SED: uma introdução. Critérios para escolher um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos O que é EDMS

"," Tese "e 1C: Gestão de documentos. A participação dessas soluções na base do TAdviser supera 60%.

Ao mesmo tempo, no ano passado, surgiram informações sobre cerca de 600 novos projetos. Em 2019, a base do TAdviser foi frequentemente reabastecida com informações sobre as implementações dos sistemas Elma, "Thesis", DirectumRX e "1C: Document Management".

Se considerarmos as implementações dos fornecedores, levando em consideração todas as soluções de uma determinada empresa relacionadas ao EDMS / ECM, nesse caso, o Top 5, no final de 2019, ficará assim: Directum, Elma,, Docsvizhn e Haumont.

2018

Em dezembro de 2018, o banco de dados de projetos EDMS/ECM do TAdviser incluía informações sobre mais de 5,1 mil implementações. Desde dezembro de 2017, ou seja, Desde a publicação do relatório anterior, ele foi reabastecido com quase 700 projetos novos e de arquivo.

Metade de todos os projetos, cujas informações estão disponíveis no site, recaem em 5 sistemas domésticos - Directum, Elma, Docsvision, Delo e Thesis.

Se você observar a implementação de todos os produtos da classe EDMS / ECM de fornecedores específicos, pelo número de projetos, os cinco primeiros ficarão assim: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn e Haulmont.

2017

Sistemas EDMS/ECM mais populares

No início de dezembro de 2017, o banco de dados de projetos EDMS/ECM do TAdviser incluía informações sobre aproximadamente 4.440.000 implementações. Desde novembro de 2016, ou seja, desde a publicação do relatório anterior, foi reabastecido com 460 projetos novos e de arquivo.

Mais da metade de todos os projetos, cujas informações estão disponíveis no site, recaem em 5 sistemas domésticos - Directum, Docsvision, ELMA, Delo e 1C: Document Management.

Se você observar a implementação de todos os produtos da classe EDMS / ECM por fornecedores específicos, em termos de número de projetos, os cinco primeiros, como há um ano, serão assim: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Docsvizhn e 1C.

2016

Sistemas EDMS/ECM mais populares

No início de novembro de 2016, a base do projeto TAdviser incluía informações sobre 3.980 implementações de sistemas EDMS/ECM em vários setores. De acordo com esses dados, o maior número de projetos foi concluído usando os sistemas Directum (677 projetos), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) e 1C: Document Management (164).

É claro que esses números estão longe do número real de implementações, pois, por exemplo, apenas no site da empresa 1C há informações sobre mais de 1,5 mil implementações de 1C: Gestão de Documentos. No entanto, os dados sonoros permitem entender quais sistemas são mais usados ​​​​na Rússia.

Nos dez sistemas implementados com mais frequência, apenas duas soluções estrangeiras estão representadas - Documentum e SharePoint. Isso se explica, em primeiro lugar, pelo fato de que os projetos que utilizam produtos estrangeiros são considerados por volume, e não por quantidade.

Fornecedores por número de implementações EDMS/ECM

O gráfico acima mostra o total de implementações de todos os sistemas de fornecedores específicos que pertencem à classe EDMS/ECM. Caso um projeto utilizasse duas ou mais soluções do mesmo fornecedor, classificadas como EDMS (ECM) no banco de dados do TAdviser, a implementação de cada solução era considerada separadamente.

2015

Sistemas EDMS/ECM mais populares

Segundo TAdviser, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos Delo é o líder em número de implementações. Na base de dados TAdviser para todo o período de observação, existem 418 projetos concluídos com esta solução. Um pouco menos de projetos foram implementados usando DocsVision - 416 implementações. Também entre os cinco primeiros em termos quantitativos estão os sistemas ELMA, Directum e "1C: Document Management 8" - 393, 368 e 124, respectivamente. No total, o banco de dados TAdviser, em novembro de 2015, contém informações sobre mais de 3,3 mil projetos.

Entre todos os projetos concluídos em 2014, e há cerca de 500 deles no banco de dados TAdviser, o maior número de implementações recaiu sobre o ELMA, Directum, Delo, DocsVision e "

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Os documentos podem ser assinados em papel ou eletronicamente. Há muito tempo no papel, eletronicamente - não está claro como.

Pavel Ovchinnikov

12 anos trabalhando com documentos eletrônicos

Mas aqui estou há doze anos lidando com documentos eletrônicos e vou te dizer: isso é uma emoção incrível. Deixe-me contar como tudo funciona, com exemplos.

Resumidamente falando

Para começar a realizar o gerenciamento eletrônico de documentos, você precisa:

1. Convença as contrapartes a começar a trocar documentos eletrônicos.
2. Compre um certificado de assinatura eletrônica.
3. Decida o método de envio de documentos: por meio de um serviço especial ou sem ele.

Quem precisa de documentos eletrônicos

Apesar da comodidade e modernidade, poucos realizam a gestão eletrônica de documentos. Se um empresário com tributação simplificada celebra alguns contratos por ano, pode não ter tanto medo de enviar documentos impressos algumas vezes. Mas há casos em que o gerenciamento eletrônico de documentos é extremamente útil.

Grandes empresas documentos eletrônicos ajudam a reduzir custos se o volume de correspondência externa exceder várias centenas de documentos por mês. Para eles, a entrega dos títulos afeta diretamente a velocidade das transações. Os custos do fluxo de documentos podem chegar a centenas de milhares de rublos por ano, e os riscos associados a perdas, erros e multas das autoridades fiscais aumentam ainda mais os custos.

Mesmo que agora você assine um ato a cada seis meses, isso não significa que seu negócio não crescerá. Você pode ter grandes parceiros que trabalham com documentos eletrônicos e eles exigirão o mesmo de você.

Por exemplo

A loja online acumulava regularmente recebíveis no valor de dezenas de milhões devido ao fato de a fatura ter sido mais uma vez errada: a mercadoria está em um caminhão, não pode ser transportada para o depósito. Enquanto aguardam a chegada do correio com o documento corrigido do fornecedor, os dias passam. Introduzimos os documentos eletrônicos e agora todos os ajustes nos documentos levam menos de uma hora.

