Povedali vam bomo, kako v 10 korakih sami implementirate sistem elektronskega upravljanja dokumentov v podjetju.

Prenesite uporabne dokumente:

Zakaj potrebujete elektronski sistem za upravljanje dokumentov?

Verjetno ni več nobenega podjetja, ki v sistemu upravljanja pisarn ne bi uporabljalo računalnikov in lokalnih omrežij. Zato se bosta izraza EDI in elektronsko upravljanje dokumentov prej ali slej začela omenjati v pogovorih o bližnjih načrtih tudi majhnih organizacij.

Elektronsko upravljanje dokumentov je na kratko prenos dokumentnih tokov organizacije v digitalno elektronsko obliko, avtomatizacija vseh procesov obdelave dokumentov.

Kakšne prednosti daje podjetju uvedba in vzdrževanje elektronskega upravljanja dokumentov s pomočjo specializirane programske opreme - sistema za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS)?

1. Poveča se učinkovitost dela in posledično produktivnost. Samodejno iskanje katere koli zahteve lahko znatno skrajša čas obdelave dokumentov in zagotovi nadzor nad pravočasnostjo njihove izvedbe.
2. Zaposleni dobijo takojšen dostop do katerega koli dokumenta, ki je ustvarjen in registriran v sistemu. Postane možno hitro vnašanje popravkov, dostop do dokumentov lahko omeji izvršitelj.
3. Vpliv »človeškega faktorja« je minimaliziran in z njim povezane napake odpravljene.
4. S povečanjem delovne učinkovitosti se znižujejo stroški, znižujejo se stroški pisarniške opreme in potrošnega materiala.
5. Izboljšane so interakcije tako med posameznimi izvajalci kot med oddelki podjetja. Pospeši se izmenjava informacij in prehod signalov upravljanja.
6. Čas za ustvarjanje, usklajevanje in potrjevanje dokumentacije se skrajša z zagotavljanjem kolektivnega dostopa in spremljanjem časovnega razporeda posamezne faze.
7. Zmanjšajo se stroški organizacije arhivske hrambe dokumentov.
8. Povečana je stopnja zaščite dokumentacije pred izgubo in poškodbami ter pred nepooblaščenim dostopom.

Ker vsi, ki so tako ali drugače povezani s pisarniškim delom, poznajo pojme »elektronski dokument, elektronsko upravljanje dokumentov«, ni treba nikogar prepričevati o nujnosti uvedbe sistema elektronskega upravljanja dokumentov. Toda veliko podjetij še vedno verjame, da je zapleteno in drago. Toda medtem ga je povsem mogoče izvesti s pomočjo same organizacije, kar bo znatno zmanjšalo stroške.

Sistem za elektronsko vodenje dokumentov (EDF): stopnje implementacije

Algoritem za implementacijo sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je sestavljen iz 10 korakov.

Korak 1. Odločite se o ciljih in ciljih avtomatizacije. Analizirajte težave upravljanja z dokumenti v podjetju, razmislite, ali jih je mogoče rešiti z elektronskim upravljanjem dokumentov.

2. korak Izvedite raziskavo pred projektom. Za to preučite posebnosti vodenja evidenc v vašem podjetju:

• opraviti revizijo dokumentnih tokov med izvajalci in strukturnimi oddelki;
• analizirati veljavne predpise za optimizacijo dokumentnih tokov, slediti potem notranjih in zunanjih dokumentov;
• preučiti proces oblikovanja, usklajevanja in potrjevanja vseh vrst notranjih dokumentov, oblikovanih v podjetju;
• pregledati postopek registracije in obdelave dohodne in odhodne korespondence;
• Ocenite, v kolikšni meri je vodenje evidenc podjetja v skladu z normami in zahtevami industrijskih standardov in zakonodaje Ruske federacije;
• preučite postopek ustvarjanja datotek, zahteve za njihovo trenutno shranjevanje in prenos za shranjevanje v arhiv organizacije;
• razmislite, katere poslovne procese je treba avtomatizirati;
• analizira pridobljene podatke in oblikuje tehnične zahteve, ki jih mora izpolnjevati sistem za elektronsko upravljanje dokumentov.

Shema. Poslovanje z internimi dokumenti

3. korak Izvedite revizijo obstoječih procesov papirologije v podjetju, preden preklopite na elektronski dokumentarni tok. Potrebno je sistemizirati in racionalizirati delo z dokumentnimi tokovi ter optimizirati celoten sistem vodenja pisarn v podjetju. Razviti predpise za obdelavo dokumentov, sestaviti navodila, ki določajo področja odgovornosti med izvajalci, in določiti postopek interakcije med njimi. Spremembe in dopolnitve lokalnih predpisov in opisov delovnih mest. Skupaj z IT službo razmislite o varnosti in nadzoru dostopa. Upoštevajte zahteve sistema standardizacije za upravljanje dokumentov, določene v GOST R ISO 15489-1-2007.

4. korak Narišite diagram procesa upravljanja z dokumenti, zapišite poti pretoka dokumentov, vrstni red in prioriteto izvedbe, usklajevanje in odobritev dokumentacije. Zagotoviti možnost hkratnega dostopa in sodelovanja z dokumentom za vse izvajalce. Izdelajte tehnične specifikacije ob upoštevanju specifičnih želja in zahtev.

5. korak Preučite sodobne EDMS, razmislite o tem, katere spremembe in dodatke je mogoče narediti v standardni konfiguraciji ob upoštevanju značilnosti, ki so značilne za elektronski pretok dokumentov vaše organizacije. Mnoga podjetja za razvoj programske opreme upoštevajo individualne zahteve strank in naredijo potrebne prilagoditve.

6. korak Začnite uvajati EDMS v vaši organizaciji tako, da izberete eno od dveh možnosti:

1. Implementirati EDI po vrstah dokumentov, ko je najprej avtomatizirana obdelava ene vrste dokumentov: naročila in navodila, pogodbe in dogovori.
2. EDMS izvajati postopoma po oddelkih, ko se najprej avtomatizirajo delovna mesta v službi za pisarniško delo, nato v kadrovski službi, računovodstvu in tako naprej v celotnem podjetju.

Ker se pri kateri koli možnosti obdelava dokumentov že začne, pridobite potrdila za odgovorne izvršitelje, pooblaščene za podpisovanje dokumentov.

Tabela prikazuje, katere vrste elektronskih digitalnih podpisov obstajajo in pri podpisovanju katerih dokumentov se lahko uporabljajo.

korak 7 Ustvarite elektronski arhiv s pretvorbo predhodno ustvarjenih papirnatih dokumentov v elektronske formate. V elektronskem arhivu lahko dokumente hranimo tako v obliki skenov kot tudi v formatih za urejevalnik besedil. Z ustvarjanjem elektronskega arhiva lahko začnete takoj, ko se vodstvo odloči o potrebi po uvedbi elektronskega upravljanja dokumentov.

Elektronske datoteke v nomenklaturi poslovnih datotek

8. korak Integrirajte EDMS z drugimi avtomatiziranimi računovodskimi sistemi, ki se uporabljajo v podjetju. Delo v sistemih za elektronsko upravljanje dokumentov praviloma pomeni možnost izmenjave podatkov s tistimi računovodskimi sistemi, ki so že implementirali in zdaj zagotavljajo avtomatizirano kadrovsko, finančno in proizvodno računovodstvo v podjetju.

korak 9 Izvajati usposabljanje zaposlenih in razvijati uporabniške priročnike ob upoštevanju posebnosti posameznih delovnih mest.

10. korak Zagotoviti nadzor nad spoštovanjem predpisanih postopkov v času prilagajanja izvajalcev novim delovnim razmeram. Imenovati odgovorne delavce v oddelkih, ki bodo operativno pomagali drugim in skrbeli za upoštevanje ustaljenega postopka uporabe EDS.

Treba je razumeti, da uvedba EDMS in pretoka dokumentov v elektronskih formatih nista sama sebi namen. To je učinkovito orodje za zunanjo interakcijo in ne le z izvršilnimi organi ter kontrolnimi in nadzornimi organi. EDMS bo zagotavljal enoten dokumentni tok z ločenimi oddelki in hitro izmenjavo dokumentov z nasprotnimi strankami. Pokažite pobudo in svojim partnerjem, dobaviteljem in strankam. To bo pripomoglo ne le k izboljšanju kakovosti in hitrosti izmenjave informacijskih tokov, ampak tudi k zmanjšanju vračilnega časa sistema za elektronsko upravljanje dokumentov, ki je implementiran v podjetju.

