O que você precisa saber sobre a troca de documentos eletrônicos. O que é um "Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos" e por que ele é necessário? Tipos de sed com fluxo de documentos

A automação é ótima. Acabou-se o tempo das pastas grossas com pilhas de papéis comerciais, e os documentos eletrônicos são criados, executados e arquivados em poucos cliques ou até mesmo por conta própria. Não, você não? Portanto, é hora de se envolver seriamente na organização do gerenciamento eletrônico de documentos. Obtenha um bom software e você ficará bem. Definitivamente melhor do que agora.

O que é um SED?

EDMS, ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é um sistema de software de computador necessário para organizar o trabalho com documentos eletrônicos não estruturados. A segunda (mas não menos importante) tarefa do EDMS é organizar a interação entre os funcionários por meio da transferência de documentos, emissão de tarefas individuais e outras ações semelhantes. Em suma, este sistema permite criar, modificar, pesquisar, atribuir e transmitir quaisquer atos significativos em formato eletrônico.

Intimamente relacionado ao conceito de EDMS está outro conceito - "sistema ECM". Um sistema ECM é um conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usados ​​para coletar, acumular e armazenar informações, gerenciá-las e entregá-las a todos os destinatários de uma organização. Estas duas definições não devem ser confundidas. ECM é um sistema mais global. Para evoluir para o nível de ECM, o EDMS deve expandir sua funcionalidade (ou seja, conter ferramentas de digitalização, suportar as regras de armazenamento de papéis, garantir sua segurança etc.).

Em uma palavra, a gestão eletrônica de documentos é o sistema circulatório da empresa.

O que o EDMS dá a um líder?

EDS simplifica muito as atividades da empresa.

1. Fornece transparência da maioria dos processos de negócios. O gerente vê claramente cada estágio do processo de fluxo de trabalho e pode controlá-lo com mais eficiência.
2. A disciplina de desempenho é significativamente melhorada. Normalmente, mais de 20% das tarefas atribuídas e distribuídas não são executadas pelos funcionários responsáveis ​​por elas. O SED também permite reduzir esse percentual a zero (idealmente, é claro).
3. O tempo gasto em todas as operações de rotina com documentos é reduzido. Pesquisa, coordenação, criação de certos atos - tudo isso pode ser feito em questão de segundos. Como resultado, todos os outros processos são acelerados. Como nos lembramos, tempo é dinheiro.
4. A confidencialidade das informações é assegurada. Cada colaborador tem seus próprios limites de acesso, somente trabalham com cada documento aqueles que devem fazê-lo de acordo com suas atribuições e qualificações. Além disso, todas as ações são registradas (não apenas assinatura ou alterações, mas também leitura).
5. É assegurada a conformidade com os requisitos das normas internacionais ISO 9000. Um dos requisitos básicos dessas normas é a transparência do fluxo de documentos e o impacto das informações.
6. A implementação de inovações é fácil e indolor. Novas regras de trabalho são quase instantaneamente trazidas à atenção de todos os funcionários, e o tempo de treinamento para os recém-chegados é reduzido significativamente. Quando todos podem encontrar rapidamente as instruções necessárias, quase não há momentos de “parada”.
7. A cultura corporativa está se desenvolvendo. A interação dos funcionários é otimizada, as conexões horizontais são estabelecidas, as responsabilidades são claramente definidas - nessas condições, a equipe é soldada em um mecanismo eficaz e sem erros. E isso não é tão insignificante.

A principal tarefa de todos os sistemas de automação é substituir uma pessoa por um sistema. SED não é exceção. Normalmente, na empresa, existem vários funcionários "dourados" sobre os quais tudo depende. Eles sabem tudo, sabem fazer tudo e, assim que desistem, ocorre um colapso em miniatura. Há pouco de bom nisso. A automação, por outro lado, distribui o ônus da responsabilidade igualmente entre todos e permite que você controle o que está acontecendo online. Como resultado, a velocidade e a qualidade do atendimento ao cliente aumentam. Como consequência global, as vantagens competitivas da empresa são cada vez maiores.

Em que casos o EDMS não ajudará?

Entendemos que não existem pílulas mágicas. O SED não é uma panacéia, é apenas uma ferramenta conveniente com seu próprio propósito. Você não pode apertar uma porca com um martelo e um EDS não o ajudará em algumas tarefas importantes.

O fato é que esse sistema eletrônico é "afiado" para trabalhar com informações não estruturadas. Portanto, é inútil lidar com gerenciamento de registros pessoais ou fiscais/contábeis usando o EDMS. Por exemplo, ao trabalhar com pessoal, não se pode prescindir de seleções estruturadas por pessoal (por especialidades, datas de admissão e demissão, formação, qualificações). Essas amostras devem ser armazenadas no banco de dados, mas não na forma de uma "nuvem" caótica. O mesmo se aplica aos atos financeiros: cartas de porte, faturas e outros papéis devem ser claramente estruturados. E isso requer sistemas de contabilidade especializados (ou seja, ferramentas mais restritas e específicas). Ao analisar e modelar processos de negócios, você não deve confiar ainda mais no EDMS.

