Kaj morate vedeti o izmenjavi elektronskih dokumentov. Kaj je "sistem za upravljanje elektronskih dokumentov" in zakaj je potreben? Vrste SED z dokumentnim tokom

Avtomatizacija je odlična. Čas debelih map s kupi poslovnih papirjev je mimo, elektronski dokumenti pa se ustvarijo, izdelajo in arhivirajo v nekaj klikih ali kar sami. Ne, ne? Torej je čas, da se resno lotimo organizacije elektronskega upravljanja dokumentov. Kupite dobro programsko opremo in vse bo v redu. Vsekakor bolje kot zdaj.

Kaj je SED?

EDMS ali sistem za upravljanje elektronskih dokumentov je računalniški programski sistem, ki je potreben za organizacijo dela z elektronskimi nestrukturiranimi dokumenti. Druga (vendar nič manj pomembna) naloga EDMS je organizirati interakcijo med zaposlenimi s prenosom dokumentov, izdajanjem posameznih nalog in drugimi podobnimi dejanji. Skratka, ta sistem vam omogoča ustvarjanje, spreminjanje, iskanje, dodeljevanje in posredovanje kakršnih koli pomembnih dejanj v elektronski obliki.

S konceptom EDMS je tesno povezan še en koncept - "ECM-sistem". Sistem ECM je niz tehnologij, orodij in metod, ki se uporabljajo za zbiranje, kopičenje in shranjevanje informacij, njihovo upravljanje in dostavo vsem prejemnikom znotraj organizacije. Teh dveh definicij ne smemo zamenjevati. ECM je bolj globalen sistem. Da bi se razvil na raven ECM, mora EDMS razširiti svojo funkcionalnost (to je vsebovati orodja za skeniranje, podpirati pravila za shranjevanje papirjev, zagotavljati njihovo varnost itd.).

Z eno besedo, elektronsko upravljanje dokumentov je krvni obtok podjetja.

Kaj EDMS daje vodji?

EDS močno poenostavi dejavnosti podjetja.

1. Zagotavlja preglednost večine poslovnih procesov. Vodja jasno vidi vsako fazo procesa dela in ga lahko učinkoviteje nadzoruje.
2. Izvedbena disciplina je bistveno izboljšana. Običajno več kot 20 % dodeljenih in porazdeljenih nalog ne opravijo zaposleni, ki so zanje odgovorni. SED omogoča tudi znižanje tega odstotka na nič (v idealnem primeru seveda).
3. Čas, porabljen za vse rutinske operacije z dokumenti, se zmanjša. Iskanje, usklajevanje, ustvarjanje določenih dejanj - vse to je mogoče storiti v nekaj sekundah. Posledično se vsi ostali procesi pospešijo. Kot se spomnimo, je čas denar.
4. Zaupnost podatkov je zagotovljena. Vsak zaposleni ima svoje omejitve dostopa, z vsakim dokumentom delajo samo tisti ljudje, ki bi to morali storiti v skladu s svojimi nalogami in kvalifikacijami. Poleg tega se beležijo vsa dejanja (ne samo podpisovanje ali spremembe, ampak tudi branje).
5. Zagotovljena je skladnost z zahtevami mednarodnih standardov ISO 9000. Ena izmed temeljnih zahtev teh standardov je preglednost dokumentnega toka in vpliva informacij.
6. Uvajanje novosti je enostavno in neboleče. Z novimi pravili dela so vsi zaposleni skoraj v trenutku seznanjeni, čas usposabljanja za novince pa se znatno skrajša. Ko lahko vsak hitro najde potrebna navodila, trenutkov »ustavljanja« skoraj ni.
7. Kultura podjetja se razvija. Interakcija zaposlenih je optimizirana, vzpostavljene so horizontalne povezave, odgovornosti so jasno opredeljene – v takšnih razmerah je ekipa spajkana v učinkovit mehanizem brez napak. In to ni taka malenkost.

Glavna naloga vseh sistemov avtomatizacije je zamenjati človeka s sistemom. SED ni izjema. Običajno je v podjetju več »zlatih« zaposlenih, na katerih vse sloni. Vse vedo, vse znajo narediti in takoj ko odnehajo, se zgodi kolaps v malem. V tem je malo dobrega. Avtomatizacija pa enakomerno porazdeli breme odgovornosti med vse in omogoča nadzor nad dogajanjem na spletu. Posledično se povečata hitrost in kakovost storitev za stranke. Kot globalna posledica se povečujejo konkurenčne prednosti podjetja.

V katerih primerih EDMS ne bo pomagal?

Zavedamo se, da čarobnih tablet ni. SED ni zdravilo, je le priročno orodje s svojim namenom. Matice ne morete zategniti s kladivom, EDS pa vam ne bo pomagal pri nekaterih pomembnih opravilih.

Dejstvo je, da je ta elektronski sistem "nabrušen" za delo z nestrukturiranimi informacijami. Zato se je z EDMS nesmiselno ukvarjati z vodenjem kadrovskih evidenc ali davkov / računovodstva. Na primer, pri delu z osebjem ni mogoče storiti brez strukturiranega izbora osebja (po posebnostih, datumih najema in odpuščanja, izobrazbi, kvalifikacijah). Takšni vzorci bi morali biti shranjeni v bazi podatkov, vendar ne v obliki kaotičnega "oblaka". Enako velja za finančna dejanja: tovorni listi, računi in drugi papirji morajo biti jasno strukturirani. In to zahteva specializirane računovodske sisteme (torej ožja in bolj specifična orodja). Pri analizi in modeliranju poslovnih procesov se ne smete toliko bolj zanašati na EDMS.

