Mostraremos como implementar você mesmo um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em uma empresa em 10 etapas.

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Por que você precisa de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?

Provavelmente não sobrou uma única empresa que não utilize computadores e redes locais em seu sistema de gerenciamento de escritório. Portanto, os termos EDI e gerenciamento eletrônico de documentos começarão, mais cedo ou mais tarde, a ser mencionados nas conversas sobre os planos imediatos até mesmo de pequenas organizações.

Em suma, o gerenciamento eletrônico de documentos é a transferência dos fluxos de documentos de uma organização para o formato eletrônico digital, a automação de todos os processos de processamento de documentos.

Que vantagens a implementação e manutenção da gestão eletrónica de documentos com o auxílio de um software especializado - um sistema de gestão eletrónica de documentos (EDMS) - proporciona a uma empresa?

1. A eficiência do trabalho e, como resultado, a produtividade aumenta. A busca automatizada de qualquer solicitação pode reduzir significativamente o tempo de processamento dos documentos e garantir o controle da pontualidade de sua execução.
2. Os funcionários têm acesso instantâneo a qualquer documento criado e cadastrado no sistema. Torna-se possível fazer correções rapidamente; o acesso aos documentos pode ser limitado pelo executor.
3. A influência do “fator humano” é minimizada e os erros a ele associados são eliminados.
4. Os custos são reduzidos aumentando a eficiência da mão de obra e os custos com equipamentos de escritório e consumíveis são reduzidos.
5. As interações entre artistas individuais e entre departamentos da empresa são melhoradas. A troca de informações e a passagem de sinais de gestão são aceleradas.
6. O tempo de criação, pactuação e aprovação da documentação é reduzido com o acesso coletivo e o monitoramento do tempo de cada etapa.
7. Os custos de organização do armazenamento arquivístico de documentos são reduzidos.
8. O grau de proteção da documentação contra perdas e danos e contra acesso não autorizado é aumentado.

Uma vez que todos os que estão de uma forma ou de outra ligados ao trabalho de escritório estão familiarizados com os conceitos de “documento eletrónico, gestão eletrónica de documentos”, não há necessidade de convencer ninguém da necessidade de implementar um sistema de gestão eletrónica de documentos. Mas muitas empresas ainda acreditam que é complicado e caro. Mas, entretanto, é perfeitamente possível implementá-lo através da própria organização, o que reduzirá significativamente os custos.

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDF): etapas de implantação

O algoritmo para implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos consiste em 10 etapas.

Passo 1. Decida sobre as metas e objetivos da automação. Analisar os problemas de gestão documental da empresa, considerar se podem ser resolvidos através da gestão eletrónica de documentos.

Passo 2. Faça uma pesquisa pré-projeto. Estude as especificidades da manutenção de registros na sua empresa, para isso:

• realizar uma auditoria dos fluxos de documentos entre executores e divisões estruturais;
• analisar regulamentações vigentes para otimizar fluxos documentais, traçar rotas de documentos internos e externos;
• estudar o processo de criação, coordenação e aprovação de todos os tipos de documentos internos formados na empresa;
• fiscalizar o procedimento de registro e processamento de correspondência recebida e enviada;
• Avaliar até que ponto a manutenção de registros da empresa está em conformidade com as normas e requisitos dos padrões da indústria e da legislação da Federação Russa;
• estudar o procedimento de criação de arquivos, requisitos para seu armazenamento atual e transferência para armazenamento no arquivo da organização;
• pense em quais processos de negócios precisam ser automatizados;
• analisar os dados obtidos e formular os requisitos técnicos que o sistema de gestão eletrônica de documentos deve atender.

Esquema. Operações em documentos internos

Etapa 3. Realize uma auditoria dos processos burocráticos existentes da empresa antes de mudar para o fluxo eletrônico de documentos. É necessário sistematizar e agilizar o trabalho com fluxos documentais e otimizar todo o sistema de gestão de escritório da empresa. Desenvolver regulamentos para o processamento de documentos, elaborar instruções para estabelecer áreas de responsabilidade entre os executores e especificar o procedimento de interação entre eles. Faça alterações e acréscimos às regulamentações locais e às descrições de cargos. Juntamente com o serviço de TI, pense nas questões de segurança e controle de acesso. Siga os requisitos do sistema de padronização para gerenciamento de documentos estabelecidos no GOST R ISO 15489-1-2007.

Passo 4. Elabore um diagrama do processo de gestão documental, anote os roteiros do fluxo documental, a ordem e prioridade de execução, coordenação e aprovação da documentação. Proporcionar a possibilidade de acesso simultâneo e colaboração com o documento para todos os executores. Elaborar especificações técnicas tendo em conta desejos e requisitos específicos.

Etapa 5. Estude o EDMS moderno, pense nas alterações e acréscimos que podem ser feitos na configuração padrão, levando em consideração as características que caracterizam o fluxo eletrônico de documentos da sua organização. Muitas empresas de desenvolvimento de software levam em consideração as necessidades individuais dos clientes e fazem os ajustes necessários.

Etapa 6. Comece a implementar um EDMS na sua organização escolhendo uma das duas opções:

1. Implementar EDI por tipo de documento, quando o processamento de um tipo de documento for automatizado pela primeira vez: pedidos e instruções, contratos e acordos.
2. Implementar gradualmente o EDMS por departamento, quando os primeiros trabalhos forem automatizados no serviço de escritório, depois no serviço de pessoal, no departamento de contabilidade e assim por diante em toda a empresa.

Como em qualquer opção o processamento dos documentos já se inicia, obtenha certidões dos executores responsáveis ​​autorizados a assinar os documentos.

A tabela mostra quais tipos de assinaturas digitais eletrônicas existem e na hora de assinar quais documentos elas podem ser utilizadas.

Etapa 7 Crie um arquivo eletrônico convertendo documentos em papel criados anteriormente em formatos eletrônicos. Em um arquivo eletrônico, os documentos podem ser armazenados tanto na forma de digitalizações quanto em formatos de editor de texto. Você pode começar a criar um arquivo eletrônico assim que a administração decidir sobre a necessidade de implementar o gerenciamento eletrônico de documentos.

Arquivos eletrônicos na nomenclatura dos arquivos da empresa

Etapa 8 Integrar o EDMS com outros sistemas de contabilidade automatizados utilizados na empresa. Trabalhar em sistemas de gestão eletrônica de documentos, via de regra, implica a capacidade de trocar dados com os sistemas de contabilidade que já foram implementados e agora fornecem contabilidade automatizada de pessoal, financeira e de produção na empresa.

Etapa 9 Realizar treinamento de funcionários e desenvolver manuais de usuário levando em consideração as características específicas de locais de trabalho específicos.

Etapa 10 Assegurar o controlo do cumprimento dos procedimentos regulamentados durante o período de adaptação dos intérpretes às novas condições de trabalho. Nomear funcionários responsáveis ​​​​nos departamentos que prestarão assistência operacional a terceiros e garantirão o cumprimento do procedimento estabelecido para utilização do EDS.

