Automação dos processos de negócios da empresa. Automação de processos de negócios: preparação e implementação

Durante uma crise empresarial, para prevenir todo tipo de problemas, bem como para tornar o trabalho em geral mais eficiente, as empresas utilizam métodos chamados de automação complexa. Com este método, é possível obter uma redução significativa de custos, tanto tecnológicos quanto financeiros.

O que é automação de processos de negócios

Um processo de negócio sempre inclui vários estágios, funções, etapas e outras ações executadas em uma determinada sequência. O principal objetivo da utilização de processos de negócio é atingir determinadas intenções da empresa (um conjunto de processos desde o momento em que os pedidos são recebidos até serem atendidos). O processo de negócios inclui todos os participantes da organização interagindo entre si. Estamos falando de gestores, clientes e funcionários da empresa.

Ou seja, o trabalho de qualquer empresa pode ser considerado como um conjunto de diversos processos de negócio interligados. Nas empresas, todos os processos de negócios são convencionalmente divididos em três tipos. Esse:

• principais (chave) processos de negócios visando criar valor de serviços ou bens para os clientes e aumentar o seu valor na fase intermediária de criação (por exemplo, instalação, produção, desenvolvimento);
• apoiando processos de negócios, que visa fornecer os recursos necessários aos processos-chave, bem como fornecer a infraestrutura da empresa (podemos falar de gestão de recursos, processamento de informação e manutenção);
• processos de desenvolvimento garantir a melhoria do trabalho da empresa no futuro; no âmbito destes processos de negócio, o pessoal é formado e melhorado as suas competências, e outras atividades são planeadas;
• gerenciamento de processos de negócios visando solucionar os problemas da empresa por meio do planejamento, motivação e treinamento de pessoal e gestão operacional.

Com base no exposto, podemos afirmar que qualquer gestor deve gerenciar os processos de negócio, pois disso depende em grande parte o sucesso e a prosperidade da empresa. Qualquer administrador pretende organizar o trabalho da sua empresa de forma que os processos de negócio sejam realizados de acordo com um esquema previamente elaborado. Ao mesmo tempo, não deve haver interrupções nas atividades da empresa. Idealmente, o tempo gasto no trabalho com a documentação também deve ser reduzido ao mínimo.

Hoje existem muitos métodos eficazes para organizar o seu negócio. Entre os mais úteis e racionais, podemos destacar a automatização integral dos processos de negócio a partir do desenvolvimento de um modelo próprio de sistema de informação ou de um já pronto, mas adaptado ao seu empreendimento. Deve-se notar que tal sistema de automação permite tornar a produção mais lucrativa, reduzindo significativamente os custos.

O resultado desejado da automatização dos processos de negócios não deve ser esperado com a antiga abordagem do modelo de gestão da organização. A cultura de produção tradicional geralmente usa um modelo funcional de gerenciamento de processos de negócios, que tem sido usado há bastante tempo. Até agora, proporciona aos gestores boas oportunidades de crescimento e desenvolvimento. O maior defeito nele é a presença de atrasos e perda de informações. Via de regra, métodos eficazes de influência são discutidos oralmente. E como esta forma tende a distorcer as informações, as informações após as “negociações” tornam-se pouco confiáveis.

Na prática empresarial e económica moderna, são utilizados muitos métodos de desenvolvimento. Se considerarmos não as tendências globais, mas sim uma empresa individual, podemos falar de uma série de problemas e sintomas em que a automação complexa de processos tecnológicos e de negócio é extremamente necessária e importante. Neste artigo veremos tudo desde o final, descrevendo uma empresa perfeita do ponto de vista gerencial. Então:

• A empresa funciona bem, os funcionários coordenam as ações e realizam as atividades com tranquilidade.
• Não há perdas ou atrasos na empresa, as informações não são distorcidas.
• No desempenho do seu trabalho quotidiano, os especialistas da empresa mantêm-se essencialmente orientados para o cliente e executam as tarefas da empresa, relegando para segundo plano as necessidades e interesses pessoais.
• Todos os funcionários estão bem cientes de como suas atividades afetam o desempenho da organização.
• Na empresa fica claro qual funcionário é responsável por determinadas funções e objetivos.
• Uma certa quantidade de tempo é alocada para completar cada tarefa.
• A empresa atua no interesse dos seus clientes e é justamente para isso que visa a sua atuação.

Se tudo isso estiver presente na sua empresa, você não precisa fazer nada - deixe a empresa crescer ainda mais. Se tudo for completamente diferente, você deve pensar em automatizar os processos de negócio, pois é isso que tornará as atividades da sua empresa mais bem-sucedidas e produtivas.