Vrste EDMS

Obstaja več razvrstitev - glede na splošno in posebno funkcionalnost, tehnologijo upravljanja vsebin, komponente ... A vsa ta teorija je pomembna le za razvijalce. Želite praktične rešitve, ne tehničnih seznamov? V tem primeru bodimo pozorni na najbolj perečo stvar - število implementiranih funkcij. Glede na ta parameter se med EDMS razlikujejo naslednje vrste:

• poslovni sistemi;
• elektronski arhivi;
• sistemi poteka dela;
• kompleksnih ali ECM sistemov.

Vsaka naslednja stopnja je večja in strmejša od prejšnje.

Kako izbrati?

Glavna pomanjkljivost razvijalcev avtomatskih sistemov za upravljanje dokumentov je vztrajnost. Pogosto je iz opisov malo razbrati, malo je promocijskih materialov, težko je razumeti ... Morali boste biti potrpežljivi in ​​preveriti več EDMS z algoritmom v šestih korakih.

Kaj pa bolj konkretno?

Nemogoče je reči, kateri EDMS na trgu je boljši in zakaj. To je še vedno programska oprema, razvijalci pa jo redno spreminjajo in dopolnjujejo. Sistem, ki je bil danes neučinkovit, bo jutri izgledal zelo dobro v primerjavi s konkurenti, ki so zajebali (in obratno). Univerzalnih rešitev ni in še vedno morate testirati sisteme za vsakega od šestih navedenih parametrov.

Največji in najbolj znani SED vključujejo naslednje:

• Verdox;
• Optima Workflow;
• docsVision;
• DIPLOMSKO DELO;
• MOTIV;
• 1C-Upravljanje dokumentov;
• directum;
• POSEL;
• WSS dokumenti;
• E1 Evfrat;
• ŠEF-Referent;
• DocLogix.

V času tega pisanja je zadnjih 5 od njih videti odkrito nedokončanih - slaba funkcionalnost, preveč zapleteno in zmedeno upravljanje. Med ostalimi ne bo mogoče izpostaviti vodje. Vsak elektronski sistem za upravljanje dokumentov ima svoje prednosti in slabosti.

Da, primerjalna analiza bo trajala dolgo, to pa je mučen posel. A vseeno si vzemite čas. Ne pozabite, da ne potrebujete rešitve, ki bi ustrezala vsem, več funkcij pa ne pomeni boljše. Poiščite sistem, ki je idealen za reševanje težav, povezanih z dejavnostmi vašega podjetja. Po potrebi se ne omejite na preučevanje spletnih mest za razvijalce. Pokličite navedene številke, pošljite sporočilo službi za podporo in prosite, da vas kontaktira prek Skypea ali na drug primeren način. Ta sistem CRM lahko prevzamete v pol ure, to ne bo delovalo z EDMS.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS)- to je sistem (računalniški program, programska oprema ipd.), ki vam omogoča organizacijo in avtomatizacijo dela z elektronskimi dokumenti (tj. elektronsko upravljanje dokumentov) skozi njihov celoten življenjski cikel. Glavna funkcionalnost EDMS bi morala vključevati zmožnost ustvarjanja, spreminjanja, shranjevanja in usmerjanja dokumentov, pa tudi številne storitvene zmogljivosti, kot so iskanje, klasifikacija itd.

SED, poleg tega je zasnovan za organizacijo in avtomatizacijo procesov interakcije med zaposlenimi (prenos dokumentov, izdajanje nalog, pošiljanje obvestil itd.). Zaposleni lahko hitro dobijo vse potrebne informacije o strankah podjetja. Hkrati so lahko dokumenti strukturirani objekti informacijskega sistema, ki imajo določen nabor standardnih podrobnosti, in nestrukturirani (datoteke Word, Excel, .pdf, .jpg itd.). SED lahko vključuje elektronski arhiv dokumentov, ki omogoča zbirno obdelavo informacij, in sistem za avtomatizacijo poslovnih procesov (workflow). Tudi EDMS je ena izmed možnosti uporabe BPM sistema.

Tradicionalno je koncept avtomatizacije delovnega toka povezan z delom s korespondenco, upravnimi in organizacijskimi dokumenti itd. Vendar SED prav tako vam omogočajo, da vsak dokument povežete z dejanji, ki jih je treba na njem izvesti. Zahvaljujoč takšnemu sistemu postane mogoče slediti uspešnosti določenega dela zaposlenih. Tako EDMS ne zagotavlja le učinkovitega upravljanja dokumentnega toka in informacijske varnosti v podjetju, temveč tudi povečan nadzor nad izvajanjem dela na dokumentih in produktivnostjo zaposlenih.

Sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov (EDMS) se trenutno uporabljajo v IT infrastrukturi skoraj vseh podjetij – zasebnih in javnih. V večini podjetij je EDMS že implementiran ali pa se načrtuje, da bo implementacija v bližnji prihodnosti. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov rešujejo vedno širši nabor nalog, se integrirajo z računovodskimi sistemi in omogočajo upravljanje uspešnosti podjetja (gradnja KPI ali BSC sistemov).
Z uporabo SED podjetje postane pregledno in obvladljivo: vse najpreprostejše poslovne transakcije (na primer odprema blaga iz skladišča ali prenos materiala v proizvodnjo) spremlja njihov odraz v računovodskem sistemu v obliki elektronskih dokumentov. Poslovanje lahko spremljajo računovodski in popravljalni kazalniki poslovnih procesov. Zbrane informacije o kazalnikih so integrirane v EDMS v kazalnike najvišje ravni in tako dobimo uravnoteženo kartico kazalnikov, ki se odraža na upraviteljevi plošči.

Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov imajo številne prednosti, ki vključujejo možnost enotne registracije elektronskega dokumenta, vzporedno izvajanje potrebnih operacij s sledenjem osebe, odgovorne za njihovo izvedbo, pa tudi razpoložljivost učinkovito organiziranega sistema iskanja dokumentov in razvitega sistem poročanja.

Poleg tega SED, praviloma vsebujejo orodja za skupinsko delo na dokumentih in projektih, načrtovanje in nalaganje zaposlenih za delo z dokumenti, vzdrževanje zgodovine dela z dokumenti in varno delo z oddaljenimi pisarnami in oddelki podjetja. Primer na najpogostejši platformi v Rusiji "1C:Enterprise 8". SED je . S prihodom platforme 1C:Enterprise 8 se je distribucija družine programov 1C preusmerila iz malih v srednje in korporativne segmente podjetij. Upravljanje elektronskih dokumentov je atribut polnega informacijskega sistema za takšna podjetja, medtem ko so sistemi razreda delovnega toka in naprednejša različica BPMS standardni modul korporativnega informacijskega sistema podjetja, v katerem število pisarniških zaposlenih doseže več kot 50 ljudi.

Ne bi smelo biti specifično za panogo. Glavna in najpogostejša različica elektronskega upravljanja dokumentov so škatlasti izdelki, EDMS na platformi 1C pa ni izjema.

V pogojih sodobnega poslovnega razvoja mora EDMS rešiti probleme, povezane z optimizacijo stroškov, z možnostjo varčevanja z notranjimi viri podjetja. Hkrati je najboljša možnost takšna situacija za podjetje, ko so informacije implementirane sistem za elektronsko upravljanje dokumentov vam omogoča hitro (v 2-3 mesecih) povrnitev stroškov izvedbe. Predpogoj za takšno implementacijo je prisotnost zaposlenega v podjetju, ki ima znanje s področja upravljanja procesov, veščine pri izdelavi diagramov zapisov za opisovanje poslovnih procesov in precej dobro predstavlja poslovne procese, ki se pojavljajo v podjetju, ki izvaja EDMS. Formalizirani diagrami poslovnih procesov so lahko pomembna pomoč.

Izvedba SED mora vedno rešiti vprašanje optimizacije poslovnih procesov in prihranka stroškov dela tako vodstva kot navadnih zaposlenih v podjetju. Hkrati je največji učinek implementacije dosežen, ko elektronsko upravljanje dokumentov deluje v enotnem informacijskem prostoru z upravljalnim in računovodskim sistemom. Tak kombiniran sistem vam omogoča reševanje veliko večjega števila problemov.

Obstaja več standardnih aplikacij SED na platformi 1C na primer avtomatizacija pogodbenega dela. Toda reševanje takšnih nalog, kot so kadrovski potek dela, delo s službenimi potovanji in avansnimi poročili, vloge za sredstva, podporni procesi za prodajo, nabavo, proizvodnjo in skladiščni potek dela, je mogoče rešiti le v enotnem informacijskem sistemu z računovodskim sistemom. Na primer na platformi 1C 8 sistem za elektronsko upravljanje dokumentov "PiterSoft: Process Management" oz

Na primer na platformi 1C 8 sistem za elektronsko upravljanje dokumentov lahko deluje v eni sami bazi podatkov z izdelkom "1C: Plače in upravljanje osebja" ali "1C: Upravljanje proizvodnega podjetja", ki vam omogoča celovito reševanje tako funkcionalnih nalog (na primer zaposlovanje), kot tudi računovodstva (izračun plač) in upravljanja (motivacijsko odločanje o povišanju plače ali denarni kazni), ter naloge interakcije in prenosa informacij (prenos dokumenta na poti, povezan s pravočasnim obveščanjem vseh zainteresiranih udeležencev v postopku po predhodno odobrenem postopku). ).

V današnjem poslovnem okolju je učinkovitost dela v veliki meri odvisna od učinkovitosti in hitrosti upravljanja informacij. Zanesljivost shranjevanja informacij in enostaven dostop za tiste, ki jih potrebujejo, je ključ do uspešnega sodelovanja. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov lahko rešijo to težavo in bistveno povečajo učinkovitost in kakovost skupnih dejavnosti zaposlenih.

Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov(Electronic Document Management System) je medsebojno povezan sistem organizacijske, tehnične in programske opreme za upravljanje različnih vrst dokumentov in informacij. Ti sistemi vam omogočajo upravljanje dokumentov skozi celoten življenjski cikel: od nastanka do uničenja.

Upravljanje dokumentacije, informacij, različnih vrst podatkov in evidenc je eden izmed kompleksnih procesov pri delu organizacije. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov omogočajo avtomatizacijo tega procesa. Avtomatizacija delovnega procesa pomaga organizaciji bistveno povečati hitrost dela, zmanjšati izgube, povezane z izmenjavo informacij, in izboljšati kakovost sistema vodenja kot celote.