Deve-se entender que a introdução do EDMS e do fluxo de documentos em formatos eletrônicos não é um fim em si. Esta é uma ferramenta eficaz para a interação externa e não apenas com autoridades executivas e autoridades de controlo e supervisão. O EDMS garantirá um fluxo unificado de documentos com divisões separadas e pronta troca de documentos com as contrapartes. Mostre iniciativa e seus parceiros, fornecedores e clientes. Isso ajudará não apenas a melhorar a qualidade e a velocidade da troca de fluxos de informações, mas também a reduzir o tempo de retorno do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos implementado na empresa.

A automação do fluxo de documentos deixou de ser um luxo, que apenas grandes empresas industriais e agências governamentais podiam pagar há 5 anos, para se tornar uma necessidade urgente para organizações de todos os tamanhos e especializações. Hoje, esta medida de aumento da eficiência empresarial está ao alcance de todas as empresas, sem exceção. E é relevante para a maioria deles, porque mesmo empresas relativamente pequenas estão envolvidas na coordenação de contratos e na troca de correspondência comercial com fornecedores e clientes.

Resumidamente sobre os benefícios de mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos

Nas condições de fluxo de documentos em papel, às vezes leva até meio dia útil para encontrar a carta, ato ou anexo necessário ao contrato. Com isso, não só a atividade profissional do funcionário que procura fica prejudicada, mas também os processos de negócio da empresa como um todo. E esta situação se repete dia após dia, fazendo com que a produtividade da organização deixe muito a desejar.

Além disso, a introdução de um sistema de gestão eletrónica de documentos (EDMS) resolve o antigo problema dos dados “dispersos”, quando os documentos originais do documento são armazenados no computador de trabalho do advogado, as versões em papel das contas e dos atos são armazenadas em o departamento financeiro, e todos os comentários e observações sobre contratos e documentos que os acompanham ficam dispersos em caixas eletrônicas de funcionários. Este estado de coisas é contrário a todos os padrões de segurança de TI. O SED permite o acesso geral aos documentos a todos os colaboradores envolvidos no processo da sua constituição, aprovação e execução, tendo em conta os requisitos de confidencialidade e protecção dos dados corporativos.

Não listaremos todos os benefícios de mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos neste artigo. Observemos apenas que a implementação do EDMS permite:

• economizar nos salários do excesso de pessoal administrativo;
• acelerar o processo de celebração de contratos e documentação organizacional e administrativa em 60%;
• 2 vezes agilizar a entrega do documento ao destinatário;
• melhorar o controle da disciplina de desempenho;
• reduzir custos de papel em 10%(a princípio recomenda-se a utilização de fluxo documental misto: troca eletrônica duplicada com papel);
• agilizar e sistematizar os processos de processamento de documentos.

Os benefícios da automação hoje são óbvios até mesmo para os céticos mais inveterados. A única coisa que impede as organizações de implementar o EDS é a complexidade percebida da transição. Na verdade, nem tudo é tão assustador, e mesmo empresas com um estilo de vida secular podem adaptar-se facilmente às novas condições de trabalho de alta tecnologia. Para tornar mais fácil para você dar um passo difícil, mas vital, descreveremos as principais etapas da implementação de um EDMS.

1) Definir metas e objetivos para automação

O objetivo da introdução de um EDMS é sempre melhorar a eficiência da gestão empresarial. Ao tomar uma decisão sobre automação, você deve estar claramente ciente da lista de problemas com a manutenção de registros atuais da empresa e entender como eles podem ser resolvidos com a ajuda de um EDMS.

2) Pesquisa pré-projeto

Depois de estar convencido da viabilidade de implementação de um EDMS, você pode prosseguir para o estudo das características do trabalho de escritório na empresa:

• realizar uma auditoria de documentos;
• estudar os regulamentos para trabalhar com eles;
• examinar as rotas de movimentação de correspondências, contratos, ordens e instruções internas;
• estudar os processos de formação, aprovação e celebração de contratos;
• examinar os procedimentos de registro de correspondência recebida e enviada;
• estudar os processos de iniciação, aprovação, execução e descarte de documentação interna (DI);
• identificar os principais requisitos do ambiente corporativo;
• avaliar o grau de conformidade das atuais atividades de trabalho de escritório da empresa com os requisitos da legislação da Federação Russa e dos padrões da indústria;
• examinar procedimentos para organizar e conduzir reuniões;
• estudar os processos de transferência de documentos para o arquivo;
• identificar processos de negócios que realmente precisam de automação.

Os dados coletados devem ser analisados ​​​​para determinar os requisitos básicos para a construção de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em uma empresa.

3) Otimização dos processos de escritório

Antes de começar a desenvolver o sistema de gestão eletrónica de documentos de uma organização, é necessário agilizar e sistematizar o trabalho com os próprios documentos, bem como otimizar os processos de escritório tendo em conta as capacidades do SED implementado. Se a empresa não tinha anteriormente regulamentos claros para trabalhar com documentos, eles precisam ser anotados. A padronização do trabalho de escritório envolve a elaboração de instruções de processo, alteração de descrições de cargos e políticas corporativas de segurança de TI. Ao desenvolver padrões para gerenciamento de documentos, também é necessário levar em consideração os requisitos do GOST R 15489.

4) Desenvolvimento de projeto de automação documental

O projeto de um EDMS começa com a elaboração de um diagrama do processo de gerenciamento de documentos. São prescritas as rotas de movimentação das cópias digitalizadas dos documentos, a ordem e a prioridade da sua aprovação/execução. A possibilidade de revisão e colaboração paralela com o documento é fornecida a todos os responsáveis. Na fase de desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de documentos empresariais, também é necessário determinar os direitos de acesso dos funcionários aos dados corporativos. Com base nos resultados da formalização dos processos de processamento de documentos, é elaborada uma especificação técnica privada (PTZ).

5) Personalização da configuração padrão

Apesar de o EDMS moderno (“1C: Fluxo de Documentos”, “BUSINESS”) cobrir o máximo de processos de negócios de uma empresa de qualquer tamanho e especialização, em alguns casos ainda podem ser necessárias modificações no software padrão.

6) Etapa de implantação do EDMS

Os sistemas de gestão eletrônica de documentos, via de regra, são implementados em etapas, de acordo com um de dois cenários possíveis:

• por processo (primeiro, o processamento de cartas, contratos, etc. é automatizado);
• por divisão estrutural (o trabalho do escritório, departamento de contratos, etc. é automatizado).

O software é implantado em PCs de trabalho, as interfaces de usuário são configuradas e os direitos de acesso aos documentos são delimitados de acordo com as responsabilidades profissionais dos funcionários.

Se necessário, na mesma fase pode ser introduzida uma assinatura digital eletrónica (EDS), que permite endossar documentos diretamente em formato eletrónico.

7) Criação de um arquivo eletrônico

A estrutura lógica do armazenamento eletrônico e a organização do acesso dos funcionários ao mesmo são elaboradas na fase de projeto do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Portanto, imediatamente após a conclusão da implementação do EDMS, todos os dados podem ser carregados em um único arquivo eletrônico.

8) Integração com outros sistemas

Para maior comodidade no trabalho com dados e para minimizar os riscos de duplicação de informações, o sistema de gestão eletrônica de documentos pode ser integrado a qualquer programa de automação previamente instalado: financeiro, analítico, de produção.

9) Treinamento de pessoal e preparação de manuais de usuário

Antes de lançar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em operação comercial, é obrigatória a capacitação em massa dos colaboradores. A funcionalidade do EDMS é dominada por funcionários de escritório e chefes de todos os departamentos nos quais está prevista a utilização do programa.