Qual é o propósito de automatizar processos de negócios empresariais

Cada empresa conduz suas atividades para solucionar seus problemas e, portanto, cada um dos processos de negócio deve ser executado para atingir os objetivos da empresa. Se esta abordagem está próxima de você, significa que sua organização está focada em atingir determinados objetivos, assim como todos os colaboradores que nela trabalham. Numa empresa, todos os funcionários, processos de negócios e atividades devem ser produtivos e perseguir um objetivo. Só neste caso podemos falar sobre as perspectivas da empresa no futuro.

Atualmente, muitos empreendedores preferem a automação de processos tecnológicos e de negócios. Isso permite resolver os seguintes problemas:

1. Distribuição de Responsabilidade

Uma pessoa específica deve ser responsável por cada ação individual e processo de negócios. É essa pessoa quem se preocupa com a eficácia da ação que está sendo realizada, pode influenciar o curso dos acontecimentos e fazer ajustes na atividade, se necessário. Um processo de negócio possui determinadas tarefas e funções, e cada uma delas, por sua vez, possui alguém responsável por sua implementação. É bom que a empresa tenha a opção de distribuir funções e tarefas entre os funcionários por meio da automação. Se o sistema for construído corretamente, fica claro quem é responsável por executar determinadas tarefas no processo de negócios.

2. Garantindo a integridade das informações

Quase todas as organizações enfrentam um problema de gestão funcional associado a perdas, atrasos ou distorção de informações. Este problema pode ser resolvido através da automatização dos processos de negócio, uma vez que os executores podem sempre obter informações detalhadas sobre a execução de determinadas tarefas. Cada usuário sabe o que precisa ser feito e como alcançar o resultado desejado. As tarefas podem ser acompanhadas por diversos objetos, por exemplo, arquivos do Microsoft Office (Word, Excel).

Ressalta-se que quando o sistema contábil opera na plataforma 1C, a documentação ou nota fiscal de despesas pode servir como objeto. Quando um funcionário recebe uma determinada tarefa, ele não perderá tempo procurando os dados de que necessita, pois todas as informações importantes para a realização deste ou daquele trabalho estão anexadas à tarefa.

Quando a tarefa é concluída, o funcionário faz uma anotação correspondente no sistema. Em seguida, o sistema de automação passa a transmitir informações sobre gestão de processos para os demais colaboradores. Essa abordagem facilita muito a vida tanto dos gestores quanto dos funcionários da empresa. As informações não são distorcidas, salvas, não há atrasos. Além disso, os riscos de incumprimento e entrega tardia de tarefas são minimizados. Os artistas não perdem muito tempo procurando as informações necessárias, e as informações em si permanecem em sua forma original e sem distorções.

3. Prazos

As empresas que utilizam métodos de gestão tradicionais muitas vezes enfrentam prazos perdidos. É por isso que o sistema de automação deve gerir claramente o tempo necessário para resolver problemas. É muito cómodo quando se pode falar tanto em prazos relativos de resolução de problemas, por exemplo, “dentro de 3 horas após a recepção”, como em prazos absolutos – “até às 15h00 do último dia desta semana”. Ao mesmo tempo, o sistema de automação emite lembretes e monitora os prazos de conclusão das tarefas. Com isso, o gestor da empresa tem a oportunidade de acompanhar os prazos de conclusão de qualquer tarefa e receber estatísticas do dia atual e do período anterior.

4. Ao controle

O sistema deve ter relatórios. É necessário monitorar o estado atual da empresa: quais processos estão sendo executados no momento. Assim, por exemplo, a partir do relatório você pode descobrir que neste momento os funcionários estão atendendo tantos pedidos de fabricação de equipamentos e tantos de sua instalação.

Idealmente, o sistema também deve mostrar se os prazos das tarefas estão sendo cumpridos. A capacidade de acompanhar esses processos de negócios permite que os gerentes monitorem quem está cumprindo os prazos e quem não está. Também é necessário analisar estatísticas sobre a execução dos processos de negócio em períodos passados: o que foi concluído, se houve falhas ou adiamentos. Ao analisar esses dados, o funcionamento da empresa pode ser melhorado e os especialistas podem tomar uma série de decisões organizacionais e de pessoal.

Quais benefícios a automação do gerenciamento de processos de negócios traz para uma empresa?