Prednosti elektronskega sistema za upravljanje dokumentov

Zaposleni v kateri koli organizaciji so prisiljeni porabiti veliko časa za iskanje in obdelavo potrebnih dokumentov in informacij. Obseg tovrstnih informacij se vsak dan praviloma samo povečuje. Ročno iskanje in obdelava dokumentov postane vir številnih težav v organizaciji. Uporaba elektronskega dokumentnega sistema pomembno vpliva na kakovost dela. Ti sistemi nudijo številne prednosti pred ročno obdelavo.

Glavne prednosti sistema za elektronsko upravljanje dokumentov vključujejo:

• zmanjšanje časa dostopa do informacij- elektronsko upravljanje dokumentov vam omogoča, da se izognete papirnemu gibanju dokumentov. Vsak dokument lahko pošljete po elektronski pošti ali preko komunikacijskih sredstev sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.
• zmanjšanje podvajanja dokumentov in informacij- v sistemu za elektronsko upravljanje dokumentov je en izvod dokumenta lahko dostopen vsem pooblaščenim uporabnikom, tudi uporabnikom izven organizacije.
• poenostavitev dostopa do podatkov- sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov omogočajo dostop do potrebnih podatkov s pomočjo iskanja in izvoza podatkov neposredno iz poslovnih sistemov (kot so CRM ali ERP sistemi).
• optimizacija shranjevanja dokumentov in podatkov– eno samo skladišče podatkov zmanjša potrebo po shranjevanju več kopij dokumentov. Sredstva za dostop in indeksiranje dokumentov, ki uporabljajo elektronske sisteme za upravljanje dokumentov, omogočajo uporabnikom takojšen dostop do potrebnih dokumentov in drugih informacij.
• avtomatizacija poslovnih procesov- sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov vključujejo izvedbo določenega procesa obdelave dokumentov. Na podlagi dejanj z dokumenti se lahko avtomatsko posodabljajo poslovne aplikacije, kreirajo novi dokumenti ter vzpostavi komunikacija z notranjimi in zunanjimi uporabniki.
• izboljšanje kakovosti storitev za stranke c - zaradi hitrega dostopa do potrebnih informacij lahko stranke hitro prejmejo odgovore na svoje zahteve.
• izboljšanje discipline in kakovosti dela- sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov določajo stroga pravila in postopke za delo zaposlenih. Sistem zaposlenim ne bo dovolil kršitev teh pravil. Vsi dokumenti so shranjeni v sistemu, imajo potrebno identifikacijo in vrstni red gibanja. Zaposleni ne bodo mogli spremeniti stanja dokumenta, ne da bi izvedli navedena dejanja.
• ponovna uporaba informacij- zaradi elektronske obdelave in shranjevanja informacij je omogočena ponovna uporaba podatkov, vnesenih v sistem. Na primer pri izpolnjevanju standardnih obrazcev ali sestavljanju poročil.
• izboljšanje kakovosti podatkov- v sistemih za elektronsko upravljanje dokumentov se številni obrazci in dokumenti izpolnjujejo samodejno, kar zmanjšuje tveganje napak. Poleg tega se s tem zmanjša število ponovnih pregledov dokumentov in njihovih popravkov.
• povečanje varnosti dokumentov in informacij– S sredstvi kontrole dostopa je omogočen strog nadzor dostopa zaposlenih do informacij in dokumentov. Prisotnost enotne baze podatkov omogoča arhiviranje in obnavljanje informacij v kratkem času.

Strukturo sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je mogoče obravnavati z vidika kompleksa programske in strojne opreme ter z vidika opravljenih funkcij.

Z vidika kompleksa programske in strojne opreme je sistem za upravljanje elektronskih dokumentov sestavljen iz niza komponent strojne in programske opreme: strežnikov, delovnih postaj, programske opreme, omrežne opreme, dodatne opreme, namenjene izvajanju določenih funkcij sistema.

Strežnik je zasnovan za izvajanje potrebnih operacij z dokumenti in informacijami. Strežnik je lahko namenski ali virtualni, odvisno od proizvajalca sistema in uporabljenih tehnologij. Na strežnik je možno postaviti tudi bazo dokumentnega sistema.

Delovne postaje omogočajo interakcijo uporabnika s sistemom za upravljanje dokumentov. Vsaka delovna postaja ima svoj niz funkcij za upravljanje dokumentov in podatkov.

Programska oprema izvaja potreben nabor dejanj za upravljanje dokumentov in je osnova sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Programska oprema sistema za elektronsko upravljanje dokumentov praviloma obsega funkcionalni del, administrativni del in vmesniški del. Funkcionalni del je namenjen upravljanju in obdelavi informacij. Skrbniški del zagotavlja potrebne sistemske nastavitve. Vmesniški del izvaja predstavitev informacij in podatkov v obliki, ki je dostopna končnim uporabnikom.

Dodatna oprema potrebnih za izvajanje različnih specifičnih funkcij sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Takšna oprema lahko vključuje naprave za vnos in izhod informacij, sisteme za kodiranje in šifriranje informacij itd.

Omrežna oprema je potrebna za skupno delo uporabnikov sistema in interakcijo različnih komponent sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Z vidika opravljenih funkcij struktura sistema za upravljanje elektronskih dokumentov vključuje module, ki izvajajo naslednja dejanja: vnos podatkov, indeksiranje, obdelava dokumentov, nadzor dostopa, usmerjanje dokumentov, sistemska integracija, shranjevanje.