E em uma grande empresa de varejo de energia, durante auditorias fiscais de campo, os inspetores encontravam anualmente violações e erros em documentos. O cheque para multas chegou a 120.000 rublos por ano. Chegou ao ponto de o departamento financeiro colocar esse dinheiro no orçamento antecipadamente como despesas gerais. Eles introduziram o gerenciamento eletrônico de documentos e agora a exatidão dos documentos é controlada por programas, não por pessoas. Não há mais erros.

O que é um documento eletrônico

Um documento eletrônico é um arquivo doc ou pdf comum que pode ser criado e lido em qualquer editor. É importante que seja assinado com uma assinatura eletrônica especial e enviado de forma especial.

Para que um sócio, advogado ou juiz não tenha dúvidas de que foi você quem assinou o documento eletrônico e ninguém o alterou, os especialistas em segurança digital inventaram a assinatura eletrônica. É como uma impressão digital sobreposta a um conjunto exclusivo de bits e bytes em seu documento. Grosso modo, ao assinar algo com uma assinatura eletrônica, você está dizendo: "Confirmo a autenticidade deste conjunto de bits".

Uma assinatura eletrônica é anexada a qualquer documento, após o qual é considerado assinado. O documento pode ser lido sem assinatura. Apenas garante que tem à sua frente o mesmo documento inalterado, na forma em que lhe foi enviado. Se você alterar algo no documento e salvá-lo, seu conjunto de bits será alterado - a assinatura será inválida.

Por exemplo

As duas empresas decidiram assinar um contrato eletrônico. Fizemos um contrato e concordamos com os termos. Agora uma empresa assina o contrato com sua assinatura e envia para outra. Ela abre o contrato e decide consertar discretamente algo, por exemplo, o valor das multas. Corrige. Economizar. Envia primeiro. Ela parece - oops! - a assinatura original deste contrato está quebrada. Então algo foi consertado, vilões. Aí vão bater na cara, provavelmente.

Onde obter uma assinatura eletrônica

Uma assinatura eletrônica é comprada em um centro de certificação especial. Basta encontrar um centro conveniente em sua cidade. O principal é que seja incluído na lista de centros credenciados do Ministério das Comunicações da Federação Russa.

Tudo o mesmo pode ser feito direto no escritório do centro de certificação: basta vir com todos os documentos e preencher um requerimento. Mas, neste caso, você terá que esperar que o pagamento sem dinheiro seja concluído - isso pode levar várias horas. É impossível pagar um certificado de uma empresa em dinheiro, assim como é impossível recebê-lo remotamente.

Como funciona uma assinatura eletrônica?

A força legal de uma assinatura eletrônica é descrita na lei federal "On Electronic Signature".

A lei define os tipos de assinaturas: simples, não qualificadas e qualificadas. Você pode assinar documentos com qualquer um deles, mas com ressalvas: qualificado - para fiscal, licitação e em alguns casos para o tribunal; simples e não qualificados - para todo o resto.

Assinatura simples ou não qualificada

Opção acessível e barata, mas com aplicação limitada. Uma assinatura não qualificada contém algoritmos criptográficos, mas não é verificada por nenhuma autoridade de certificação. Um simples é apenas uma combinação de nome de usuário e senha, uma conta em um site de serviços públicos ou um endereço de e-mail de uma contraparte.

Essas assinaturas são adequadas se você não participar de leilões eletrônicos, não trocar documentos primários eletrônicos e não enviar declarações fiscais. Uma assinatura simples pode ser usada para contratos, faturas e atos, mas você terá que assinar um contrato separado com a contraparte e registrar o consentimento das partes em confiar em tal assinatura.

Se você tiver dezenas de contrapartes e documentos diferentes, o esquema não funcionará. Você terá que assinar esse documento com todos e, com o tempo, esse processo ficará mais lento, não acelerará o trabalho. Então é melhor pensar em outro certificado de assinatura eletrônica.

Para usar uma assinatura eletrônica simples, você precisa imprimir e assinar uma versão em papel do contrato ou incluir uma cláusula especial no contrato com a contraparte - essa é uma exigência da lei.

Assinatura qualificada

Esta assinatura é adequada para faturas e impostos. Por lei, as faturas eletrônicas só podem ser assinadas com essa assinatura. Um certificado qualificado custa a partir de 1000 R, você pode comprá-lo apenas em um centro de certificação que faz parte da zona de confiança do FTS.

Todos os anos, o certificado de Assinatura Qualificada precisa ser renovado, o que aumenta a preocupação: é preciso monitorar o período de validade e solicitar a reemissão a tempo.

Para trabalhar com uma assinatura qualificada, você precisa instalar um programa especial - um meio de proteção de informações criptográficas. O programa anexa uma assinatura eletrônica ao documento e verifica as assinaturas de outros participantes da troca.

Você pode escolher um programa pago ("Cryptopro DSP") ou gratuito ("Vipnet DSP"). Funcionalmente, são quase iguais, mas pode haver problemas de compatibilidade com o gratuito. Ambos funcionam no Windows e no Mac. O pago custa cerca de 1000 R, o pagamento anual do certificado de assinatura eletrônica é de cerca de 1000 R.

Alguns usam uma assinatura eletrônica baseada em nuvem, para a qual você não precisa instalar um programa de criptoproteção. A assinatura na nuvem fica armazenada no serviço de troca, e toda vez que você assina um documento, recebe um SMS confirmando a ação no seu celular. Esse certificado é mais barato e mais conveniente de usar, mas menos seguro do que um programa de proteção criptográfica.

Por que você precisa de um processador de documentos?

Um documento eletrônico assinado pode ser enviado por e-mail normal, mas isso não é seguro. Se o correio for hackeado, os documentos estarão nas mãos dos invasores. Portanto, por exemplo, a repartição de finanças aceita declarações apenas por meio de serviços especiais. Através dos mesmos serviços, você deve trocar faturas eletrônicas, caso contrário, violará a ordem do Ministério das Finanças da Rússia. Esses serviços são chamados de operadores de fluxo de documentos.