Ao automatizar os processos de negócios, uma empresa pode aumentar significativamente o nível e a qualidade dos serviços prestados. A automação dos processos de negócios praticamente elimina o fator humano, que afeta principalmente o trabalho com grandes quantidades de informações. Ao optar por automatizar os processos de negócios, você alcançará:

• Reduzindo o número de erros.
• Aumentando a velocidade das operações dentro do ciclo.
• Aumentando a produtividade na empresa.
• Alta precisão nas operações e rapidez na tomada de decisões.
• Reduzindo custos e tempo gasto no trabalho.
• Reduzindo o número possível de resultados possíveis.
• Execute várias operações em paralelo.

Depois de otimizar seus processos de negócios, analise as opções para automatizá-los. Em alguns casos, a automação dos processos de negócio não dará os resultados desejados, trazendo apenas prejuízos. Estamos falando, em particular, das seguintes situações:

• ao realizar uma operação automaticamente, você não consegue manter o nível de qualidade exigido;
• a automação dos processos de negócios é uma tarefa complexa do ponto de vista tecnológico;
• ao mudar para a automação de processos de negócios, uma parte significativa dos funcionários deve ser reciclada ou demitida;
• tanto os serviços como os produtos têm um ciclo de vida curto;
• A demanda do mercado é instável, a produção exige ajustes constantes.

Em que áreas de trabalho é necessária a automação dos processos de negócios empresariais?

Via de regra, a automação dos processos de negócios começa com um longo trabalho rotineiro, do qual dependem diretamente o faturamento e a receita da empresa. A segunda opção é trabalhar em áreas problemáticas e lacunas na produção. Então o que você deveria fazer?

A primeira é a automação da resolução de tarefas difíceis. Estes incluem, por exemplo, atividades como contabilização do volume de negócios no varejo, análise de movimentos de produtos, planejamento de fluxos financeiros, distribuição e contabilização de horas de trabalho, cálculo do custo de bens e serviços.

Em segundo lugar, a automação pode afetar o trabalho dos funcionários da empresa que realizam ações simples, mas rotineiras. Aqui você pode mencionar logísticos, operadores de telemarketing e gerentes de vendas. Você também pode evitar que alguns trabalhadores executem diversas ações. Por exemplo, é muito razoável que a administração da empresa mantenha registros das mercadorias na loja online.

Terceiro, a automação dos processos de negócios pode ser usada para restaurar a ordem, em particular, para rastrear o estoque em um depósito e controlar as contas a receber. Você pode descobrir o quão ocupados os funcionários estão, se são produtivos e se estão concluindo todas as tarefas atribuídas. A automação dos processos de negócios, de uma só vez, não é necessária. Se necessário, você pode expandir gradualmente o escopo da automação de processos de negócios em sua empresa. Assim, a criação de um sistema de gestão unificado será gradual. O mais importante é que você se lembre por que introduziu a automação de processos de negócios em sua empresa. Este sistema deve ser útil e resolver alguns problemas. Caso contrário, você perderá tempo e esforço para implementá-lo.

Opinião de um 'expert

O que automatizar primeiro

Anatoly Zubeyrov,

Diretor Geral da Millsystems, Moscou

A automação, em primeiro lugar, deve afetar os processos de negócios que exigem custos trabalhistas significativos. Se se trata de um empreendimento de grande porte, é possível agilizar a circulação de documentos dentro da empresa relativos a entregas e pagamentos entre as suas diversas divisões. O sistema de informação deve monitorar de forma independente todos os processos de negócios, sem envolver pessoal.

Quanto às empresas de médio porte, a automação de processos de negócios deve ser aplicada a compradores e fornecedores – sua interação entre si. Em primeiro lugar, as empresas comerciais com várias dezenas de itens de produtos e um grande número de contrapartes devem pensar em automatizar os processos de negócios. As pequenas empresas precisam de garantir que o trabalho com TI é o mais simples possível e que as atividades da empresa permanecem igualmente eficazes. Para conduzir todos os processos de negócio, a empresa deve ter um número mínimo de funcionários.

A automação de alta qualidade da logística de armazenamento, entrega e vendas leva as empresas a reduzir custos e também permite que evitem:

• remuneração dos empregados excedentes contratados;
• uso ineficiente de transporte próprio e excesso de espaço nos armazéns;
• perda de mercadorias com prazo de validade limitado;
• pagamentos indevidos de serviços de transporte a diversas empresas (isto será possível através da otimização das tarifas e da organização das entregas).

Como escolher softwares? Em primeiro lugar, deve permitir a automatização dos processos de negócio de todas as cadeias. É necessário que toda a operação com todas as etapas possa ser realizada no menor tempo possível. É importante que todos os funcionários estejam cientes da utilização de software de automação de processos de negócios, mesmo que não possuam conhecimentos de informática suficientes.

Em que níveis é realizada a automação dos processos de negócios de uma empresa?

