Avtomatizacija poslovnih procesov v podjetju. Avtomatizacija poslovnih procesov: priprava in izvedba

V času poslovne krize se podjetja za preprečevanje najrazličnejših težav, pa tudi za večjo učinkovitost dela na splošno poslužujejo metod, imenovanih kompleksna avtomatizacija. S to metodo lahko dosežete znatno zmanjšanje stroškov, tako tehnoloških kot finančnih.

Kaj je avtomatizacija poslovnih procesov

Poslovni proces vedno vključuje različne stopnje, funkcije, korake in druga dejanja, ki se izvajajo v določenem zaporedju. Glavni cilj uporabe poslovnih procesov je doseganje določenih namenov podjetja (niz procesov od trenutka prejema naročila do njihove izpolnitve). Poslovni proces vključuje vse udeležence v organizaciji, ki med seboj komunicirajo. Govorimo o menedžerjih, strankah in zaposlenih v podjetju.

To pomeni, da je delo katerega koli podjetja mogoče obravnavati kot niz različnih med seboj povezanih poslovnih procesov. V podjetjih so vsi poslovni procesi konvencionalno razdeljeni na tri vrste. To:

• glavni (ključni) poslovni procesi namenjeno ustvarjanju vrednosti za storitve ali blago za stranke in povečevanju njihove vrednosti na vmesni stopnji ustvarjanja (na primer namestitev, proizvodnja, razvoj);
• podpora poslovnim procesom, ki je namenjen zagotavljanju virov, potrebnih za ključne procese, kot tudi zagotavljanju infrastrukture podjetja (govorimo lahko o upravljanju virov, obdelavi informacij in vzdrževanju);
• razvojnih procesov zagotavljanje izboljšanja dela podjetja v prihodnje; v okviru teh poslovnih procesov se kadri usposabljajo in izpopolnjujejo ter načrtujejo nadaljnje aktivnosti;
• vodenje poslovnih procesov usmerjeni v reševanje problemov podjetja z načrtovanjem, motiviranjem in usposabljanjem kadrov, operativnim vodenjem.

Na podlagi vsega navedenega lahko rečemo, da mora vsak vodja obvladovati poslovne procese, saj je od tega v veliki meri odvisna uspešnost in blaginja podjetja. Vsak direktor želi organizirati delo svojega podjetja tako, da se poslovni procesi izvajajo v skladu s predhodno sestavljeno shemo. Hkrati ne bi smelo biti motenj v dejavnostih podjetja. V idealnem primeru bi moral biti tudi čas, porabljen za delo z dokumentacijo, čim manjši.

Danes obstaja veliko učinkovitih načinov za organizacijo vašega podjetja. Med najbolj uporabnimi in racionalnimi sodi kompleksna avtomatizacija poslovnih procesov, ki temelji na razvoju lastnega modela informacijskega sistema ali že pripravljenega, a prilagojenega vašemu podjetju. Treba je opozoriti, da tak sistem avtomatizacije omogoča večjo donosnost proizvodnje z znatnim zmanjšanjem stroškov.

Pri starem pristopu k modelu vodenja organizacije ne gre pričakovati želenega rezultata avtomatizacije poslovnih procesov. Tradicionalna proizvodna kultura najpogosteje uporablja funkcionalen model upravljanja poslovnih procesov, ki se uporablja že precej dolgo obdobje. Do sedaj je menedžerjem zagotavljal dobre možnosti za rast in razvoj. Največja pomanjkljivost v njem je prisotnost zamud in izguba informacij. Praviloma se ustno razpravlja o učinkovitih metodah vpliva. In ker ta oblika ponavadi izkrivlja informacije, informacije po "pogajanjih" postanejo nezanesljive.

V sodobni poslovni in gospodarski praksi se uporabljajo številne metode za razvoj. Če ne upoštevamo svetovnih trendov, temveč posamezno podjetje, lahko govorimo o številnih težavah in simptomih, pri katerih je celovita avtomatizacija tehnoloških in poslovnih procesov izjemno potrebna in pomembna. V tem članku bomo pogledali vse od konca in opisali podjetje, ki je popolno z vidika upravljanja. Torej:

• Podjetje deluje nemoteno, zaposleni usklajujejo akcije in nemoteno izvajajo aktivnosti.
• V podjetju ni izgub ali zamud, informacije niso izkrivljene.
• Strokovnjaki podjetja ostajajo pri vsakodnevnem delu usmerjeni predvsem k strankam in opravljajo naloge podjetja, osebne potrebe in interese pa potiskajo v ozadje.
• Vsi zaposleni se dobro zavedajo, kako njihove dejavnosti vplivajo na uspešnost organizacije.
• V podjetju je jasno, kateri zaposleni je odgovoren za določene funkcije in cilje.
• Za dokončanje vsake naloge je dodeljen določen čas.
• Podjetje deluje v interesu svojih strank in prav temu so namenjene tudi njegove dejavnosti.

Če je vse to prisotno v vašem podjetju, vam ni treba storiti ničesar - pustite podjetju, da raste naprej. Če je vse povsem drugače, razmislite o avtomatizaciji poslovnih procesov, saj bo prav to naredilo dejavnosti vašega podjetja uspešnejše in produktivnejše.

Kaj je namen avtomatizacije poslovnih procesov podjetja

Vsako podjetje izvaja svoje dejavnosti za reševanje svojih problemov, zato mora biti vsak poslovni proces izveden za doseganje ciljev podjetja. Če vam je ta pristop blizu, pomeni, da je vaša organizacija usmerjena v doseganje določenih ciljev, tako kot vsi zaposleni v njej. V podjetju morajo biti vsi zaposleni, poslovni procesi in aktivnosti produktivni in slediti enemu cilju. Le v tem primeru lahko govorimo o perspektivnosti podjetja v prihodnosti.

Trenutno veliko podjetnikov daje prednost avtomatizaciji tehnoloških in poslovnih procesov. To omogoča reševanje naslednjih težav:

1. Porazdelitev odgovornosti

Za vsako posamezno dejanje in poslovni proces mora biti odgovorna določena oseba. Ta oseba skrbi za učinkovitost dejanja, ki se izvaja, lahko vpliva na potek dogodkov in po potrebi prilagodi dejavnost. Poslovni proces ima določene naloge in funkcije, vsaka od njih pa ima nekoga, ki je odgovoren za njihovo izvajanje. Dobro je, če ima podjetje možnost, da z avtomatizacijo porazdeli funkcije in naloge med zaposlene. Če je sistem pravilno zgrajen, postane jasno, kdo je odgovoren za izvajanje določenih nalog v poslovnem procesu.

2. Zagotavljanje celovitosti informacij

Skoraj vsaka organizacija se sooča s težavo funkcionalnega upravljanja, povezano z izgubo, zamudami ali izkrivljanjem informacij. To težavo je mogoče rešiti z avtomatizacijo poslovnih procesov, saj lahko izvajalci vedno pridobijo podrobne informacije o izvajanju določenih nalog. Vsak uporabnik ve, kaj mora storiti in kako doseči želeni rezultat. Naloge lahko spremljajo različni predmeti, na primer datoteke Microsoft Office (Word, Excel).

Treba je opozoriti, da ko računovodski sistem deluje na platformi 1C, lahko dokumentacija ali račun za stroške služi kot predmet. Ko zaposleni prejme določeno nalogo, ne bo izgubljal časa z iskanjem podatkov, ki jih potrebuje, saj so nalogi priložene vse informacije, pomembne za opravljanje tega ali onega dela.

Ko je naloga opravljena, zaposleni naredi ustrezno opombo v sistemu. Nato sistem za avtomatizacijo začne posredovati informacije o upravljanju procesov drugim zaposlenim. Ta pristop močno olajša življenje tako vodjem podjetij kot zaposlenim. Informacije niso popačene, shranjene, ni zamud. Poleg tega so tveganja neizpolnitve in prepozne dostave nalog zmanjšana. Izvajalci ne porabijo veliko časa za iskanje potrebnih informacij, same informacije pa ostanejo v izvirni, neizkrivljeni obliki.

3. Roki

Podjetja, ki uporabljajo tradicionalne metode upravljanja, se pogosto soočajo z zamujenimi roki. Zato mora sistem avtomatizacije jasno upravljati čas, potreben za reševanje problemov. Zelo priročno je, če lahko govorite tako o relativnih rokih za reševanje težav, na primer "v 3 urah po prejemu", kot o absolutnih - "do 15.00 zadnjega dne tega tedna." Hkrati sistem za avtomatizacijo izdaja opomnike in spremlja roke za dokončanje nalog. Posledično ima vodja podjetja možnost spremljati roke za dokončanje katere koli naloge in prejemati statistične podatke za danes in za preteklo obdobje.

4. Nadzor

Sistem mora imeti poročanje. Treba je spremljati trenutno stanje podjetja: kateri procesi se trenutno izvajajo. Tako lahko na primer iz poročila ugotovite, da trenutno zaposleni izpolnjujejo toliko naročil za izdelavo opreme in toliko za njeno namestitev.

Idealno bi bilo, če bi sistem pokazal tudi, ali so roki nalog izpolnjeni. Zmožnost sledenja tem poslovnim procesom omogoča vodjem, da spremljajo, kdo se drži rokov in kdo ne. Prav tako je treba analizirati statistične podatke o izvajanju poslovnih procesov v preteklih obdobjih: kaj je bilo dokončano, ali je prišlo do napak ali odlogov. Z analizo teh podatkov je mogoče izboljšati poslovanje podjetja, strokovnjaki pa lahko sprejmejo številne organizacijske in kadrovske odločitve.

Kakšne prednosti prinaša avtomatizacija upravljanja poslovnih procesov podjetju?

Z avtomatizacijo poslovnih procesov lahko podjetje bistveno poveča nivo in kakovost opravljenih storitev. Avtomatizacija poslovnih procesov praktično izniči človeški faktor, kar še posebej vpliva na delo z velikimi količinami informacij. Z izbiro avtomatizacije poslovnih procesov boste dosegli:

• Zmanjšanje števila napak.
• Povečanje hitrosti delovanja znotraj cikla.
• Povečanje produktivnosti v podjetju.
• Visoka natančnost delovanja in hitrost odločanja.
• Zmanjšanje stroškov in časa, porabljenega za delo.
• Zmanjšanje možnega števila možnih rezultatov.
• Izvedite več operacij vzporedno.