Para um usuário simples, este é um e-mail bombeado. Funciona através de um navegador, existem pastas com entrada e saída, diretório de endereços, pesquisa integrada, editor de documentos. Inside - um serviço altamente carregado com canais de comunicação seguros e criptografia, que garantem a segurança da transmissão de documentos.

Nem é necessário celebrar um contrato com um operador de gerenciamento eletrônico de documentos. Basta se registrar, carregar um certificado de assinatura eletrônica e pagar a conta. A operadora cuida do resto: notifica o Serviço de Impostos Federais que você ingressou na bolsa, monitora os formatos e garante o cumprimento da legislação da Federação Russa.

Existem várias dezenas desses serviços na Rússia. Em termos de preço, funcionalidade, confiabilidade e velocidade, eles são praticamente os mesmos. É comum escolher as operadoras com base na qualidade do serviço: a rapidez com que o suporte técnico funciona, se a operadora está pronta para ajudar a conectar as contrapartes, quais oportunidades ela oferece e se possui consultores analistas que o ajudarão a implementar o serviço.

Sua contraparte também terá que se conectar à operadora. Ele pode escolher o seu ou qualquer outro - aí a troca passará por roaming, como em uma conexão de celular.

Quanto custam os documentos eletrônicos

Trabalhando por meio de uma operadora, você paga apenas pelo documento assinado por ambas as partes. Em média, o custo de envio de um documento é de cerca de 6 a 8 R, e todos os recebidos são gratuitos.

Normalmente os iniciantes compram um pacote mínimo de 300 documentos, que acaba muito rápido. Então você precisa comprar o próximo pacote. É mais lucrativo comprar um pacote anual ilimitado ou concordar com condições individuais.

Mudar para documentos eletrônicos é benéfico se você enviar 100 ou mais documentos por mês ou pelo menos 1.000 documentos por ano. Então você reduzirá o custo de papel e entrega em quase 5 vezes.

quanto custa a papelada

1000 documentos em papel

Atualmente, a troca de documentos entre entidades empresariais e pessoas físicas está gradualmente passando do papel para o eletrônico. O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tem uma série de vantagens em relação ao papel comum - economiza tempo e aumenta a eficiência das decisões. O EDMS pode ser construído tanto dentro de uma empresa quanto entre diferentes empresas via Internet.

Gestão eletrônica de documentosé um sistema de processos para processamento de documentos em formato eletrônico. A maioria dos programas modernos de contabilidade e pessoal são capazes de gerar documentos eletrônicos em um formato padrão estabelecido no nível legislativo. Mas para que tal documento tenha peso legal, ele deve ser assinado por ambas as partes com assinatura eletrônica.

A gestão eletrônica de documentos pode ser dividida em dois grandes tipos - a troca de documentos dentro da empresa ou entre diferentes empresas por meio de canais de comunicação. É permitido combinar esses dois sistemas em um global.

A utilização da gestão eletrônica de documentos dentro da empresa requer a aquisição do pacote de software necessário (plataforma EDI), bem como equipamentos para sua operação (equipamentos de rede, servidor, etc.).

Para trocar documentos entre duas empresas, é necessário um operador de gerenciamento eletrônico de documentos. Garante a entrega de mensagens, controla o formato dos documentos enviados, exige a certificação do trabalho com dados por assinatura eletrônica e armazena um arquivo de documentos.

Atenção! Um desses serviços é . Os documentos recebidos por meio dele são juridicamente significativos se tiverem uma marca do EPC de ambas as partes no fluxo de documentos.

Vantagens e Desvantagens do EDI

Vantagens principais

A gestão eletrônica de documentos tem vantagens inegáveis ​​sobre o papel:

• Organização da papelada - o sistema não permitirá que você atribua o mesmo número a diferentes documentos, pois isso acontecerá de forma ordenada e automática;
• Rastreando a posição de cada documento - a qualquer momento você pode descobrir exatamente quem está trabalhando com o documento. O funcionário não poderá estragá-lo ou perdê-lo. Um documento excluído acidentalmente ou de propósito ainda pode ser restaurado;
• Aceleração do processamento de documentos - se os departamentos da empresa estiverem espalhados por vários prédios, um documento em papel deve ser levado pessoalmente para aprovação. Com o EDI, o documento necessário chega ao funcionário em uma fração de segundo;
• Trabalho conveniente com versões - ao editar, o sistema salva cada versão. Se necessário, você pode rastrear quem e quando fez alterações no documento;
• Acesso remoto 24 horas por dia - se necessário, o acesso ao sistema EDI pode ser feito via Internet de qualquer computador do mundo. Um funcionário pode trabalhar com documentos durante uma viagem de negócios, férias ou licença médica;
• Agendamento de trabalho - especificando a data de criação e a data de vencimento, você pode planejar a execução dos documentos recebidos de acordo com a fila;
• Pesquisa de documentos - você pode pesquisar no banco de dados geral de documentos por palavras-chave e expressões;
• Economia de papel - não há necessidade de imprimir todos os documentos na quantidade necessária.

Principais desvantagens

Apesar das vantagens óbvias, os sistemas EDI também apresentam desvantagens que podem impedir uma empresa de implementá-lo.

Esses incluem:

• É necessário gastar dinheiro na compra do sistema, que, dependendo do número de usuários, pode chegar a 100 mil rublos;
• Após a compra, demora muito para instalar, implementar e depurar;
• É necessário realizar treinamento para todos os usuários que nele estarão envolvidos;
• Assegurar a segurança do sistema - controlo de acessos entre utilizadores, emissão das necessárias assinaturas eletrónicas, proteção contra intrusões do exterior;
• A equipe da empresa deve ter um administrador que irá monitorar o funcionamento do sistema, realizar ações de atendimento e solucionar problemas dos usuários;
• Para preservar as informações, é necessário fazer backup do banco de dados com documentos;
• Caso as empresas parceiras não possuam um EDI, deve-se garantir um sistema eletrônico e um sistema de papel.