A automação dos processos de negócios é necessária para apoiar o gerenciamento em todos os níveis da empresa. Deve ser dito sobre vários níveis de gestão na empresa. Estamos falando de tático, estratégico e operacional. Com base neste sistema, vale destacar os seguintes níveis de automação de processos de negócio:

1. Menor nível de automação ou nível de executores. Aqui estamos falando de eventos que acontecem regularmente. O objetivo da automação, neste caso, é resolver problemas urgentes, por exemplo, de produção, mantendo parâmetros especificados e determinadas condições de operação (temperatura no armazém, etc.).
2. Nível de gerenciamento de produção ou nível tático. nesta fase permite distribuir tarefas com competência entre vários processos de nível inferior. Os exemplos incluem o gerenciamento de atividades de produção e processos de negócios relacionados. Estamos a falar, em particular, do planeamento dos trabalhos de produção, da manutenção, da gestão da documentação e dos recursos da empresa.
3. Nível de gestão empresarial ou nível estratégico. neste caso, permite resolver problemas tanto de previsão como analíticos. Este nível, voltado para a gestão estratégica e monetária, é necessário para apoiar o trabalho da alta administração da empresa.

Opinião de um 'expert

O que está incluído em um pacote de software para gerenciamento de processos de negócios

Alexei Tuleshov,

Diretor Geral da empresa City-Box, Moscou

Ao implementar projetos para automatizar processos de negócio, as empresas muitas vezes confiam nas práticas de outras empresas do seu setor e começam por otimizar o processo mais importante, na sua opinião. Mas a utilização desta abordagem não se justifica em todos os casos. Por exemplo, nossa empresa ainda não começou a automatizar o principal processo de negócios - o trabalho com os clientes. Nossa empresa automatizou ao máximo vários outros processos de negócios, contando com a experiência de empresas ocidentais que operam em um setor semelhante ao nosso. Procuramos soluções prontas na Rússia, mas sem sucesso. Nesse sentido, iniciamos o desenvolvimento de um pacote de software próprio, que possibilitou a gestão dos processos de negócio. Este complexo é composto por três blocos.

1. O programa de contabilidade gerencial permite exercer o controle sobre a prestação de serviços, inclusive adicionais (logística de transporte, trabalhos de carga e descarga, venda de caixas, racks, fechaduras, racks). Todos esses serviços trazem à nossa empresa cerca de 20% de todos os lucros.
2. O sistema CRM funciona para manter a interação com a clientela.
3. Um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) permite gerenciar sites, blogs e outros recursos de informação.

Para criar tal sistema, gastamos cerca de 2,5 milhões de rublos. Alocamos 500 mil rublos desse valor para preparar especificações técnicas para especialistas em desenvolvimento. No momento estamos terminando os testes do sistema, mas a maior parte do trabalho já foi concluída, e já podemos dizer: para implementar tal projeto leva cerca de 6 meses a um ano.

Que preparação a automação de processos de negócios exige?

A automação dos processos de negócios envolve a realização de pelo menos quatro tipos de eventos.

Passo 1. Conduza uma auditoria de processos de negócios

O principal objetivo da auditoria é identificar os principais processos de negócios e as pessoas responsáveis ​​por atingir esse objetivo. Você deve discutir com a gestão de todos os departamentos importantes da empresa e descobrir os seguintes pontos:

• Quem é responsável por concluir uma tarefa específica.
• Verifique na equipe a presença de funcionários que poderiam ser chamados de “cardeais cinzentos”. Estamos a falar de pessoas excessivamente ambiciosas que poderiam chegar à gestão em condições ilegais, impedindo assim a automatização dos processos de negócio.

Deixe que os consultores convidados descrevam os processos de negócios da sua empresa. Esta será a decisão mais inteligente porque você obterá uma descrição objetiva e informações sobre a eficácia deles.

Passo 2. Nomeie um gerente de projeto

Ao nomear um funcionário responsável pela automação dos processos de negócios, lembre-se de que você não terá sucesso nos seguintes casos:

• Se o projeto for liderado por um gerente intermediário, porque os funcionários de nível superior não seguirão suas instruções.
• Se a gestão for realizada pela primeira pessoa da empresa. Normalmente, os funcionários típicos não estão interessados ​​em automatizar processos de negócios e atividades similares.

A solução mais racional é confiar esta tarefa a uma pessoa que tenha experiência de gestão semelhante e, além disso, possua as competências necessárias de liderança e comunicação. Em seguida você deve:

• tornar o funcionário responsável pelo projeto seu substituto e atribuir-lhe um escritório próximo a você;
• instruir o gerente do projeto a informá-lo sobre qualquer tentativa de “não reconciliação” com o novo sistema na equipe;
• confiar-lhe o desenvolvimento de requisitos e instruções necessárias à execução pelos demais membros da equipe.