Avtomatizacija dokumentnega toka je iz razkošja, ki so si ga lahko privoščila le velika industrijska podjetja in državne agencije pred 5 leti, postala nujna potreba za organizacije vseh velikosti in specializacij. Danes je ta ukrep povečanja poslovne učinkovitosti na voljo vsem podjetjem brez izjeme. In za večino je aktualna, saj se tudi razmeroma majhna podjetja ukvarjajo z usklajevanjem pogodb in izmenjavo poslovne korespondence z dobavitelji in naročniki.

Na kratko o prednostih prehoda na elektronsko upravljanje dokumentov

V razmerah papirnega dokumentnega toka včasih traja tudi do pol delovnega dne, da najdemo potrebno pismo, akt ali prilogo k pogodbi. Posledično je ovirana ne le poklicna dejavnost iskalca, ampak tudi poslovni procesi podjetja kot celote. In ta situacija se ponavlja dan za dnem, zaradi česar produktivnost organizacije pušča veliko želenega.

Poleg tega uvedba sistema za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS) rešuje staro težavo »razpršenih« podatkov, ko so izvorni dokumenti dokumenta shranjeni na odvetnikovem delovnem računalniku, papirnate različice računov in aktov pa v finančna služba, vse pripombe in pripombe na pogodbe in spremljajoče dokumente pa so razpršene v elektronske predale zaposlenih. Takšno stanje je v nasprotju z vsemi varnostnimi standardi IT. EDMS zagotavlja splošen dostop do dokumentov za vse zaposlene, ki sodelujejo v procesu njihovega oblikovanja, odobritve in izvedbe, ob upoštevanju zahtev zaupnosti in varstva korporativnih podatkov.

V okviru tega članka ne bomo naštevali vseh prednosti prehoda na elektronsko upravljanje dokumentov. Omenimo le, da implementacija EDMS omogoča:

• prihranite pri plačah presežnega uradniškega osebja;
• pospešiti postopek usklajevanja pogodb ter organizacijske in administrativne dokumentacije za 60 %;
• 2-krat pospešiti dostavo dokumenta naslovniku;
• izboljšati nadzor nad disciplino izvajanja;
• zmanjšati stroške papirja na 10%(sprva je priporočljiva uporaba mešanega dokumentnega toka: dvojna elektronska izmenjava s papirjem);
• racionalizirati in sistematizirati procese obdelave dokumentov.

Prednosti avtomatizacije so danes očitne tudi najbolj zagrizenim skeptikom. Edina stvar, ki zadržuje organizacije pri izvajanju EDS, je zaznana zapletenost prehoda. Pravzaprav vse ni tako strašno in tudi podjetja s stoletnim načinom življenja se zlahka prilagodijo novim, visokotehnološkim delovnim pogojem. Da bi vam olajšali zahteven, a pomemben korak, bomo opisali glavne faze implementacije EDMS.

1) Določanje ciljev avtomatizacije

Cilj uvedbe EDMS je vedno izboljšati učinkovitost upravljanja podjetja. Ko se odločate za avtomatizacijo, se morate jasno zavedati seznama težav s trenutnim vodenjem evidenc v podjetju in razumeti, kako jih je mogoče rešiti s pomočjo EDMS.

2) Anketa pred projektom

Ko se prepričate o izvedljivosti uvedbe EDMS, lahko nadaljujete s preučevanjem značilnosti pisarniškega dela v podjetju:

• opraviti revizijo dokumentov;
• preučiti predpise za delo z njimi;
• pregleduje poti gibanja korespondence, pogodb, internih odredb in navodil;
• preučiti procese oblikovanja, odobritve in sklepanja pogodb;
• preučiti postopke za registracijo dohodne in odhodne korespondence;
• preučiti postopke uvajanja, potrjevanja, izvajanja in razpolaganja z interno dokumentacijo (ID);
• prepoznati ključne zahteve korporativnega okolja;
• oceniti stopnjo skladnosti trenutnih pisarniških dejavnosti podjetja z zahtevami zakonodaje Ruske federacije in industrijskimi standardi;
• preuči postopke za organizacijo in vodenje sestankov;
• preučiti postopke prenosa dokumentov v arhiv;
• prepoznati poslovne procese, ki resnično potrebujejo avtomatizacijo.

Zbrane podatke je treba analizirati, da se določijo osnovne zahteve za izgradnjo sistema elektronskega upravljanja dokumentov v podjetju.

3) Optimizacija pisarniških procesov

Preden začnete razvijati sistem upravljanja elektronskih dokumentov organizacije, je treba racionalizirati in sistematizirati samo delo z dokumenti ter optimizirati pisarniške procese ob upoštevanju zmogljivosti implementiranega EDMS. Če podjetje prej ni imelo jasnih predpisov za delo z dokumenti, jih je treba zapisati. Standardizacija pisarniškega dela vključuje pripravo procesnih navodil, spremembo opisov delovnih mest in informacijsko varnostno politiko podjetja. Pri razvoju standardov za upravljanje dokumentov je treba upoštevati tudi zahteve GOST R 15489.

4) Razvoj projekta avtomatizacije dokumentov

Oblikovanje EDMS se začne z izdelavo diagrama procesa upravljanja z dokumenti. Predpisane so poti gibanja skeniranih kopij dokumentov, vrstni red in prioriteta njihove odobritve/izvršitve. Za vse odgovorne osebe je zagotovljena možnost vzporednega pregleda in sodelovanja z dokumentom. V fazi razvoja sistema za upravljanje dokumentov podjetja je treba določiti tudi pravice dostopa zaposlenih do podatkov podjetja. Na podlagi rezultatov formalizacije procesov obdelave dokumentov se izdela zasebna tehnična specifikacija (PTZ).

5) Prilagajanje standardne konfiguracije

Kljub dejstvu, da sodobni EDMS (»1C: Document Flow«, »BUSINESS«) pokriva največ poslovnih procesov podjetja katere koli velikosti in specializacije, so v nekaterih primerih morda še vedno potrebne spremembe standardne programske opreme.

6) Faza implementacije EDMS

Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov se praviloma izvajajo po stopnjah, po enem od dveh možnih scenarijev:

• po postopku (najprej je obdelava pisem, pogodb itd. avtomatizirana);
• po strukturni razdelitvi (delo pisarne, pogodbenega oddelka ipd. je avtomatizirano).

Programska oprema je nameščena na službenih osebnih računalnikih, uporabniški vmesniki so konfigurirani, pravice dostopa do dokumentov pa so razmejene v skladu z delovnimi obveznostmi zaposlenih.

Po potrebi lahko na isti stopnji uvedete elektronski digitalni podpis (EDS), ki vam omogoča, da potrdite dokumente neposredno v elektronski obliki.

7) Oblikovanje elektronskega arhiva

Logična struktura elektronskega pomnilnika in organizacija dostopa zaposlenih do njega sta izdelana v fazi načrtovanja sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Zato lahko takoj po zaključku implementacije EDMS vse podatke naložimo v enoten elektronski arhiv.

8) Integracija z drugimi sistemi

Za udobje dela s podatki in za zmanjšanje tveganja podvajanja informacij je mogoče sistem za upravljanje elektronskih dokumentov integrirati s katerim koli predhodno nameščenim programom za avtomatizacijo: finančnim, analitičnim, proizvodnim.

9) Izobraževanje osebja in priprava uporabniških priročnikov

Pred začetkom komercialnega obratovanja sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je obvezno množično usposabljanje zaposlenih. Funkcionalnost EDMS obvlada pisarniško osebje in vodje vseh oddelkov, v katerih je načrtovana uporaba programa.

Na isti stopnji avtomatizacije pretoka dokumentov se razvijajo priročniki za uporabnike in dokumenti regulativne in upravne narave (predpisi o EDMS, opisi delovnih mest itd.).