Ko optimizirate poslovne procese, analizirajte možnosti za njihovo avtomatizacijo. V nekaterih primerih avtomatizacija poslovnih procesov ne bo dala želenih rezultatov, temveč le izgube. Govorimo zlasti o naslednjih situacijah:

• ko samodejno izvajate operacijo, ne morete vzdrževati zahtevane ravni kakovosti;
• avtomatizacija poslovnih procesov je s tehnološkega vidika kompleksen podvig;
• pri prehodu na avtomatizacijo poslovnih procesov je treba velik del zaposlenih prekvalificirati ali odpustiti;
• storitve in izdelki imajo kratek življenjski cikel;
• Povpraševanje na trgu je nestabilno, proizvodnja zahteva stalne prilagoditve.

Na katerih področjih dela je potrebna avtomatizacija poslovnih procesov podjetja?

Avtomatizacija poslovnih procesov se praviloma začne z dolgotrajnim rutinskim delom, od katerega so neposredno odvisni tako prihodki kot prihodki podjetja. Druga možnost je delo na problematičnih področjih in vrzeli v proizvodnji. Torej, kaj morate storiti?

Prvi je avtomatizacija reševanja težjih nalog. Sem sodijo na primer dejavnosti, kot so obračunavanje prometa na drobno, analiza gibanja izdelkov, načrtovanje finančnih tokov, razdelitev in obračun delovnega časa, izračun stroškov blaga in storitev.

Drugič, avtomatizacija lahko vpliva na delo tistih zaposlenih v podjetju, ki opravljajo preprosta, a rutinska dejanja. Tukaj lahko omenite logiste, telemarketerje in vodje prodaje. Nekaterim delavcem lahko tudi preprečite izvajanje številnih dejanj. Na primer, zelo smiselno je, da vodstvo podjetja vodi evidenco blaga v spletni trgovini.

Tretjič, avtomatizacija poslovnih procesov se lahko uporablja za vzpostavitev reda, zlasti za sledenje zalog v skladišču in nadzor terjatev. Izvedete lahko, kako zaposleni so zaposleni, ali so produktivni in ali opravljajo vse zadane naloge. Avtomatizacija poslovnih procesov naenkrat ni potrebna. Po potrebi lahko postopoma razširite obseg avtomatizacije poslovnih procesov v vašem podjetju. Tako bo oblikovanje enotnega sistema upravljanja postopno. Najpomembneje je, da se morate spomniti, zakaj ste v svoje podjetje uvedli avtomatizacijo poslovnih procesov. Ta sistem bi moral biti uporaben in reševati določene probleme. V nasprotnem primeru boste izgubili čas in trud za njegovo izvajanje.

Strokovno mnenje

Kaj najprej avtomatizirati

Anatolij Zubejrov,

Generalni direktor Millsystems, Moskva

Avtomatizacija bi morala najprej vplivati ​​na tiste poslovne procese, ki zahtevajo znatne stroške dela. Če govorimo o velikem podjetju, je mogoče poenostaviti pretok dokumentov znotraj podjetja v zvezi z dobavami in plačili med njegovimi različnimi oddelki. Informacijski sistem mora neodvisno spremljati vse poslovne procese brez vpletanja osebja.

Kar zadeva srednja podjetja, je treba avtomatizacijo poslovnih procesov uporabiti za kupce in dobavitelje - njihovo medsebojno interakcijo. Najprej bi morala trgovska podjetja z več desetimi artikli in velikim številom nasprotnih strank razmišljati o avtomatizaciji poslovnih procesov. Mala podjetja morajo poskrbeti, da je delo z IT čim bolj preprosto in da dejavnosti podjetja ostanejo enako učinkovite. Za izvajanje vseh poslovnih procesov mora imeti podjetje minimalno število zaposlenih.

Kakovostna avtomatizacija skladiščne logistike, dostave in prodaje vodi podjetjem k zniževanju stroškov in jim omogoča, da se izognejo:

• plačilo presežnih zaposlenih, ki delajo za najem;
• neučinkovita uporaba lastnega transporta in odvečnega prostora v skladiščih;
• izguba blaga z omejenim rokom uporabnosti;
• preplačila za prevozne storitve različnim podjetjem (to bo mogoče z optimizacijo tarif in organizacijo dostave).

Kako izbrati programsko opremo? V prvi vrsti naj bi omogočal avtomatizacijo poslovnih procesov vseh verig. Potrebno je, da je celoten poseg z vsemi fazami izveden v najkrajšem možnem času. Pomembno je, da so vsi zaposleni seznanjeni z uporabo programske opreme za avtomatizacijo poslovnih procesov, tudi če nimajo zadostnega računalniškega znanja.

Na katerih ravneh se izvaja avtomatizacija poslovnih procesov podjetja?

Avtomatizacija poslovnih procesov je potrebna za podporo upravljanja na vseh ravneh podjetja. Povedati je treba o več ravneh upravljanja v podjetju. Govorimo o taktičnem, strateškem in operativnem. Na podlagi tega sistema velja izpostaviti naslednje stopnje avtomatizacije poslovnih procesov:

1. Nižja stopnja avtomatizacije oziroma raven izvajalcev. Tu govorimo o dogodkih, ki se redno odvijajo. Cilj avtomatizacije je v tem primeru reševanje nujnih problemov, na primer proizvodnja, vzdrževanje določenih parametrov in določenih delovnih pogojev (temperatura v skladišču itd.).
2. Raven vodenja proizvodnje ali taktična raven. na tej stopnji vam omogoča kompetentno porazdelitev nalog med različnimi procesi na nižji ravni. Primeri vključujejo upravljanje proizvodnih dejavnosti in z njimi povezanih poslovnih procesov. Govorimo predvsem o načrtovanju proizvodnega dela, vzdrževanju, upravljanju dokumentacije in virov podjetja.
3. Raven upravljanja podjetja ali strateška raven. v tem primeru omogoča reševanje tako napovednih kot analitičnih problemov. Ta raven, namenjena strateškemu in denarnemu upravljanju, je potrebna za podporo dela najvišjega vodstva podjetja.

Strokovno mnenje

Kaj vsebuje programski paket za upravljanje poslovnih procesov

Aleksej Tulešov,

Generalni direktor podjetja City-Box, Moskva

Pri izvajanju projektov avtomatizacije poslovnih procesov se podjetja pogosto zanašajo na prakse drugih podjetij v svoji panogi in začnejo z optimizacijo po njihovem mnenju najpomembnejšega procesa. Toda uporaba tega pristopa ni upravičena v vseh primerih. Naše podjetje na primer še ni začelo avtomatizirati glavnega poslovnega procesa - delo s strankami. Naše podjetje je maksimalno avtomatiziralo številne druge poslovne procese, pri čemer se opira na izkušnje zahodnih podjetij, ki delujejo v podobni panogi kot mi. V Rusiji smo iskali že pripravljene rešitve, a neuspešno. V zvezi s tem smo pričeli z razvojem lastnega programskega paketa, ki je omogočal obvladovanje poslovnih procesov. Ta kompleks je sestavljen iz treh blokov.

1. Program poslovodnega računovodstva omogoča izvajanje nadzora nad opravljanjem storitev, vključno z dodatnimi (logistika transporta, nakladalno-razkladalna dela, prodaja zabojev, regalov, ključavnic, regalov). Vse te storitve prinesejo našemu podjetju približno 20% vseh dobičkov.
2. Sistem CRM deluje tako, da vzdržuje interakcijo s strankami.
3. Sistem za upravljanje vsebin (CMS) omogoča upravljanje spletnih strani, blogov in drugih informacijskih virov.

Za ustvarjanje takšnega sistema smo porabili približno 2,5 milijona rubljev. Od tega zneska smo namenili 500 tisoč rubljev za pripravo tehničnih specifikacij za razvojne strokovnjake. Trenutno končujemo testiranje sistema, vendar je glavnina dela opravljena in že lahko rečemo: za izvedbo takega projekta je potrebnih približno 6 mesecev do enega leta.

Kakšno pripravo zahteva avtomatizacija poslovnih procesov?

Avtomatizacija poslovnih procesov vključuje izvedbo vsaj štirih vrst dogodkov.

Korak 1. Izvedite revizijo poslovnih procesov

Glavni cilj revizije je identificirati ključne poslovne procese in osebe, ki so odgovorne za doseganje tega cilja. Pogovorite se z vodstvom vseh pomembnih oddelkov podjetja in ugotovite naslednje točke:

• Kdo je odgovoren za dokončanje določene naloge.
• Preverite ekipo glede prisotnosti zaposlenih, ki bi jih lahko imenovali "sivi kardinali". Govorimo o preveč ambicioznih ljudeh, ki bi lahko prišli v vodstvo pod nezakonitimi pogoji in s tem preprečili avtomatizacijo poslovnih procesov.

Naj povabljeni svetovalci opišejo poslovne procese v vašem podjetju. To bo najpametnejša odločitev, saj boste dobili objektiven opis in informacijo o njihovi učinkovitosti.

2. korak. Določite vodjo projekta

Pri imenovanju odgovornega sodelavca za avtomatizacijo poslovnih procesov upoštevajte, da ne boste uspešni v naslednjih primerih:

• Če projekt vodi srednji vodja, ker zaposleni na višji ravni ne bodo upoštevali njegovih navodil.
• Če upravljanje izvaja prva oseba podjetja. Značilno je, da tipičnih zaposlenih avtomatizacija poslovnih procesov in podobnih dejavnosti ne zanima.

Najbolj racionalna rešitev je, da to nalogo zaupate osebi, ki ima podobne vodstvene izkušnje, poleg tega pa ima potrebne vodstvene in komunikacijske sposobnosti. Nato bi morali:

• delavca, odgovornega za projekt, določite za svojega namestnika in mu dodelite pisarno v vaši bližini;
• vodji projekta naročite, naj vas obvesti o kakršnih koli poskusih "neusklajenosti" z novim sistemom v ekipi;
• mu zaupajte razvoj zahtev in navodil, potrebnih za izvedbo s strani drugih članov ekipe.

Svojo linijo morate promovirati in zaposlenim povedati o potrebi po izpolnjevanju vseh projektnih zahtev.