Na mesma fase de automatização do fluxo documental, são desenvolvidos manuais para utilizadores e documentos de carácter regulamentar e administrativo (regulamentos sobre EDMS, descrições de funções, etc.).

10) Monitorar o cumprimento dos procedimentos regulamentados

A etapa seguinte à implantação do sistema de gestão eletrônica de documentos é convencionalmente chamada de etapa de alcance da capacidade planejada. Esta é a etapa de upload em massa de documentos e adaptação dos colaboradores às novas condições de trabalho. O maior fardo aqui recai sobre os ombros do gerente do projeto de implementação do lado do cliente. Via de regra, este é o diretor geral. Para que a funcionalidade do EDMS seja aproveitada ao máximo e a implementação dê frutos rapidamente, os funcionários devem ser “forçados” a trabalhar no novo sistema. A princípio, o gestor deve monitorar pessoalmente o cumprimento do procedimento estabelecido para aplicação do EDS.

Serviços de automação de fluxo de documentos no Distrito Federal Central

O processo de implementação, independentemente do ramo de atividade da organização, do número de seu pessoal e do território de presença, é um processo complexo em várias etapas.

Em qualquer estratégia, o projeto passa por uma série de etapas obrigatórias.

Definição de metas e estratégia

A implementação de um EDMS começa sempre pela identificação dos problemas do Cliente nas áreas de trabalho de escritório e fluxo documental.

Problemas padrão são

perda de documentos,

tempo significativo gasto em sua conclusão,

coordenação “opaca” e complexa,

buscar informações,

entrega de correspondência oficial aos departamentos,

disciplina de baixo desempenho,

“opacidade” de execução de ordens, etc.

Um grupo especial de especialistas, que deverá ser criado pelo gestor entre os funcionários que tenham informações sobre a passagem de documentos, poderá identificar esses “pontos fracos”. Estes são os trabalhadores

serviços pré-escolares,

Departamentos de TI,

departamento de contratos,

Especialistas em RH,

bem como funcionários de departamentos onde se forma parte significativa do fluxo documental.

Este grupo, com delimitação de áreas de competência e responsabilidade entre os seus membros, deverá trabalhar em todas as fases da implementação do SED.

Os especialistas da EOS são capazes de identificar problemas que nem sempre são óbvios para os funcionários em tempo integral e também, aproveitando a experiência de diversos projetos concluídos, oferecer opções para otimizar o trabalho com documentos e soluções de software que atendam às necessidades do cliente.

Na mesma fase, é formada uma estratégia preliminar de implementação do EDMS: a automatização dos departamentos e filiais será realizada de forma sequencial ou simultânea, cujos processos serão abordados primeiro, bem como a ordem de formalização com o auxílio do EDMS do trabalho com diversos grupos de documentos.

Levantamento de fluxo de documentos

Depois de tomar a decisão de implementar um sistema de gestão eletrónica de documentos, é necessário descrever mais especificamente os requisitos funcionais e técnicos do EDMS e, mais importante, os requisitos para automatizar os processos de negócio da organização.

Como parte do exame do fluxo documental atual, é realizado o seguinte:

análise da estrutura organizacional da empresa;

identificação de processos de negócios relacionados à movimentação de documentos;

esclarecimento do fluxograma documental (grupos de documentos, seus percursos, regras de registo, direitos de acesso, etc.);

identificação de áreas ineficazes de fluxo documental e preparação de propostas para sua otimização - reengenharia de processos (documentada em contrato separado);

análise da infraestrutura técnica para conformidade com a funcionalidade do sistema implementado (capacidades dos equipamentos, rede local, acesso remoto, etc.), elaboração de propostas de modernização;

auditoria dos sistemas informáticos do cliente (de forma a avaliar a necessidade de integração com o GED implementado ou transferência de credenciais de sistemas existentes);

determinar um pacote de opções adicionais necessárias para expandir a funcionalidade “pronta para uso” do sistema implementado, avaliando a necessidade de melhorias individuais;

formação de grupos de utilizadores (de acordo com categorias profissionais e direitos no SED), avaliação das suas qualificações para determinar a necessidade de formação.

Formação de especificações técnicas e celebração de acordo para implantação de EDMS

Os resultados da pesquisa de fluxo documental são formalizados no termo de referência, que deve conter:

requisitos de funcionalidade do EDMS (tendo em conta as diversas categorias de utilizadores), suas características técnicas e configurações;

descrição das áreas de automação;

requisitos de hardware, infraestrutura e sistemas operacionais;

descrição dos métodos de segurança;

lista de obras e serviços adicionais (incluindo treinamento, desenvolvimento de relatórios adicionais, documentos regulamentares, etc.)

O contrato, que inclui como parte integrante as especificações técnicas, estipula o cronograma de trabalho e seu custo, bem como o volume e métodos de suporte técnico do sistema pela empresa implementadora.

Instalação de EDMS

O início da instalação do SED é precedido pela modernização da infra-estrutura técnica, incluindo a aquisição dos equipamentos necessários. Em seguida, o software é instalado no servidor e nas estações de trabalho dos usuários, bem como o sistema é configurado de acordo com a estrutura organizacional da empresa.

Operação experimental de EDMS e treinamento de usuários

A fase de treinamento é frequentemente combinada com o início da operação do sistema. Via de regra, os usuários recebem conhecimentos básicos de trabalho em um SED em grupos formados de acordo com sua função no sistema. Os conhecimentos adquiridos são consolidados no local de trabalho com o apoio consultivo de especialistas que realizaram a implementação do EDMS. A operação experimental do sistema de gestão documental é realizada para identificar desvios ocultos das especificações técnicas e requisitos não contabilizados. Se forem identificados, as configurações do EDMS serão ajustadas de acordo.

Comissionamento

A implementação de um sistema de gestão eletrónica de documentos é completada pela sua entrada em operação comercial e pela assinatura de um certificado de conclusão. Após a conclusão do projeto de implementação do EDMS, especialistas da EOS ou de empresas parceiras fornecerão suporte técnico altamente qualificado para o sistema.

Ainda tem dúvidas sobre como implementar o gerenciamento eletrônico de documentos? Deixe um pedido e nossos especialistas oferecerão uma solução adequada às suas necessidades, fornecerão uma versão demo e darão uma consulta gratuita.

Putkina Lidia Vladimirovna

Candidato em Ciências Técnicas, Professor, Departamento de Informática e Matemática, Faculdade de Economia, Universidade Humanitária de Sindicatos de São Petersburgo, São Petersburgo, Rússia

Resumo: Este artigo discute as características da implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. O artigo observa que a eficiência de qualquer organização depende da eficiência do processamento de documentos e da velocidade de distribuição das informações entre as divisões da estrutura organizacional e os contratantes. O processo de introdução do gerenciamento eletrônico de documentos pode ser dividido em oito etapas. Um dos pontos importantes é o fato de que após completar com sucesso cada uma das oito etapas da automação, o sistema implementado deve ser constantemente refinado e melhorado. Este é um dos principais fatores para o sucesso do uso da gestão eletrônica de documentos em uma empresa.