10) Spremljanje spoštovanja predpisanih postopkov

Faza, ki sledi uvedbi sistema elektronskega upravljanja z dokumenti, se običajno imenuje faza doseganja načrtovane zmogljivosti. To je faza množičnega nalaganja dokumentov in prilagajanja zaposlenih novim delovnim razmeram. Največje breme pri tem pade na ramena vodje izvedbenega projekta na strani naročnika. Praviloma je to generalni direktor. Da bo funkcionalnost EDMS maksimalno izkoriščena in se bo implementacija hitro obrestovala, je treba zaposlene »prisiliti« na delo v novem sistemu. Sprva mora upravitelj osebno spremljati skladnost z uveljavljenim postopkom za uporabo EDS.

Storitve avtomatizacije pretoka dokumentov v osrednjem zveznem okrožju

Postopek izvajanja, ne glede na področje delovanja organizacije, število osebja in ozemlje prisotnosti, je kompleksen večstopenjski proces.

Pri kateri koli strategiji gre projekt skozi več obveznih faz.

Postavljanje ciljev in strategije

Uvedba EDMS se vedno začne z identifikacijo strankinih težav na področju pisarniškega dela in dokumentnega toka.

Standardne težave so

izguba dokumentov,

veliko časa, porabljenega za njihovo dokončanje,

»nepregledna« in kompleksna koordinacija,

iskanje informacij,

dostava uradne korespondence oddelkom,

nizka disciplina,

»nepreglednost« izvrševanja naročil itd.

Te "šibke točke" bo lahko identificirala posebna strokovna skupina, ki naj bi jo vodja oblikoval izmed zaposlenih, ki imajo informacije o prehodu dokumentov. To so delavci

storitve DOW,

IT oddelki,

pogodbeni oddelek,

kadrovski strokovnjaki,

kot tudi zaposleni v oddelkih, v katerih se oblikuje pomemben del dokumentnega toka.

Ta skupina naj bi z razmejitvijo področij pristojnosti in odgovornosti med svojimi člani delovala na vseh stopnjah izvajanja EDMS.

Strokovnjaki podjetja EOS so sposobni prepoznati težave, ki niso vedno očitne redno zaposlenim, prav tako pa na podlagi izkušenj številnih izvedenih projektov ponudijo možnosti za optimizacijo dela z dokumenti in programske rešitve, ki ustrezajo potrebam naročnika.

Na isti stopnji se oblikuje predhodna strategija za uvedbo EDMS: avtomatizacija oddelkov in podružnic bo izvedena zaporedno ali sočasno, kateri procesi bodo najprej zajeti, kot tudi vrstni red formalizacije s pomočjo EDMS dela z različnimi skupine dokumentov.

Pregled poteka dokumentov

Po odločitvi o uvedbi sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je treba natančneje opisati funkcionalne in tehnične zahteve za EDMS in, kar je najpomembneje, zahteve za avtomatizacijo poslovnih procesov organizacije.

V okviru pregleda tekočega dokumentnega toka se izvaja:

analiza organizacijske strukture podjetja;

identifikacijo poslovnih procesov v zvezi s pretokom dokumentov;

razjasnitev sheme dokumentnega toka (skupine dokumentov, njihove poti, pravila registracije, pravice dostopa itd.);

prepoznavanje neučinkovitih področij dokumentnega toka in priprava predlogov za njihovo optimizacijo - prenova procesov (dokumentirano v ločeni pogodbi);

analiza tehnične infrastrukture glede skladnosti s funkcionalnostjo izvedenega sistema (zmogljivosti opreme, lokalno omrežje, oddaljeni dostop ipd.), priprava predlogov za posodobitev;

revizija IT sistemov naročnika (z namenom ocene potrebe po integraciji z implementiranim EDMS ali prenosom poverilnic iz obstoječih sistemov);

določitev paketa dodatnih možnosti, potrebnih za razširitev »out-of-the-box« funkcionalnosti implementiranega sistema, ocena potrebe po posameznih izboljšavah;

oblikovanje skupin uporabnikov (glede na kategorije delovnih mest in pravice v EDMS), ocena njihove usposobljenosti za ugotavljanje potrebe po usposabljanju.

Oblikovanje tehničnih specifikacij in sklenitev pogodbe za izvedbo EDMS

Rezultati pregleda dokumentnega toka so formalizirani v projektni nalogi, ki naj vsebuje:

zahteve za funkcionalnost EDMS (ob upoštevanju različnih kategorij uporabnikov), njegove tehnične značilnosti in nastavitve;

opis področij avtomatizacije;

zahteve za strojno opremo, infrastrukturo in operacijske sisteme;

opis varnostnih metod;

seznam del in dodatnih storitev (vključno z usposabljanjem, razvojem dodatnih poročil, regulativnih dokumentov itd.)

V pogodbi, katere sestavni del so tudi tehnične specifikacije, so določeni terminski plan in cena del ter obseg in načini tehnične podpore sistema s strani izvajalca.

Namestitev EDMS

Pred začetkom namestitve EDMS je izvedena posodobitev tehnične infrastrukture, vključno s pridobitvijo potrebne opreme. Nato se programska oprema namesti na strežnik in uporabniške delovne postaje ter konfigurira sistem v skladu z organizacijsko strukturo podjetja.

Poskusno obratovanje EDMS in usposabljanje uporabnikov

Fazo usposabljanja pogosto kombiniramo z začetkom delovanja sistema. Osnovno znanje o delu v EDMS uporabniki praviloma dobijo v skupinah, ki so oblikovane glede na njihovo vlogo v sistemu. Pridobljeno znanje utrjujemo na delovnem mestu ob svetovalni podpori strokovnjakov, ki so izvajali implementacijo EDMS. Poskusno obratovanje sistema za upravljanje dokumentov se izvaja z namenom odkrivanja skritih odstopanj od tehničnih specifikacij in neupoštevanih zahtev. Če so identificirani, se nastavitve EDMS ustrezno prilagodijo.

Zagon

Implementacija sistema za elektronsko upravljanje dokumentov se zaključi s predajo v komercialno obratovanje in podpisom potrdila o izvedbi. Po zaključku projekta implementacije EDMS bodo strokovnjaki EOS ali partnerskega podjetja zagotovili visoko usposobljeno tehnično podporo sistemu.

Imate še vprašanja o implementaciji elektronskega upravljanja dokumentov? Pustite zahtevo in naši strokovnjaki bodo ponudili rešitev, prilagojeno vašim zahtevam, zagotovili demo različico in brezplačno svetovali.

Putkina Lidija Vladimirovna

Kandidat tehničnih znanosti, profesor, Oddelek za informatiko in matematiko, Ekonomska fakulteta Sankt Peterburške humanitarne univerze sindikatov Sankt Peterburg, Rusija

Povzetek: Članek obravnava značilnosti implementacije sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Članek ugotavlja, da je učinkovitost katere koli organizacije odvisna od učinkovitosti obdelave dokumentov in hitrosti distribucije informacij med deli organizacijske strukture in izvajalci. Proces uvajanja elektronskega upravljanja dokumentov lahko razdelimo na osem stopenj. Ena od pomembnih točk je dejstvo, da je treba po uspešno opravljeni vsaki od osmih stopenj avtomatizacije implementirani sistem nenehno izpopolnjevati in izboljševati. To je eden glavnih dejavnikov za uspešno uporabo elektronskega upravljanja dokumentov v podjetju.

Ključne besede: sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov, implementacija, učinkovitost, podjetje

Značilnosti izvajanja elektronskega dokumenta

Doktor tehničnih znanosti, profesor Oddelek za računalništvo in matematiko, Ekonomska fakulteta Sankt Peterburg Univerza za humanistične in družbene vede Sankt Peterburg, Rusija

Povzetek: Članek obravnava značilnosti uvedbe sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Članek ugotavlja, da je učinkovitost katere koli organizacije odvisna od učinkovitosti obdelave dokumentov, stopnje distribucije informacij med enotami organizacijske strukture in izvajalci. Postopek uvedbe elektronskega dokumenta lahko razdelimo na osem stopenj. Eden od poudarkov je dejstvo, da je treba po uspešnem zaključku vsake od osmih stopenj avtomatizacije implementirani sistem nenehno izpopolnjevati in izboljševati. To je glavni dejavnik uspešne uporabe elektronskega upravljanja dokumentov v podjetju.

Ključne besede: sistem za elektronsko upravljanje dokumentov, implementacija, učinkovitost, podjetje

V sodobnem svetu je učinkovitost katere koli organizacije odvisna od učinkovitosti obdelave dokumentov, hitrosti distribucije informacij med deli organizacijske strukture in izvajalci, pa tudi od zanesljivosti celotne informacijske komponente kot celote.