Funcionalidade do gerenciamento eletrônico de documentos

Qualquer sistema de fluxo de trabalho deve fornecer um conjunto de ações:

• Trabalhar com qualquer tipo de documento - criá-los, redigir, processar, registar, controlar a sua execução, coordenar, etc.;
• Organize os fluxos de trabalho - defina rotas dentro da empresa, restrinja o acesso entre usuários individuais, forneça a capacidade de trabalhar com um documento para várias pessoas ao mesmo tempo;
• Organize um arquivo de documentos com possibilidade de pesquisa, armazenamento.

Atenção! O gerenciamento eletrônico de documentos deve fornecer a mesma capacidade de trabalhar com documentos que o papel tradicional.

Grandes sistemas avançados oferecem oportunidades para:

• Registro de todos os documentos de passagem - entrada, saída, interna, com seu posterior redirecionamento para a cabeça;
• Assegurar um procedimento uniforme para trabalhar com documentos em cada divisão da empresa;
• Trabalhar com o documento individual e coletivamente;
• Troca de documentos entre departamentos e funcionários específicos;
• Limitar o acesso a documentos;
• Use formulários padrão para todos os documentos;
• Controle que a aprovação, execução e outros trabalhos com o documento sejam concluídos no prazo;
• Gerar relatórios - analíticos, estatísticos, etc.;
• Organizar o armazenamento de arquivos com a fixação de data e hora de acesso aos mesmos pelos usuários.

É possível combinar a gestão documental em papel com a eletrónica?

Após a transição para a gestão eletrónica de documentos numa organização, num primeiro momento ainda não será possível abandonar totalmente os documentos em papel.

Isso pode acontecer por vários motivos:

• Nem todos os contratados usam EDI;
• A empresa já possui muitos documentos em papel no arquivo.

No entanto, existem diferenças fundamentais no trabalho com documentos eletrônicos e em papel. Por exemplo, um documento em papel precisa ser impresso e levado ao cabeçote para assinatura, enquanto um eletrônico é assinado no próprio sistema. Os documentos contábeis em papel enviados a uma contraparte podem se perder no correio durante o envio, enquanto os eletrônicos chegam ao destinatário.

A principal diferença entre trabalhar com dois tipos de documentos é o seu armazenamento. Os documentos eletrônicos entram imediatamente no sistema, onde todos os usuários podem trabalhar com eles. Para documentos em papel, ainda deve ser organizado um arquivo onde serão armazenados de forma ordenada. Ao mesmo tempo, após entrar na empresa, o documento em papel deve ser digitalizado, e esta cópia digitalizada deve ser carregada no sistema para trabalhos posteriores.

Atenção! Assim, o trabalho dentro da empresa ainda deve ser realizado apenas em formato eletrônico. Se chega um documento em papel, só quem o recebe ou assina o vê. Ao mesmo tempo, trabalhar com uma cópia eletrônica permite proteger o original de quase qualquer perda e permite que vários usuários trabalhem com ele ao mesmo tempo.

Quais são os programas de ED?

Existem muitos sistemas de gerenciamento de documentos no mercado, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens. Os sistemas mais comuns:

Sistema	Peculiaridades	Preço
Um negócio	Um dos maiores programas de EDI. Ótima funcionalidade, simplicidade e facilidade de uso.	De 11 a 13,5 mil rublos. para um trabalho
Lógicas	Pode ser usado em empresas de qualquer porte, fácil de aprender, customização flexível	De 4900 a 5900 por assento.
Eufrates	Considerado o mais avançado dos sistemas, o pacote inclui sistema de banco de dados próprio, design leve e agradável	De 5.000 rublos por local de trabalho quando implantado no servidor de uma organização, de 10.000 rublos. quando colocado no equipamento do desenvolvedor.
1C:Arquivo	Integração total com qualquer produto 1C, capacidade de armazenar qualquer arquivo - texto, gráficos, vídeo e áudio.	De 12 a 57 mil rublos. para todo o programa.
DIRETO	O sistema ideal para pequenas e médias empresas, você pode combinar documentos eletrônicos com os de papel.	De 7 mil rublos. até 2 milhões de rublos para uma licença
OPTIMA-WorkFlow	Um novo sistema que está apenas começando a se desenvolver ativamente. Existem vários recursos exclusivos para este sistema.	De 55 a 75 mil rublos. para uma licença.

Interação de um documento eletrônico com outros programas

Ocupando seu lugar no ambiente eletrônico da organização, o sistema EDI deve suportar livremente outros aplicativos de negócios que já estejam operando nele durante a operação. Por exemplo, é necessário processar livremente documentos contábeis - faturas, atos, faturas, procurações, etc.

Além disso, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve funcionar com todos de maneira consistente e operar com os mesmos dados. Portanto, é necessário que o sistema seja capaz de suportar diretórios utilizados no ambiente eletrônico e seja capaz de atualizar os dados neles contidos.

Além disso, é necessário levar em consideração o trabalho com dados externos - e-mail, plataformas de negociação, etc.

Ao escolher um EDI, é necessário atentar para a possibilidade de sua interação com outros meios e fontes de dados disponíveis na empresa. Normalmente, sistemas populares e, portanto, em desenvolvimento ativo, incorporam muitos módulos para os programas mais populares - 1C, Parus, Oracle e muitos outros.

Por exemplo, o programa de gerenciamento de documentos eletrônicos 1C pode permitir que você gere, receba e envie documentos contábeis eletrônicos diretamente dele, confirmando-os com uma assinatura qualificada.

Hoje, 100% dos documentos no escritório são criados eletronicamente, mas ainda mais de 80% deles são impressos (para aprovação, familiarização, inicialização). Essa abordagem pode ser eficaz?