Palavras-chave: sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, implementação, eficiência, empresa

Características da implementação do documento eletrônico

Doutor em ciências técnicas, professor Departamento de Ciência da Computação e Matemática, Faculdade de Economia de São Petersburgo Universidade de Ciências Humanas e Sociais São Petersburgo, Rússia

Resumo: Este artigo discute as características da introdução do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. O artigo observa que a eficácia de qualquer organização depende da eficiência do processamento de documentos, da taxa de distribuição de informações entre as unidades da estrutura organizacional e os contratantes. O processo de implantação do documento eletrônico pode ser dividido em oito etapas. Um dos destaques é o fato de que após a conclusão bem-sucedida de cada uma das oito etapas da automação, o sistema implementado deve ser continuamente refinado e melhorado. Este é um fator importante para o sucesso do uso do gerenciamento eletrônico de documentos na empresa.

Palavras-chave: sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, implementação, eficiência, empresa

No mundo moderno, a eficiência de qualquer organização depende da eficiência do processamento de documentos, da velocidade de distribuição da informação entre as divisões da estrutura organizacional e dos contratantes, bem como da fiabilidade de toda a componente de informação como um todo.

É por isso que recentemente os gestores de muitas empresas têm levantado cada vez mais a questão da melhoria do sistema de fluxo de documentos. Esta tarefa pode ser alcançada através da automação.

Hoje, o fluxo automatizado de documentos não é uma inovação. Algumas organizações já implementaram e estão utilizando um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS). No entanto, a maioria das empresas ainda mantém o seu fluxo de documentos no tradicional formato de papel.

O principal critério na escolha de uma forma de trabalho de escritório é o volume de documentos criados e recebidos pela organização durante um determinado período de tempo. Assim, nas empresas onde a estrutura departamental é ramificada e ligada por uma cadeia de diversos documentos, a transição para a gestão eletrónica de documentos é uma tarefa muito importante.

Para ter uma ideia precisa desse conceito, vamos examiná-lo com mais detalhes. A gestão eletrónica de documentos pode ser representada como um mecanismo único de movimentação de documentos que são elaborados através de ferramentas informáticas e, em regra, assinados com assinatura digital eletrónica. Ao mesmo tempo, os documentos também são processados ​​por meio eletrônico.

Numa organização onde um EDMS foi implementado, o documento serve como uma ferramenta básica de gestão. Nessas organizações não existem simplesmente ordens, instruções ou decisões. Existem documentos que contêm essas mesmas decisões, ordens e instruções. Assim, a gestão na organização é totalmente realizada por meio de documentos. A maioria das tarefas executadas pelos funcionários também está vinculada a documentos.

O EDMS pode ser usado em qualquer organização: tanto para uma pequena empresa quanto para uma grande holding ou corporação com toda uma rede de filiais. Algumas empresas começam automatizando etapas individuais do fluxo de documentos, uma vez que o EDMS tem uma série de vantagens significativas:

1) Em primeiro lugar, devemos observar a transparência dos processos empresariais. Em um sistema eletrônico, o controle de recebimento, execução e criação de documentos fica muito mais fácil e rápido. Com esta ajuda, a gestão pode monitorizar os processos de negócio da organização a qualquer momento.

2) Além disso, com a ajuda do gerenciamento eletrônico de documentos, a função executiva é melhorada. Segundo as estatísticas, uma proporção significativa dos pedidos não é executada pelos funcionários. O EDMS permite que os gestores monitorem os processos de trabalho, a velocidade e a qualidade da execução e, o mais importante, o resultado do trabalho.

3) O tempo de processamento e execução de documentos é reduzido. O gerenciamento eletrônico de documentos permite busca, criação, processamento e distribuição mais rápida de documentos. Isto é conseguido através da compilação automática de resumos, registos e relatórios, o que por sua vez permite realizar o trabalho com eficiência e rapidez e, consequentemente, otimizar os processos de negócio.

4) O nível de confidencialidade das informações aumenta. Cada colaborador tem o grau de acesso e gestão dos documentos da empresa que corresponde à sua autoridade. Por exemplo, um funcionário pode ter o direito de ler um documento, pode editar, fazer os ajustes apropriados no documento ou também pode ter direitos totais. Cada ação é registrada no sistema do computador. Isso significa que a qualquer momento é possível ver quais dos funcionários fizeram alterações nos dados e trabalharam com eles.

Para muitas organizações, o problema da confidencialidade das informações é muito grave. A perda de quaisquer documentos importantes pode resultar em perdas milionárias. Nesse sentido, os documentos em papel estão sujeitos a um risco muito maior, pois podem ser retirados da pasta sem problemas e todas as informações serão transferidas para terceiros. Tendo implementado um sistema de gestão eletrônica de documentos em uma empresa, pode não ser possível eliminar completamente o vazamento de informações. Porém, neste caso será possível saber quais dos funcionários utilizaram esses documentos e em que momento.

5) Com a ajuda do EDMS, o esquema de formação de novos colaboradores, bem como a introdução de novos processos na empresa, é otimizado. A introdução de novos regulamentos e instruções por meio do gerenciamento eletrônico de documentos ocorre muito mais rápido do que informar separadamente cada funcionário e familiarizá-lo com os documentos em papel.

6) O nível da cultura corporativa está aumentando. O EDMS cria um espaço unificado de informação no qual estão envolvidas todas ou a maioria das estruturas da empresa. Isto, por sua vez, cria a oportunidade de envolver quase todos os funcionários nos processos corporativos.

7) Quando uma empresa muda para a gestão eletrônica de documentos, o problema de adaptação às novas mudanças no mercado de padrões internacionais fica resolvido. Se surgir algum, uma organização que utiliza um EDMS pode rapidamente fazer alterações no novo modelo, aumentando assim o seu nível de competitividade no mercado.

No entanto, este método de melhorar o funcionamento de uma empresa, juntamente com as suas vantagens, também apresenta as suas desvantagens.

Em primeiro lugar, a segurança dos documentos é um problema grave. Um vírus pode entrar no seu computador e o sistema de salvamento de documentos pode não funcionar. Este problema pode ser resolvido criando um sistema de reservas.

Outra possível desvantagem da introdução de um EDS pode ser o conservadorismo dos funcionários que serão empregados no sistema. Ao mudar para a gestão automatizada de documentos, nem sempre é possível evitar e prevenir a insatisfação dos colaboradores habituados ao trabalho manual e com conhecimentos incompletos da gestão eletrónica de documentos.

Além disso, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos atribui grande importância à entrada competente de dados. Neste caso, o fator humano é especialmente importante, uma vez que o funcionamento ininterrupto do sistema no futuro dependerá da qualificação e da qualidade do trabalho do pessoal.

Na fase de aquisição e implantação de um sistema de gestão eletrônica de documentos, a gestão da empresa deve estar preparada para os custos financeiros. Embora posteriormente esses custos sejam geralmente compensados ​​​​pela redução do custo de trabalho com documentação e pela otimização dos processos de negócios.

A troca de documentos eletrônicos não é possível com todas as contrapartes. A razão para isso é a falta de um espaço de informação unificado. Como resultado, muitas empresas são forçadas a realizar simultaneamente a troca de documentos em papel e eletrônicos. Permanece óbvio que o envio eletrónico de atos e contratos simplificaria muito o trabalho entre cliente e cliente em qualquer segmento de mercado.