Zato v zadnjem času menedžerji številnih podjetij vse pogosteje postavljajo vprašanje izboljšanja sistema pretoka dokumentov. To nalogo je mogoče doseči z avtomatizacijo.

Danes avtomatiziran dokumentarni tok ni novost. Nekatere organizacije so že uvedle in uporabljajo elektronski sistem za upravljanje dokumentov (EDMS). Vendar pa večina podjetij še vedno vodi svoj pretok dokumentov v tradicionalni papirni obliki.

Glavno merilo pri izbiri oblike pisarniškega dela je obseg dokumentov, ki jih organizacija ustvari in prejme v določenem časovnem obdobju. Zato je v podjetjih, kjer je struktura oddelkov razvejana in povezana z verigo različnih dokumentov, prehod na elektronsko upravljanje dokumentov zelo pomembna naloga.

Da bi si ustvarili natančno predstavo o tem konceptu, si ga oglejmo podrobneje. Elektronsko upravljanje dokumentov lahko predstavljamo kot en sam mehanizem za pretok dokumentov, ki so ustvarjeni z računalniškimi orodji in praviloma podpisani z elektronskim digitalnim podpisom. Hkrati se dokumenti obdelujejo tudi z uporabo elektronskih medijev.

V organizaciji, kjer je implementiran EDMS, dokument služi kot osnovno orodje za upravljanje. V takih organizacijah ni le ukazov, navodil ali odločitev. Obstajajo dokumenti, ki vsebujejo prav te sklepe, odredbe in navodila. Tako se upravljanje v organizaciji v celoti izvaja preko dokumentov. Večina nalog, ki jih opravljajo zaposleni, je povezana tudi z dokumenti.

EDMS se lahko uporablja v kateri koli organizaciji: tako za majhno podjetje kot za velik holding ali korporacijo s celotno mrežo podružnic. Nekatera podjetja začnejo z avtomatizacijo posameznih faz dokumentnega toka, saj ima EDMS številne pomembne prednosti:

1) Najprej je treba opozoriti na preglednost poslovnih procesov. V elektronskem sistemu je nadzor nad sprejemom, izvedbo in kreiranjem dokumentov veliko lažji in hitrejši. S to pomočjo lahko vodstvo kadarkoli spremlja poslovne procese organizacije.

2) Prav tako se s pomočjo elektronskega upravljanja dokumentov izboljša izvršilna funkcija. Po statističnih podatkih znaten delež naročil ne izvedejo zaposleni. EDMS omogoča vodjem spremljanje delovnih procesov, hitrosti in kakovosti izvedbe ter kar je najpomembneje rezultat dela.

3) Čas za obdelavo in izvedbo dokumentov se zmanjša. Elektronsko upravljanje dokumentov omogoča hitrejše iskanje, ustvarjanje, obdelavo in distribucijo dokumentov. To dosežemo s samodejnim sestavljanjem povzetkov, registrov in poročil, kar vam omogoča učinkovito in hitro opravljanje dela ter posledično optimizacijo poslovnih procesov.

4) Poveča se stopnja zaupnosti informacij. Vsak zaposleni ima stopnjo dostopa in upravljanja z dokumenti podjetja, ki ustreza njegovim pooblastilom. Zaposleni ima lahko na primer pravico prebrati dokument, lahko ima možnost urejanja, ustreznih prilagoditev dokumenta ali pa ima tudi polne pravice. Vsako dejanje je zabeleženo v računalniškem sistemu. To pomeni, da je v vsakem trenutku mogoče videti, kdo od zaposlenih je spreminjal podatke in delal z njimi.

Za mnoge organizacije je problem zaupnosti informacij zelo pereč. Izguba katerega koli pomembnega dokumenta lahko povzroči milijonske izgube. Pri tem so papirnati dokumenti izpostavljeni veliko večjemu tveganju, saj jih je mogoče brez težav odstraniti iz mape, vsi podatki pa bodo preneseni na tretjo osebo. Po uvedbi sistema za elektronsko upravljanje dokumentov v podjetju morda ne bo mogoče odpraviti popolnega uhajanja informacij. Bo pa v tem primeru mogoče videti, kdo od zaposlenih je te dokumente uporabljal in v katerem trenutku.

5) S pomočjo EDMS je optimizirana shema za usposabljanje novih zaposlenih, kot tudi uvajanje novih procesov v podjetju. Uvedba novih predpisov in navodil z uporabo elektronskega upravljanja z dokumenti poteka veliko hitreje kot ločeno informiranje vsakega zaposlenega in njegovo seznanjanje s papirnimi dokumenti.

6) Stopnja korporativne kulture se povečuje. EDMS ustvarja enoten informacijski prostor, v katerega so vključene vse ali večina struktur podjetja. To pa ustvarja priložnost za vključitev skoraj vsakega zaposlenega v korporativne procese.

7) Ko podjetje preide na elektronsko upravljanje dokumentov, je problem prilagajanja novim spremembam na trgu mednarodnih standardov rešen. Če se pojavi, lahko organizacija, ki uporablja EDMS, hitro spremeni novo predlogo in tako poveča svojo konkurenčnost na trgu.

Vendar pa ima ta način izboljšanja poslovanja podjetja poleg svojih prednosti tudi svoje slabosti.

Prvič, varnost dokumentov je resen problem. V vaš računalnik lahko vstopi virus in sistem za shranjevanje dokumentov morda ne bo deloval. To težavo je mogoče rešiti z oblikovanjem rezervacijskega sistema.

Druga možna slabost uvedbe EDS je lahko konservativnost zaposlenih, ki bodo zaposleni v sistemu. Pri prehodu na avtomatizirano upravljanje dokumentov se ni vedno mogoče izogniti in preprečiti nezadovoljstva zaposlenih, ki so navajeni ročnega dela in imajo nepopolno znanje o elektronskem dokumentiranju.

Prav tako sistem za elektronsko upravljanje dokumentov daje velik pomen kompetentnemu vnosu podatkov. Pri tem je še posebej pomemben človeški dejavnik, saj bo od usposobljenosti in kakovosti dela osebja odvisno nemoteno delovanje sistema v prihodnje.

V fazi nakupa in uvedbe sistema za elektronsko upravljanje dokumentov mora biti vodstvo podjetja pripravljeno na finančne stroške. Čeprav se pozneje ti stroški običajno kompenzirajo z znižanjem stroškov dela z dokumentacijo in optimizacijo poslovnih procesov.

Izmenjava elektronskih dokumentov ni mogoča z vsemi nasprotnimi strankami. Razlog za to je pomanjkanje enotnega informacijskega prostora. Zaradi tega so številna podjetja prisiljena hkrati izvajati papirno in elektronsko izmenjavo dokumentov. Očitno ostaja dejstvo, da bi elektronsko pošiljanje aktov in pogodb močno poenostavilo delo med stranko in stranko v kateremkoli segmentu trga.

Obvezen rekvizit za večino dokumentov, ki jim daje pravno veljavo, je osebni podpis. Pravna veljavnost elektronskega dokumenta je običajno potrjena z elektronskim podpisom, ki je v skladu s 63-FZ lahko treh vrst:

1) Preprost elektronski podpis. Ta vrsta podpisa je ustvarjena z uporabo gesel, kod in drugih orodij, ki identificirajo avtorja podpisanega dokumenta. Kriptografski elektronski podpis se v tem primeru ne uporablja.

2) Okrepljen nekvalificirani podpis. Za ustvarjanje te vrste podpisa se uporabljajo kriptografska sredstva, ki posledično omogočajo določitev avtorja dokumenta. Izboljšan nekvalificirani podpis je pogosto analog dokumenta s pečatom.

3) Izboljšan kvalificirani podpis lahko v vseh primerih nadomesti papirno dokumentacijo. Izjema je situacija, ko se na zakonodajni ravni zahteva le dokument na papirju.

Danes večina držav šteje za enakovredne papirne dokumente z običajnim podpisom in elektronske dokumente, podpisane s kvalificiranim elektronskim podpisom.

Prehod organizacije s papirnega upravljanja dokumentov na elektronsko mora biti kompetenten in dobro premišljen, saj je od tega koraka odvisno nadaljnje delo celotnega podjetja.