Parece que a introdução do gerenciamento eletrônico de documentos é a ação mais razoável por parte dos tomadores de decisão. Mas a necessidade comercial de automação está longe de ser instantânea. E somente após receber uma série de sinais, a administração chega à conclusão de que a empresa precisa de um sistema de informação especial para gerenciamento de conteúdo (sistema ECM). É então que surge a necessidade de gerir a informação em todas as fases da sua existência, até que esta se torne obsoleta.

O que é um documento eletrônico, EDMS, ECM

Existem muitas definições. Vamos tentar dar-lhe o mais compreensível e amplo.

Documento eletrônico- um conjunto de informações (texto, imagem, gravação de som) armazenadas em um computador (arquivos Word, Excel, etc.). É acompanhado por uma ficha com atributos, assim como os livros de uma biblioteca são acompanhados por um arquivo. Por atributos (título, autor, data de criação, etc.), um documento pode ser encontrado rapidamente.

fluxo de trabalho(fluxo de trabalho) - uma sequência de ações dos funcionários dentro de um processo de negócios específico. Um exemplo dessa sequência é o recebimento de um documento, seu registro, consideração e execução do documento, e um processo comercial funciona com recursos dos cidadãos.

Gestão eletrônica de documentos(EDI) é uma forma de organizar o trabalho com documentos, em que a maior parte dos documentos é usada em formato eletrônico e armazenada centralmente.

Você precisa de um sistema ECM

Para avaliar se um sistema EDMS ou ECM é necessário, responda às seguintes perguntas para si mesmo:

• você consegue encontrar rapidamente o documento certo enquanto fala ao telefone com um parceiro importante?
• será possível dizer exatamente quais das instruções que você emitiu não foram concluídas e estão vencidas no momento?
• Tem certeza de que a velocidade atual de aprovação de documentos cria uma imagem positiva de sua organização?
• Você está satisfeito com o volume de papéis que estão em sua mesa?
• Você pode dizer com segurança onde o documento que foi enviado para aprovação está localizado atualmente?

Vantagens da gestão eletrônica de documentos

Transparência dos processos de negócios. Graças ao sistema, você pode acompanhar todas as etapas das atividades da organização. Os processos de negócios tornam-se absolutamente transparentes para a gestão, são mais fáceis de controlar.

Disciplina de desempenho superior. Segundo as estatísticas, 20% das tarefas recebidas não são executadas pelos funcionários responsáveis ​​por elas. Com controle total de todas as etapas do trabalho, o sistema ECM afeta diretamente a disciplina de desempenho dos colaboradores.

Custos trabalhistas mais baixos para gerentes e funcionários. O sistema reduz o tempo que os funcionários gastam em quase todas as operações rotineiras com documentos: criação, pesquisa, aprovação, etc. Acelera o fluxo de documentos. E, como resultado, todos os processos da organização são mais rápidos.

O sigilo das informações é garantido. Uma violação de dados pode custar milhões de dólares a uma organização. Ao contrário do fluxo de trabalho tradicional de "papel", o sistema ECM fornece acesso a documentos estritamente de acordo com os direitos de usuário atribuídos. Todas as ações no documento (leitura, modificação, assinatura) são registradas.

Está em conformidade com os padrões ISO 9000. Definir o gerenciamento de qualidade agora se tornou uma das tarefas prioritárias nas empresas russas. Entre os requisitos para o sistema de gestão da qualidade (SGQ) está um fluxo documental transparente, bem como a troca de informações entre os funcionários.

Inove facilmente e treine novatos. Graças ao sistema de notificação construído com base no sistema ECM, você pode trazer rapidamente novas regras de trabalho para todos os funcionários. O tempo de treinamento para novos funcionários é reduzido devido à busca rápida das informações necessárias (regulamentos, instruções, etc.). É fácil alterar rotas e modelos de documentos, após o que os funcionários começam a trabalhar automaticamente de uma nova maneira.

Desenvolvimento da cultura corporativa. A introdução de um sistema ECM estabelece e mantém a política interna da empresa, leva à formação de equipes. Ao mesmo tempo, aumenta a responsabilidade de cada funcionário pelo desempenho qualitativo da tarefa que lhe é confiada.

Mais vantagens competitivas. O sistema ECM afeta diretamente as vantagens competitivas da empresa em relação aos demais players do mercado. A agilidade e a qualidade do atendimento ao cliente são aumentadas devido à rápida movimentação dos fluxos de informações e ao controle preciso de todos os processos. Até mesmo o trabalho da maior empresa está se tornando mais móvel e menos dependente de alguns funcionários "insubstituíveis".

tecnologias ECM

O gerenciamento de conteúdo corporativo pode ser abordado tanto do lado da prática quanto da teoria.

Vamos começar com o último. Preste atenção aos componentes do ciclo de vida, indicados na definição canônica do glossário da AIIM (Association for Information and Image Management):

• capturar (capturar),
• gerenciamento (Gerenciar),
• armazenamento (loja),
• proteção (preservar),
• entrega de informações (Deliver).

É necessário gerir a informação ao longo de todo o seu ciclo de vida: desde a criação ou receção pela organização, até à entrega ao utilizador final ou destruição após o termo do período de armazenamento.

A informação permeia todos os processos da organização, é criada e processada em diferentes softwares e com o auxílio de diversos aplicativos. Mas apenas um sistema ECM se concentra em uma abordagem unificada para o gerenciamento de dados ao longo de sua vida.

Do ponto de vista empresarial, são importantes as etapas do ciclo de vida de um documento, que impactam diretamente nos processos empresariais quando ele participa de fluxos de trabalho (workflow). Mas, do ponto de vista técnico, eles não carregam uma carga semântica pronunciada e são designados pelo termo geral "gerenciamento de documentos".