• modul za vnos podatkov potrebno za vnos začetnih podatkov v sistem za elektronsko upravljanje dokumentov. Te informacije lahko prihajajo iz različnih virov: papirni dokumenti, skenerji, pošta, spletni obrazci itd. Ta modul omogoča sprejem in začetno obdelavo podatkov.
• modul za indeksiranje. Zagotavlja registracijo in sistematizacijo podatkov. Z njegovo pomočjo lahko sistem za elektronsko upravljanje dokumentov organizira shranjevanje in iskanje potrebnih dokumentov v skladu s potrebami uporabnikov.
• modul za obdelavo dokumentov. Po vnosu podatkov v sistem jih je potrebno obdelati in shraniti za nadaljnje delo. Ta modul zagotavlja distribucijo informacij in dokumentov po določenih pravilih.
• modul za nadzor dostopa. Ta modul zagotavlja distribucijo informacij in dokumentov uporabnikom. Vsak uporabnik sistema lahko dela le z naborom dokumentov, ki jih potrebuje.
• usmerjevalni modul potrebno za organizacijo dela z dokumenti. Ta modul določa pravila za gibanje in obdelavo dokumentov. Za ustvarjanje poti za premik dokumentov je treba najprej definirati procese poteka dela.
• sistemski integracijski modul. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov praviloma delujejo v povezavi z drugimi sistemi za upravljanje (na primer sistemi CRM, ERP, OLAP). Sistemski integracijski modul omogoča prenos podatkov med tovrstnimi sistemi.
• modul za shranjevanje dokumentov in podatkov. Ta modul implementira funkcionalnost zbirke dokumentov. Zaradi tega modula je zagotovljeno shranjevanje, arhiviranje, obnova, varnostno kopiranje dokumentov.

Vrste sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov

Sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov se lahko razlikujejo glede na vrsto uporabljenih tehnologij, stopnjo integracije in obseg.

Glede na uporabljene tehnologije dela lahko ločimo štiri vrste sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov:

• sistemi odjemalec-strežnik. Pri tovrstnem sistemu glavni moduli za upravljanje dokumentacije in podatkov gostujejo na namenskem strežniku. Odjemalski del je vmesnik za interakcijo uporabnika s sistemom. Prednost tovrstnih sistemov je njihova hitrost in zanesljivost.
• sistemi, ki temeljijo na podatkovnih bazah. Ti sistemi so običajno integrirani z bazami podatkov, kot sta SQL ali Oracle. Vse informacije so shranjene v teh bazah podatkov. Za obdelavo informacij se uporabljajo ločeni moduli. Prednost takih sistemov je možnost shranjevanja velike količine informacij.
• spletni sistemi. Ti sistemi zagotavljajo delo na podlagi oddaljenega dostopa do strežnika. Prednost te tehnologije je možnost odjave iz odjemalskih aplikacij. Dostop do sistema za upravljanje dokumentov iz uporabniških delovnih postaj je možen prek spletnih brskalnikov.
• sistemi, ki temeljijo na tehnologijah v oblaku. Ti sistemi so v bistvu podobni sistemom s spletnimi tehnologijami. Edina razlika je v tem, da se kot strežnik sistema za elektronsko upravljanje dokumentov uporablja strežnik ponudnika gostovanja.

Glede na stopnjo integracije lahko elektronske sisteme za upravljanje dokumentov razdelimo na naslednje vrste:

• univerzalni elektronski sistemi za upravljanje dokumentov(EDMS sistemi). Gre za neodvisne sisteme za upravljanje dokumentov, ki so v celoti zasnovani za avtomatizacijo procesa upravljanja dokumentov. Takšni sistemi praviloma uporabljajo tehnologijo odjemalec-strežnik.
• sistemi za vodenje skupinskega dela. Ti sistemi zagotavljajo porazdeljeno delo z dokumenti in podatki skupine uporabnikov. Njihov glavni namen je zagotoviti sodelovanje. Zato imajo sistemi za vodenje skupinskega dela veliko manj funkcionalnosti kot sistemi EDMS.
• vgrajeni moduli kot del sistemov za upravljanje informacij. Takšne module imajo vsi ERP sistemi. Tudi ti moduli imajo omejeno funkcionalnost (v primerjavi s sistemi EDMS) in praviloma brez uvedbe osnovne funkcionalnosti sistemov ERP ne delujejo.

Drugo področje, na katerem je mogoče strukturirati sisteme za upravljanje elektronskih dokumentov, je obseg. Obstajajo sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov, ki so osredotočeni na posebne vrste dokumentacije ali področja dejavnosti. Na primer sistemi PDM, sistemi za podporo razvoju programske opreme, sistemi tipa HelpDesk, sistemi za podporo zdravstvenim zapisom itd.

Uvedba sistema za elektronsko upravljanje dokumentov vključuje več faz, ki jih mora organizacija opraviti sama, ne glede na sodelovanje dobavitelja sistema. Ti mejniki vključujejo nabor logično povezanih dejavnosti in aktivnosti, ki bodo organizaciji omogočile ovrednotenje projekta kot celote in povečale verjetnost uspešnega zaključka projekta.

Splošna shema stopenj implementacije sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je prikazana na sliki.

Glavne faze uvedbe sistema za elektronsko upravljanje dokumentov vključujejo:

Faza 1. Opredelitev osnovnih procesov in postopkov.

Namen te faze je jasno določiti sestavo obstoječih procesov upravljanja dokumentov in postopkov obdelave dokumentacije. To zahteva podrobno analizo obstoječih procesov in postopkov.