Najpogosteje je pobudnik avtomatizacije procesov dokumentnega toka v podjetju generalni direktor. Veliko vlogo igra interes vodstva za prehod na brezpapirni dokumentarni promet, saj je od tega v veliki meri odvisna uspešnost tega projekta.

Običajno je avtomatizacija običajno razdeljena na dva dela: sam proces in poročilo, to je nadzor nad delovanjem končnega izdelka.

Če naloga ni samo uvedba elektronskega upravljanja z dokumenti, temveč tudi preoblikovanje poslovnih procesov, potem je treba projektno nalogo oblikovati skupaj z vodji, ki so odgovorni za te procese. Le če jih vključimo v zaveznike, bo mogoče ustvariti uspešno različico elektronskega upravljanja dokumentov.

Postopek avtomatizacije lahko razdelimo na več ključnih stopenj:

Faza 1. Tehnične specifikacije. Za začetek se morajo vodje projektov odločiti, katere naloge naj bodoči sistem opravlja. Jasno oblikovani cilji vam bodo pomagali narediti pravo izbiro na drugi stopnji.

Faza 2. Izbira IT rešitve. Za podjetje z majhnim pretokom dokumentov lahko zadostuje uporaba elektronske baze podatkov, kot je Access ali Excel. To pomeni, da malim podjetjem ni treba vedno izvajati globalnega prestrukturiranja pretoka dokumentov.

Vodje velikih podjetij, ki imajo regionalne oddelke, ki želijo avtomatizirati pretok dokumentov, morajo biti pripravljeni na drago in dolgotrajno izvajanje.

Faza 3. Opis poslovnih procesov. Pred začetkom izvajanja upravljanja z dokumenti je treba preučiti trenutno obstoječe poslovne procese podjetja. V tej fazi je vodilna vloga vodjem oddelkov, ki se ukvarjajo z avtomatizacijo. Njihova glavna naloga je pomagati pri opisovanju poti dokumentov in ustvariti potek poslovnih procesov po korakih.

Faza 4. Na tej stopnji se sestavijo ocene, koledarski načrti, seznami potrebnih virov in se razvije splošni delovni načrt. V tem primeru je treba upoštevati vse obstoječe prednosti in slabosti, ki se bodo pojavile po avtomatizaciji dokumentov.

Faza 5. Izvedba. Na tej stopnji pride do neposredne implementacije elektronskega upravljanja dokumentov. Trajanje stopnje je neposredno odvisno od kompleksnosti strukture organizacije in poslovnih procesov, ki se v njej odvijajo. Nadzor in koordinacijo dela izvaja vodja projekta.

Faza 6. Zaključek. Na tej stopnji se program testira. Zelo pogosto testiranje razkrije vrzeli v avtomatizaciji. Ta stopnja je pomembna, ker ima še vedno možnost hitrega odpravljanja nastalih težav.

Faza 7. Zagon projekta. To je lahko eden od načinov implementacije, ki se uporablja na začetku uporabe sistema:

Vzporedna strategija, torej da se dela po starem sistemu, a se hkrati uporabljajo nove tehnologije. Pri tem se ves čas primerjata dva sistema - stari in novi, in posledično se novi sistem postopoma prilagaja. Vendar pa je zaradi podvajanja podatkov ta pristop najbolj delovno in časovno potraten.

Preskok - prehod na uporabo novega sistema se izvede takoj, to pomeni, da ni postopka prehoda. Ta metoda je učinkovita, vendar zelo tvegana.

Začetek pilotnega projekta - skok se zgodi na enem območju. Ta pristop je zanesljiv.

Zaporedna avtomatizacija. Implementacija se začne pri ozkih grlih in postopoma začnejo v proces sodelovati nova področja. Pri izbiri tega pristopa se praviloma porabi veliko časa, vendar je izkupiček viden skoraj takoj.

Na tej stopnji se ne glede na izbrano strategijo lahko pojavijo težave zaradi konzervativnosti zaposlenih. S pravilnim pristopom pa lahko verjetnost tveganj bistveno zmanjšamo.

Faza 8. Spremljanje uporabe sistema. Glavni cilj na tej stopnji je doseči postopno uporabo programa v polni zmogljivosti. To pomeni, da mora program postati pravo orodje za upravljanje dokumentov in ne ostati niz datotek.

Druga pomembna točka je dejstvo, da je treba implementirani sistem tudi po uspešno opravljeni vsaki od osmih stopenj avtomatizacije nenehno izpopolnjevati in izboljševati. To je eden glavnih dejavnikov za uspešno uporabo elektronskega upravljanja dokumentov v podjetju.

Nadaljnja podpora sistema mora vključevati:

Vzdrževanje sistema v delovnem stanju. Lahko vključuje svetovanje uporabnikom, odpravljanje napak in varnostno kopiranje podatkov;

Prilagoditev sistemskih imenikov glede na trenutne spremembe v organizaciji;

Spremljanje sprememb zakonodaje;

Spreminjanje nastavitev v sistemu za potrebe novih zaposlenih.

Bibliografija:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Časovna konstanta podvojitve učinkov inovacij // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – Št. 6 - 36. – Str. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Preverjanje ekonomskega in matematičnega modela inovativnega razvoja komunikacij in informacijskih telekomunikacij v Rusiji // Bilten Severnokavkaške zvezne univerze. – 2015. – št. 3 (48). – Str. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model upravljanja likvidnosti pod nadzorom Banke Rusije v realnem času // Ekonomija, statistika in informatika. Bilten UMO. – 2013. – št. 4. – Str. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – št. 11 (23). - Z. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – št. 3 (27). – Str. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – št. 7 (19). – Str. 31.

7. Minakov V. F. Proizvodna valovna funkcija // Mednarodna znanstvena revija =Research Journal of International Studies. – 2014. – Št. 10-1 (29). – 22-25 strani.

8. Minakov V.F. Proizvodna funkcija v logističnih tokovih // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Št. 11-3 (30). – 55-58 strani.

9. Minakov V. F. Razlike in podobnosti v periodizaciji teorije generacij // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Št. 12-2 (31). – 122-124 strani.

10. Minakov V.F. Cenovna elastičnost povpraševanja in ponudbe kakovosti // Informacijske tehnologije v poslovanju. Zbornik znanstvenih člankov 8. mednarodne znanstvene konference. - Saint Petersburg. Založba "Info-da". – 2013. – Str. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – št. 2 (14). – Str. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Uvedba infrastrukture v oblaku v regionalnem informacijskem prostoru // Znanstveni pregled. – 2014. – Št. 11. – Str. 103-106.

13. Minakov V. F., Malyshenko A. V. Razgradnja inovativnih procesov na univerzi // Znanost. Inovativnost. Tehnologije. – 2004. – Št. 36. – Str. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Informacijska družba in problemi uporabne računalniške znanosti // Mednarodna znanstvena revija = Research Journal of International Studies. – 2014. – Št. 1-1 (20). – strani 69-70.

15. Minakov V.F. – 2016. – št. 6 (30). – Str. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – št. 4 (28). – Str. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – št. 5 (29). – Str. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – št. 1 (25). – Str. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Varčevanje z energijo je multiplikator ekonomske učinkovitosti // Mednarodna znanstvena revija = Research Journal of International Studies. – 2013. – Št. 11-2 (18). – Str. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamika koncepta razvoja podjetniških struktur // Mednarodna znanstvena revija. 2015. št. 2-3 (33). Str.79-80.

21. Putkina L.V. Značilnosti inovativnih podjetniških struktur//Mednarodna znanstvenoraziskovalna revija. 2015. št. 2-3 (33). Str.80-82.

22. Putkina L. V. Načrtovanje inteligentnih sistemov v ekonomiji. Odpri arhiv članek št. 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Koncept procesnega pristopa v upravljanju // V svetu znanstvenih odkritij. 2015. št. 11.7 (71). str.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Št. 05 (029) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Št. 12 (24) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Št. 10 (22) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V. – 2016. – Št. 07 (031) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL:

28. Putkina L.V. Značilnosti uporabe elektronskega upravljanja dokumentov za učinkovito delovanje sodobnega podjetja // Spletna stran elektronske znanstvene in praktične revije. – 2016.– Št. 01 (25) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Št. 10 (22) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Št. 01 (25) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Št. 03 (027) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Št. 05 (029) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Št. 12 (24) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Št. 02 (026) / [Elektronski vir] – Način dostopa. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematično modeliranje makroekonomskih trendov v razvoju zavarovalništva // Sodobni problemi znanosti in izobraževanja. – 2014. – Št. 4. – Str. 436.