Funcionalidade e classificação dos sistemas EDMS e ECM

De acordo com a empresa de pesquisa Gartner, os sistemas que suportam pelo menos 3 das 6 funções podem ser classificados como ECM:

• gestão documental: check-out/check-in, controlo de versões, segurança, agrupamento de documentos, etc.;
• trabalho colaborativo em documentos comuns e suporte de equipes de projeto;
• digitalização de documentos e gestão de imagens de documentos em papel;
• gerenciamento de registros para arquivamento de longo prazo, automatizando regras e regulamentos de retenção, garantindo que os registros cumpram as leis e regulamentos;
• fluxo de trabalho para suporte a processos de negócios, roteamento de conteúdo, atribuição de tarefas e estados de trabalho, rastreamento de rota e controle de execução;
• gerenciamento de conteúdo da web para automação de publicação, gerenciamento de conteúdo dinâmico e gerenciamento de interação do usuário para essas tarefas.

Você pode aprender mais sobre este tópico nos títulos da seção "Funcionalidade EDMS e ECM":

Um exemplo de um processo de negócios em um sistema ECM

O que não esperar de um sistema ECM

Atualmente, a automação complexa das empresas é construída integrando vários sistemas, cada um dos quais resolve uma determinada gama de tarefas. Portanto, é muito importante entender o que exatamente implementar dentro de cada sistema.

Considere os requisitos de negócios mais comuns, cuja implementação no sistema EDMS e ECM deve ser razoável.

gerenciamento de registros de RH. Apesar de estar diretamente relacionada a documentos, a função dessa área não é o fluxo de documentos em si, mas a contabilidade e a gestão de pessoas.

Um funcionário precisa de várias seleções de pessoal - por educação, sexo, especialidades, data de admissão / demissão, etc., pois essas informações devem ser armazenadas de forma estruturada em um banco de dados, e não na forma de documentos não estruturados separados.

A criação de cada documento deve se refletir em uma mudança no estado do pessoal, portanto, para automatizar o gerenciamento de registros pessoais, é melhor usar sistemas especializados de gerenciamento de pessoal que podem ser integrados a um sistema ECM para armazenar informações não estruturadas (CVs, fotografias , ordens de pessoal, etc.). Além disso, é útil automatizar os processos de aprovação desses documentos no sistema ECM.

Contabilização de documentos financeiros.A situação é semelhante aos documentos financeiros estruturados: faturas, cartas de porte, atos de trabalho executados, etc.

Para impostos e contabilidade, que são baseados em documentos primários, são projetados sistemas de contabilidade especializados, bem como módulos especializados do sistema ERP. O sistema ECM não pode substituí-los, embora digitalizar e organizar um arquivo eletrônico de imagens digitalizadas de documentos financeiros sejam tarefas do EDMS. A necessidade de implementar tais soluções geralmente surge quando há um grande número de documentos e participantes de processos de negócios que trabalharão com documentos financeiros como com documentos EDMS, levando em consideração direitos de acesso, assinatura eletrônica etc.

Além disso, agora é possível trocar documentos financeiros (faturas, contratos, guias e atos) com as contrapartes em formato eletrônico. E o armazenamento de tais documentos no EDMS dará uma vantagem adicional. .

Análise e modelagem de processos de negócio.

Via de regra, sistemas da classe BPM () são utilizados para análise e modelagem de processos. Estas são ferramentas especializadas de análise de negócios para uma empresa ou empresa de consultoria externa. Os processos de negócio simulados podem conter ações não relacionadas com documentos, realizadas manualmente (por exemplo, entrega de documentos por estafeta), entidades externas (por exemplo, fornecedores) ou com o apoio de outras classes de sistemas (ERP, CRM).

O EDMS clássico pode fornecer informações para a análise de processos de negócios (por exemplo, na forma de relatórios sobre atrasos na execução de certos tipos de tarefas). Mas esta é apenas uma pequena parte dos dados necessários para uma análise completa.

Faz sentido integrar o EDMS com sistemas de modelagem para dados de referência, por exemplo, tipos de documentos ou estrutura organizacional.

Implementação de um sistema ECM

efeito de implementação

A avaliação dos resultados de um projeto de ECM não difere da análise da eficácia de um projeto de TI, e esta última - da avaliação de qualquer projeto da empresa.

Aqui, o motivo é a maturidade das tecnologias da empresa, sem as quais o empreendimento simplesmente não pode ser considerado eficaz. Em outros casos, os benefícios são quase impossíveis de calcular, embora a necessidade de implementação esteja fora de dúvida. E às vezes o cálculo do efeito é mais caro do que a própria tecnologia (como, por exemplo, fornecer aos funcionários acesso ilimitado à Internet). Em todos esses casos, o foco está mais no custo do projeto e no potencial da solução, incluindo a facilidade com que o sistema implementado resolverá outros problemas da empresa.

O EDMS e as soluções baseadas nele nem sempre podem ser atribuídos a sistemas, cujo efeito está claro. Os métodos tradicionais de análise da eficácia do uso dos ativos não são aplicáveis ​​à informação, assim como a fórmula "a relação entre o lucro e os custos totais é a eficiência". Isso se deve ao fato de que a informação é um bem intangível envolvido na produção juntamente com os recursos materiais e de trabalho. A introdução de um sistema ECM é acompanhada por uma mudança nos processos de negócios e nos custos de mão de obra. Os custos dos sistemas de informação, incluindo ECM, são na maioria dos casos indiretos, que podem ser calculados por unidade de produção apenas com a ajuda de algum modelo de planejamento econômico. E a formalização costuma ser bastante difícil.

Etapas da implementação de um sistema ECM

A escolha e compra de um sistema ECM é apenas o primeiro passo para a construção de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em uma organização. Antes de começar a funcionar e realmente começar a surtir efeito, haverá um processo de implementação.

A implementação de um sistema ECM geralmente consiste nas seguintes etapas:

• organização do projeto, alocação de pessoal (gerente de projeto e grupo de trabalho);
• pesquisa do empreendimento e desenho de soluções para utilização do sistema ECM;
• configurar e adaptar o sistema ECM;
• Treinamento;
• operação experimental.

Em qualquer caso, as seguintes regras são obrigatórias para uma implementação bem-sucedida:

• participação ativa da gestão no processo de implantação e utilização do sistema ECM;
• alocação e treinamento aprofundado de funcionários-chave para implantação e suporte de software;
• organizando treinamento para todos os usuários e fornecendo instruções sobre como trabalhar com o sistema.