3. korak Izberite IT rešitev

Ni treba nasedati pravljicam svetovalcev specialistov, še manj pa kupovati nepreverjene programe ali tiste, ki so se nedavno pojavili na trgu. V idealnem primeru potrebujete:

• preučite ruska podjetja, ki delujejo na vašem področju, in spoznajte rešitve, ki so jih uvedli za avtomatizacijo poslovnih procesov;
• upoštevajte samo tista podjetja, kjer je bila implementacija sistema za avtomatizacijo poslovnih procesov uspešna;
• poskrbite, da avtomatizacija poslovnih procesov ni potekala samo v dokumentih, ampak tudi v praksi.

Pomembno je, da se nenehno prepirate s svojimi zaposlenimi. Poslušajte svoje podrejene in se pogovorite o možnih možnostih. Na primer, če se vaše podjetje ukvarja s proizvodnimi dejavnostmi, ne izvajajte dragega programa posebej v proizvodnji.

4. korak: Določite svoje premije

Avtomatizacija poslovnih procesov ne deluje, če zaposleni v podjetju niso dovolj motivirani. Z lastnikom se morate pogovoriti o finančnih vprašanjih in se dogovoriti o znesku, ki bo dodeljen bonusu za učinkovito izvajanje avtomatizacije poslovnih procesov na vsaki stopnji v podjetju.

Izračun višine premije je zelo subjektivna zadeva. Pri tem je pomembno, da ne pozabimo na človeški faktor, saj je ta ključni. Če ste vodja podjetja, potem dobro poznate potrebe svojih podrejenih. Nekateri so zelo zadovoljni z majhnim dodatkom za dobro delo, drugi pa so nezadovoljni z letnim plačilom kot spodbudo.

Če je IT sistem, ki ga uvajate, poceni, vam ni treba postaviti velike premije, saj vas ne zanima povišanje stroškov projekta. Drugo vprašanje je, če morate delati s kompleksnim sistemom ERP, ki vam bo omogočil popolno prestrukturiranje dejavnosti podjetja. Tu je logično poskrbeti za velik bonus sklad ali celo povečati raven stroškov za IT sistem.

Strokovno mnenje

Kako povečati zanimanje zaposlenih za avtomatizacijo

Andrej Kistenjev,

Generalni direktor podjetja "Intoto" (dostavna služba Shop-Logistics), Moskva

Zaposleni v vašem podjetju bodo morali preučiti programski vmesnik. Pri tem je povsem logično prisluhniti njihovim predlogom glede slike na zaslonu, želenega dizajna, gumbov na monitorju in drugih komponent. Če boste tesno sodelovali s svojimi podrejenimi, se boste zagotovo izognili »uporu« pri uvajanju avtomatizacije poslovnih procesov. Zdi se mi, da je pri tej zadevi pametneje sodelovati ne s celotno ekipo, ampak z delom, natančneje z vodji. Na primer, med sestankom izrazim nekaj pritožb strank v zvezi s sistemom za avtomatizacijo poslovnih procesov in se posvetujem s svojimi podrejenimi, kaj storiti, da se v prihodnje izognemo podobnim situacijam.

Med razpravo pridemo do skupnega imenovalca in ugotovimo, kaj je vzrok za ta ali oni neuspeh. V tem primeru sprašujem vodjo oddelka, kaj je treba storiti, da v prihodnje ne bo podobnih situacij. Vodja pa problem prepozna in ponudi optimalne načine za njegovo rešitev. Ker je zainteresiran za izboljšanje stanja, bo osebno spremljal uvedbo avtomatizacije poslovnih procesov in spremljal kakovost dela vseh zaposlenih.

Na podlagi prakse našega podjetja lahko rečem: vsak oddelek v podjetju je vedno prepričan, da bodo spremembe vplivale nanj in to ravno z negativne strani. Pri tem so skupščine pred uvedbo avtomatizacije poslovnih procesov zelo koristne, saj dobite priložnost podrobneje razložiti ključne točke posamezne problematike, pa tudi prisluhniti željam in mnenjem zaposlenih.

Kako ugotoviti, kateri sistem za avtomatizacijo poslovnih procesov je potreben

Za prehod iz ročnega rutinskega dela v IT in hitrejše in udobnejše izvajanje poslovnih procesov se uporabljajo sistemi avtomatizacije, sestavljeni iz različnih programov in storitev. Z drugimi besedami, sistem za avtomatizacijo poslovnih procesov je hkrati kompleksen sistem ERP in storitev v oblaku. V vsakem sistemu za avtomatizacijo poslovnih procesov obstajata dva ključna elementa, od katerih je eden vnos (zbiranje) informacij, drugi pa zagotavljanje obdelanih podatkov v obliki ali obliki, ki jo zahteva vodja ali specialist.

Obstaja dobra možnost za takojšnjo pridobitev "prodajnega lijaka". Potrebno je le pravočasno vnesti podatke o komunikaciji s potencialnimi kupci blaga in storitev, navesti, v kakšnem formatu potekajo pogajanja, ali so uspešna, in na podlagi njihovih rezultatov beležiti podatke o opravljenih transakcijah v programu. . Tako lahko sistem za avtomatizacijo poslovnih procesov bistveno olajša delo podjetja. Ko se nabere nekaj statističnih podatkov, lahko sklepate o kakovosti in intenzivnosti dela vaših menedžerjev.

Omeniti velja, da je vse odvisno od obsega in vsestranskosti podjetja. Prav ta kazalnik vpliva na količino začetnih informacij, raznolikost in podrobnost končnih poročil o opravljenem delu. Sistemi avtomatizacije, ki temeljijo na istem principu, se uporabljajo tudi za druge procese. Zahvaljujoč premišljeni informacijski tehnologiji lahko vodje podjetij v delčku sekunde pridobijo zanje pomembne podatke, predvsem o tem, koliko dobička ima podjetje, kakšne stroške ima podjetje, kakšna je njihova struktura, kako donosni so projekti in ali menedžerji delajo učinkovito.

Pri izbiri sistema za avtomatizacijo poslovnih procesov ne pozabite, da imate dve možnosti.

1. Uporabite standardni izdelek (v škatli).
2. Razvijte in implementirajte programsko rešitev po meri.

Najenostavnejša naloga se zdi implementacija standardne rešitve za avtomatizacijo poslovnih procesov. Finančno je tudi bolj donosno. Vendar je treba upoštevati, da ni mogoče vsakega standardnega modela prilagoditi vašemu podjetju. V nekaterih programih za avtomatizacijo ni mogoče izvesti dodatnih nastavitev ali pa so takšna dejanja znatno omejena. Enako velja za storitve v oblaku.

Če želite izbrati program, ki vam ustreza, morate obdelati veliko informacijskih podatkov. Sodobni trg predstavljajo programski izdelki in ima svoje prednosti in nianse. Pomembno je odgovoriti na številna ključna vprašanja:

• Avtomatizacija poslovnih procesov in opravil, kakšna je predvidena.
• Ali funkcionalna komponenta programa ustreza nalogam, ki jih je treba rešiti z njo?
• Ali je sistem realno prilagoditi vaši poslovni praksi?
• Ali bo sistem mogoče spremeniti, če bo potrebno, če se bodo nenadoma spremenili pogoji poslovanja ali procesi v njem?
• Ali je sistem preprost in enostaven za uporabo?
• Ali je mogoče sistem integrirati z drugimi storitvami in aplikacijami.
• Ali se je mogoče prijaviti in delati v sistem s tablice ali pametnega telefona?
• Ali obstaja kakšen zaposleni, ki bi mu lahko zaupali izvajanje tehnične podpore?
• Kakšni so stroški podpore in implementacije.

Če želite odgovoriti na ta vprašanja, se lahko posvetujete s strokovnjaki iz podjetij, ki proizvajajo programsko opremo. Dobro bo, če vam bo uspelo komunicirati tudi s podjetniki, ki delajo na podobnih projektih. Na podlagi njihovih praktičnih priporočil in izkušenj boste prejeli dragocene informacije in se lahko odločili za enega ali drugega izdelka.

Kakšna so orodja in tehnologije za avtomatizacijo poslovnih procesov v podjetju?

Oglejmo si številna orodja za avtomatizacijo poslovnih procesov, ki so pogosta v Rusiji.

Načrtovanje virov podjetja, imenovano tudi načrtovanje virov podjetja. V tem primeru gre za avtomatizacijo globalnih poslovnih procesov v podjetjih - finančni tok, zaposleni, operativne aktivnosti, vodenje proizvodnih procesov. Veliki sistemi ERP vključujejo računovodstvo, funkcije za nadzor, obračun plač, kadrovsko in časovno računovodstvo ter finančno upravljanje. Takšne sisteme praviloma uporabljajo velika podjetja, katerih oddelki se nahajajo na različnih ozemljih, zato vodstvo želi vedeti, kako pregledni so poslovni procesi, kako se oblikujejo in preoblikujejo.

Če želite uvesti načrtovanje virov podjetja, morate skrbno pristopiti k temu vprašanju, saj postopek zadeva različne oddelke in kategorije uporabnikov. Mnoga podjetja naredijo veliko napako, ko v svoje podjetje uvedejo ta sistem za avtomatizacijo poslovnih procesov, čeprav ga v resnici ne potrebujejo.

Upravljanje odnosov s strankami (CRM sistemi). Namen tovrstnih kompleksnih programskih rešitev je avtomatizacija odnosov s strankami. Trenutno imajo tesno povezavo s programsko opremo SFA (Sales Force Automation) in vključujejo funkcije obeh sistemov. Treba je opozoriti, da je CRM avtomatizacija poslovnih procesov najbolj univerzalna in priljubljena programska oprema danes.

Z upravljanjem odnosov s strankami zaposleni v podjetju poznajo podatke o vsaki stranki, upravljajo poslovne procese in opravljajo številne druge funkcije. Prej so bili komercialni servisi in najvišji menedžerji ključni uporabniki CRM, zdaj pa so ti sistemi idealni za skoraj vsako podjetje. Po potrebi lahko podjetje izbere avtomatizacijo poslovnih procesov CRM in jo uporabi za delo v svoji panogi.