V tej fazi morate:

• definirati procese na najvišji ravni;
• določiti podrobno sestavo procesov;
• opredeliti poslovne cilje za procese poteka dela;
• določite tehnične cilje za procese poteka dela.

Faza 2. Določanje zahtev za procese poteka dela.

Na tej stopnji se določi, katere spremembe je treba narediti v procesih poteka dela, da bodo delovali učinkovito in jih bo mogoče avtomatizirati.

Na tej stopnji je potrebno:

• izvajati tehnološko presojo procesov upravljanja dokumentov;
• definirati poslovne zahteve za procese;
• pripraviti procesne karte »kot mora biti«;
• vzpostaviti merljive značilnosti procesov;
• oblikovati tehnične zahteve za procese upravljanja dokumentov in pripraviti projektno nalogo.

Vzorci dokumentov:

Procesna karta upravljanja vhodne pošte predstavlja enega od podprocesov upravljanja dokumentov.

Upravljanje vhodne korespondence ureja postopek sprejemanja, preverjanja, evidentiranja in vodenja vhodne dokumentacije organizacije. Procesni načrt podrobno opisuje postopek zaposlenih pri delu z vhodno dokumentacijo. Določbe tega načrta procesa se lahko uporabijo za razvoj usmerjanja dokumentov med implementacijo sistema elektronskega upravljanja dokumentov organizacije.

Zemljevid procesa upravljanja odhodne pošte predstavlja del procesa upravljanja dokumentov.

Upravljanje odhodne pošte ureja postopek priprave in pošiljanja dokumentov zaposlenim zunanjim prejemnikom. Procesni načrt podrobno opisuje delo zaposlenih pri vodenju odhodne korespondence. Določbe tega načrta procesa se lahko uporabijo za razvoj usmerjanja dokumentov med implementacijo sistema elektronskega upravljanja dokumentov organizacije.

Dokument obsega 9 strani.

TOR za podsistem »Upravljanje dokumentov« je primer projektne naloge za avtomatizacijo vodenja procesa upravljanja dokumentov.

Ta dokument je primer resnične projektne naloge, na podlagi katere je bil izbran in implementiran sistem avtomatizacije delovnega toka za industrijsko podjetje.

Dokument obsega 17 strani. Format dokumenta - Microsoft Word 2002. Združljiv z vsemi različicami MS Word. Dokument omogoča urejanje in spreminjanje.

Faza 3. Oblikovanje kriterijev za izbiro sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Na podlagi podatkov prve in druge stopnje je treba oblikovati nabor meril za izbiro sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Merila za izbiro sistema za elektronsko upravljanje dokumentov bodo v veliki meri določala obseg nadaljnjega dela in postopek organizacije interakcije z dobaviteljem sistema.

Na tej stopnji je potrebno:

• razvrstite obstoječe dokumente po vrsti;
• ovrednotiti obstoječe oblike dokumentov;
• določi sestavo podatkov, ki se bodo prenašali v elektronsko obliko;
• določiti zahteve za uporabniški vmesnik;
• izdelati nabor kriterijev za izbiro sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Faza 4. Izbira elektronskega sistema za upravljanje dokumentov.

Ta stopnja omogoča organizaciji, da določi glavne tehnologije, na podlagi katerih bo sistem za elektronsko upravljanje dokumentov deloval, izbere ustrezen sistem in določi ponudnika storitev za implementacijo sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Na tej stopnji je potrebno:

• določi sestavo funkcij sistema za upravljanje dokumentov;
• določiti vrsto sistema poteka dela, ki najbolj ustreza potrebam organizacije;
• oblikovati seznam možnih ponudnikov sistema za elektronsko upravljanje dokumentov;
• izberite ponudnika sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Faza 5. Vodenje projekta za uvedbo sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Po izbiri dobavitelja sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je potrebno izdelati izvedbeni načrt. Ta stopnja lahko traja precej dolgo, vendar lahko čas načrtovanja bistveno skrajša čas za implementacijo sistema. Načrt se lahko razvije v sodelovanju s ponudnikom storitev.

Načrt vodenja projekta mora vključevati naslednje dejavnosti:

• načrtovanje funkcionalnosti sistema;
• implementacija sistema;
• testiranje in vrednotenje sistema;
• pilotno delovanje sistema;
• razvoj in nastavitev sistema.

Faza 6. Sistemska dokumentacija.

Ta korak se lahko izvaja vzporedno s prejšnjim korakom. Namen te faze je ustvariti določena organizacijska pravila, ki bodo zagotavljala stabilno delovanje sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Na tej stopnji je potrebno:

• izvajati usposabljanje osebja;
• razviti postopke in predpise za interakcijo z uporabniki;
• izdelati smernice za delo s sistemom.

Kriteriji za izbiro sistema za elektronsko upravljanje dokumentov

Kriteriji za izbiro sistema za elektronsko upravljanje dokumentov so v veliki meri odvisni od potreb in zmožnosti organizacije. Podrobno sestavo meril je treba določiti neposredno na podlagi poslovnih ciljev in tehničnih ciljev delovnih procesov.

Poleg podrobnih meril bi morala organizacija uporabljati tudi splošne kriterije, ki so povezani z vrstami sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov in uporabljenimi tehnologijami.