Problemas e riscos da implementação de um sistema ECM

De muitas maneiras, eles coincidem com os projetos de implementação de outros sistemas de informação e levam aos seguintes consequências negativas:

• os prazos e o orçamento do projeto são violados;
• nem todas as metas são alcançadas (o sistema funciona, mas não totalmente: menos/pior que o planejado);
• a implementação é completamente interrompida (o sistema realmente não funciona).

Detalhes do risco devido ao fato de que a maioria dos funcionários da empresa deve ser transferida em pouco tempo para métodos de trabalho completamente novos para eles (leitura de documentos em formato eletrônico, recebimento de deliberações e assinaturas da administração em formato eletrônico, etc.). Os riscos mais característicos da implementação de um sistema ECM incluem:

• conservadorismo dos usuários, rejeição de novos métodos de trabalho;
• baixa alfabetização informática dos usuários comuns e da alta administração;
• processos desestruturados (falta de regulamentação);
• equipamento técnico insuficiente/inadequado;
• gerenciamento de projetos confuso.

Formas de prevenir riscos padrão:

• projeto detalhado e preliminar da operação do sistema ECM em um determinado empreendimento;
• diretrizes claras e exemplo pessoal de liderança;
• formação de pessoal e apoio operacional na resolução de problemas;
• implementação faseada.

Confiabilidade e legalidade do documento eletrônico

O campo de gerenciamento de conteúdo eletrônico e interação sem papel nas empresas está se desenvolvendo ativamente. A legislação também está mudando, algumas regras são fixadas nela depois de estabelecidas na vida, e algumas, ao contrário, são introduzidas após a adoção de novas normas no nível estadual.

Determinar a autenticidade e o significado legal de um documento em papel é um procedimento claro para todos: o documento deve ter as assinaturas e os selos necessários. Mas como determinar a autenticidade de um documento eletrônico?

criado para isso assinatura eletrônica (ES)- detalhes de um documento eletrônico projetado para protegê-lo contra falsificação. Você pode identificar o proprietário da assinatura, bem como estabelecer a ausência de alterações no documento eletrônico após sua assinatura.

Em sua forma mais simples, o mecanismo EP funciona da seguinte maneira:

• é alocado um centro de certificação (subdivisão ou organização externa) que, por meio de software especializado, gera os chamados “certificados-chave” para cada usuário;
• uma chave ES é criada - esta é uma sequência única de caracteres. Consiste em uma chave privada, que está disponível apenas para seu proprietário e ele pode assinar o documento ES, e uma chave pública - disponível para todos, com sua ajuda você pode determinar quem e quando assinou o documento eletrônico.

Ao usar um sistema ECM, todas as "dificuldades" que o usuário pode encontrar são ocultadas. O utilizador, em regra, deverá simplesmente selecionar a função pretendida: “Assinar o documento” (o documento assinado pela ES será encerrado para alterações ao mesmo tempo) ou “Obter informação sobre assinaturas”. A legitimidade dos documentos eletrônicos é reconhecida.

palavra de despedida

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Um elemento obrigatório da infraestrutura "digital" de uma empresa ou organização moderna é um sistema de gerenciamento de documentos. O trabalho com documentos externos e internos é considerado a área mais complexa, trabalhosa e “problemática” da atividade empresarial. As soluções eletrônicas permitem simplificá-lo e otimizá-lo significativamente.

A utilização de sistemas especializados é relevante tanto para empresas do setor comercial quanto para órgãos governamentais. Para o primeiro, abrem perspectivas de aumento de lucratividade, retorno do trabalho e, para o segundo, serão uma solução eficaz para os problemas de otimização do fluxo de informações e papéis, interação interdepartamental e trabalho com.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é uma necessidade, não uma opção. A maioria das empresas de hoje cria papéis de escritório em formato digital, mas, devido à imperfeição dos processos de troca de informações, os funcionários são obrigados a imprimi-los, transferi-los em formato “físico” e desperdiçar tempo e esforço em uma rotina desnecessária. Um formato ineficiente pode ser difícil de mudar - para isso é necessário automatizar as atividades da empresa de forma abrangente, mas o resultado superará todas as expectativas. Um sistema EDMS ou ECM (sistema de gerenciamento de conteúdo das organizações) bem organizado ajudará a gerenciar os fluxos de informações e documentos em todos os níveis e estágios de existência.

Informações gerais sobre os elementos e a estrutura do EDMS

Inicialmente criado como uma ferramenta para trabalho de escritório tradicional e sua automação, hoje o EDMS evoluiu para produtos complexos e multifuncionais. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução que:

• fornece o processo de criação e movimentação de documentação interna da empresa em formato eletrônico;
• processa a correspondência recebida e os documentos regulamentares e administrativos externos;
• simplifica o controle sobre os fluxos de documentos;
• ajuda a gerenciar com eficácia os relacionamentos com parceiros, clientes e assim por diante.

Na empresa, o EDMS fornece trabalho com todos os documentos em formato eletrônico - qualquer conjunto de informações armazenadas ou transferidas para um PC. Devem vir acompanhados de atributos em uma espécie de “cartões” que identificam a unidade.

A gestão de documentos em formato eletrônico é uma forma de organizar centralmente o trabalho com papéis, onde a maioria dos registros e transações são apresentados em formato eletrônico. Assim, o sistema que o gerencia é uma solução com ferramentas para implementar todos os procedimentos de criação, alteração, busca de documentos e suporte à interação entre os funcionários da empresa.

Às vezes é chamado de EDMS (Electronic Document Management System) ou o referido ECM, mas esses termos são um pouco mais amplos do que EDMS - é necessário adicionar a este último os meios de garantir a segurança da informação, inserindo documentos em papel em um ambiente digital, processamento de conteúdo multimídia e assim por diante. O sistema de gestão eletrônica de documentos é baseado em fluxos de trabalho - Workflow, que são as ações dos funcionários dentro dos limites de um processo de negócios dedicado.