Você deve promover sua linha e informar aos funcionários sobre a necessidade de cumprir todos os requisitos do projeto.

Etapa 3. Escolha uma solução de TI

Não há necessidade de se deixar enganar pelos contos de fadas de consultores especializados e muito menos comprar programas não testados ou que surgiram recentemente no mercado. Idealmente, você precisa de:

• estude empresas russas que atuam em sua área e conheça as soluções que elas implementaram para automatizar processos de negócios;
• considere apenas aquelas empresas onde a implementação de um sistema de automação de processos de negócios foi bem-sucedida;
• certifique-se de que a automação dos processos de negócio ocorra não apenas nos documentos, mas também na prática.

É importante discutir continuamente com seus funcionários. Ouça seus subordinados e converse sobre as opções possíveis. Por exemplo, se a sua empresa está envolvida em atividades de manufatura, não implemente um programa caro especificamente na produção.

Etapa 4: determine seus prêmios

A automação dos processos de negócios não funciona se os funcionários da empresa não tiverem motivação suficiente. Você deve discutir questões financeiras com o proprietário e combinar o valor que será destinado ao bônus pela implementação efetiva da automação de processos de negócios em cada etapa do empreendimento.

Calcular o valor do prêmio é uma questão muito subjetiva. Neste caso, é importante não esquecer o fator humano, pois é o fator chave. Se você é o chefe de uma empresa, conhece bem as necessidades de seus subordinados. Algumas pessoas ficam bastante satisfeitas com um pequeno bônus por um bom trabalho, enquanto outras ficam insatisfeitas com um pagamento anual como incentivo.

Se o sistema de TI que você está implementando for barato, não há necessidade de definir grandes prêmios, porque você não está interessado em aumentar o custo do projeto. Outra dúvida é se você terá que trabalhar com um sistema ERP complexo, que permitirá reestruturar completamente as atividades do empreendimento. Aqui é lógico cuidar de um grande fundo de bônus, ou mesmo aumentar o nível de custos do sistema de TI.

Opinião de um 'expert

Como aumentar o interesse dos funcionários na automação

Andrey Kistenev,

Diretor Geral da empresa "Intoto" (serviço de entrega Shop-Logistics), Moscou

São os funcionários da sua empresa que deverão estudar a interface do programa. Nesse sentido, é bastante lógico ouvir suas sugestões quanto à imagem na tela, ao design desejado, aos botões do monitor e demais componentes. Se você trabalhar em estreita colaboração com seus subordinados, certamente evitará uma “rebelião” ao introduzir a automação dos processos de negócios. Parece-me que é mais sensato cooperar nesta matéria não com toda a equipa, mas com parte dela, nomeadamente com os gestores de linha. Por exemplo, durante uma reunião, expresso algumas reclamações de clientes relacionadas ao sistema de automação de processos de negócios e consulto meus subordinados sobre o que fazer para evitar situações semelhantes no futuro.

Durante a discussão, chegamos a um denominador comum e determinamos qual é a causa desta ou daquela falha. Nesse caso, pergunto ao chefe do departamento o que precisa ser feito para evitar situações semelhantes no futuro. O gestor, por sua vez, reconhece o problema e oferece as melhores formas de resolvê-lo. Por ter interesse em melhorar a situação, ele acompanhará pessoalmente a implementação da automação dos processos de negócios e monitorará a qualidade do trabalho de todos os colaboradores.

Com base na prática da nossa empresa, posso afirmar: cada departamento da empresa tem sempre a certeza de que as mudanças irão afetá-lo e justamente pelo lado negativo. Nesse sentido, as reuniões gerais antes da implementação da automação de processos de negócios são muito úteis, pois você tem a oportunidade de explicar com mais detalhes os pontos-chave de um determinado assunto, bem como ouvir os desejos e opiniões dos colaboradores.

Como determinar qual sistema de automação de processos de negócios é necessário

Para passar da rotina manual para a TI e tornar a execução dos processos de negócios mais rápida e conveniente, são utilizados sistemas de automação compostos por diversos programas e serviços. Em outras palavras, um sistema de automação de processos de negócios é tanto um sistema ERP complexo quanto um serviço em nuvem. Em qualquer sistema de automação de processos de negócio existem dois elementos chave, um dos quais é a entrada (recolha) de informação, o segundo é o fornecimento de dados processados ​​no tipo ou formato exigido pelo gestor ou especialista.

