo.

Funkcionalnost EDMS

Da bi se elektronski sistem za upravljanje dokumentov imenoval popoln, je treba v njem implementirati številne funkcije. Med glavnimi so:

• vodenje dokumentacije - vnos in registracija, dnevno delo, kontrola poteka;
• komunikacija s papirnatimi dokumenti;
• organizirano iskanje in pridobivanje podatkov in dokumentov - hitro, v skladu s stopnjo varnosti;
• sledenje ustreznosti dokumentacije (predvsem zunanje, vhodne) in arhiviranje zastarelih dokumentov;
• vzdrževanje ustrezne ravni informacijske varnosti;
• enostavna, pregledna, intuitivna komunikacija med programom in končnim uporabnikom.

Sistem za upravljanje elektronskih dokumentov mora biti opremljen s priročnimi nastavitvami, orodji za lokalizacijo in dobro skaliranjem. Pomembno je, da razvijalec zagotovi možnost organiziranja enotnega EDMS v geografsko oddaljenih oddelkih podjetja. Potrebno je organizirati urejeno elektronsko izmenjavo informacij med hierarhičnimi ravnmi v sistemu in jo kompetentno izvajati v realnem podjetju.

Implementacija EDMS in ocena njegove učinkovitosti

Docsvision ponuja kakovostne in sodobne programske izdelke za reševanje problemov organizacije in podpore elektronskega upravljanja dokumentov. Naša razlika je v celostnem pristopu: skupaj s samim produktom nudimo celotno paleto podpore za implementacijo rešitev, usposabljanje osebja in storitev EDMS. Implementacija sistema v podjetju je pomembna faza, je končno "poliranje" sistema in njegovo prilagajanje potrebam naročnika. Izvedba je običajno sestavljena iz:

• raziskovanje trenutnega stanja v podjetju, izdelava izvedbenega načrta;
• prenos oblikovanega izdelka v realne kapacitete podjetja - sistem EDMS se jim prilagaja;
• testiranje zmogljivosti konfiguriranega izdelka;
• usposabljanje vodstva in osebja - po metodi "šok terapije" ali postopoma;
• delovanje in prilagoditve v njegovem procesu, skaliranje, reševanje tekočih problemov.

Sistem za upravljanje dokumentov mora biti učinkovit in povrniti vložek vanj. Za oceno učinkovitosti EDMS lahko uporabite metode izračuna za IT projekte in načeloma vsa neopredmetena sredstva. Upoštevati je treba, kako aktivno so bili v delo vključeni strokovnjaki tretjih oseb, kakšna je donosnost njihovega posredovanja, kakšne so možnosti za nadaljnjo donosnost. Lahko naletite na situacijo, ko bo izračun učinkovitosti stranko stal več kot sam EDMS, vendar je to treba storiti.

Upoštevati je treba, da tradicionalne metode ocenjevanja ne določajo natančno rezultata - pozornost posvečajo stroškom nakupa in izvedbe, ne upoštevajo optimizacije dela različnih oddelkov, pospešitve prometa dokumentov in poenostavitve odločanja. izdelava. Učinkovitost EDMS v kompleksu je treba oceniti nekaj časa po njegovi uvedbi, nato pa bodo rezultati prijetno zadovoljili stranke.

Izberete lahko optimalno izdajo Docsvision, se seznanite s stroški modulov in možnostmi licenciranja na strani