Ko gre za razlike v sistemih CRM, gre za število funkcij. To je lahko kompleksen in večstopenjski ERP ali preprost prenosni računalnik. Če je sistem CRM pravilno zasnovan, ga je mogoče enostavno integrirati z 1C in različno programsko opremo za analitično in operativno delo v podjetjih.

PM (Project Management) so sistemi, s katerimi lahko upravljate projekte in cilje, razdelite naloge med odgovorne zaposlene in določite roke za njihovo izvedbo. Običajno takšni sistemi upoštevajo finančne vidike projektov, človeške in materialne vire. S tovrstnim sistemom upravljanja lahko spremljate izvajanje nalog v samem projektu, načrtujete rezultate in se seznanite z nalaganjem virov.

Obseg sistemov je različen. To so lahko sistemi za velike produkcije in majhne startupe. Razlike so tudi v funkcionalnosti, ciljih in ciljih.

Sistem upravljanja poslovnih procesov (BPMS). Govorimo o avtomatizaciji poslovnih procesov. To je ločena vrsta programske opreme ali povezana s CRM/ERP/ECM, ki proučuje procese v podjetju kot korake v določenem zaporedju z dejanji in roki, odgovornimi osebami na vsaki stopnji. Takšni sistemi vam omogočajo modeliranje, zagon poslovnih procesov in njihovo analizo. Sistemi za upravljanje poslovnih procesov (BPMS) omogočajo ustvarjanje algoritmov poslovnih procesov z uporabo izvornih urejevalnikov in posebnih zapisov (BPMN 2.0).

Koliko stanejo storitve avtomatizacije poslovnih procesov?

Na to vprašanje je težko odgovoriti nedvoumno. Tu lahko potegnemo analogijo, če na primer postavimo vprašanje: "Koliko stane hiša?" Lahko porabite milijon rubljev ali pa deset. Vse je odvisno od kakovosti gradbenih materialov, površine prostora, vrste zaključka. Enako je s programsko opremo. Določiti morate: reševanje katerih problemov je za vas najpomembnejše, ali bo to standardni izdelek ali izdelek po meri, katere vire boste morali uporabiti, koliko delovnih postaj bo povezanih itd.

Pri izračunu cene avtomatizacije poslovnih procesov upoštevajte:

• Stroški samega sistema (cena škatle ali strošek najema, če uporabljate aplikacije v oblaku).
• Stroški, povezani z nastavitvijo programske opreme in usposabljanjem zaposlenih v podjetju za delo z njo.
• Cene za redno vzdrževanje.

Tukaj lahko govorimo tudi o posrednih stroških, kamor sodijo na primer časovni stroški direktorja in drugih ključnih udeležencev projekta.

Glavne stopnje avtomatizacije poslovnih procesov

1. stopnja Opredelitev ciljev avtomatizacije

Za odločitev o začetku dela, povezanega z avtomatizacijo poslovnih procesov, se morate odločiti o strateških ciljih tega dogodka. Razmislite, kaj bi radi dosegli.

2. stopnja Formalizacija poslovnih procesov

Za opis poslovnih procesov določite, katere podprocese vsebuje, v kakšnem zaporedju naj se izvajajo vse aktivnosti, kako potekajo informacije, razmislite o razpoložljivosti virov in omejitvah. Upošteva tudi kazalnike učinkovitosti delovanja in uspešnosti poslovnih procesov: koliko časa in denarja je potrebno za njihovo izvedbo, kako kakovosten je končni rezultat, kako natančen in stabilen je. Izhod je pravi model poslovnih procesov.

3. stopnja. Optimizacija poslovnih procesov

Ko so modeli razviti, jih strokovnjaki temeljito analizirajo in prevedejo iz dejanskega modela v želenega. Po tem se pripravi načrt aktivnosti, ki bi omogočil doseganje zastavljenih ciljev s poslovnimi procesi. Na koncu te stopnje so zgrajeni poslovni procesi, ki odpravljajo zamude, nepotrebne in nepotrebne operacije. Zaradi optimizacije se lahko reorganizira organizacijska struktura podjetja.

4. stopnja. Razvoj tehničnih specifikacij

Določitev natančnih nalog, katerih rešitev je odvisna od sodelovanja lastnikov.

5. stopnja. Kodiranje poslovnih procesov in razvoj opisov delovnih mest

Postopek kodiranja informacij izvajajo izvajalske organizacije. Za poenostavitev usposabljanja in delovanja sistemov je priporočljivo razviti servisna navodila v zgodnji fazi.

6. stopnja. Usposabljanje

Usposabljanje kadrov je potrebno v primerih, ko pride do spremembe strukture dela. Ta stopnja vključuje možnost odpora zaradi sprememb v sestavi osebja.

7. stopnja. Poskusno obratovanje

Da bi ocenili produktivnost uvedenih sistemov, jih uporabite v praksi. Tako se boste izognili morebitnim napakam.

Kako poteka avtomatizacija poslovnih procesov v podjetju

Uvajanje je proces dostave programske opreme podjetju, ki potrebuje izboljšave.

Za preprosta »implementacijska« opravila se štejejo na primer namestitev programske opreme na računalnike podjetja, registracija v oddaljenih storitvah, kopiranje podatkov ipd. Po teh operacijah lahko preidete na fazo delovanja, začnete z delom kot običajno, začnete polniti bazo strank itd.

Kompleksnejše naloge so tiste, za katere je izdelan načrt, izdelan algoritem za reševanje določenih problemov in sistemi prilagojeni specifičnim zahtevam podjetja. Na naslednji stopnji so izbrani programerji za avtomatizacijo poslovnih procesov. Izbira je sestavljena iz dveh bolj priljubljenih možnosti. Na primer programerji, ki so posebej poklicani od zunaj, in programerji, ki delajo v vaši organizaciji.

Oglejmo si obe možnosti za ustvarjanje avtomatizacije poslovnih procesov, ki se na prvi pogled ne zdita tako izjemni.

Z izbiro programerjev iz vašega podjetja ste korak bližje uspešno opravljenim nalogam, saj vaši strokovnjaki že razumejo, za kaj je podjetje specializirano. Res imajo predstavo o vašem podjetju, vendar to ne zagotavlja dobrega rezultata, saj njihov odnos do dela ni tako odgovoren, kot bi moral biti. Ne boste mogli ustvariti posebnega urnika za strokovnjake ali povečati hitrosti dela. Običajni delovni dan programerjev vključuje delo na osnovnih zadevah, premalo pa je časa za delo na avtomatizaciji poslovnih procesov. Zamenjava takih delavcev je nemogoča, saj je kodirni jezik edinstven za vsakega programerja.

Zunanji strokovnjaki pa ne poznajo vrste dejavnosti vašega podjetja, kar bo zagotovo vplivalo na kakovost dela, ki ga opravljajo. V bistvu nimajo pravega pristopa k delu, zato morate biti previdni pri izbiri strokovnjakov za avtomatizacijo poslovnih procesov v vašem podjetju.

Pri izbiri strokovnjakov za implementacijo sistema za avtomatizacijo poslovnih procesov morate resno vzeti lastnosti predvidenih partnerjev. Za to je potrebno opraviti raziskave in preučiti cene na trgu storitev. Zadovoljivo razmerje med ceno in kakovostjo je izjemno redko. Zato si sami določite tarifne omejitve in se po tem vodite pri izbiri partnerja. Izredno pomembno je, da ima partner certifikat o skladnosti v skladu z mednarodnim standardom ISO.

Po izbiri nekaterih strokovnjakov je zaželen pravi sestanek z vsemi potencialnimi partnerji. Zastavite vrsto vprašanj neposredno povezanih z uvajanjem sistemov za avtomatizacijo poslovnih procesov v podjetje. Ugotovite na primer, kakšni so pogoji posla in ali imate izkušnje s sodelovanjem s podjetji, katerih dejavnost je podobna vaši. Zahvaljujoč tem informacijam boste imeli idejo o vašem možnem bodočem partnerju.

Če se želite pametno odločiti za katero koli organizacijo, morate upoštevati raven vašega podjetja. Če podjetje ni velika blagovna znamka, ampak majhno podjetje, ki se ukvarja z eno vrsto dejavnosti, bi bilo najbolje izbrati partnerja iste ravni. V tem primeru bo delo s takšnimi organizacijami potekalo hitreje in stabilneje, saj je bolje rešiti vprašanja, ki se pojavijo pri majhnih podjetjih.

Kakšna tveganja skriva tudi najbolj učinkovita avtomatizacija poslovnih procesov?

Ne smemo pozabiti na možna tveganja po izvedbi. Tveganja so lahko različna. Vse je odvisno od sprememb termina, izvedbe pred protestom zaposlenih in morebitnih sprememb v strukturi poslovnih nalog. Da bi se izognili morebitnim tveganjem, je pomembno resno pristopiti k iskanju kvalificiranih strokovnjakov in preučiti razpoložljivo programsko opremo za prihodnje stabilno delovanje sistemov. Z osebnim sodelovanjem lastnika podjetja se možnosti za uspešno “nadgradnjo” znatno povečajo. Če upoštevate vsa zgoraj navedena priporočila, vam je zagotovljen ugoden rezultat.

Kompetentna razlaga podjetju o prednostih in učinkovitosti avtomatizacije poslovnih procesov bo pomagala preprečiti morebitni odpor zaposlenih. Po obrazložitvi naj bi zaposleni imeli občutek, da se odločitev ni spremenila. Če pride do kakršnih koli težav, jih je treba rešiti takoj, saj bo vsako odlašanje povzročilo znatno poslabšanje poslovanja podjetja. Za izboljšanje implementacije avtomatizacije poslovnih procesov je priporočljivo nagrajevanje zaposlenih z bonusi. Ta tehnika lahko izboljša kakovost opravljenega dela.

Problemi avtomatizacije poslovnih procesov in načini njihovega reševanja

Problem 1. Projekt ni razdeljen na obvladljive bloke, mejniki niso dodeljeni, posledično se roki projekta zamikajo.

Za različna projektna področja obstajajo različne možnosti rešitev:

• Za polnopravno delo je treba določiti več področij in imenovati vodje, ki jih bodo nadzorovali.
• Prav tako morate poudariti splošne logične diagrame, določiti zaporedje operacij za implementacijo sistema za avtomatizacijo poslovnih procesov in analizirati končni rezultat vašega dela.