V skladu z razvito svetovno in domačo prakso implementacije informacijskih sistemov (IS) bomo v članku obravnavali proces implementacije EDMS, ki vključuje več faz dela. Rezultat uvedbe EDMS je industrijsko delovanje sistema v celotnem podjetju.

Učinkovitost pretoka dokumentov ni vedno povezana z njegovim zmanjšanjem. Povečanje učinkovitosti pretoka dokumentov in udobja za vodje je treba obravnavati v povezavi s povečanjem kakovosti informacijske vsebine. Cilj optimizacije (oblikovanja) dokumentnega toka je uskladitev le-tega s potrebami upravljanja ob hkratnem znižanju stroškov njegovega vzdrževanja. Razširjeni postopek optimizacije (oblikovanja) dokumentnega toka vključuje naslednjih pet korakov.

Optimizacija pretoka dokumentov vključuje dve glavni področji:

• 1. Povečanje kakovosti informacijske vsebine (povezanost s centri odgovornosti; optimalen nabor in vsebina kazalnikov; visoka kakovost normativov in standardov; dostopnost informacij o odstopanjih).
• 2. Povečanje učinkovitosti pretoka dokumentov in udobja za vodje (odprava podvajanja informacij, optimizacija prometnih poti; združevanje primarnega računovodstva za računovodstvo in operativno vodenje itd.; uskladitev imen dokumentov z vsebino).

Povečanje učinkovitosti pretoka dokumentov in udobja za vodje je treba obravnavati v povezavi s prvo smerjo, tj. učinkovitost pretoka dokumentov ni vedno povezana z njegovim zmanjšanjem. Izguba nekaterih informacij lahko negativno vpliva na celotno podjetje.

Razmislimo o možnosti zmanjšanja pretoka dokumentov ob ohranjanju njegove informacijske zmogljivosti. Cilj optimizacije (oblikovanja) dokumentnega toka je torej uskladitev le-tega s potrebami upravljanja ob hkratnem znižanju stroškov njegovega vzdrževanja.

Razširjeni postopek optimizacije (dizajna) dokumentnega toka vključuje naslednje korake:

• Korak 1. Predprojektna raziskava ali opis podjetja.
• Korak 2. Podroben opis obstoječega dokumentnega toka.
• Korak 3. Analiza kvalitativne vsebine informacij.
• Korak 4. Optimizacija dokumentnega toka.
• Korak 5. Izdelava standardov (navodil).

Anketa in analiza informacij

Naloge prvega koraka – opisa podjetja – so ugotoviti potrebe vodstva in ugotoviti vpliv dejavnikov. Potrebe po upravljanju so identificirane na podlagi študije funkcij, ki jih vsebujejo opisi delovnih mest, in opisa skupin upravljavskih odločitev, sprejetih na različnih ravneh upravljanja. Obstoječe poročanje v procesu se lahko uporabi za kritično analizo. Priporočamo, da delo poteka vzporedno z analizo kvalitativne vsebine informacij.

Pri gradnji dokumentnega toka, pa tudi pri ustvarjanju organizacijskih struktur za poslovodno računovodstvo, se delo začne s preučevanjem vpliva dejavnikov, kot so: tehnološke značilnosti, sestava izdelkov, organizacija proizvodnje in upravljanja podjetja in njegovih strukturnih oddelkov, poslovnih procesov, materialni tokovi. Organizacija dokumentnega toka je v veliki meri odvisna od prisotnosti centrov odgovornosti v organizacijskih upravljavskih strukturah; razvoj mehanizma podjetništva znotraj podjetja; razpoložljivost upravljanja odstopanj; sposobnost upravljanja in njegova uporaba progresivnih metod odločanja; razpoložljivost osebnih računalnikov, informacijskih omrežij itd.

Predvsem pri predprojektnem delu je potrebna večja podrobnost v smislu opisovanja centrov za ustvarjanje (preoblikovanje, uporabo) informacij in njihovih personaliziranih odnosov (obračunskih točk); opis dokumentov in obstoječih dokumentnih tokov.

Razvoj sistemov za upravljanje dokumentov za namene upravljanja in psihologije upravljanja, seveda ob upoštevanju tehnoloških in organizacijskih značilnosti podjetja, bi se moral začeti brez sklicevanja na določen programski izdelek. Najprej morate ustvariti ideologijo in šele nato poiskati programski izdelek zanjo.

Pred začetkom postopka uvedbe EDMS v podjetju priporočamo izvedbo ekspresne ankete (predprojektna anketa), da bi:

• pridobivanje splošnih informacij o predmetu izvajanja EDMS;
• opredelitev izvedbenih ciljev;
• določitev splošnih ključnih zahtev za EDMS in meje projekta;
• ugotavljanje splošnega stanja organizacije dokumentnega toka in pisarniškega dela;
• določitev glavnih udeležencev projekta (formiranje delovne skupine);
• določitev splošne stopnje kompleksnosti potencialnega projekta;
• ocenjevanje potreb po migraciji podatkov in integraciji z drugo programsko opremo;
• zbiranje informacij, potrebnih za pripravo učinkovite in zmagovalne komercialne ponudbe, če bo raziskavo in izvedbo izvedlo podjetje tretje osebe.

Na tej stopnji je izbrana platforma, na kateri bo razvit EDMS.

V tej fazi se na podlagi prejetih primarnih informacij imenuje vodja projekta (PM), ki izdela osnovni načrt dela, hierarhično strukturo dela (WBS) in listino projekta.

Pri informativnem pregledu se pregledajo in opišejo obstoječi poslovni procesi (»kot so«). Kot rezultat analize zbranih podatkov so predlagani optimizirani poslovni procesi (»to be« - »kot bi moralo biti«) in oblikovane funkcionalne zahteve za EDMS.

Cilji informativne ankete so:

• študija in natančen opis poslovnih procesov, ki jih bomo avtomatizirali;
• izdelava priporočil za optimizacijo dokumentnega toka in organizacijo dokumentnega toka in pisarniškega dela;
• opredelitev in opis sistemskih sprememb, vmesnikov, vklj. vmesniki z zunanjimi sistemi in sredstva za prenos podatkov iz obstoječih programov, ki jih je treba razviti in implementirati med projektom;
• razvoj tehničnih specifikacij (TOR).

Za pridobitev potrebnih informacij se izvajajo vprašalniki in intervjuji med glavnimi uporabniki (vodje zainteresiranih oddelkov in zaposleni, ki bodo neposredno morali delati v novem EDMS). Med delom je priporočljivo:

• Naredite seznam obstoječih vrst dokumentov v organizaciji in opravite anketo o vsaki vrsti dokumenta:

opišite tehnologijo dokumentacije (nabor podrobnosti, če je potrebno, njihova lokacija, zaporedje in oblikovne značilnosti); prikazati pogoje za gibanje dokumentov (prisotnost podpisov, vizumov, čekov itd.), diagram poteka dokumentov (pot) ali seznam glavnih indosantov, podpisnikov itd.; opišite način registracije (oblika registrskih številk);

• Sestavite seznam zaposlenih, odgovornih za izdelavo dokumentov (kdo/kateri oddelek ustvarja katere vrste dokumentov).
• Naredite seznam zaposlenih, ki zaznamujejo, podpišejo, odobrijo dokumente (kdo zaznamuje/podpisuje katere vrste dokumentov; pogoji, pod katerimi je potreben vizum/podpis).
• Naredite seznam registratorjev dokumentov
• Ugotovite, katere vrste dokumentov je treba dati v nadzor (identificirajte upravljavce, pogoje za nadzor, pogoje za odvzem nadzora in druge potrebne informacije).
• Sestavite seznam drugih oseb, odgovornih za proces obdelave.
• Na podlagi zgoraj navedenih informacij izdelajte algoritem za premikanje dokumenta (operogram). Glej primer 1.
• Določite potrebne poročevalske dokumente (pogoje za izdelavo poročil in njihove oblike).
• Na podlagi ankete sestavite Navodila za predšolske vzgojne ustanove (če je potrebno).
• Sestavite nomenklaturo zadev z navedbo rokov shranjevanja in načel oblikovanja zadev (če je potrebno).
• Sestavite seznam dokumentov, ki navaja pogoje za zagotavljanje dostopa do njih (na primer glede na položaj).