Tipos de EDMS

Existem várias classificações - de acordo com a funcionalidade geral e especial, tecnologia de gerenciamento de conteúdo, componentes ... Mas toda essa teoria importa apenas para desenvolvedores. Você quer soluções práticas, não listas técnicas? Nesse caso, vamos prestar atenção ao que mais chama a atenção - o número de funções implementadas. De acordo com este parâmetro, entre os EDMS, distinguem-se os seguintes tipos:

• sistemas de negócios;
• arquivos eletrônicos;
• sistemas de fluxo de trabalho;
• sistemas complexos ou ECM.

Cada próximo nível é maior e mais íngreme do que o anterior.

Como escolher?

A principal desvantagem dos desenvolvedores de sistemas automáticos de gerenciamento de documentos é a inércia. Muitas vezes, pouco se entende pelas descrições, há poucos materiais promocionais, é difícil de entender ... Você terá que ter paciência e verificar vários EDMS usando um algoritmo de seis etapas.

Que tal mais especificamente?

É impossível dizer qual EDMS no mercado é melhor e por quê. Ainda é um software e os desenvolvedores fazem alterações e adições regularmente. Um sistema que era ineficiente hoje parecerá muito bom amanhã em comparação com concorrentes que erraram (e vice-versa). Não há soluções universais e você ainda precisa testar os sistemas para cada um dos seis parâmetros listados.

Os maiores e mais conhecidos SEDs incluem o seguinte:

• Verdox;
• Optima Workflow;
• docsVision;
• TESE;
• MOTIVO;
• 1C-Gestão de documentos;
• direto;
• UM NEGÓCIO;
• Documentos WSS;
• E1 Eufrates;
• BOSS-Referente;
• DocLogix.

No momento em que este livro foi escrito, os últimos 5 deles pareciam francamente inacabados - funcionalidade ruim, gerenciamento excessivamente complexo e confuso. Entre os demais, não será possível destacar um líder. Cada sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tem seus prós e contras.

Sim, levará muito tempo para fazer uma análise comparativa, e isso é um negócio enfadonho. Mas ainda assim, tome seu tempo. Lembre-se de que você não precisa de uma solução única para todos, e mais recursos não significam melhor. Procure um sistema ideal para resolver os problemas associados às atividades da sua empresa. Se necessário, não se limite a estudar sites de desenvolvedores. Ligue para os números indicados, envie uma mensagem para o serviço de suporte e peça para entrar em contato com você via Skype ou outra forma conveniente. Este sistema de CRM pode ser retirado em meia hora, isso não funcionará com o EDMS.

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS)- trata-se de um sistema (programa de computador, software, etc.) que permite organizar e automatizar o trabalho com documentos eletrônicos (ou seja, gerenciamento eletrônico de documentos) ao longo de todo o seu ciclo de vida. A principal funcionalidade do EDMS deve incluir a capacidade de criar, modificar, armazenar e encaminhar documentos, bem como uma série de capacidades de serviço, como pesquisa, classificação, etc.

SED, além disso, foi projetado para organizar e automatizar os processos de interação entre funcionários (transferência de documentos, emissão de tarefas, envio de notificações, etc.). Os funcionários podem receber rapidamente todas as informações necessárias sobre os clientes da empresa. Ao mesmo tempo, os documentos podem ser objetos estruturados do sistema de informação, que possuem um determinado conjunto de detalhes padrão, e não estruturados (arquivos Word, Excel, .pdf, .jpg, etc.). SED pode incluir um arquivo eletrônico de documentos, que permite o processamento coletivo de informações, e um sistema para automatizar processos de negócios (workflow). Além disso, o EDMS é uma das opções para usar o sistema BPM.

Tradicionalmente, o conceito de automação do fluxo de trabalho está associado ao trabalho com correspondência, documentos administrativos e organizacionais, etc. No entanto SED também permitem associar cada documento às ações que devem ser realizadas sobre ele. Graças a esse sistema, é possível acompanhar o desempenho de determinados trabalhos pelos funcionários. Assim, o EDMS oferece não apenas uma gestão eficaz do fluxo de documentos e segurança da informação na empresa, mas também maior controle sobre a execução do trabalho em documentos e a produtividade dos funcionários.

Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS) são atualmente usados ​​na infraestrutura de TI de quase todas as empresas - privadas e públicas. Na maioria das empresas, o EDMS já foi implementado ou planeja-se implementá-lo em um futuro próximo. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos resolvem uma gama cada vez maior de tarefas, integram-se aos sistemas de contabilidade e permitem gerenciar o desempenho de uma empresa (construir sistemas KPI ou BSC).
usando SED a empresa torna-se transparente e gerenciável: todas as transações comerciais mais simples (por exemplo, o envio de mercadorias de um depósito ou a transferência de materiais para a produção) são acompanhadas de seu reflexo no sistema contábil na forma de documentos eletrônicos. As operações de negócios podem ser acompanhadas por indicadores contábeis e de fixação de processos de negócios. A informação acumulada sobre os indicadores é integrada no EDMS em indicadores de nível superior, obtendo-se assim um Balanced Scorecard, refletido no painel do gestor.

Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos apresentam um conjunto de vantagens, que incluem a possibilidade de registo único de um documento eletrónico, a execução paralela das operações necessárias com seguimento do responsável pela sua execução, bem como a disponibilização de um sistema de pesquisa documental organizado de forma eficiente e de um sistema desenvolvido sistema de relatórios.

Além do mais, SED, via de regra, contém ferramentas para trabalho em grupo em documentos e projetos, agendamento e carregamento de funcionários para trabalhar com documentos, manutenção de um histórico de trabalho com documentos e trabalho seguro com escritórios remotos e divisões da empresa. Na plataforma mais comum na Rússia, exemplo "1C:Enterprise 8" SEDé . Com o advento da plataforma 1C:Enterprise 8, a distribuição da família de programas 1C foi reorientada de pequenos a médios e segmentos corporativos de empresas. O gerenciamento eletrônico de documentos é um atributo de um sistema de informações completo para essas empresas, enquanto os sistemas de classe de fluxo de trabalho e uma versão mais avançada do BPMS são um módulo padrão do sistema de informações corporativas de uma empresa, no qual o número de funcionários do escritório atinge mais de 50 pessoas.

Não deve ser específico da indústria. A versão principal e mais comum do gerenciamento eletrônico de documentos são os produtos in a box, e o EDMS na plataforma 1C não é exceção.

Nas condições de desenvolvimento empresarial moderno, o EDMS deve solucionar problemas relacionados à otimização de custos, com possibilidade de economia de recursos internos do empreendimento. Ao mesmo tempo, a melhor opção é tal situação para a empresa, quando as informações implementadas sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite recuperar rapidamente (em 2-3 meses) os custos de implementação. Um pré-requisito para tal implementação é a presença na empresa de um funcionário que tenha conhecimento na área de gerenciamento de processos, habilidades na construção de diagramas de notações para descrever processos de negócios e represente muito bem os processos de negócios que ocorrem na empresa que implementa o EDMS. Diagramas de processos de negócios formalizados podem ser uma ajuda importante.

Implementação SED deve sempre resolver a questão de otimizar os processos de negócios e economizar custos de mão-de-obra, tanto da administração quanto dos funcionários comuns da empresa. Ao mesmo tempo, o efeito máximo da implementação é alcançado quando a gestão eletrônica de documentos funciona em um único espaço de informação com um sistema de gestão e contabilidade. Esse sistema combinado permite resolver um número muito maior de problemas.

Existem vários aplicativos padrão SED na plataforma 1C, por exemplo, automação do trabalho contratual. Mas a solução de tarefas como fluxo de trabalho de pessoal, trabalho com viagens de negócios e relatórios antecipados, pedidos de fundos, processos de suporte para vendas, compras, produção e fluxo de armazém só podem ser resolvidos em um único sistema de informação com um sistema de contabilidade. Por exemplo, na plataforma 1C 8 sistema de gestão de documentos eletrônicos "PiterSoft: Gestão de Processos" ou

Por exemplo, na plataforma 1C 8 sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode trabalhar em um único banco de dados com o produto "1C: folha de pagamento e gerenciamento de pessoal" ou "1C: gerenciamento empresarial de produção", que permite resolver de forma abrangente tarefas funcionais (por exemplo, recrutamento) e contabilidade (cálculo de salário) e gerenciamento (tomada de decisão motivacional sobre aumento salarial ou multa), e as tarefas de interação e transferência de informação (passagem de documento ao longo do percurso, associada à notificação atempada de todos os intervenientes interessados ​​no processo de acordo com procedimento previamente aprovado ).

No ambiente de negócios atual, a eficiência do trabalho depende muito da eficiência e da velocidade do gerenciamento de informações. A confiabilidade do armazenamento de informações e o fácil acesso para quem precisa é a chave para uma colaboração bem-sucedida. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem resolver esse problema, aumentando significativamente a eficiência e a qualidade das atividades conjuntas dos funcionários.

Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos(Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um sistema interconectado de organização, técnica e software para gerenciamento de vários tipos de documentos e informações. Estes sistemas permitem gerir os documentos ao longo de todo o ciclo de vida: da criação à destruição.

A gestão de documentações, informações, diversos tipos de dados e registros é um dos processos complexos no trabalho de uma organização. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos permitem automatizar esse processo. A automação do processo de fluxo de trabalho ajuda a organização a aumentar significativamente a velocidade do trabalho, reduzir as perdas associadas à troca de informações e melhorar a qualidade do sistema de gestão como um todo.