Problem 2. Logični okvir projekta ni definiran, nenehno se pojavljajo nove želje, kar vodi do zamud pri projektu.

V potrjenem dokumentu morate jasno navesti omejitve (okvir) za vaš izbrani projekt. Te omejitve so lahko tehnične specifikacije, projekti in oblikovalske rešitve. Proces avtomatizacije poslovnih procesov mora jasno odražati vse cilje tega načrta.

Problem 3. Viri so pritegnjeni k projektu ob nepravem času, njihova kakovost ne ustreza nalogam, ki se rešujejo

Ocenite potrebno količino sredstev in čas njihove vključitve. Iskreno odgovorite na vprašanje: ali so ti viri na voljo zdaj, ali bodo na voljo ob pravem času? Poiščite kompromis med potrebo po virih, njihovo razpoložljivostjo in časovnim okvirom projekta.

Problem 4. Osebje podjetja se upira

Uporabite različne informacijske vire za informiranje zaposlenih o avtomatizaciji poslovnih procesov. Bodite pozorni na informacije, ki govorijo o pomenu in vrednosti implementacije. Obvestite zaposlene o interesu višjih za izid postopka. Poiščite organizatorja protesta, poskusite rešiti konflikt in če ne uspe, ga odpustite.

Problem 5. Poročanje o napredku projekta je formalno, ni pravih demonstracij ali testiranj funkcionalnosti.

Izpostavljanje odličnih rezultatov možnih napak vam bo pomagalo organizirati celoten potek dela. Da preprečite prihodnje zamude rokov, raziščite vse možne možnosti za rešitev težave. Na primer, analizirajte rezultate, pridobljene po določenem času. Če rezultati ne bodo zadovoljili zaposlenih v podjetju, izboljšajte kazalnike na idealne.

Problem 6. Učinkovitega sistema vodenja projektov ni.

Med sestanki, ki se jih udeležujete, vidite, kako se zaposleni v podjetju zapletajo v spore in konflikte, s čimer izkazujejo negotovost. Za odpravo takšnih konfliktov je priporočljivo najeti strokovnjaka za upravljanje konfliktov, ki bo pomagal rešiti vse obstoječe težke situacije.

Problem 7. Projekt ima za izvajalca nizko prioriteto in se izvaja na osnovi ostankov.

Izvajalec ni zainteresiran za delo in se projektu ne posveti dovolj časa. Treba je poiskati vzroke za tako malomaren odnos do projekta in jih poskušati odpraviti. Če ostane stanje nespremenjeno, je treba izvajalca zamenjati.

Problem 8. Cilji projekta niso opredeljeni, merila za doseganje ciljev in ocenjevanje rezultatov projekta niso potrjena..

Rezultati se ocenjujejo na podlagi osebnih preferenc, kar slabo vpliva na skupno oceno celotnega projekta. Merila za ocenjevanje se sestavijo individualno, odvisno od smeri projekta. Na primer, smer "Upravljanje odnosov z dolžnikom" zahteva oblikovanje merila uspeha, ki podjetju pomaga kompetentno pristopiti k vprašanju dolgov strank. Takšno merilo je lahko zvišanje obrestne mere za fiksen znesek (1,45% letno). Opredelitev cilja projekta za nadaljnje faze izvajanja naloge bo podjetju pomagala hitreje doseči pozitivne rezultate.

Informacije o strokovnjakih

Anatolij Zubejrov, generalni direktor Millsystems, Moskva. Podjetje Millsystems je uradni distributer informacijskega sistema Sellora Management System. Sellora Management System je sistem upravljanja ERP, ki ustreza potrebam vsakega podjetja in je primeren za vsako podjetje. Poleg tega je sistem popolnoma optimiziran za realnost ruskega trga, tj. upošteva vse nacionalne značilnosti domačega pisarniškega dela.

Aleksej Tulešov, generalni direktor podjetja City-Box, Moskva. Področje dejavnosti: dajanje skladiščnih celic (ali boksov) v najem fizičnim osebam. Število skladišč: 2. Število osebja: 20. Letni promet: več kot 100 milijonov rubljev. (leta 2012).

Andrej Kistenjev, generalni direktor podjetja Intoto (dostavna služba Shop-Logistics), Moskva. Andrey Kistenev je diplomiral na MIPT. Od leta 2008 deluje na področju e-poslovanja; Pred tem je sodeloval pri projektih avtomatizacije poslovanja. Področje dejavnosti: prevoz tovora, tudi na zahtevo spletnih trgovin. Število osebja: 30 (stalno zaposlenih), 40–70 kurirjev (redno in samostojno).

Okoli pojma »avtomatizacija poslovanja« kroži kar nekaj mitov, stereotipov in predsodkov. Na primer, da je avtomatizacija nujna le za računovodstvo, poslovnih procesov upravljanja pa recimo ni mogoče avtomatizirati. Ali pa da je avtomatizacija nujna le za velika podjetja, medtem ko mala podjetja zmorejo brez nje. Ali pa da so sistemi za avtomatizacijo izjemno dragi in še zdaleč ni gotovo, da se bodo stroški kdaj poplačali. Za ta članek smo zbrali vprašanja, ki si jih podjetniki pogosto zastavljajo o avtomatizaciji, nanje pripravili jasne odgovore in jih ponazorili z resničnimi primeri.

Prava avtomatizacija - kaj je to?

Avtomatizacija poslovanja je prehod podjetja z delovno intenzivnega ročnega poslovanja na uporabo sodobnih informacijskih tehnologij pri operativnem delu. Avtomatizacija pomeni tudi uvajanje sodobnih tehnologij tam, kjer jih prej sploh ni bilo.

V malih podjetjih se avtomatizacija običajno uporablja v dveh primerih:

pri podpiranju procesov, ki ne vplivajo neposredno na povečanje prihodkov, so pa za poslovanje obvezni - na primer računovodstvo in poročanje;

v osnovnih poslovnih procesih - to je lahko na primer avtomatizacija prodaje ali avtomatizacija interakcije s strankami (znano tudi kot implementacija CRM).

V skladu s tem so motivi in ​​cilji avtomatizacije lahko različni - v prvem primeru je treba zagotoviti stabilnost poslovanja in zmanjšati stroške časa in sredstev, v drugem - povečati dobičkonosnost poslovanja, pridobiti konkurenčne prednosti, izboljšati storitve, privabiti in obdržati stranke, povečati učinkovitost itd.

»Razvodnica« med tema dvema skupinama poslovnih procesov natančno kaže razliko med »avtomatizacijo računovodstva« in pravo avtomatizacijo: prva pripomore k izpolnjevanju obveznosti podjetja do države in njenih davčnih organov z minimalnimi stroški, druga pripomore k manjši porabi. , zaslužite več in se bolj učinkovito razvijajte. Avtomatizacija torej ni omejena le na računovodstvo; nabor njenih aplikacij je veliko širši.

Kaj so sistemi avtomatizacije?

Sistemi avtomatizacije so prav tisti programi in storitve, ki se uporabljajo za prehod iz ročnega dela v informacijsko tehnologijo. Z drugimi besedami, tako celovit sistem ERP za upravljanje virov podjetja kot storitev v oblaku za spletno trgovino sta sistem avtomatizacije.

Vsak sistem za avtomatizacijo poslovanja vključuje več ključnih procesov: zbiranje (vnos) podatkov, obdelavo podatkov in zagotavljanje zbranih in obdelanih informacij v obliki, obsegu, formatu, v katerem jih upravitelj ali specializirani strokovnjak potrebuje.

Na primer, če v sistem vnesete podatke o stikih s potencialnimi strankami, nato navedete, v kateri fazi so pogajanja z vsako od njih, skrbno vnesete podatke o rezultatih pogajanj in opravljenih transakcijah, potem lahko v dobrem sistemu vodenja prodaje takoj dobite "prodajni lijak" in z zbiranjem nekaterih statističnih podatkov - napoved prodaje glede na to, kako intenzivno so danes delali vaši vodje.

Sistemi avtomatizacije delujejo podobno za druge procese. Vodja lahko takoj pridobi informacije o stanju v podjetju: koliko denarja je na računih, koliko dolgujete in koliko vam dolguje, kakšna je struktura stroškov in donosnost projekta, koliko »hladnih« ” klice zaposlenih, kakšna je dejanska učinkovitost posameznega vodje itd.

Zakaj sploh potrebujemo pravo avtomatizacijo?
kaj daje podjetju

Skratka, pravilno izvedena avtomatizacija vam omogoča naslednje:

izboljšati kakovost storitev za stranke;

optimizirati logistične stroške, izboljšati kakovost logistike na vseh stopnjah – od prevzema izdelka v skladišče do njegove dostave naročniku;

kakovostno načrtovati prejem sredstev, preprečiti denarne vrzeli;

izračunajte donosnost naročil;

hitro in pravilno pripraviti dokumente za naročnike, izvajalce in partnerje - od poslovnega predloga do poročila o uskladitvi;

razbremenite vodjo in ključne vodje rutinskega dela, učinkoviteje izkoristite svoj delovni čas za razvoj podjetja;

sproti prejemanje morebitnih poročil o dejanskem stanju v podjetju;

optimizirati stroške osebja, učinkoviteje izrabiti delovni čas in kompetence zaposlenih;

zmanjšati negativni vpliv "človeškega faktorja" na poslovanje;

varno shranjevanje informacij - vsak zaposleni dela samo s podatki, do katerih ima dostop;

izboljšati in pospešiti poslovne procese v podjetju;

učinkovito podpirati operativne aktivnosti - organizirati računovodstvo in nadzor.

V malih podjetjih so ti učinki običajno opazni v nekaj tednih.

Katere poslovne procese je možno in potrebno avtomatizirati?

Običajno se avtomatizacija poslovanja začne z obsežnimi, delovno intenzivnimi rutinskimi operacijami, s procesi, ki imajo največji vpliv na prihodke in dobiček podjetja, ali z najbolj problematičnimi področji.

Prvič, lahko avtomatizirate opravila, ki so zelo delovno intenzivna ali jih je nemogoče opraviti ročno - upoštevate promet v trgovini na drobno, analizirate gibanje blaga, načrtujete denarne tokove, načrtujete in obračunavate delovni čas, obračunavate stroške itd.