Na podlagi zgoraj navedenih informacij se oblikujejo funkcionalne zahteve za EDMS ali projektna naloga za njegov razvoj (TOR). Analitik mora zlasti pripraviti zahteve za obliko in sestavo registracijskih in kontrolnih kartic (nabor in razporeditev polj v kartici, metode izpolnjevanja EDMS itd.), poti za pretok dokumentov in druge potrebne zahteve. za postavitev in razvoj EDMS.

Na podlagi prakse načrtovanja sistemov za upravljanje dokumentov lahko predlagamo naslednje zaporedje dela:

• 1. Izdelava shem obračunskih točk glavne proizvodnje, pomožne proizvodnje, funkcionalnih storitev.
• 2. Izdelava diagramov njihovih medsebojnih odnosov.
• 3. Zbiranje izpolnjenih obrazcev listin in poročil po obračunskih mestih.
• 4. Njihova sistematizacija v albume.
• 5. Opis rokov za predložitev, smer gibanja dokumentov in obrazcev za poročanje (v katerem roku, komu in od koga se dokument prenese).
• 6. Izdelava tematskih in zbirnih diagramov poteka dokumentov.
• 7. Izvajanje logične in potrebne analize dokumentov.
• 8. Analiza poti dokumentov v procesu njihovega nastajanja, usklajevanja in potrjevanja.
• 9. Izdelava predlogov sprememb obstoječe sheme dokumentov in poročanja v povezavi s predlogi sprememb drugih parametrov poslovodnega računovodstva (obračunavanje odstopanj, centri odgovornosti ipd.).
• 10. Razvoj predlogov za odpravo podvajanja informacij.
• 11. Razvoj predlogov za poenotenje dokumentov.
• 12. Razvoj predlogov za racionalizacijo pretoka dokumentov in poročanja.
• 13. Izdelava projekta optimiziranega konsolidiranega dokumentnega toka in sheme notranjega poročanja.
• 14. Razvoj in implementacija standardov za pretok dokumentov in generiranje internega poročanja.

Pri izvajanju zgornjih operacij morate upoštevati nekaj nasvetov.

Računovodske točke. Najprej identificirate subjekte odnosa med izmenjavo informacij. Lahko jih imenujemo središča izvora, porabe in prenosa informacij ali obračunske točke. Torej, obračunske točke so določene, medsebojni odnosi razdelkov so bili opisani na prejšnji stopnji, zdaj lahko s kombiniranjem in dopolnjevanjem tega gradiva sestavite diagrame medsebojnih odnosov obračunskih točk.

Te sheme vam bodo pomagale ne samo prekiniti nepomembne povezave v prvih korakih projekta, ne da bi jih dali v dokumentarno obliko, temveč tudi prihraniti čas in denar. Nepogrešljivi so pri preizkušanju predlogov za optimizacijo, ali je vse upoštevano.

Albumi in opisi dokumentov. Pomemben korak je ustvarjanje albumov dokumentov, ki obstajajo v času projekta, in njihov opis; To je najbolj zamudno, nezanimivo in nehvaležno delo.

Pri opravljanju dela za optimizacijo pretoka dokumentov uporabite nasvete, ki ste jih prejeli kot rezultat analize prakse napak: pravočasno postavite omejitve - "ne sprejemati neizmernosti"; ugotovite, ali dokument sestavlja isti zaposleni, ki ga podpisuje, ali obstajajo resnični nevidni izvajalci; v situacijah, ko vodja delavnice podpiše račun za prenos polproizvoda v naslednjo delavnico, se odločite, kolikokrat boste opisali premik dokumenta: enkrat iz delavnice v delavnico ali sledite celotni poti. V tem primeru mora obstajati enak princip evidence za vse oddelke organizacije.

Pri opravljanju dela mora biti izpolnjen obvezen pogoj: opis dokumentov mora biti predstavljen v enotni obliki za vse oddelke organizacije.

Lokalne in splošne sheme dokumentnega toka. Po opisu dokumentov lahko nadaljujete z izdelavo diagramov. Prispevajo k odgovoru na primer na vprašanje - kako težka je pot običajnega dokumenta v štirih izvodih v nasprotju s samo operacijo izdelave. Analiza vzorca dokumentnega toka vas spodbudi k razmišljanju o izvedljivosti končnih poti. Zakaj na primer potrebujemo primarne dokumente o internih selitvah v planski službi?

Primer 1. Predlagamo formalizacijo informacij, pridobljenih kot rezultat raziskave, v obliki operograma (glej sliko 1) ali v obliki algoritma (glej sliko 2). Kot primer predlagamo upoštevanje življenjskega cikla naročil za temeljne dejavnosti. Tehnologija za delo s to vrsto dokumentov je najbolj enotna in se lahko uporablja v različnih podjetjih.

Slika 1. Operagram življenjskega cikla naročila za glavno dejavnost

Slika 2. Algoritem za obdelavo naročil za osnovno dejavnost

Članek »Informacijska anketa kot del implementacije EDMS«, objavljen v reviji »Pisarniško delo in pretok dokumentov v podjetju« št. 2, 2007, navaja vprašanja, ki jih je mogoče uporabiti v vprašalnikih ali pri anketiranju uporabnikov. Vprašanja so svetovalna.

Za izvedbo ankete ni jasnih zahtev, zato morate v vsakem posameznem primeru z uporabo že pripravljenih rešitev kreativno pristopiti k pridobivanju potrebnih informacij, njihovemu strukturiranju in prikazu.

Informacijska anketa je pomembna faza pri optimizaciji predšolskih izobraževalnih ustanov in izvajanju EDS. Navsezadnje je kakovost odločitev za optimizacijo procesov in razvoj zahtev za funkcionalnost EDMS neposredno odvisna od prejetih informacij in kakovosti njihove predstavitve. V zvezi s tem se je treba držati glavnega načela raziskave - pridobiti popolne, zanesljive in posodobljene informacije o procesih, ki jih nameravamo avtomatizirati.

Tematska analiza in optimizacija dokumentnega toka

Nered dokumentnega toka in njegova neracionalnost je razvidna iz analize tem. Analizirajmo na primer vhode in izhode materialnega toka v oddelku (gibanje polizdelkov, končnih izdelkov). Lahko se izkaže, da bo slovesno dejstvo premikanja zabojnika s predelanimi surovinami iz delavnice v delavnico spremljal ognjemet vpisov v primarne dokumente, dnevnike, povzetke in poročila. Do znatnega podvajanja prihaja tudi pri prenosu polizdelkov znotraj iste delavnice.

Za odločitev o zmanjšanju evidenc je priporočljivo opraviti potrebno analizo v tabelarični ali grafični obliki. Formalno prikazuje podvajanje kazalnikov v dokumentih. Analiza lokalnih shem, dopolnjena z razjasnitvijo posebnega namena dokumenta, povzetka ali vpisa v računovodski register (odločitev vodstva itd.), bo pomagala prepoznati podvajanje dokumentov ali podrobnosti v bistvu. Posledično se sprejme odločitev o zmanjšanju ali preoblikovanju dokumentov ob upoštevanju tehnične opreme delavnic in zmogljivosti avtomatiziranega nadzornega sistema. Podajo se lahko tudi priporočila za združevanje dnevnikov:

Izvedljivost in logičnost izvajanja vseh vrst del ocenjujemo z vidika, kako prispevajo k optimizaciji informacijske podpore upravljavskih odločitev, učinkovitosti in natančnosti njihovega izvajanja.

Razvoj in konfiguracija EDMS

V tej fazi se izvajajo zahteve, opisane v tehničnih specifikacijah: nastavitev EDMS, njegova modifikacija ali razvoj novih funkcij sistema na izbrani platformi.

Cilji fizične izvedbe EDMS so:

• razvoj strukture podatkovne baze EDMS;
• razvoj zaslonskih obrazcev;
• razvoj mehanizmov: odobritev, registracija, izvršitev itd.
• izdelava tehnične dokumentacije za sistem.