Vantagens do EDMS

A estrutura básica existente do EDMS provou ser um mecanismo eficiente e eficaz que é conveniente para empresas e instituições de qualquer tamanho. O mercado de EDMS está se desenvolvendo ativamente, pois tanto o setor público (um consumidor ativo) quanto as estruturas empresariais estão interessadas em produtos de software que simplificam o gerenciamento de documentos. Além disso, o desenvolvimento de sistemas é facilitado pela expansão do escopo das assinaturas eletrônicas e maior atenção às questões de segurança da informação. Você pode resolvê-los efetivamente com a ajuda de programas bem pensados ​​​​e de alta qualidade.

O moderno sistema de gerenciamento de documentos tem muitas vantagens - ele:

• garante a transparência do fluxo de documentos e de todos os processos comerciais da empresa - todas as ações e movimentações de papéis podem ser rastreadas e controladas;
• melhora a disciplina de trabalho e execução de tarefas - sistemas transparentes são convenientes para fixar os resultados e o fato de atender ao requisito;
• reduz o tempo gasto no trabalho rotineiro do dia a dia - você não precisa procurar, coordenar papéis por muito tempo, a rotatividade deles está acelerando;
• protege as informações contra vazamentos, garantindo a segurança dos dados e a estrita delimitação dos direitos de acesso;
• baseia-se nos princípios especificados nos padrões de qualidade ISO;
• fácil de implementar entre os funcionários - sujeito a um sistema de treinamento de pessoal bem organizado;
• dá à empresa uma vantagem competitiva, ajuda a manter e desenvolver a cultura corporativa interna e assim por diante.

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) inclui, entre outras coisas, o gerenciamento de registros regulatórios. Portanto, seu trabalho deve ser organizado de acordo com as exigências da lei.

Padrões e estrutura legal para EDMS

Existem poucos padrões ou leis específicas para sistemas de negócios eletrônicos no campo jurídico doméstico e, ao desenvolver um EDMS, seus criadores são guiados por uma variedade de documentos regulamentares para trabalho de escritório "clássico". Dentre os principais atos normativos, vale destacar:

• legislação federal sobre assinatura digital eletrônica (1-FZ de 10 de janeiro de 2002), sobre informações e sua proteção (149-FZ), sobre dados pessoais (152 e 363-FZ), e assim por diante;
• Decretos dos governos federal e regionais, normas e exigências do setor;
• GOSTs para trabalho de escritório, arquivos, sistemas de documentação administrativa - R 51141-98, R 6.30-2003 e outros.

Às vezes, os regulamentos se contradizem e as regras são de natureza consultiva, e os desenvolvedores tentam tornar o EDMS da empresa o mais adaptável e flexível possível. Você também precisa levar em consideração as regras em constante mudança para trabalhar com assinaturas eletrônicas, a "compatibilidade" do sistema com um fluxo de trabalho legalmente significativo. É necessário que todos os documentos eletrônicos oficiais da organização sejam legítimos, sua confiabilidade pode ser facilmente determinada. Tudo isso deve ser considerado ao escolher um EDMS para uso corporativo.

Funcionalidade EDMS

Para que um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos seja considerado completo, muitas funções devem ser implementadas nele. Os principais incluem:

• gestão de documentação - entrada e registo, trabalho diário, controlo de fluxos;
• comunicação com documentos em papel;
• busca e recuperação organizada de dados e documentos - rápida, de acordo com o nível de desembaraço;
• rastrear a relevância da documentação (especialmente externa, recebida) e arquivar documentos desatualizados;
• manter um nível adequado de segurança da informação;
• comunicação simples, transparente e intuitiva entre o programa e os usuários finais.

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve ser equipado com configurações convenientes, ferramentas de localização e escalabilidade. É importante que o desenvolvedor forneça a possibilidade de organizar um único EDMS em divisões geograficamente distantes da empresa. É necessário organizar uma troca eletrônica ordenada de informações entre os níveis hierárquicos do sistema, bem como implementá-la com competência em uma empresa real.

Implementação do EDMS e avaliação de sua eficácia

A Docsvision oferece produtos de software modernos e de alta qualidade para resolver os problemas de organização e suporte ao gerenciamento eletrônico de documentos. Nosso diferencial é uma abordagem integrada: juntamente com o produto em si, oferecemos uma gama completa de suporte para implementação de soluções, treinamento de equipe e serviço de EDMS. A implantação do sistema na empresa é uma etapa importante, é o “polimento” final do sistema e sua adequação às necessidades do cliente. Uma implementação geralmente consiste em:

• pesquisar a situação atual da empresa, criando um plano de implementação;
• transferência do produto projetado para as capacidades reais da empresa - o sistema EDMS se adapta a elas;
• teste de desempenho do produto configurado;
• treinamento de gestão e pessoal - pelo método de "terapia de choque" ou gradualmente;
• operação e ajustes em seu processo, escalando, resolvendo problemas atuais.

O sistema de gestão documental deve ser eficiente e rentabilizar o investimento nele feito. Para avaliar a eficácia do EDMS, você pode usar os métodos de cálculo para projetos de TI e, em princípio, quaisquer ativos intangíveis. É necessário levar em consideração o quão ativamente especialistas terceirizados estiveram envolvidos no trabalho, qual é o retorno de sua intervenção, quais são as perspectivas de maior lucratividade. Você pode encontrar uma situação em que o cálculo da eficiência custará ao cliente mais do que o próprio EDMS, mas isso deve ser feito.

Vale a pena considerar que os métodos de avaliação tradicionais não determinam com precisão o resultado - eles prestam atenção aos custos de compra e implementação, não levando em consideração a otimização do trabalho de vários departamentos, acelerando a rotatividade de documentos e simplificando a tomada de decisões. fazer. É necessário avaliar a eficácia do EDMS no complexo, algum tempo após sua implementação, e assim os resultados agradarão agradavelmente os clientes.

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