Um requisito obrigatório para a maioria dos documentos, que lhes confere força jurídica, é a assinatura pessoal. A força jurídica de um documento eletrônico costuma ser confirmada por uma assinatura eletrônica, que, segundo 63-FZ, pode ser de três tipos:

1) Assinatura eletrônica simples. Esse tipo de assinatura é criada por meio de senhas, códigos e outras ferramentas que identificam o autor do documento assinado. Uma assinatura eletrônica criptográfica não é usada neste caso.

2) Assinatura não qualificada reforçada. Para criar este tipo de assinatura são utilizados meios criptográficos que, por sua vez, permitem determinar o autor do documento. Uma assinatura aprimorada e não qualificada costuma ser análoga a um documento com selo.

3) Uma assinatura qualificada aprimorada pode substituir a documentação em papel em todos os casos. Uma exceção é a situação em que, a nível legislativo, apenas é exigido um documento em papel.

Hoje, a maioria dos estados considera iguais os documentos em papel com assinatura regular e os documentos eletrônicos assinados com assinatura eletrônica qualificada.

A transição de uma organização da gestão de documentos em papel para a eletrônica deve ser competente e bem pensada, pois desta etapa depende o futuro trabalho de todo o empreendimento.

Na maioria das vezes, o iniciador da automação dos processos de fluxo de documentos em uma empresa é o Diretor Geral. O interesse da gestão na transição para o fluxo documental sem papel desempenha um grande papel, uma vez que o sucesso deste projeto depende em grande parte disso.

Normalmente, a automação em si é condicionalmente dividida em duas partes: o processo em si e o relatório, ou seja, o controle sobre o funcionamento do produto acabado.

Se a tarefa não é apenas implementar a gestão eletrónica de documentos, mas também transformar os processos de negócio, então os termos de referência devem ser formulados em conjunto com os gestores responsáveis ​​​​por esses processos. Somente se forem recrutados como aliados será possível criar uma versão bem-sucedida de gestão eletrônica de documentos.

O processo de automação pode ser dividido em várias etapas principais:

Etapa 1. Especificações técnicas. Para começar, os gerentes de projeto devem decidir sobre as tarefas que o futuro sistema deverá executar. Objetivos claramente formulados ajudarão você a fazer a escolha certa no segundo estágio.

Etapa 2. Seleção de uma solução de TI. Para uma empresa com pequeno fluxo documental, utilizar uma base de dados eletrônica como Access ou Excel pode ser suficiente. Ou seja, as pequenas empresas nem sempre têm de se envolver na reestruturação global do fluxo de documentos.

Os gestores de grandes empresas que possuem divisões regionais que desejam automatizar o fluxo de documentos, pelo contrário, devem estar preparados para uma implementação cara e demorada.

Etapa 3. Descrição dos processos de negócios. Antes de começar a implementar a gestão documental, é necessário estudar os processos de negócio existentes na empresa. É nesta fase que o protagonismo é atribuído aos chefes dos departamentos envolvidos na automação. Sua principal tarefa é ajudar a descrever o caminho dos documentos e criar um fluxo passo a passo dos processos de negócios.

Etapa 4. Nesta fase são elaboradas estimativas, calendários, listas de recursos necessários e desenvolvido um plano geral de trabalho. Nesse caso, é necessário levar em consideração todos os prós e contras existentes que surgirão após a automação documental.

Etapa 5. Implementação. Nesta fase ocorre a implementação direta da gestão eletrónica de documentos. A duração da etapa depende diretamente da complexidade da estrutura da organização e dos processos de negócio que nela ocorrem. O controle e a coordenação dos trabalhos são realizados pelo gerente do projeto.

Etapa 6. Conclusão. Nesta fase, o programa é testado. Muitas vezes, os testes revelam lacunas de automação. Esta etapa é importante porque ainda tem a oportunidade de eliminar rapidamente os problemas que surgiram.

Etapa 7. Colocação do projeto em operação. Este pode ser um dos métodos de implementação utilizados no início da utilização do sistema:

Uma estratégia paralela, ou seja, o trabalho é feito de acordo com o sistema antigo, mas ao mesmo tempo são utilizadas novas tecnologias. No processo, dois sistemas – o antigo e o novo – são constantemente comparados e, como resultado, o novo sistema é gradualmente adaptado. No entanto, devido à duplicação de dados, esta abordagem é a mais trabalhosa e demorada.

Salto - a transição para o uso de um novo sistema é feita instantaneamente, ou seja, não há processo de transição. Este método é eficaz, porém muito arriscado.

Lançamento de projeto piloto - o salto ocorre em uma área. Essa abordagem é confiável.

Automação sequencial. A implementação começa pelos gargalos e gradativamente novas áreas passam a participar do processo. Ao escolher esta abordagem, via de regra, gasta-se muito tempo, mas a recompensa é visível quase imediatamente.

Nesta fase, independentemente da estratégia escolhida, podem surgir dificuldades devido ao conservadorismo dos colaboradores. No entanto, com a abordagem correta, a probabilidade de riscos pode ser significativamente reduzida.

Etapa 8. Monitoramento do uso do sistema. O principal objectivo nesta fase é conseguir a utilização gradual do programa até à sua plena capacidade. Ou seja, o programa deve se tornar uma verdadeira ferramenta de gerenciamento de documentos, e não permanecer um conjunto de arquivos.

Outro ponto importante é o fato de que mesmo após completar com sucesso cada uma das oito etapas da automação, o sistema implementado deve ser constantemente refinado e melhorado. Este é um dos principais fatores para o sucesso do uso da gestão eletrônica de documentos em uma empresa.

O suporte adicional do sistema deve incluir:

Manter o sistema em condições de funcionamento. Pode consistir em aconselhar os usuários, solucionar erros e fazer backup de dados;

Fazer ajustes nos diretórios do sistema com base nas mudanças atuais na organização;

Acompanhamento de alterações na legislação;

Alterar configurações no sistema para atender às novas necessidades dos funcionários.

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De acordo com as práticas globais e nacionais desenvolvidas para implementação de sistemas de informação (SI), neste artigo iremos considerar o processo de implementação de um EDMS, que inclui várias etapas de trabalho. O resultado da implantação do EDMS é a operação industrial do Sistema em todo o empreendimento.

A eficiência do fluxo documental nem sempre está associada à sua redução. O aumento da eficiência do fluxo de documentos e da conveniência para os gestores deve ser considerado em conjunto com o aumento da qualidade do conteúdo da informação. O objetivo de otimizar (projetar) o fluxo de documentos é adequá-lo às necessidades de gestão e, ao mesmo tempo, reduzir os custos de sua manutenção. O procedimento ampliado para otimizar (projetar) o fluxo de documentos inclui as cinco etapas a seguir.

A otimização do fluxo de documentos inclui duas áreas principais:

• 1. Aumentar a qualidade do conteúdo da informação (ligação aos centros de responsabilidade; conjunto e conteúdo óptimos dos indicadores; elevada qualidade das normas e padrões; disponibilidade de informação sobre desvios).
• 2. Aumentar a eficiência do fluxo documental e comodidade para os gestores (eliminação da duplicação de informações, otimização das rotas de tráfego; aliar a contabilidade primária à gestão contábil e operacional, etc.; adequar os nomes dos documentos ao conteúdo).