Drugič, lahko avtomatizirate delo zaposlenih, ki opravljajo običajne rutinske posle (telemarketarji, logisti, komercialisti ipd.) ali zaposlenim v celoti odstranite določene naloge (na primer nastavite samodejno sinhronizacijo podatkov o razpoložljivosti blaga v skladišču in na spletno trgovino).

Tretjič, lahko z avtomatizacijo “naredite red v hiši” - prevzamete nadzor nad terjatvami, skladiščnim inventarjem, zaposlovanjem zaposlenih, upoštevanjem standardov za klice in sestanke s strankami itd.

Ni potrebno avtomatizirati vseh poslovnih procesov hkrati. Po potrebi lahko postopoma razširite obseg avtomatizacije v vašem podjetju. In dosledno ustvarite enoten sistem upravljanja.

Glavna stvar je, da se spomnite ciljev, za katere se je začela avtomatizacija. Avtomatizacija zaradi avtomatizacije je izguba časa in virov.

Kako izbrati programski izdelek za avtomatizacijo

Pri izbiri sistema za avtomatizacijo poslovanja lahko greste na dva načina:

Uporabite standardni (»out of the box«) izdelek ali storitev v oblaku.

Razvijte in implementirajte programsko rešitev po meri.

Standardna rešitev je lažja za izvedbo in bo stala manj. Upoštevati pa morate, da vsakega standardnega izdelka ni mogoče spremeniti tako, da ustreza vašim potrebam - v številnih programih so možnosti prilagajanja močno omejene ali popolnoma izključene. Mimogrede, enako velja za storitve v oblaku.

Optimalna možnost za mnoga mala podjetja je nakup že pripravljene rešitve z možnostjo prilagajanja, hitrega zagona, da ne upočasni vitalnih poslovnih procesov, in po potrebi začne delati na prilagajanju izdelka, tj. ga prilagodite posebnim nalogam vašega podjetja.

Izbira programa je precej odgovorna zadeva, potrebno je preučiti dokaj veliko količino informacij. Na trgu je veliko programskih izdelkov, od katerih ima vsak svoje značilnosti in prednosti. Dobiti bi morali odgovore na naslednja pomembna vprašanja:

katere specifične naloge in procese nameravamo avtomatizirati;

ali funkcionalnost sistema ustreza nalogam, ki jih bo treba rešiti z njegovo pomočjo;

ali je mogoče sistem prilagoditi vaši poslovni praksi;

Ali bo možno ob spremembi poslovnih procesov ali pogojev poslovanja hitro spremeniti sistem brez zaustavitve njegovega delovanja;

kako enostaven in enostaven je sistem za uporabo;

ali je mogoče sistem integrirati z drugimi aplikacijami ali storitvami;

Ali je sistem podprt na tablicah in pametnih telefonih?

kdo in kako bo zagotavljal tehnično podporo;

koliko stane implementacija in podpora?

Za odgovore na ta vprašanja je priporočljivo, da se posvetujete s predstavniki prodajalcev (tj. podjetij za razvoj programske opreme). Če je mogoče, komunicirajte tudi s sopodjetniki, ki rešujejo podobne probleme; njihove izkušnje vam bodo dale dragocene informacije, ki vam bodo pomagale pri izbiri določenega programskega izdelka.

Koliko stane sistem avtomatizacije?

To je retorično vprašanje in nanj ni jasnega odgovora. Koliko stane popravilo? To je mogoče storiti za 100 tisoč rubljev ali pa za milijon, vse je odvisno od površine sobe, nalog, kakovosti materialov itd. Stroški določene programske rešitve bodo odvisni tudi od številnih spremenljivk: katere naloge se bodo reševale s sistemom, ali gre za standardni izdelek ali izdelek po meri, kateri viri bodo potrebni za implementacijo, koliko delovnih postaj bo priključenih na sistem. sistem itd.

Stroški avtomatizacije so sestavljeni iz več komponent:

stroški samega sistema (stroški škatle ali plačila najema - v primeru uporabe aplikacij v oblaku);

stroški vzpostavitve sistema in usposabljanja osebja;

strošek redne podpore.

K temu lahko dodamo posredne stroške – na primer čas, ki ga direktor in ključni uporabniki porabijo za sodelovanje pri projektu.

Kako je sistem za avtomatizacijo implementiran
in kako izbrati izvajalca

Implementacija je proces prilagajanja programske opreme podjetju in deloma podjetja programski opremi.

Za enostavna opravila ali procese bo »implementacija« preprosto sestavljena iz namestitve programske opreme v vaš računalnik (ali registracije pri storitvi v oblaku) in vnosa začetnih informacij. Takoj po tem lahko začnete izdajati dokumente, izpolnjevati bazo strank ali izdajati naloge.

Za zahtevnejša opravila (na primer izračun načrtovane donosnosti naročil ob sklenitvi posla – da ne bi delali z izgubo) bo morda treba prilagoditi sistem razmeram in praksam, ki so se razvile v podjetje. Pravilno izbran sistem običajno podpira nek standardni postopek za takšno nalogo. Toda v praksi ima vsako podjetje svojo metodologijo. Prav to specifičnost bo treba odražati v procesu izvajanja.

Izvedbo lahko izvedete sami ali s povabilom strokovnjakov. Vendar ne smete upati, da bo izvajalec naredil vse na najboljši možen način brez vašega sodelovanja; ključni zaposleni in vodstvo podjetja bodo morali aktivno sodelovati v skoraj vseh fazah; globlje ko se boste poglobili v proces implementacije, bo v veliki meri odvisen uspeh projekta.

Izvajalskega partnerja morate izbrati približno tako, kot bi izbirali ekipo za prenovo stanovanja. Spremljajte trg in prepoznajte podjetja, katerih kompetence so zadostne za rešitev vaših težav in katerih pogoji so optimalni glede na razmerje med ceno in kakovostjo. Zelo zaželeno je, da ima vaš potencialni partner certifikat o skladnosti sistema vodenja kakovosti z mednarodnim standardom ISO 9001:2008. Izvedite sestanke s strokovnjaki iz podjetij v tem ožjem izboru (vključno s pogovorom z zaposlenim, ki bo spremljal vaš projekt). Preglejte portfelj, pri čemer bodite pozorni predvsem na to, ali ima izvajalec izkušnje z uspešno implementacijo sistemov avtomatizacije v podjetjih, katerih specializacija in področje delovanja sovpadata z vašim. Priporočljivo je tudi, da se pogovarjate z vodilnimi v teh podjetjih in ugotovite njihovo mnenje o vašem potencialnem partnerju – ali je bila izvedba uspešna, ali so bili zadovoljni z rezultati dela, ali je bila dobro organizirana garancijska storitev, kakšne težave. so srečali itd.

Tudi pri izbiri izvajalca je smiselno upoštevati načelo sorazmernosti: če imate majhno podjetje, potem je priporočljivo poslovati z majhnim podjetjem – vsa soglasja bodo šla hitreje, lažje se boste dogovorili. sporna vprašanja z enakovrednim partnerjem itd.

Kakšna so tveganja pri uvedbi sistema avtomatizacije?

Pri uvajanju sistema avtomatizacije seveda obstajajo določena tveganja - od zamujanja rokov in prekoračitve proračuna, do odpora osebja in potrebe po spremembi posameznih poslovnih procesov, da bi ustrezali zahtevam sistema. Toda večini težav se je mogoče izogniti, če pravilno prepoznate naloge, ki zahtevajo avtomatizacijo, izvajate nadzor kakovosti obstoječih programskih izdelkov in premišljeno pristopite k izbiri implementacijskega partnerja. Pomemben pogoj za uspešno izvedbo projekta je tudi osebna udeležba najvišje osebe podjetja/lastnika podjetja, v tem primeru so tveganja, da bi "dobili napačno stvar", bistveno zmanjšana.

Kar zadeva odpor osebja, je na eni strani zelo pomembno kakovostno delo, ki pojasnjuje prednosti in prednosti avtomatizacije za podjetje in vse zaposlene, na drugi strani pa ustvarjanje med vsemi zaposlenimi, tj. top management, močan občutek neizogibnosti sprememb. Če pride do izpada nekaterih procesov, je treba ovire hitro razumeti in odstraniti. Dobro orodje za implementacijo je nagrajevanje zaposlenih za njihovo sodelovanje v projektu in za določene mejnike; to bo pomagalo doseči zvestobo drugih članov ekipe.

Na trenutni stopnji razvoja je avtomatizacija procesov eden od pristopov k vodenju procesov, ki temelji na uporabi informacijske tehnologije. Ta pristop omogoča upravljanje operacij, podatkov, informacij in virov z uporabo računalnikov in programske opreme, ki zmanjša ali odpravi človeško vpletenost v proces.

Glavni cilj avtomatizacije je izboljšanje kakovosti izvajanja procesov. Avtomatiziran proces ima bolj stabilne lastnosti kot ročni proces. V mnogih primerih lahko avtomatizacija procesov izboljša produktivnost, skrajša čas procesa, zniža stroške ter poveča natančnost in stabilnost delovanja.

Danes je avtomatizacija procesov zajela številne panoge in področja delovanja: od proizvodnih procesov do nakupovanja v trgovinah. Ne glede na velikost in obseg organizacije ima skoraj vsako podjetje avtomatizirane procese. Procesni pristop zagotavlja enotna načela avtomatizacije za vse procese.

Kljub temu, da se lahko avtomatizacija procesov izvaja na različnih ravneh, bodo principi avtomatizacije za vse nivoje in vse vrste procesov ostali enaki. To so splošna načela, ki določajo pogoje za učinkovito izvajanje procesov v avtomatskem načinu in določajo pravila za avtomatsko vodenje procesov.

Osnovna načela avtomatizacije procesov so:

• načelo doslednosti. Vsa dejanja v avtomatiziranem procesu morajo biti usklajena med seboj ter z vhodi in izhodi procesa. Če dejanja niso usklajena, lahko pride do motenj v procesu.
• načelo integracije. Avtomatiziran proces mora biti sposoben vključiti se v celotno okolje organizacije. Na različnih stopnjah avtomatizacije se integracija izvaja različno, vendar bistvo principa ostaja enako. Avtomatizacija procesov mora zagotavljati interakcijo avtomatiziranega procesa z zunanjim okoljem (glede na ta proces).
• načelo neodvisnosti izvršitve. Avtomatiziran proces mora potekati neodvisno, brez človeškega posredovanja ali z minimalnim človeškim nadzorom. Ljudje se ne smejo vmešavati v postopek, dokler se postopek izvaja v skladu z določenimi zahtevami.