Ta široka merila vključujejo:

• »zrelosti« sistema elektronskega upravljanja dokumentov. Treba je oceniti stopnjo "zrelosti" izbranega sistema. Takšna ocena bo omogočila razumevanje, kako dolgo je sistem na trgu, koliko organizacij uporablja ta sistem in ali obstajajo posodobitve sistema. Če je sistem nov in je šele prišel na trg, obstaja velika verjetnost napak v sistemu. To lahko povzroči težave med delovanjem sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.
• skladnost z industrijskimi standardi. Različne vrste dejavnosti imajo svoje standarde, ki neposredno ali posredno vplivajo na pretok dokumentov v organizaciji. Pri izbiri sistema je treba biti pozoren na to, kako so zahteve teh standardov upoštevane v sistemu za elektronsko upravljanje dokumentov.
• usklajenost s cilji in ključnimi dejavniki uspeha. Pri izbiri sistema je treba upoštevati stopnjo skladnosti s cilji organizacije. Pomembno je, da sistem čim bolj ustreza ciljem in ključnim zahtevam organizacije. Če sistem ne izpolnjuje zahtev, potem je treba spremeniti izbiro sistema, ne pa spremeniti ključnih zahtev in ciljev. Organizacija lahko spremeni nekatere zahteve za določen sistem poteka dela, vendar le, če te zahteve niso kritične za procese organizacije.
• raven tehnične podpore. Ta kriterij se nanaša na izbiro dobavitelja sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Potrebno je oceniti stopnjo tehnične podpore sistema, tako med implementacijo kot med delovanjem sistema.
• razširljivost sistema. To izbirno merilo je pomembno z vidika širjenja dejavnosti organizacije. Ker se obseg dela povečuje in se baza uporabnikov sistema širi, mora organizaciji omogočiti skaliranje rešitev.
• razpoložljivost sistemske dokumentacije. Poleg uporabniške dokumentacije je lahko pomembno, da ima organizacija dostop do dokumentacije za upravljanje ali spreminjanje sistemskih nastavitev.
• zaščito sistema. Pri izbiri elektronskega sistema za upravljanje dokumentov je treba biti pozoren na varnostne ukrepe, ki se uporabljajo v sistemu. Organizacija ima lahko svoje zahteve glede varnosti podatkov in politike zasebnosti. Sistem, ki ga izberete, vam mora omogočati konfiguracijo dostopa do informacij in dokumentov v skladu z varnostno politiko organizacije.
• sistemska toleranca napak. Za nekatere organizacije je lahko izpad sistema za elektronsko upravljanje dokumentov kritičen dejavnik. Pri izbiri sistema morate biti pozorni na to, koliko časa lahko traja, da sistem obnovite na minimalno delovno konfiguracijo.
• stroški lastništva. Pri izbiri sistema je treba upoštevati skupne stroške lastništva sistema: strošek nakupa licenc, strošek administracije, strošek razširitve sistema, strošek tehnične podpore in posodobitev, strošek strojne opreme, itd.

Ti kriteriji vključujejo najsplošnejše vidike izbire sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Za razvoj celotnega nabora meril je potrebno vključiti številne oddelke organizacije: vodstvo, pravno službo, IT oddelek, tehnične strokovnjake, strokovnjake za upravljanje dokumentov itd.

Naša družba je šele na poti k uvedbi elektronskih sistemov za upravljanje dokumentov povsod v vseh podjetjih.

To je zato, ker doslej večina podjetij tega ne more storiti iz preprostega razloga - pomanjkanja izkušenj z uporabo elektronske dokumentacije.

SED Docsvision

Docsvision EDMS kot orodje za avtomatizacijo procesov, ki presega delovni tok

ELMA

ELMA EDMS je implementiran kot del več paketov ECM+, Projekti+, ELMA CRM+, ki so izbrani glede na zahteve uporabnikov. Obstaja celo paket s KPI.

Posebnost vmesnika je prilagajanje vlogi uporabnika s pomočjo vgrajenih oblikovalskih orodij.

Izvaja pospešen dostop do referenčnih podatkov in avtomatizacijo številnih procesov, predvsem obdelavo dokumentacije iz različnih virov.

Kar zadeva iskanje podatkov, obstaja postopek iskanja po podrobnostih. Rezultat iskanja je mogoče ustvariti v poročilu, predloge pa lahko ustvarite iz iskalnih poizvedb.

Za operacije z BP je bil dodeljen poseben podsistem, ki vam omogoča načrtovanje zamenjave, nastavitev nalog, upravljanje in simulacijo BP.

Varnostni blok podpira številne metode avtorizacije, jasno razmejuje uporabniške pravice za vrsto dostopa do objektov.

Dodatno se uporablja EDS, število aktivnih uporabnikov pa je mogoče določiti programsko.

Ta SED ima tudi svoje slabosti. Na primer, ni lokalne pošte. Obstajajo omejitve pri ustvarjanju in dodeljevanju nalog, registracija iz pisarniških aplikacij pa ni izvedena.

Poleg tega ni vgrajenih orodij za pregledovanje priponk, izvajajo se samo tipične poizvedbe in ni samodejnega iskanja dvojnikov.

Katere naloge rešuje 1C: Upravljanje dokumentov 8

Katere naloge rešuje 1C: Upravljanje dokumentov 8: pisarniško delo; shranjevanje in iskanje informacij; poslovni procesi; usmerjanje dokumentov; obračun delovnega časa.

Vsako podjetje prej ali slej pomisli na optimizacijo in povečanje učinkovitosti poslovnih procesov, ki jih je mogoče usklajevati s pomočjo sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS).