Benefícios de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Os funcionários de qualquer organização são forçados a gastar muito tempo procurando e processando os documentos e informações necessários. Via de regra, o volume dessas informações só aumenta a cada dia. A busca manual e o processamento de documentos tornam-se a fonte de muitos problemas na organização. O uso de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos tem um impacto significativo na qualidade do trabalho. Esses sistemas fornecem várias vantagens sobre o processamento manual.

As principais vantagens do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos incluem:

• redução do tempo de acesso à informação- a gestão eletrônica de documentos permite evitar a movimentação de documentos em papel. Qualquer documento pode ser enviado por e-mail ou através dos meios de comunicação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
• redução da duplicação de documentos e informações- no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, uma cópia do documento pode estar disponível para todos os usuários autorizados, incluindo usuários fora da organização.
• simplificação do acesso aos dados- os sistemas de gestão eletrônica de documentos permitem acessar os dados necessários por meio de pesquisa e exportação de dados diretamente dos sistemas de negócios (como sistemas CRM ou ERP).
• otimização de armazenamento de documentos e dados– um único data warehouse reduz a necessidade de armazenar várias cópias de documentos. Os meios de acesso e indexação de documentos que utilizam sistemas de gestão documental electrónica permitem aos utilizadores aceder instantaneamente aos documentos necessários e outras informações.
• automação de processos de negócios- os sistemas de gestão eletrônica de documentos envolvem a implementação de um determinado processo de processamento de documentos. Com base em ações com documentos, os aplicativos de negócios podem ser atualizados automaticamente, novos documentos podem ser criados e a comunicação com usuários internos e externos pode ser estabelecida.
• melhorando a qualidade do atendimento ao cliente c - devido ao acesso rápido às informações necessárias, os clientes podem receber rapidamente respostas às suas solicitações.
• melhorar a disciplina e a qualidade do trabalho- os sistemas de gestão eletrónica de documentos estabelecem regras e procedimentos rigorosos para o trabalho dos colaboradores. O sistema não permitirá que os funcionários violem essas regras. Todos os documentos ficam armazenados no sistema, possuem a identificação necessária e ordem de movimentação. Os funcionários não poderão alterar o estado do documento sem executar as ações especificadas.
• reutilização de informações- devido ao processamento e armazenamento eletrônico de informações, torna-se possível a reutilização dos dados inseridos no sistema. Por exemplo, ao preencher formulários padrão ou compilar relatórios.
• melhoria da qualidade dos dados- em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, muitos formulários e documentos são preenchidos automaticamente, o que reduz o risco de erros. Além disso, isso reduz o número de verificações repetidas de documentos e seus ajustes.
• aumentando a segurança de documentos e informações– Devido aos meios de controle de acesso, é possível controlar rigorosamente o acesso dos funcionários às informações e documentos. A presença de um único banco de dados permite arquivar e restaurar informações em um curto período de tempo.

A estrutura do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser considerada do ponto de vista do complexo de software e hardware e do ponto de vista das funções desempenhadas.

Do ponto de vista do complexo de software e hardware, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos consiste em um conjunto de componentes de hardware e software: servidores, estações de trabalho, software, equipamentos de rede, equipamentos adicionais projetados para executar funções específicas do sistema.

O servidor é projetado para realizar as operações necessárias com documentos e informações. O servidor pode ser dedicado ou virtual, dependendo do fornecedor do sistema e das tecnologias utilizadas. Além disso, o banco de dados do sistema de gerenciamento de documentos pode ser colocado no servidor.

As estações de trabalho fornecem interação do usuário com o sistema de gerenciamento de documentos. Cada estação de trabalho tem seu próprio conjunto de funções de gerenciamento de documentos e dados.

O software implementa o conjunto de ações necessárias para o gerenciamento de documentos e é a base do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. O software do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, em regra, inclui uma parte funcional, uma parte administrativa e uma parte de interface. A parte funcional é projetada para gerenciar e processar informações. A parte do administrador fornece as configurações de sistema necessárias. A parte de interface realiza a apresentação de informações e dados de forma acessível aos usuários finais.

Equipamento opcional necessários para a implementação de várias funções específicas do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Esses equipamentos podem incluir dispositivos de entrada e saída de informações, codificação de informações e sistemas de criptografia, etc.

O equipamento de rede é necessário para o trabalho conjunto dos usuários do sistema e a interação de vários componentes do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Do ponto de vista das funções desempenhadas, a estrutura do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos inclui módulos que implementam as seguintes ações: entrada de dados, indexação, processamento de documentos, controle de acesso, encaminhamento de documentos, integração de sistemas, armazenamento.