Existe uma boa opção para obter instantaneamente um “funil de vendas”. Basta inserir atempadamente informações sobre as comunicações com potenciais compradores de bens e serviços, indicar em que formato estão a decorrer as negociações, se são bem-sucedidas e, com base nos seus resultados, registar os dados das transações ocorridas no programa . Assim, um sistema de automação de processos de negócios pode facilitar significativamente o trabalho de uma empresa. Quando algumas estatísticas se acumularem, você poderá tirar uma conclusão sobre a qualidade e intensidade do trabalho de seus gestores.

Vale ressaltar que tudo depende da escala e versatilidade do negócio. É este indicador que influencia a quantidade de informação inicial, a variedade e o detalhamento dos relatórios finais sobre os trabalhos realizados. Sistemas de automação baseados no mesmo princípio são utilizados para outros processos. Graças a tecnologias de TI bem pensadas, os gestores de negócios podem, numa fração de segundo, obter dados que são importantes para eles, em particular, quanto lucro a empresa recebe, quais despesas a empresa incorre e qual é a sua estrutura, como rentáveis ​​são os projetos e se os gestores estão trabalhando de forma eficaz.

Ao escolher um sistema de automação de processos de negócios, lembre-se de que você tem duas opções.

1. Use um produto padrão (em caixa).
2. Desenvolva e implemente uma solução de software personalizada.

A tarefa mais simples parece ser a implementação de uma solução padrão para automatizar processos de negócios. Financeiramente, também é mais lucrativo. Mas é importante ressaltar que nem todo modelo padrão pode ser adaptado ao seu empreendimento. Em alguns programas de automação, configurações adicionais não podem ser feitas ou tais ações são significativamente limitadas. O mesmo se aplica aos serviços em nuvem.

Para escolher o programa certo para você, você precisa processar uma quantidade significativa de dados informativos. O mercado moderno é representado por produtos de software e possui vantagens e nuances próprias. É importante responder a uma série de questões-chave:

• Automação de processos de negócios e tarefas do tipo planejado.
• A componente funcional do programa corresponde às tarefas que precisam ser resolvidas graças a ela?
• É realista personalizar o sistema em relação à sua prática comercial?
• Será possível fazer alterações no sistema, se necessário, se as condições ou processos de negócios nele mudarem repentinamente?
• O sistema é simples e fácil de usar?
• É possível integrar o sistema com outros serviços e aplicações.
• É possível fazer login e trabalhar no sistema a partir de um tablet ou smartphone?
• Existe algum funcionário a quem possa ser confiada a implementação do suporte técnico?
• Qual é o custo de suporte e implementação.

Para responder a essas perguntas, você pode consultar especialistas de empresas produtoras de software. Será bom se você também conseguir se comunicar com empreendedores que trabalham em projetos semelhantes. Com base em suas recomendações práticas e experiência, você receberá informações valiosas e poderá escolher um ou outro produto.

Quais são as ferramentas e tecnologias para automatizar os processos de negócios da empresa?

Vejamos algumas ferramentas de automação de processos de negócios comuns na Rússia.

Planejamento de recursos empresariais, também chamado de planejamento de recursos empresariais. Nesse caso, há automação dos processos globais de negócios nas empresas - fluxo financeiro, funcionários, atividades operacionais, gestão dos processos produtivos. Grandes sistemas ERP incluem contabilidade, funções de controle, folha de pagamento, contabilidade de pessoal e tempo e gerenciamento financeiro. Via de regra, tais sistemas são utilizados por empresas de grande porte cujas divisões estão localizadas em territórios distintos e, por isso, a gestão deseja saber o quão transparentes são os processos de negócio, como são formados e transformados.

Para implementar o Enterprise Resource Planning, é necessário abordar esta questão com cuidado, uma vez que o processo diz respeito a diferentes departamentos e categorias de usuários. Muitas empresas cometem um grande erro ao introduzir este sistema para automatizar processos de negócios em suas empresas, quando na verdade não precisam dele.

Gestão de Relacionamento com o Cliente (sistemas CRM). O objetivo de soluções complexas de software desse tipo é automatizar o relacionamento com os clientes. No momento possuem uma estreita ligação com o software SFA (Sales Force Automation) e incluem funcionalidades de ambos os sistemas. Deve-se observar que a automação de processos de negócios de CRM é o software mais universal e popular atualmente.

Trabalhando com o Customer Relationship Management, os funcionários da empresa conhecem informações sobre cada um de seus clientes, gerenciam processos de negócios e desempenham uma série de outras funções. Anteriormente, os serviços comerciais e os gestores de topo eram os principais utilizadores do CRM, mas agora estes sistemas são ideais para quase todas as empresas. Se necessário, uma empresa pode escolher a automação de processos de negócios de CRM e aplicá-la para trabalhar em seu setor.