EDMS omogoča reševanje problemov avtomatizacije dela z dokumenti podjetij različnih velikosti in področij dejavnosti, vključno z geografsko porazdeljenimi. Programski sistemi tega razreda zagotavljajo organizacijo pravno pomembnega pretoka dokumentov podjetja, vzdrževanje arhiva dokumentov, avtomatizacijo dela pisarne (registracija dohodne in odhodne korespondence, skeniranje dokumentov in njihovo posredovanje izvršiteljem v elektronski obliki ), nadzor izvajalske discipline, usklajevanje pogodb in plačil, koordinacijo in nadzor nad izvajanjem organizacijsko-administrativnih dokumentov, obdelavo in hrambo primarne računovodske dokumentacije ter avtomatizacijo procesov, specializiranih za različna poslovna področja. Poleg tega je značilnost večine sodobnih EDMS podpora za mobilne naprave in možnost integracije z obstoječimi informacijskimi platformami podjetja.

Na ruskem trgu je ogromno sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov in da bi podjetjem olajšali izbiro, smo sestavili izbor takšnih rešitev. Vsi so izključno domače proizvodnje, izpolnjujejo zakonodajne in regulativne zahteve na področju upravljanja z dokumenti tako ruskega regulativnega okvira kot mednarodnih standardov ter varnostne zahteve IT. Ločeno je treba opozoriti, da so skoraj vsi spodaj našteti izdelki vključeni v register domače programske opreme in so priporočljivi za uporabo v državnih službah in organizacijah Ruske federacije ter v podjetjih, ki izvajajo projekte v okviru programa za nadomestitev uvoza programske opreme. .

1. "Dialog". Razvijalec: Državno enotno podjetje Krymtekhnologii (s podporo Ministrstva za notranjo politiko, informacije in komunikacije Republike Krim).
2. Korporacijski sistem za elektronsko upravljanje dokumentov KSED 3.0. Razvijalec: "CROC Region".
3. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov "SED-Sirius". Izvajalec: Center za informacijske tehnologije in sisteme izvršilne oblasti (CITiS).
4. Sistem za avtomatizacijo procesov za organizacije za gradnjo cest "Epyura" (zgrajen na podlagi platforme "1C: Enterprise"). Razvijalec: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "Sinkopa-dokument". Razvijalec: podjetje Kuban-Inform-Holding-South.
6. Programski kompleks "Odprti modularni sistem upravljanja z elektronskimi dokumenti in nadzor izvajanja navodil" (SEDKP). Razvijalec: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov Directum. Razvijalec: podjetje Directum.
8. Programski izdelek "STEK - Upravljanje dokumentov". Razvijalec: JSC "NTC STEK".
9. "Platforma rdečega poteka dela". Razvijalec: podjetje Red Soft.
10. "Birokratski" sistem. Razvijalec: Bureaucrat LLC
11. Informacijski sistem "Elektronsko pisarniško delo in dokumentarni promet". Razvijalec: podjetje Breeze Plus.
12. Sistem Comita Courier JE. Razvijalec: delniška družba "Komita".
13. Modul "Upravljanje dokumentov" (dobavljen kot del ERP-sistema "Compass"). Razvijalec: podjetje Compass.
14. Dokumenti EDMS WSS (zgrajeni na platformi Microsoft SharePoint). Razvijalec: podjetje WSS-Consulting.
15. Avtomatiziran sistem tajnega pisarniškega dela AS SDP. Razvijalec: Center za nove tehnologije "Impulse" LLC.
16. Sistem za avtomatizacijo organizacijskega in administrativnega poteka dela (pisarniško delo) podjetij "Pilot: ORD". Razvijalec: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS za SharePoint (zgrajen na platformi Microsoft SharePoint). Razvijalec: podjetje Electronic Office Systems (EOS).
18. Informacijski sistem EtaxReport. Razvijalec: Podjetje Electronic Business Systems.
19. EDMS "Aurora: upravljanje dokumentov". Razvijalec: Avrora Digital Group LLC.
20. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov Comsoft Docs. Razvijalec: JSC "Comsoft".
21. Sistem Comindware EDMS (zgrajen na Comindware Business Application Platform). Razvijalec: podjetje Comindware.
22. Sistem "Express Document". Razvijalec: Electronic Express LLC.
23. Programski kompleks "Koda: Tok dokumentov". Razvijalec: Code Consortium.
24. Avtomatiziran sistem "Gosexpertiza". Razvijalec: Ecomash info LLC.
25. Sistem za varno upravljanje elektronskih dokumentov "Stack-Trust". Razvijalec: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Razvijalec: Skupina podjetij Optima.
27. SED LanDocs. Razvijalec: skupina podjetij Lanit.
28. Programski paket "Upravljanje dokumentov". Razvijalec: Zvezno državno enotno podjetje "Glavni raziskovalni računalniški center" Urada predsednika Ruske federacije (FSUE "GlavNIVTs").
29. rešitev SEDO. Razvijalec: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistem za upravljanje elektronskih dokumentov za vladne organizacije in podjetja "Practika" . Razvijalec: podjetje Document Management Systems.
31. EDMS DoXLogic. Razvijalec: podjetje BFT.
32. Sistem Alfa Doc. Razvijalec: Alpha Doc.
33. Zunanji sistem. Izvajalec: SKB Kontur.
34. Varen elektronski sistem za upravljanje dokumentov