• Razpoložljivost potrebnih funkcij v sistemu (postopki za odobritev, registracijo, izvedbo, nadzor izvajanja, zagotavljanje dostopa itd.);
• Razpoložljivost potrebnih dokumentnih kartic;
• Kompleksnost in stroški posodabljanja sistema;
• Največje število sočasnih uporabnikov, pri katerem sistem deluje stabilno in je hitrost obdelave zahtevkov zadovoljiva;
• Največje število uporabnikov, povezanih s sistemom;
• Stroški licenc (na strežnik, 1 delovno postajo);
• Kompleksnost in stroški sistemske administracije, tehnične podpore;
• Možnost, zahtevnost in stroški posodabljanja različic;
• Sposobnost dela z oddaljenimi uporabniki (če je potrebno);
• Cena in kakovost svetovalnih storitev;
• Zanesljivost dobavitelja (stopnja priljubljenosti na trgu, število uspešno izvedenih projektov itd.).

V tej fazi se neposredno izvajajo zahteve, opisane v fazi informativnega pregleda.

Večina razvojnega dela se izvaja zunaj lokacije, zato je stalna in učinkovita interakcija med razvijalci in stranko ključni dejavnik za uspešen zaključek razvoja in sprejem sistema s strani stranke.

Postopek testiranja je ključnega pomena za zagotavljanje kakovosti razvoja. Načrtovanje in pripravo testa je treba začeti čim prej. Končni uporabniki morajo biti čim bolj vključeni v pripravo meril za testiranje. Ključnega pomena je, da testiranje izvede stranka.

Pilotna operacija

Namen uvedbe sistema je, da uporabniki začnejo delovati v EDMS (sistem mora zadovoljevati potrebe in zahteve uporabnikov) in stabilno delujoč sistem (brez okvar in napak).

V procesu izvajanja se izvajajo naslednja dela:

namestitev in konfiguracija programske opreme;

• usposabljanje osebja in administratorjev EDMS;
• razvoj dokumentacije EDMS za uporabnike (Pomoč);
• odpravljanje napak v sistemu;
• dodelava EDMS na podlagi pripomb in predlogov uporabnikov;
• razvoj regulativne dokumentacije: navodila za predšolske izobraževalne ustanove, predpisi za delo z različnimi vrstami dokumentov;
• organizacija tehnične podpore za uporabnike (svetovanje uporabnikom o vprašanjih dela v sistemu).

Ta stopnja je najtežja za vse udeležence projekta (uporabnike, razvijalce, izvajalce). V tej fazi se programski izdelek prilagodi, preizkusi in preizkusi v realnih pogojih delovanja. Najtežje je premagati psihološko oviro uporabnikov ob začetku dela v zanje novem okolju, saj uporabniki prisiljeni spremeniti svoje običajne in ustaljene načine dela. V zvezi s tem je na tej stopnji pomembno zagotoviti usposabljanje in svetovanje uporabnikom. To jim bo pomagalo pri prilagajanju na nove delovne razmere.

Industrijsko delovanje

Industrijsko delovanje EDMS je uporaba stabilnega delujočega EDMS, ki v celoti izpolnjuje zahteve uporabnikov v procesu opravljanja nalog zaposlenih v organizaciji.

Delo, opravljeno med delovanjem EDMS:

• Svetovanje in usposabljanje uporabnikov za delo v EDMS;
• Administracija imenikov (organizacijska struktura, uporabniki, odobritvene poti, poštni seznami itd.);
• Administracija strežnikov in programske opreme;
• Izvedba varnostnega kopiranja (backup)

Na tej stopnji lahko začnete proces razvoja EDMS: dodajanje novih funkcij, širjenje meja izvedbenega projekta (dodajanje novih kategorij/vrst dokumentov, širjenje števila uporabnikov/oddelkov/podjetij gospodarstva, dodajanje novih funkcije).

Da bi skrajšali čas implementacije in implementacije EDMS, se lahko delo naštetih stopenj izvaja vzporedno, odvisno od stopnje zahtevnosti nalog avtomatizacije, uporabljene programske opreme itd.

V celotnem življenjskem ciklu projekta implementacije EDMS je treba izvajati delo na vodenju projekta. Na primer, priporočljivo je, da uporabite ameriški standard ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Vodenje projektov

Projekt je začasen podvig za ustvarjanje edinstvenih izdelkov ali storitev. Projektno vodenje je ločeno področje upravljanja, zasnovano posebej za upravljanje začasnih dejavnosti z edinstvenimi rezultati.

Najbolj znani/pogosteje uporabljeni standardi projektnega vodenja so:

• PMBOK (ameriški standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (angleški standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (evropski standard: www.ipma.org);
• P2M (japonski standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Glavni liki:

• Vodja projekta (vodja) je oseba, odgovorna za vodenje projekta.
• Nosilec projekta je oseba, ki zagotavlja finančna sredstva za projekt ter zagotavlja administrativno in organizacijsko podporo projektu.
• Naročnik (potrošnik) projekta je oseba, ki bo uporabljala rezultate projekta.
• Deležniki projekta so posamezniki, ki so aktivno vključeni v projekt in/ali na katerih interese lahko vpliva izvedba projekta (ki vplivajo in nanje vplivajo rezultati projekta).

Primer življenjskega cikla projekta:

Projektna listina je prvi uradni dokument projekta. Formalno potrjuje obstoj projekta. RP daje pooblastilo za dodelitev organizacijskih virov projektnim dejavnostim. RP določimo in predpišemo čim prej. RP je treba vedno dodeliti pred začetkom načrtovanja in po možnosti med razvojem projektne listine.

Listina projekta je predmet podrobnosti v fazi načrtovanja projekta.

Listina projekta lahko vključuje:

• Opis poslovnih potreb za začetek projekta;
• Namen ali osnova projekta;
• Opis potreb in pričakovanj ter stopnje vpliva deležnikov;
• Zbirni načrt ključnih mejnikov projekta (Mejniki);
• Opis funkcionalnih organizacij;
• Opis organizacijskih predpostavk in omejitev;
• Skupni proračun projekta.

Opis obsega projekta– to so informacije o ciljih in ciljih projekta, prejete od naročnika v začetni fazi (informacijska anketa). Lahko vsebuje splošne kazalnike in je predmet nadaljnjih pojasnil in razvoja s strani vodje projekta v fazi načrtovanja in razvoja. To je izjava o projektu (kaj je treba narediti).

Postopek razvoja izjave o obsegu projekta opisuje in dokumentira značilnosti in meje projekta ter z njim povezanih izdelkov in storitev ter metode sprejemanja in upravljanje obsega.

Glavne sestavine dokumenta:

• Cilji projekta;
• Opis izdelka projekta
• Rezultati projekta
• Predpostavke in omejitve v projektu, meje projekta;
• Načrt mejnikov projekta.

Načrt vodenja projekta je uradno odobren dokument, ki usmerja izvedbo projekta. Je dokument, ki vsebuje in integrira rezultate načrtovanja na vseh področjih projekta (čas, stroški, viri, tveganja, kakovost itd.)

Načrt vodenja projekta je lahko sestavljen iz enega ali več dodatnih načrtov, kot so:

• načrt upravljanja obsega projekta;
• Koledarski načrt;
• načrt obvladovanja stroškov;
• načrt vodenja kakovosti;
• kadrovski načrt;
• načrt upravljanja interakcij;
• načrt obvladovanja tveganj;
• načrt upravljanja oskrbe;
• Načrt za izboljšanje procesa

Nemogoče je ustvariti podroben načrt za celoten projekt naenkrat.

Osnovni načrt je uradno odobren dokument, na podlagi katerega se meri uspešnost projekta in ki se bo uporabljal za upravljanje in nadzor uspešnosti projekta. Uporablja se za spremljanje odstopanja pri napredovanju projekta.

Delovni plan je dokument ali niz dokumentov, ki se spreminja, ko projekt napreduje in so na voljo dodatne informacije. Načrt dela se praviloma vedno razlikuje od osnovnega. Načrt dela spremeni RP.

Izvedba projekta– glavni proces izvajanja projekta (vključen je pomemben del sredstev).

Glavne odgovornosti RP vključujejo:

• Integracija in koordinacija aktivnosti za izvedbo projektnega načrta;
• Stalna primerjava in analiza odstopanj trenutne izvedbe projekta v primerjavi z izhodiščem projekta;
• Po potrebi sprožite zahteve za spremembo;
• Napovedi projektnih stroškov in časovnega okvira.