• módulo de entrada de dados necessário para inserir as informações iniciais no sistema eletrônico de gerenciamento de documentos. Esta informação pode vir de várias fontes: documentos em papel, scanners, correio, formulários online, etc. Este módulo prevê o recebimento e processamento inicial de dados.
• módulo de indexação. Ele fornece registro e sistematização de dados. Com sua ajuda, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode organizar o armazenamento e a pesquisa dos documentos necessários de acordo com as necessidades dos usuários.
• módulo de processamento de documentos. Depois de inserir os dados no sistema, eles devem ser processados ​​e armazenados para trabalhos futuros. Este módulo garante a distribuição de informações e documentos de acordo com as regras especificadas.
• módulo de controle de acesso. Este módulo assegura a distribuição de informação e documentos aos utilizadores. Cada usuário do sistema pode trabalhar apenas com o conjunto de documentos de que necessita.
• módulo de roteamento necessário para a organização do trabalho com documentos. Este módulo define as regras de movimentação e processamento de documentos. Para criar rotas para a movimentação de documentos, os processos de fluxo de trabalho devem primeiro ser definidos.
• módulo de integração do sistema. Regra geral, os sistemas de gestão eletrónica de documentos funcionam em conjunto com outros sistemas de gestão (por exemplo, sistemas CRM, ERP, OLAP). O módulo de integração do sistema fornece transferência de dados entre esses sistemas.
• módulo de armazenamento de documentos e dados. Este módulo implementa a funcionalidade de um banco de dados de documentos. Devido a este módulo, é fornecido armazenamento, arquivamento, restauração e backup de documentos.

Tipos de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos podem diferir nos tipos de tecnologias usadas, no grau de integração e no escopo.

Dependendo das tecnologias de trabalho aplicadas, podem ser distinguidos quatro tipos de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos:

• sistemas cliente-servidor. Nesse tipo de sistema, os principais módulos de gerenciamento de documentação e dados são hospedados em um servidor dedicado. A parte do cliente é uma interface para interação do usuário com o sistema. A vantagem deste tipo de sistemas é a sua velocidade e fiabilidade.
• sistemas baseados em banco de dados. Esses sistemas geralmente são integrados com bancos de dados como SQL ou Oracle. Todas as informações são armazenadas nesses bancos de dados. Módulos separados são usados ​​para processar informações. A vantagem de tais sistemas é a capacidade de armazenar uma grande quantidade de informações.
• sistemas baseados na web. Esses sistemas fornecem trabalho baseado em acesso remoto ao servidor. A vantagem dessa tecnologia é a capacidade de desativar os aplicativos cliente. O acesso ao sistema de gerenciamento de documentos a partir das estações de trabalho do usuário pode ser realizado por meio de navegadores da web.
• sistemas baseados em tecnologias "nuvem". Esses sistemas são semelhantes em essência aos sistemas com tecnologias web. A única diferença é que o servidor do provedor de hospedagem é usado como servidor do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Dependendo do grau de integração, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem ser divididos nos seguintes tipos:

• sistemas universais de gerenciamento de documentos eletrônicos(sistemas EDMS). São sistemas independentes de gestão documental, totalmente desenhados para automatizar o processo de gestão documental. Como regra, esses sistemas usam a tecnologia cliente-servidor.
• sistemas de gerenciamento de trabalho em grupo. Esses sistemas fornecem trabalho distribuído com documentos e dados de um grupo de usuários. Seu principal objetivo é garantir a colaboração. Portanto, os sistemas de gerenciamento de trabalho em grupo têm muito menos funcionalidade do que os sistemas EDMS.
• módulos embutidos como parte de sistemas de gerenciamento de informações. Todos os sistemas ERP possuem tais módulos. Esses módulos também têm funcionalidade limitada (em comparação com sistemas EDMS) e, via de regra, sem a introdução da funcionalidade básica dos sistemas ERP não funcionam.

Outra área em que os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem ser estruturados é o escopo. Existem sistemas de gestão eletrônica de documentos voltados para tipos especiais de documentação ou áreas de atuação. Por exemplo, sistemas PDM, sistemas de suporte ao desenvolvimento de software, sistemas do tipo HelpDesk, sistemas de suporte a registros médicos, etc.

A implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos inclui diversas etapas que a organização deve realizar por conta própria, independentemente da participação do fornecedor do sistema. Esses marcos incluem um conjunto de atividades e atividades logicamente relacionadas que permitirão à organização avaliar o projeto como um todo e aumentar a probabilidade de conclusão bem-sucedida do projeto.

O esquema geral das etapas de implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é mostrado na figura.

As principais etapas da implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos incluem:

Etapa 1. Definição de processos e procedimentos básicos.

O objetivo desta etapa é definir claramente a composição dos processos existentes de gerenciamento de documentos e procedimentos de processamento de documentação. Isso requer uma análise detalhada dos processos e procedimentos existentes.

Durante esta fase, você precisa:

• definir processos de nível superior;
• determinar a composição detalhada dos processos;
• definir metas de negócios para processos de fluxo de trabalho;
• definir metas técnicas para processos de fluxo de trabalho.

Estágio 2. Determinando os requisitos para processos de fluxo de trabalho.