O aumento da eficiência do fluxo de documentos e da conveniência para os gestores deve ser considerado em conjunto com a primeira direção, ou seja, a eficiência do fluxo documental nem sempre está associada à sua redução. A perda de algumas informações pode levar a um efeito negativo geral para a empresa.

Consideremos a opção de reduzir o fluxo de documentos mantendo sua capacidade de informação. Assim, o objetivo de otimizar (desenhar) o fluxo documental é adequá-lo às necessidades de gestão e, ao mesmo tempo, reduzir os custos da sua manutenção.

O procedimento ampliado para otimização (desenho) do fluxo de documentos inclui as seguintes etapas:

• Passo 1. Levantamento pré-projeto ou descrição do empreendimento.
• Passo 2. Descrição detalhada do fluxo de documentos existente.
• Passo 3. Análise do conteúdo qualitativo da informação.
• Passo 4. Otimização do fluxo de documentos.
• Passo 5. Criação de padrões (instruções).

Levantamento e análise de informações

As tarefas da primeira etapa - descrição do empreendimento - são determinar as necessidades de gestão e identificar a influência dos fatores. As necessidades de gestão são identificadas com base no estudo das funções contidas nas descrições de cargos e na descrição dos grupos de decisões de gestão tomadas nos diferentes níveis de gestão. Os relatórios existentes em processo podem ser usados ​​para análise crítica. Recomendamos que o trabalho seja realizado paralelamente à análise do conteúdo qualitativo da informação.

Na construção de um fluxo documental, bem como na criação de estruturas organizacionais de contabilidade gerencial, o trabalho começa com o estudo da influência de fatores como: características tecnológicas, composição do produto, organização da produção e gestão da empresa e suas divisões estruturais, processos de negócios, fluxos de materiais. A organização do fluxo documental depende em grande parte da presença de centros de responsabilidade nas estruturas de gestão organizacional; desenvolvimento do mecanismo de empreendedorismo intraempresa; disponibilidade de gestão de desvios; competência de gestão e utilização de métodos progressivos de tomada de decisão; disponibilidade de computadores pessoais, redes de informação, etc.

Durante o trabalho de pré-projecto, em particular, é necessário um maior detalhe em termos de descrição dos centros de criação (transformação, utilização) de informação e das suas relações personalizadas (pontos de contabilidade); descrição de documentos e fluxos de documentos existentes.

O desenvolvimento de sistemas de gestão documental para fins de gestão e psicologia de gestão, claro, tendo em conta as características tecnológicas e organizacionais da empresa, deve começar sem referência a um produto de software específico. Primeiro você precisa criar uma ideologia e só então procurar um produto de software para ela.

Antes de iniciar o processo de implantação de um EDMS em uma empresa, recomendamos a realização de uma pesquisa expressa (pesquisa pré-projeto) para:

• obtenção de informações gerais sobre o objeto de implementação do EDMS;
• definição de metas de implementação;
• determinar os principais requisitos gerais para o EDMS e os limites do projeto;
• determinar o estado geral da organização do fluxo documental e do trabalho de escritório;
• identificação dos principais participantes do projeto (formação de grupo de trabalho);
• determinar o nível geral de complexidade de um projeto potencial;
• avaliar as necessidades de migração de dados e integração com outros softwares;
• coleta de informações necessárias à elaboração de uma Proposta Comercial eficaz e vencedora caso o levantamento e implementação sejam realizados por empresa terceirizada.

Nesta fase, é selecionada a plataforma sobre a qual o EDMS será desenvolvido.

Nesta fase, com base nas informações primárias recebidas, é nomeado um Gerente de Projeto (GP), que elabora um plano básico de trabalho, uma estrutura hierárquica de trabalho (EAP) e um termo de abertura do projeto.

Durante a pesquisa de informações, os processos de negócios existentes são examinados e descritos (“como estão”). Como resultado da análise dos dados recolhidos, são propostos processos de negócio otimizados (“to be” - “como deveria ser”) e formulados requisitos funcionais para o EDMS.

Os objetivos do levantamento de informações são:

• estudo e descrição precisa dos processos de negócio a serem automatizados;
• desenvolvimento de recomendações para otimizar os fluxos documentais e organizar o fluxo documental e o trabalho de escritório;
• definição e descrição de modificações do sistema, interfaces, incl. interfaces com sistemas externos e meios de transferência de dados de programas existentes que devem ser desenvolvidos e implementados durante o projeto;
• desenvolvimento de especificações técnicas (TOR).

Para obter as informações necessárias, são realizados questionários e entrevistas junto aos principais usuários (chefes de departamentos interessados ​​​​e funcionários que deverão trabalhar diretamente no novo SED). Durante o trabalho é recomendado:

• Faça uma lista dos tipos de documentos existentes na organização e faça um levantamento de cada tipo de documento:

descrever a tecnologia de documentação (um conjunto de detalhes, se necessário, sua localização, sequência e características de design); apresentar as condições de movimentação dos documentos (presença de assinaturas, vistos, cheques, etc.), o fluxograma (rota) dos documentos ou a lista dos principais endossantes, signatários, etc.; descrever o método de registro (formato dos números de registro);

• Faça uma lista dos funcionários responsáveis ​​pela criação de documentos (quem/qual departamento cria quais tipos de documentos).
• Faça uma lista de funcionários que endossam, assinam e aprovam documentos (quem endossa/assina quais tipos de documentos; condições sob as quais é necessário visto/assinatura).
• Faça uma lista de registradores de documentos
• Determinar quais tipos de documentos precisam ser colocados sob controle (identificar os controladores, condições para colocar sob controle, condições para remover o controle e outras informações necessárias).
• Faça uma lista de outras pessoas responsáveis ​​pelo processo de processamento.
• Com base nas informações listadas acima, crie um algoritmo para movimentação de documentos (operograma). Veja o Exemplo 1.
• Determine os documentos de relatório necessários (condições para a criação de relatórios e seus formulários).
• Com base na pesquisa, elabore Instruções para instituições de ensino pré-escolar (se necessário).
• Elaborar uma Nomenclatura de Caixas indicando os períodos de armazenamento e os princípios de formação das caixas (se necessário).
• Faça uma lista de documentos indicando as condições de acesso aos mesmos (por exemplo, dependendo do cargo).

Com base nas informações listadas acima, são desenvolvidos requisitos funcionais para o EDMS ou termos de referência para o seu desenvolvimento (TOR). Em particular, o Analista deve elaborar requisitos para o formato e composição dos cartões de registro e controle (definição e disposição dos campos do cartão, métodos de preenchimento do EDMS, etc.), rotas para movimentação de documentos e outros requisitos necessários para configurar e desenvolver o EDMS.