Navedena splošna načela so podrobno opredeljena glede na stopnjo avtomatizacije, ki jo obravnavamo, in specifične procese. Na primer, avtomatizacija proizvodnih procesov vključuje načela, kot so načelo specializacije, načelo sorazmernosti, načelo kontinuitete itd.

Stopnje avtomatizacije procesov

Avtomatizacija procesov je nujna za podporo upravljanja na vseh ravneh hierarhije podjetja. Pri tem so ravni avtomatizacije določene glede na raven upravljanja, na kateri se izvaja avtomatizacija procesov.

Ravni upravljanja običajno delimo na operativne, taktične in strateške.

V skladu s temi stopnjami ločimo tudi stopnje avtomatizacije:

• nižja stopnja avtomatizacije ali raven izvajalcev. Na tem nivoju se izvaja avtomatizacija redno izvajanih procesov. Avtomatizacija procesov je namenjena izvajanju operativnih nalog (na primer izvajanje proizvodnega procesa), vzdrževanju nastavljenih parametrov (na primer delovanje avtopilota) in vzdrževanju določenih načinov delovanja (na primer temperaturni pogoji v plinskem kotlu).
• ravni vodenja proizvodnje ali taktični ravni. Avtomatizacija procesov na tem nivoju zagotavlja porazdelitev nalog med različnimi procesi nižjega nivoja. Primeri takih procesov so procesi upravljanja proizvodnje (načrtovanje proizvodnje, načrtovanje storitev), procesi upravljanja virov, procesi upravljanja dokumentov itd.
• raven upravljanja podjetja ali strateški ravni. Avtomatizacija procesov na ravni upravljanja podjetja nudi rešitve za analitične in napovedovalne probleme. Ta stopnja avtomatizacije je potrebna za podporo dela višjega vodstva organizacije. Usmerjen je v finančno, gospodarsko in strateško upravljanje.

Avtomatizacija procesov na vsakem od teh nivojev je zagotovljena z uporabo različnih sistemov avtomatizacije (CRM sistemi, ERP sistemi, OLAP sistemi itd.). Vse sisteme avtomatizacije lahko razdelimo na tri osnovne vrste.

Vrste sistemov za avtomatizacijo vključujejo:

• nespremenljivi sistemi. To so sistemi, v katerih je zaporedje dejanj določeno s konfiguracijo opreme ali procesnimi pogoji in ga ni mogoče spreminjati med procesom.
• programabilni sistemi. To so sistemi, v katerih se zaporedje dejanj lahko razlikuje glede na dani program in konfiguracijo procesa. Izbira zahtevanega zaporedja dejanj se izvede prek nabora navodil, ki jih sistem lahko prebere in interpretira.
• prilagodljivi (samoprilagodljivi) sistemi. To so sistemi, ki so sposobni izbrati potrebna dejanja med delovanjem. Spreminjanje konfiguracije procesa (zaporedje in pogoji za izvajanje operacij) se izvede na podlagi informacij o poteku procesa.

Tovrstne sisteme je mogoče uporabljati na vseh ravneh avtomatizacije procesov posamezno ali kot del kombiniranega sistema.

Vrste avtomatiziranih procesov

V vsakem sektorju gospodarstva obstajajo podjetja in organizacije, ki proizvajajo izdelke ali opravljajo storitve. Vsa ta podjetja lahko razdelimo v tri skupine, odvisno od njihove »oddaljenosti« v verigi predelave naravnih virov.

Prva skupina podjetij so podjetja, ki pridobivajo ali proizvajajo naravne vire. Takšna podjetja vključujejo na primer kmetijske proizvajalce ter podjetja za proizvodnjo nafte in plina.

Druga skupina podjetij so podjetja, ki predelujejo naravne surovine. Izdelujejo izdelke iz surovin, ki jih pridobivajo ali proizvajajo podjetja prve skupine. Takšna podjetja vključujejo na primer podjetja avtomobilske industrije, jeklarne, elektronska podjetja, elektrarne itd.

Tretja skupina so podjetja storitvenega sektorja. Takšne organizacije vključujejo na primer banke, izobraževalne ustanove, zdravstvene ustanove, restavracije itd.

Za vsa podjetja je mogoče identificirati skupne skupine procesov, povezanih s proizvodnjo izdelkov ali zagotavljanjem storitev.

Takšni postopki vključujejo:

• poslovni procesi so procesi, ki zagotavljajo interakcijo znotraj organizacije in z zunanjimi deležniki (potrošniki, dobavitelji, regulativni organi itd.). V to kategorijo procesov spadajo marketinški in prodajni procesi, interakcija s potrošniki, finančni, kadrovski, materialno planiranje in računovodski procesi itd.
• procesi oblikovanja in razvoja– to so vsi procesi, povezani z razvojem izdelka ali storitve. Takšni procesi vključujejo procese načrtovanja razvoja, zbiranja in priprave začetnih podatkov, izvedbe projekta, spremljanja in analize rezultatov projektiranja itd.
• proizvodnih procesov so procesi, potrebni za proizvodnjo izdelkov ali zagotavljanje storitev. V to skupino sodijo vsi proizvodni in tehnološki procesi. Vključujejo tudi procese načrtovanja povpraševanja in načrtovanja zmogljivosti, logistične procese in storitvene procese.
• procesov nadzora in analize– ta skupina procesov je povezana z zbiranjem in obdelavo informacij o izvajanju procesov. Takšni procesi vključujejo procese nadzora kakovosti, operativno vodenje, procese nadzora zalog itd.

Večino procesov, ki spadajo v te skupine, je mogoče avtomatizirati. Danes obstajajo razredi sistemov, ki zagotavljajo avtomatizacijo teh procesov.

Tehnična specifikacija za podsistem "Skladišča" je primer Tehnične specifikacije za avtomatizacijo vodenja skladišč podjetja.

Ta dokument je primer resnične projektne naloge, na podlagi katere je bil izbran in implementiran sistem avtomatizacije za vodenje skladišča industrijskega podjetja.

Dokument obsega 26 strani. Format dokumenta - Microsoft Word 2002. Združljiv z vsemi različicami MS Word. Dokument je mogoče urejati in spreminjati.

Tehnična specifikacija za podsistem Dokumentni tok je primer Tehnične specifikacije za avtomatizacijo upravljanja procesa dokumentnega toka.

Ta dokument je primer resnične projektne naloge, na podlagi katere je bil izbran in implementiran sistem za avtomatizacijo dokumentov za industrijsko podjetje.

Dokument obsega 17 strani. Format dokumenta - Microsoft Word 2002. Združljiv z vsemi različicami MS Word. Dokument je mogoče urejati in spreminjati.

Projektna naloga za podsistem »Nabava« je primer Projektne naloge za avtomatizacijo nabavnih procesov in vodenja dobaviteljev.

Ta dokument je primer resnične projektne naloge, na podlagi katere je bil izbran in implementiran sistem za avtomatizacijo nabave in vodenje dobaviteljev za industrijsko podjetje.

Dokument obsega 23 strani. Format dokumenta - Microsoft Word 2002. Združljiv z vsemi različicami MS Word. Dokument je mogoče urejati in spreminjati.

Strategija avtomatizacije procesov

Avtomatizacija procesov je kompleksna in dolgotrajna naloga. Za uspešno rešitev tega problema se je potrebno držati določene strategije avtomatizacije. Omogoča vam izboljšanje procesov in pridobitev številnih pomembnih prednosti avtomatizacije.

Na kratko lahko strategijo formuliramo takole:

• razumevanje procesa. Če želite avtomatizirati proces, morate razumeti obstoječi proces z vsemi njegovimi podrobnostmi. Postopek je treba v celoti analizirati. Določiti je treba vhode in izhode procesa, zaporedje akcij, odnos z drugimi procesi, sestavo virov procesa itd.
• poenostavitev postopka. Ko je analiza procesa opravljena, je treba postopek poenostaviti. Zmanjšati je treba nepotrebne dejavnosti, ki ne dodajajo vrednosti. Posamezne operacije se lahko kombinirajo ali izvajajo vzporedno. Za izboljšanje postopka se lahko predlagajo druge tehnologije za njegovo izvedbo.
• avtomatizacija procesov. Avtomatizacija procesa se lahko izvede šele, ko je proces čim bolj poenostavljen. Enostavnejši kot je postopek, lažje ga je avtomatizirati in bolj učinkovit bo avtomatiziran proces.

Prednosti avtomatizacije procesov

Avtomatizacija procesov lahko bistveno izboljša kakovost upravljanja in kakovost izdelkov. Pri implementaciji QMS ima avtomatizacija pomemben učinek in omogoča organizaciji, da bistveno izboljša svoje delo. Preden pa se odločite za avtomatizacijo procesov, morate oceniti prednosti samodejnega izvajanja procesov.

Običajno avtomatizacija procesov zagotavlja naslednje prednosti:

• poveča hitrost opravljanja ponavljajočih se nalog. Zaradi samodejnega načina so lahko ista opravila opravljena hitreje, saj... avtomatizirani sistemi so natančnejši pri svojih dejanjih in niso podvrženi zmanjšanju učinkovitosti zaradi časa delovanja.
• kakovost dela se izboljša. Odprava človeškega faktorja bistveno zmanjša odstopanja pri izvajanju procesa, kar vodi do zmanjšanja števila napak in posledično do povečanja stabilnosti in kakovosti procesa.
• poveča se natančnost krmiljenja. Z uporabo informacijske tehnologije v avtomatiziranih sistemih je mogoče shraniti in upoštevati več podatkov o procesu kot pri ročnem vodenju.
• vzporedno izvajanje nalog. Avtomatizirani sistemi vam omogočajo, da izvajate več dejanj hkrati, ne da bi pri tem izgubili kakovost in natančnost dela. To pospeši postopek in izboljša kakovost rezultatov.
• hitro odločanje v tipičnih situacijah. V avtomatiziranih sistemih se odločitve, povezane s tipičnimi situacijami, sprejemajo veliko hitreje kot pri ročnem upravljanju. To izboljša učinkovitost procesa in se izogne ​​nedoslednostim v naslednjih fazah.