Nesta fase, são determinadas as mudanças que precisam ser feitas nos processos de fluxo de trabalho para que eles funcionem de forma eficiente e possam ser automatizados.

Nesta fase é necessário:

• realizar uma avaliação tecnológica dos processos de gestão documental;
• definir requisitos de negócios para processos;
• preparar mapas de processo “como deveria ser”;
• estabelecer características mensuráveis ​​dos processos;
• formular requisitos técnicos para processos de gestão de documentos e preparar termos de referência.

Exemplos de documentos:

O mapa de processo de gerenciamento de correspondência de entrada representa um dos subprocessos de gerenciamento de documentos.

A gestão da correspondência recebida rege o procedimento de aceitação, verificação, registo e gestão da documentação recebida da organização. O mapa do processo descreve em detalhes o procedimento para funcionários ao trabalhar com documentação recebida. As provisões deste mapa de processo podem ser usadas para desenvolver o roteamento de documentos durante a implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos de uma organização.

O mapa do processo de gerenciamento de correspondência de saída representa parte do processo de gerenciamento de documentos.

A gestão de correio de saída regula o procedimento para os funcionários prepararem e enviarem documentos para destinatários externos. O mapa do processo descreve em detalhes o trabalho dos funcionários no gerenciamento da correspondência de saída. As provisões deste mapa de processo podem ser usadas para desenvolver o roteamento de documentos durante a implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos de uma organização.

O documento inclui 9 páginas.

O TOR para o subsistema "Gestão de Documentos" é um exemplo de Termos de Referência para automatizar a gestão do processo de gestão de documentos.

Este documento é um exemplo de um Termo de Referência real, com base no qual foi selecionado e implementado um sistema de automação de fluxo de trabalho para uma empresa industrial.

O documento inclui 17 páginas. Formato do documento - Microsoft Word 2002. Compatível com todas as versões do MS Word. O documento permite editar e fazer alterações.

Etapa 3. Formação de critérios para escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Com base nos dados da primeira e segunda etapas, é necessário formular um conjunto de critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Os critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos determinarão em grande parte o escopo do trabalho futuro e o procedimento para organizar a interação com o fornecedor do sistema.

Nesta fase é necessário:

• classificar os documentos existentes por tipo;
• avaliar formas de documentos existentes;
• determinar a composição dos dados que serão transferidos para o formato eletrônico;
• definir os requisitos de interface do usuário;
• estabelecer um conjunto de critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Fase 4. Escolhendo um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Esta etapa permite que a organização determine as principais tecnologias com base nas quais o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos funcionará, selecione o sistema apropriado e determine o provedor de serviços para a implementação do sistema eletrônico de gerenciamento de documentos.

Nesta fase é necessário:

• determinar a composição das funções do sistema de gestão documental;
• determinar o tipo de sistema de fluxo de trabalho que melhor se adapta às necessidades da organização;
• formar uma lista de possíveis fornecedores do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
• escolha um provedor de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Etapa 5. Gestão do projeto de implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Depois de selecionar o fornecedor do sistema de gestão eletrônica de documentos, é necessário desenvolver um plano de implementação. Esta etapa pode levar bastante tempo, mas o tempo de planejamento pode reduzir significativamente o tempo de implementação do sistema. O plano pode ser desenvolvido em conjunto com o prestador de serviços.

O plano de gerenciamento do projeto deve incluir as seguintes atividades:

• projeto de funcionalidade do sistema;
• implementação de sistema;
• teste e avaliação do sistema;
• operação piloto do sistema;
• desenvolvimento e ajuste do sistema.

Estágio 6. Documentação do sistema.

Esta etapa pode ser executada em paralelo com a etapa anterior. O objetivo desta etapa é criar certas regras organizacionais que garantirão o funcionamento estável do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Nesta fase é necessário:

• realizar treinamento de pessoal;
• desenvolver procedimentos e regulamentos para interação com o usuário;
• desenvolver diretrizes para trabalhar com o sistema.

Critérios para a escolha de um sistema de gestão eletrônica de documentos

Os critérios para a escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos dependem em grande parte das necessidades e capacidades da organização. A composição detalhada dos critérios deve ser determinada diretamente com base nas metas de negócios e nas metas técnicas dos processos de fluxo de trabalho.

Além de critérios detalhados, a organização também deve usar critérios generalizados que estejam associados aos tipos de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos e às tecnologias utilizadas.