Quando se trata de diferenças nos sistemas CRM, tudo se resume ao número de recursos. Pode ser um ERP complexo e de vários estágios ou um notebook simples. Se um sistema CRM for projetado corretamente, ele pode ser facilmente integrado ao 1C e a diversos softwares para trabalho analítico e operacional nas empresas.

PM (Gerenciamento de Projetos) são sistemas com os quais você pode gerenciar projetos e metas, distribuindo tarefas entre os funcionários responsáveis ​​e estabelecendo prazos para sua conclusão. Normalmente, tais sistemas levam em consideração os aspectos financeiros dos projetos, recursos humanos e materiais. Utilizando um sistema de gestão desse tipo, você pode acompanhar a execução das tarefas do próprio projeto, planejar resultados e conhecer a carga de recursos.

A escala dos sistemas varia. Podem ser tanto sistemas para grandes produções quanto pequenas startups. As diferenças também estão na funcionalidade, metas e objetivos.

Sistema de gerenciamento de processos de negócios (BPMS). Estamos falando de automatizar processos de negócios. Este é um tipo de software separado ou conectado ao CRM/ERP/ECM que estuda os processos de uma empresa como etapas em uma determinada sequência com ações e prazos, responsáveis ​​​​em cada etapa. Esses sistemas permitem modelar, lançar processos de negócios e também analisá-los. Os Business Process Management Systems (BPMS) fornecem a capacidade de criar algoritmos de processos de negócios usando editores nativos e notações especiais (BPMN 2.0).

Quanto custam os serviços de automação de processos de negócios?

É difícil responder a esta pergunta de forma inequívoca. Uma analogia pode ser feita aqui perguntando, por exemplo, a pergunta: “Quanto custa uma casa?” Você pode gastar um milhão de rublos ou dez. Tudo depende da qualidade dos materiais de construção, da área da divisão, do tipo de acabamento. É o mesmo com software. Você deve determinar: resolver quais problemas são fundamentais para você, se será um produto padrão ou customizado, quais recursos você precisará usar, quantas estações de trabalho serão conectadas, etc.

Ao calcular o preço da automação de processos de negócios, leve em consideração:

• Custos do próprio sistema (preço de caixa ou custo de aluguel se você usar aplicativos em nuvem).
• Custos associados à configuração do software e ao treinamento dos funcionários da empresa para trabalhar com ele.
• Taxas para manutenção regular.

Aqui também podemos falar de custos indiretos, que incluem, por exemplo, os custos de tempo do diretor e de outros participantes importantes do projeto.

Principais etapas da automação de processos de negócios

Estágio 1. Definição de metas de automação

Para tomar uma decisão sobre iniciar trabalhos relacionados à automação de processos de negócios, você precisa decidir sobre os objetivos estratégicos deste evento. Pense no que você gostaria de alcançar.

Etapa 2. Formalização de processos de negócios

Para descrever processos de negócios, determine quais subprocessos ele contém, em que sequência todas as atividades devem ser executadas, como as informações fluem, pense na disponibilidade de recursos e nas limitações. Também leva em consideração indicadores de operação eficiente e eficácia dos processos de negócios: quanto tempo e dinheiro são necessários para concluí-los, qual é a qualidade do resultado final, quão preciso e estável ele é. A saída é um modelo real de processos de negócios.

Etapa 3. Otimização de Processos de Negócios

Uma vez desenvolvidos os modelos, os especialistas realizam uma análise minuciosa dos mesmos e os traduzem do modelo real para o modelo desejado. Em seguida, é elaborado um plano de atividades que permitiria atingir os objetivos especificados por meio de processos de negócio. Ao final desta etapa, são construídos processos de negócio para eliminar atrasos, operações desnecessárias e desnecessárias. Como resultado da otimização, a estrutura organizacional da empresa pode ser reorganizada.

Etapa 4. Desenvolvimento de especificações técnicas

Determinar as tarefas exatas, cuja solução depende da participação dos proprietários.

Etapa 5. Codificação de processos de negócios e desenvolvimento de descrições de cargos

O processo de codificação da informação é realizado pelas organizações implementadoras. Para simplificar o treinamento e a operação dos sistemas, recomenda-se desenvolver instruções de serviço numa fase inicial.

Etapa 6. Treinamento

A capacitação de pessoal é necessária nos casos em que haja mudança na estrutura de trabalho. Esta etapa envolve a possibilidade de resistência devido a mudanças na composição do quadro de funcionários.