Kljub očitnim prednostim avtomatizacija procesov ni vedno praktična. Po analizi in optimizaciji se lahko izkaže, da avtomatizacija procesov ni potrebna ali pa ni ekonomsko upravičena.

V številnih situacijah so lahko ročni procesi boljši od avtomatizacije:

• Procesne operacije je težko avtomatizirati. S tehnološkega ali ekonomskega vidika je nekatere procesne operacije zelo težko avtomatizirati.
• kratek življenjski cikel izdelka. Če je treba izdelek razviti in implementirati v kratkem času ali pa je njegova doba na trgu kratka, potem avtomatizacija procesa morda ni praktična. Ročni procesi bodo cenejši in hitrejši od avtomatizacije.
• unikatnih ali enkratnih izdelkov. Kadar potrošnik potrebuje izdelek z edinstvenimi ročno izdelanimi lastnostmi, je tak izdelek mogoče izdelati le, če se postopki izvajajo ročno.
• močna nihanja povpraševanja. Sprememba povpraševanja po izdelku zahteva spremembo obsega proizvodnje. Takšne spremembe je lažje narediti, če postopek izvajate ročno.

Avtomatizacija poslovnih procesov se vodji včasih zdi kot čarobna palica. Toda kako na najboljši način avtomatizirati poslovne procese? Da delo poteka gladko, se papirji ne izgubljajo, predpisi pomagajo, ekipa deluje kot dobro naoljen stroj?

V tem članku bomo analizirali nianse gradnje in avtomatizacije poslovnih procesov, razmislili, kako se izogniti napakam, kakšni so cilji in cilji avtomatizacije poslovnih procesov in kje začeti. Če razmišljate o izboljšavi poslovnih procesov in morebitni uvedbi elektronskega sistema vodenja, pozorno preberite članek. In vzemite svinčnik!

Trije stebri kaosa v poslu: kako avtomatizirati procese, ki ne obstajajo

Preden se pogovorimo o tem, kakšne priložnosti odpira avtomatizacija poslovnih procesov, pomislimo, s kakšnimi težavami se soočate zdaj.

Trije slabi »stebri«, na katerih sloni kaos v poslu, so univerzalni. Najverjetneje jih poznate tudi vi:

• Redne napake. Petrov se je zmotil, Sidorov je potrdil nepreverjen dokument, Vasečkina je poslala račun z napačnimi podatki. Takšne napake prinašajo časovne in finančne izgube, trzanje oči in delo ponoči.
• Izpadi. Dokument čaka na odobritev en teden, nato drugič, delo je vredno. Ključni uslužbenec je na dopustu ali da odpoved, ne da bi predal primer.
• Splošna zmeda. Kam je šel potreben papir? Zakaj tajnica v kupu listov ni opazila nujnega dokumenta? Kam naj gre specialist, ko ga stranka kontaktira, če ni prave osebe? Ta zmeda in tekanje po hodnikih s kupi papirjev je moteče in nikakor ne naklonjeno produktivnemu delu.

Še pred 10 leti se je večini podjetij zdelo modeliranje poslovnih procesov drago, zamudno in zato nepotrebno. Nekateri še zdaj mislijo tako, ko so prebrali grozljive zgodbe o nedokončanih projektih in zapravljenih milijonih ali pa se avtomatizacije celo lotili z napačne strani. Izkazalo pa se je, da podjetja, ki se ukvarjajo z avtomatizacijo poslovnih procesov, rastejo hitreje, bolje premagujejo krizne čase in prekašajo tekmece. V takih podjetjih se zaposleni počutijo bolj udobno, kar ustvarja pravo delovno vzdušje v kolektivu. Primeri so zgodbe Toyote, Amazona, McDonaldsa, pa tudi naših strank, katerih ocene avtomatizacije poslovnih procesov.

Sposobnost gradnje poslovnih procesov in znanje, kako jih avtomatizirati, danes postajata pomembna konkurenčna prednost.

Poslovni procesi: kaj avtomatiziramo, tovariši?

Včasih je vodstvo podjetja, ki se ukvarja s strateškimi vprašanji, zavedeno: z nami je vse v redu. Če pa Petrov ve, da mora v primeru marketinške naloge kontaktirati Ivanovo, to ni poslovni proces. A specifičen akcijski zemljevid, ki univerzalno opisuje korake, skozi katere gredo zaposleni, da dosežejo določen rezultat, je že podoben poslovnemu procesu.

Da se diagram poteka imenuje poslovni proces, mora upoštevati tri dejavnike:

1. Stabilnost opisanih povezav: upošteva se več izbir dejanj, prehodov in pogojev.
2. Ureditev dejanj med postopkom: klici, pisma, priloge, pritožbe, vize.
3. Logičen zaključek: določen dosegljiv cilj.

Jasno zmodeliran poslovni proces vam bo omogočil vpogled v rezultat in kontrolo dela na vseh stopnjah, da preprečite izgube in napake »v nizkem startu«.

Glede na pojav »tankih točk« se spremeni poslovni proces, prilagodijo njegove faze in pogleda, kateri členi so šibki. Če imate težave pri razvoju algoritmov, smo vam pripravljeni pomagati. Navsezadnje je razvoj poslovnih procesov priprava na projekt njihove avtomatizacije.

Je srce vašega podjetja zdravo?

Kontaktirajte nas še danes in prejmite individualno ponudbo Poslovni procesi so srce podjetja. Kako veste, ali je vaše podjetje v formi? Kontaktirajte nas in ugotovite, kako kar najbolje izkoristiti svoje poslovne procese in sprostiti polni potencial vašega podjetja.

Naročite se na posvet

Glavni cilj razvoja poslovnih procesov je čarobna transformacija kaotično stkanih verig interakcij znotraj podjetja v urejene, konsistentne in razumljive algoritme. Naj bo red v delu, v pisarni, v glavah zaposlenih in v glavah vodij!

Uri, kje je gumb? Cilji avtomatizacije poslovnih procesov

Zdaj se postavlja vprašanje: kako vse to obvladati? No, potrebujete celotno osebje zaposlenih - da držite prst na utripu in pozorno spremljate "tanke točke", "šibke člene" in izvedbo vsega, kar je treba storiti!

Po tej poti gre četrtina podjetij, ki širijo oddelke za kakovost ter širijo vodstveni in tajniški kader. Toda veliko bolj koristno je zastaviti vprašanje, kako avtomatizirati poslovne procese in funkcijo njihovega nadzora preseliti v en prostor. Takšen sistem upravljanja poslovnih procesov bo hkrati oblikovalec, nadzorni mehanizem in krmilnik, ki bo dajal signale, ko nekaj ne gre po načrtih. A da bo "čarobni gumb" deloval, se morate še vedno potruditi.

Seveda pa cilji avtomatizacije poslovnih procesov niso le priročna metoda nadzora. Posledično bo uporaba avtomatiziranega sistema za upravljanje poslovnih procesov pomagala:

• Organizirajte redne naloge.
• Zmanjšajte človeški faktor.
• Jasno razdelite področja odgovornosti znotraj procesov.
• Vse podrobnosti postopka imejte pod nadzorom.
• Vključite v shemo interakcije s strankami.
• Ustvarite enotno IT infrastrukturo z različnimi pravicami dostopa.
• Prihranite čas, vaš in vaših zaposlenih.
• Rezultat je prihranek denarja pri upravljanju podjetja.

Kot vidite, se cilji avtomatizacije poslovnih procesov v veliki meri ujemajo z vašimi!

Upravljanje poslovnih procesov - sistem za eno podjetje

Da bo še bolj jasno, poglejmo posebne funkcije sistema za upravljanje poslovnih procesov - "1C: Dokumentni tok 8" - s primeri.

Nazorno smo videli, kako se avtomatizirani poslovni proces razlikuje od »zakuhanega«. Treba je še videti, kako doseči to raven avtomatizacije.

Skrivna sestavina: kako avtomatizirati poslovne procese brez izgub

Zagotovo ste slišali zgodbe o podjetju N, ki je uvedlo super sistem, se poigralo z njim in se po pljuvanju vrnilo v Excel. To se zgodi, ko se podjetje sooči z nepričakovanimi težavami. Nato zaposleni sabotirajo nenavaden način dela. Utečenih procesov ni mogoče na noben način regulirati. Potem proračun za izvedbo preseže želeno. Sam sistem je težak in nerazumljiv, vendar potrebujete "tukaj je gumb, pritisnem ga in vse deluje."

Vodje pogosto pozabljajo na pravilo: prva faza, na kateri se gradi avtomatizacija poslovnih procesov, so naloge. Sistem za upravljanje dokumentov ima ogromno funkcionalnosti, ki lahko zadovoljijo zahteve najzahtevnejšega poslovanja. Toda najprej je treba predstaviti te zahteve.

Naše raziskave potrjujejo, da 70 % poslovnih težav nastane prav v fazi evidentiranja zahtev in rezultatov. Zato nudimo začetna svetovanja in nudimo tudi storitev predprojektne raziskave. Ta korak pomaga:

• prepoznati "tanke točke" v podjetju,
• določite, s kakšnimi cilji se sooča sistem avtomatizacije,
• razumeti, ali je standardna funkcionalnost primerna za podjetje ali so potrebne spremembe,
• ugotovite, kateri nabor funkcij bo optimalen za podjetje,
• določiti, katere procese najprej avtomatizirati in katere je mogoče odložiti. Prednost imajo na primer področja, ki upočasnjujejo delo celotnega podjetja, tudi če delo na njih ni najlažje.

Pravilno beleženje sistemskih zahtev in rezultatov je skrivna sestavina uspeha projekta avtomatizacije. Včasih na tej stopnji postane jasno, da obstaja težava s poslovnimi procesi. Nato jih morate spremeniti ali zgraditi iz nič.

Ko smo se odločili za naloge avtomatizacije poslovnih procesov, preidemo na oblikovanje projektne skupine in izvedbo projekta.

Ali želite vedeti, kakšne rezultate lahko doseže vaše specifično podjetje? Kontaktirajte nas za brezplačen posvet - povedali vam bomo!