Esses critérios amplos incluem:

• "maturidade" do sistema de gestão eletrônica de documentos. É preciso avaliar o nível de “maturidade” do sistema escolhido. Essa avaliação permitirá entender há quanto tempo o sistema está no mercado, quantas organizações o utilizam e se há atualizações no sistema. Se o sistema for novo e acabou de entrar no mercado, há uma alta probabilidade de erros no sistema. Isso pode levar a problemas durante a operação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
• conformidade com os padrões da indústria. Diferentes tipos de atividades possuem seus próprios padrões que afetam direta ou indiretamente o fluxo de documentos da organização. Ao escolher um sistema, é necessário atentar para como os requisitos dessas normas são levados em consideração no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
• alinhamento com metas e fatores críticos de sucesso. Ao escolher um sistema, é necessário levar em consideração o grau de conformidade com os objetivos da organização. É importante que o sistema atenda tanto quanto possível às metas e aos principais requisitos da organização. Se o sistema não atender aos requisitos, é necessário alterar a escolha do sistema, mas não alterar os principais requisitos e objetivos. Uma organização pode alterar alguns dos requisitos para um sistema de fluxo de trabalho específico, mas apenas se esses requisitos não forem críticos para os processos da organização.
• nível de suporte técnico. Este critério refere-se à escolha de um fornecedor de sistema eletrônico de gerenciamento de documentos. É necessário avaliar o nível de suporte técnico do sistema, tanto durante a implementação quanto durante a operação do sistema.
• escalabilidade do sistema. Esse critério de seleção é importante do ponto de vista da expansão das atividades da organização. À medida que o volume de trabalho aumenta e a base de usuários do sistema se expande, isso deve permitir que a organização dimensione as soluções.
• disponibilidade de documentação do sistema. Além da documentação do usuário, pode ser importante para uma organização ter acesso à documentação para administrar ou alterar as configurações do sistema.
• proteção do sistema. Ao escolher um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é necessário ficar atento às medidas de segurança aplicadas no sistema. Uma organização pode ter seus próprios requisitos de segurança de dados e políticas de privacidade. O sistema escolhido deve permitir configurar o acesso a informações e documentos de acordo com a política de segurança da organização.
• tolerância a falhas do sistema. Para algumas organizações, o tempo de inatividade do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser um fator crítico. Ao escolher um sistema, você precisa prestar atenção em quanto tempo pode levar para restaurar o sistema para uma configuração mínima de trabalho.
• custo de propriedade. Ao escolher um sistema, é necessário levar em consideração o custo total de propriedade do sistema: custo de aquisição de licenças, custo de administração, custo de expansão do sistema, custo de suporte técnico e atualizações, custo de hardware, etc.

Esses critérios incluem os aspectos mais gerais da escolha de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Para desenvolver um conjunto completo de critérios, é necessário envolver muitos departamentos da organização: administração, serviço jurídico, departamento de TI, especialistas técnicos, especialistas em gerenciamento de documentos, etc.

Nossa sociedade está apenas a caminho de introduzir sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos em todos os lugares e em todas as empresas.

Isso ocorre porque até agora a maioria das empresas não pode fazer isso por um motivo simples - a falta de experiência no uso de documentação eletrônica.

SED Docsvision

Docsvision EDMS como uma ferramenta de automação de processos além do fluxo de trabalho

ELMA

O ELMA EDMS é implementado como parte de vários pacotes ECM+, Projects+, ELMA CRM+, que são selecionados de acordo com os requisitos do usuário. Existe até um pacote com KPIs.

A peculiaridade da interface é seu ajuste à função do usuário com a ajuda de ferramentas de design integradas.

Implementa o acesso acelerado a dados de referência e a automatização de vários processos, nomeadamente, o tratamento de documentação de várias origens.

Quanto à busca de dados, existe um procedimento de busca por detalhes. O resultado da pesquisa pode ser gerado em um relatório e os modelos podem ser gerados a partir de consultas de pesquisa.

Para as operações com BP foi alocado um subsistema especial que permite planear substituições, configurar tarefas, gerir e simular BP.

O bloco de segurança suporta vários métodos de autorização, delineia claramente os direitos do usuário para o tipo de acesso aos objetos.

Além disso, um EDS é usado e o número de usuários ativos pode ser determinado programaticamente.

Este SED também tem suas desvantagens. Por exemplo, não há correio local. Existem restrições na criação e atribuição de tarefas, e o registro de aplicativos de escritório não é implementado.

Além disso, não há ferramentas internas para visualizar anexos, apenas consultas típicas são executadas e não há busca automática de duplicatas.

Quais tarefas o 1C resolve: Gerenciamento de documentos 8

Quais tarefas o 1C resolve: Gerenciamento de documentos 8: trabalho de escritório; armazenamento e recuperação de informações; processos de negócios; encaminhamento de documentos; contabilidade do tempo de trabalho.

Qualquer empresa, mais cedo ou mais tarde, pensa em otimizar e aumentar a eficiência dos processos de negócios, que podem ser coordenados com a ajuda de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS).