Com base na prática de desenho de sistemas de gestão documental, podemos propor a seguinte sequência de trabalho:

• 1. Construção de esquemas de pontos de contabilidade da produção principal, produção auxiliar, serviços funcionais.
• 2. Construção de diagramas das suas relações.
• 3. Recolha de formulários preenchidos de documentos e relatórios por pontos de contabilidade.
• 4. A sua sistematização em álbuns.
• 5. Descrição dos prazos de apresentação, direcionamento da movimentação dos documentos e formulários de relatório (em que prazo, para quem e de quem o documento é transferido).
• 6. Construção de fluxogramas documentais temáticos e sumários.
• 7. Realização de análise lógica e necessária de documentos.
• 8. Análise do percurso dos documentos no processo de sua criação, coordenação e aprovação.
• 9. Desenvolvimento de propostas de alteração do esquema existente de documentos e relatórios no âmbito de propostas de alteração de outros parâmetros da contabilidade de gestão (contabilização de desvios, centros de responsabilidade, etc.).
• 10. Desenvolvimento de propostas para eliminar duplicação de informações.
• 11. Desenvolvimento de propostas de unificação de documentos.
• 12. Desenvolvimento de propostas para agilizar a movimentação de documentos e relatórios.
• 13. Desenvolvimento de um projeto para um fluxo documental consolidado otimizado e um esquema de relatórios internos.
• 14. Desenvolvimento e implementação de padrões para fluxo de documentos e geração de relatórios internos.

Ao realizar as operações acima, você deve considerar algumas dicas.

Pontos contábeis. Primeiro, você identifica os sujeitos do relacionamento durante a troca de informações. Podem ser chamados de centros de origem, consumo e transmissão de informações ou pontos de contabilidade. Assim, os pontos contábeis estão fixos, as inter-relações das divisões foram descritas na etapa anterior, agora você pode, combinando e complementando este material, construir diagramas das inter-relações dos pontos contábeis.

Esses esquemas ajudarão você não apenas a cortar conexões sem importância nas primeiras etapas do projeto, sem colocá-las em forma documental, mas também a economizar tempo e dinheiro. Eles são indispensáveis ​​na hora de testar propostas de otimização para ver se tudo é levado em consideração.

Álbuns e descrições de documentos. Um passo importante é a criação de álbuns de documentos existentes no momento do projeto e sua descrição; Este é o trabalho mais demorado, desinteressante e ingrato.

Ao realizar trabalhos de otimização do fluxo documental, utilize os conselhos recebidos a partir da análise da prática de erros: estabeleça restrições em tempo hábil - “não abraçar a imensidão”; saber se o documento é elaborado pelo mesmo funcionário que o assina ou se existem verdadeiros executores invisíveis; nas situações em que o gerente da oficina assina nota fiscal de transferência de um produto semiacabado para a próxima oficina, decida quantas vezes você irá descrever a movimentação do documento: uma vez de oficina em oficina, ou traçar todo o trajeto. Neste caso, deve haver um princípio idêntico de registros para todas as divisões da organização.

Na execução dos trabalhos deve ser cumprida uma condição obrigatória: a descrição dos documentos deve ser apresentada de forma uniforme para todas as divisões da organização.

Esquemas de fluxo de documentos locais e gerais. Depois de descrever os documentos, você pode prosseguir para a construção de diagramas. Eles contribuem para responder, por exemplo, à pergunta - quão difícil é o caminho de um documento comum em quatro vias, em contraste com a própria operação de produção. A análise do padrão de fluxo de documentos faz pensar na viabilidade dos roteiros finais. Por exemplo, por que precisamos de documentos primários sobre relocação interna no departamento de planejamento?

Exemplo 1. Propomos formalizar a informação obtida com o inquérito em forma de operograma (ver Figura 1) ou em forma de algoritmo (ver Figura 2). Como exemplo, sugerimos considerar o ciclo de vida dos pedidos das atividades principais. A tecnologia para trabalhar com esse tipo de documento é a mais unificada e pode ser utilizada em diversos empreendimentos.

Figura 1. Operagrama do ciclo de vida de um pedido da atividade principal

Figura 2. Algoritmo para processamento de pedidos de atividades fim

O artigo “Levantamento de informações como parte da implementação do EDMS”, publicado na revista “Trabalho de escritório e fluxo de documentos na empresa” nº 2, 2007, lista perguntas que podem ser utilizadas em questionários ou em entrevistas com usuários. As perguntas são consultivas.

Não existem requisitos claros para a realização de uma pesquisa, portanto, em cada caso específico, utilizando soluções prontas, é necessário ter uma abordagem criativa para obter as informações necessárias, estruturá-las e exibi-las.

O levantamento de informações é uma etapa importante na otimização das instituições de educação pré-escolar e na implantação do EDS. Afinal, a qualidade das decisões tomadas para otimizar processos e desenvolver requisitos para a funcionalidade do EDMS depende diretamente das informações recebidas e da qualidade de sua apresentação. Nesse sentido, é necessário aderir ao princípio fundamental da pesquisa - obter informações completas, confiáveis ​​​​e atualizadas sobre os processos que se pretendem automatizar.

Análise temática e otimização do fluxo documental

A desordem do fluxo de documentos e sua irracionalidade podem ser percebidas pela análise dos tópicos. Analisemos, por exemplo, as entradas e saídas do fluxo de materiais de um departamento (movimentação de produtos semiacabados, produtos acabados). Pode acontecer que o fato solene de mover um contêiner com matérias-primas processadas de oficina em oficina seja acompanhado por uma série de lançamentos em documentos primários, diários, resumos e relatórios. Duplicação significativa também ocorre durante a transferência de produtos semiacabados dentro da mesma oficina.

Para tomar uma decisão sobre a redução de registros, recomenda-se realizar uma análise de requisitos em forma tabular ou gráfica. Mostra formalmente a duplicação de indicadores em documentos. A análise dos esquemas locais, complementada pelo esclarecimento da finalidade específica de um documento, resumo ou lançamento no registo contabilístico (decisão de gestão, etc.), ajudará a identificar duplicações de documentos ou detalhes em essência. Como resultado, decide-se reduzir ou transformar documentos, tendo em conta o equipamento técnico das oficinas e as capacidades do sistema de controlo automatizado. Recomendações para mesclar logs também podem ser fornecidas:

A viabilidade e a lógica de realização de todos os tipos de trabalhos são avaliadas do ponto de vista da forma como contribuem para a optimização do suporte informativo das decisões de gestão, a eficiência e o rigor da sua implementação.

Desenvolvimento e configuração de EDMS

Nesta fase, estão a ser implementados os requisitos descritos nas especificações técnicas: configuração do SED, modificação ou desenvolvimento de novas funções do Sistema na plataforma selecionada.

Os objetivos da implementação física do EDMS são:

• desenvolvimento da estrutura da base de dados EDMS;
• desenvolvimento de formulários de tela;
• desenvolvimento de mecanismos: aprovação, registro, execução, etc.
• desenvolvimento de documentação técnica do Sistema.

• Disponibilidade das funções necessárias no sistema (procedimentos de aprovação, registo, execução, controlo de execução, disponibilização de acesso, etc.);
• Disponibilidade dos cartões de documentos necessários;
• Complexidade e custo de atualização do Sistema;
• O número máximo de usuários simultâneos, no qual o sistema opera de forma estável e a velocidade de processamento das solicitações é satisfatória;
• Quantidade máxima de usuários conectados ao Sistema;
• Custo das licenças (por servidor, 1 estação de trabalho);
• Complexidade e custo de administração do sistema, suporte técnico;
• Possibilidade, complexidade e custo de atualização de versões;
• Capacidade de trabalhar com usuários remotos (se necessário);
• Custo e qualidade dos serviços de consultoria;
• Confiabilidade do Fornecedor (grau de popularidade no mercado, número de projetos concluídos com sucesso, etc.).

Durante esta fase, os requisitos descritos na fase de levantamento de informações são implementados diretamente.

A maior parte do trabalho de desenvolvimento é realizado fora do local, portanto, a interação constante e eficaz entre os Desenvolvedores e o Cliente é um fator chave para a conclusão bem-sucedida do desenvolvimento e aceitação do sistema pelo Cliente.

O processo de teste é fundamental para garantir a qualidade do desenvolvimento. O planejamento e a preparação do teste devem começar o mais cedo possível. Os utilizadores finais devem estar tão envolvidos quanto possível na preparação dos critérios de teste. É fundamental que os testes sejam realizados pelo Cliente.

Operação piloto

O objetivo da implementação do Sistema é que os usuários passem a trabalhar no SED (o Sistema deve satisfazer as necessidades e solicitações dos usuários) e um Sistema de funcionamento estável (sem falhas e erros).

Durante o processo de implementação é realizado o seguinte trabalho:

instalação e configuração de software;

• treinamento de funcionários e administradores do EDMS;
• desenvolvimento de documentação EDMS para usuários (Ajuda);
• eliminando erros no sistema;
• finalização do EDMS com base em comentários e sugestões dos usuários;
• desenvolvimento de documentação normativa: instruções para instituições de ensino pré-escolar, regulamentos para trabalhar com diversos tipos de documentos;
• organização de suporte técnico aos usuários (consultar os usuários sobre questões de trabalho no sistema).

Esta etapa é a mais difícil para todos os participantes do projeto (usuários, desenvolvedores, implementadores). Nesta fase, o produto de software é adaptado, testado e testado em condições reais de operação. O mais difícil é superar a barreira psicológica dos usuários ao começar a trabalhar em um ambiente novo para eles, pois os usuários são forçados a mudar suas formas habituais e estabelecidas de trabalhar. Neste sentido, nesta fase é importante proporcionar formação e consulta aos utilizadores. Isto irá ajudá-los a adaptar-se às novas condições de trabalho.

Operação industrial

A operação industrial de um EDMS é a utilização de um EDMS operacional estável que atenda plenamente às necessidades dos usuários no processo de desempenho das funções dos funcionários da organização.

Trabalhos realizados durante a operação do EDMS:

• Consultoria e treinamento de usuários para atuação no SED;
• Administração de diretórios (estrutura organizacional, usuários, rotas de aprovação, mailing lists, etc.);
• Administração de servidores e software;
• Fazendo backup (backup)

Nesta fase, pode-se iniciar o processo de desenvolvimento do SED: agregar novas funções, ampliar os limites do projeto de implantação (adicionar novas categorias/tipos de documentos, ampliar o número de usuários/divisões/empresas da holding, agregar novos funções).

De forma a reduzir o tempo de implementação e implementação do EDMS, o trabalho das etapas listadas pode ser implementado em paralelo, dependendo do nível de complexidade das tarefas de automação, do software utilizado, etc.

Ao longo de todo o ciclo de vida do projeto de implementação do EDMS, deve ser realizado um trabalho de gestão do projeto. Por exemplo, recomenda-se utilizar a norma americana ANSI/PMI 99-001-2004 (Guia PMBOK).

Gerenciamento de projetos

Um projeto é um empreendimento temporário para criar produtos ou serviços exclusivos. O gerenciamento de projetos é uma área separada de gerenciamento projetada especificamente para gerenciar atividades temporárias com resultados únicos.

Os padrões de gerenciamento de projetos mais famosos/amplamente utilizados são:

• PMBOK (padrão americano: www.pmi.ru);
• Prince2 (padrão inglês: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (norma europeia: www.ipma.org);
• P2M (padrão japonês: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Personagens principais:

• O gerente de projeto (líder) é a pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto.
• O patrocinador do projeto é uma pessoa que fornece recursos financeiros para o projeto e fornece suporte administrativo e organizacional para o projeto.
• O cliente (consumidor) do projeto é a pessoa que utilizará os resultados do projeto.
• As partes interessadas do projeto são indivíduos que estão ativamente envolvidos no projeto e/ou cujos interesses podem ser afetados pela implementação do projeto (que influenciam e são afetados pelos resultados do projeto).

Exemplo de ciclo de vida de projeto:

Carta do Projetoé o primeiro documento oficial do projeto. Confirma formalmente a existência do projeto. Dá ao PR autoridade para comprometer recursos organizacionais para operações do projeto. RP é determinado e prescrito o mais cedo possível. O PR deve sempre ser atribuído antes do início do planejamento e, de preferência, durante o desenvolvimento do termo de abertura do projeto.

O termo de abertura do projeto está sujeito a detalhes durante a fase de planejamento do projeto.

O termo de abertura do projeto pode incluir:

• Descrição das necessidades do negócio para início do projeto;
• O propósito ou base do projeto;
• Descrição das necessidades e expectativas, bem como do grau de influência das partes interessadas;
• Plano resumido dos principais marcos do projeto (Milestones);
• Descrição das organizações funcionais;
• Descrição dos pressupostos e restrições organizacionais;
• Orçamento total do projeto.

Descrição do escopo do projeto– são informações sobre as metas e objetivos do projeto recebidas do Cliente na fase de iniciação (pesquisa de informações). Pode conter indicadores gerais e está sujeito a esclarecimentos e desenvolvimento adicionais pelo gestor do projeto na fase de planeamento e desenvolvimento. Esta é a declaração do projeto (o que precisa ser feito).

O processo de desenvolvimento de uma declaração do escopo do projeto descreve e documenta as características e limites do projeto e seus produtos e serviços associados, bem como métodos de aceitação e gerenciamento do escopo.

Principais componentes do documento:

• Metas do projeto;
• Descrição do produto do projeto
• Resultados do projeto
• Suposições e limitações do projeto, limites do projeto;
• Plano de marcos do projeto.

Plano de gerenciamento do projetoé um documento oficialmente aprovado para orientar a execução de um projeto. É um documento que contém e integra os resultados do planejamento em todas as áreas do projeto (tempo, custos, recursos, riscos, qualidade, etc.)

O plano de gerenciamento do projeto pode consistir em um ou mais planos adicionais, tais como:

• Plano de gerenciamento do escopo do projeto;
• Plano de calendário;
• Plano de gerenciamento de custos;
• Plano de Gestão da Qualidade;
• Plano de RH;
• Plano de Gestão de Interação;
• Plano de gerenciamento de riscos;
• Plano de gestão de abastecimento;
• Plano de melhoria de processos

É impossível criar um plano detalhado para todo o projeto de uma só vez.

Plano básicoé um documento formalmente aprovado em relação ao qual o desempenho do projeto é medido e que será usado para gerenciar e controlar o desempenho do projeto. Usado para monitorar o desvio do progresso do projeto.

Plano de trabalhoé um documento ou conjunto de documentos que muda à medida que o projeto avança e informações adicionais ficam disponíveis. O plano de trabalho, via de regra, sempre difere do básico. O plano de trabalho é alterado pelo PR.

Projeto de execução– o processo principal de implementação do projeto (uma parte significativa dos recursos está envolvida).

As principais responsabilidades do PR incluem:

• Integração e coordenação de atividades para implementação do plano do projeto;
• Comparação e análise constante dos desvios da execução atual do projeto em comparação com a linha de base do projeto;
• Se necessário, inicie solicitações de mudança;
• Previsões de custos e prazos do projeto.