Os EDMS permitem resolver problemas de automatização do trabalho com documentos de empresas de diversos portes e ramos de atividade, inclusive geograficamente distribuídas. Os sistemas de software desta classe fornecem a organização de um fluxo de documentos juridicamente significativo da empresa, mantendo um arquivo de documentos, automatizando o trabalho do escritório (registro de correspondência recebida e enviada, digitalizando documentos e levando-os aos executores em formato eletrônico ), disciplina de controle de desempenho, harmonização de contratos e pagamentos, coordenação e controle sobre a execução de documentos organizacionais - administrativos, processamento e armazenamento de documentação contábil primária, bem como automação de processos especializados para diversas áreas de negócios. Além disso, um recurso do EDMS mais moderno é o suporte para dispositivos móveis e a capacidade de integração com as plataformas de informações corporativas existentes.

Há um grande número de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos no mercado russo e, para facilitar a escolha das empresas, compilamos uma seleção dessas soluções. Todos eles são exclusivamente de produção nacional, cumprem os requisitos legislativos e regulamentares no campo da gestão de documentos do quadro regulamentar russo e das normas internacionais, bem como os requisitos de segurança de TI. Separadamente, deve-se notar que quase todos os produtos listados abaixo estão incluídos no registro de software doméstico e são recomendados para uso em departamentos e organizações governamentais da Federação Russa, bem como em empresas que implementam projetos no programa de substituição de importação de software .

1. "Diálogo" . Desenvolvedor: State Unitary Enterprise Krymtekhnologii (com o apoio do Ministério de Política Interna, Informação e Comunicações da República da Crimeia).
2. Sistema corporativo de gerenciamento de documentos eletrônicos KSED 3.0. Desenvolvedor: "Região CROC".
3. Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos "SED-Sirius". Desenvolvedor: Centro de Tecnologias e Sistemas de Informação das Autoridades Executivas (CITiS).
4. Sistema de automação de processos para organizações de construção de estradas "Epyura" (construído com base na plataforma "1C: Enterprise"). Desenvolvedor: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "documento de síncope". Desenvolvedor: empresa Kuban-Inform-Holding-South.
6. Complexo de software "Sistema modular aberto de gerenciamento eletrônico de documentos e controle de execução de instruções" (SEDKP). Desenvolvedor: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos Directum. Desenvolvedor: empresa Directum.
8. Produto de software "STEK - Gestão de Documentos". Desenvolvedor: JSC "NTC STEK".
9. "Plataforma vermelha de fluxo de trabalho". Desenvolvedor: empresa Red Soft.
10. Sistema "burocrata". Desenvolvedor: Burocrata LLC
11. Sistema de informação "Trabalho de escritório eletrônico e fluxo de documentos". Desenvolvedor: Empresa Breeze Plus.
12. Sistema Comita Courier JE. Desenvolvedor: sociedade anônima "Komita".
13. Módulo "Gestão de Documentos" (fornecido como parte do sistema ERP "Compass"). Desenvolvedor: empresa Compass.
14. EDMS WSS Docs (construído na plataforma Microsoft SharePoint). Desenvolvedor: empresa WSS-Consulting.
15. Sistema automatizado de trabalho de escritório secreto AS SDP. Desenvolvedor: Centro de Novas Tecnologias "Impulse" LLC.
16. Sistema de automatização do fluxo de trabalho organizacional e administrativo (trabalho de escritório) das empresas "Piloto: ORD". Desenvolvedor: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS para SharePoint (criado na plataforma Microsoft SharePoint). Desenvolvedor: empresa Electronic Office Systems (EOS).
18. Sistema de informação EtaxReport. Desenvolvedor: empresa Electronic Business Systems.
19. EDMS "Aurora: Gestão de Documentos". Desenvolvedor: Avrora Digital Group LLC.
20. Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos Comsoft Docs. Desenvolvedor: JSC "Comsoft".
21. Sistema Comindware EDMS (construído na Comindware Business Application Platform). Desenvolvedor: empresa Comindware.
22. Sistema "Documento Expresso". Desenvolvedor: Electronic Express LLC.
23. Complexo de software "Código: fluxo de documentos". Desenvolvedor: Code Consortium.
24. Sistema automatizado "Gosexpertiza". Desenvolvedor: Ecomash info LLC.
25. O sistema de gerenciamento eletrônico seguro de documentos "Stack-Trust". Desenvolvedor: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Desenvolvedor: grupo de empresas Optima.
27. SED LanDocs. Desenvolvedor: grupo de empresas Lanit.
28. Pacote de software "Gestão de documentos". Desenvolvedor: Empresa Unitária do Estado Federal "Centro Principal de Computação de Pesquisa" do Gabinete do Presidente da Federação Russa (FSUE "GlavNIVTs").
29. Solução SED. Desenvolvedor: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos para Organizações Governamentais e Empresariais "Practika" . Desenvolvedor: Empresa de sistemas de gerenciamento de documentos.
31. EDMS DoXLogic. Desenvolvedor: empresa BFT.
32. Sistema AlfaDoc. Desenvolvedor: Alpha Doc.
33. Sistema externo. Desenvolvedor: SKB Kontur.
34. Sistema seguro de gerenciamento eletrônico de documentos