Etapa 7. Operação experimental

Para avaliar a produtividade dos sistemas introduzidos, aplique-os na prática. Isso o ajudará a evitar possíveis erros.

Como a automação dos processos de negócios é implementada em uma empresa

Implantação é o processo de entrega de software a uma empresa que precisa de melhorias.

Consideram-se tarefas simples de “implementação”, por exemplo, instalação de software nos computadores da empresa, registo em serviços remotos, cópia de dados, etc. Após essas operações, você pode passar para a fase de operação, iniciando os trabalhos normalmente, iniciando o preenchimento da base de clientes, etc.

Tarefas mais complexas são aquelas para as quais se traça um plano, se desenvolve um algoritmo para a resolução de determinados problemas e se modificam sistemas para atender às necessidades específicas da empresa. Na próxima etapa, são selecionados especialistas em programação para automatizar os processos de negócios. A escolha consiste em duas opções mais populares. Por exemplo, programadores chamados especialmente de fora e programadores que trabalham em sua organização.

Vejamos as duas opções para criar automação de processos de negócios, que, à primeira vista, não parecem tão notáveis.

Ao escolher programadores da sua empresa, você está um passo mais perto de concluir com sucesso suas tarefas, pois seus especialistas já entendem no que a empresa é especialista. Eles realmente têm uma ideia sobre a sua empresa, mas isso não garante um bom resultado, pois sua atitude perante o trabalho não é tão responsável quanto deveria. Você não poderá criar um cronograma específico para especialistas ou aumentar a velocidade de trabalho. A jornada normal de trabalho dos programadores envolve trabalhar em questões básicas, mas não há tempo suficiente para trabalhar na automatização dos processos de negócios. Substituir esses trabalhadores é impossível, pois a linguagem de codificação é exclusiva de cada programador.

Mas os especialistas externos não conhecem o tipo de atividade da sua empresa, o que certamente afetará a qualidade do trabalho que realizam. Basicamente, eles não possuem uma abordagem adequada para trabalhar, por isso você deve ter cuidado ao escolher especialistas para automatizar os processos de negócios em sua empresa.

Ao escolher especialistas para implementar um sistema de automação de processos de negócios, é preciso levar a sério as características dos parceiros pretendidos. Para isso, é necessário realizar pesquisas e estudar preços no mercado de serviços. Uma relação custo-benefício satisfatória é extremamente rara. Portanto, estabeleça você mesmo limites tarifários e guie-se por isso na hora de escolher um parceiro. É extremamente importante que o parceiro possua um certificado de conformidade de acordo com a norma internacional ISO.

Depois de selecionar alguns especialistas, é desejável um verdadeiro encontro com todos os potenciais parceiros. Faça uma série de perguntas diretamente relacionadas à introdução de sistemas de automação de processos de negócios na empresa. Descubra, por exemplo, quais são os termos do acordo e se você tem experiência de trabalho com empresas cujo tipo de atividade é semelhante ao seu. Graças a esta informação, você terá uma ideia sobre o seu possível futuro parceiro.

Para fazer uma escolha sensata a favor de qualquer organização, você deve levar em consideração o nível da sua empresa. Se a empresa não for uma grande marca, mas sim uma pequena empresa que desenvolve um tipo de atividade, o melhor seria escolher um parceiro do mesmo nível. Nesse caso, trabalhar com essas organizações será mais rápido e estável, pois é melhor resolver os problemas que surgem com as pequenas empresas.

Que riscos ficam ocultos mesmo pela automação mais eficaz dos processos de negócios?

Não devemos esquecer os possíveis riscos após o processo de implementação. Os riscos podem variar. Tudo depende de alterações no prazo, implementação antes do protesto dos colaboradores e possíveis alterações na estrutura das tarefas empresariais. Para evitar possíveis riscos, é importante abordar seriamente a busca por especialistas qualificados e estudar os softwares disponíveis para o futuro funcionamento estável dos sistemas. Com a participação pessoal do proprietário da empresa, as chances de um “upgrade” bem-sucedido aumentam significativamente. Se você seguir todas as recomendações listadas acima, terá a garantia de um resultado favorável.

Uma explicação competente à empresa sobre os benefícios e a eficácia da automação dos processos de negócios ajudará a evitar possíveis resistências dos funcionários. Após a explicação, os colaboradores deverão ter a sensação de que a decisão não mudou. Caso surjam problemas, deverão ser resolvidos imediatamente, pois qualquer atraso acarretará uma deterioração significativa no desempenho da empresa. Para melhorar a implementação da automação de processos de negócios, é recomendável recompensar os funcionários com bônus. Esta técnica pode melhorar a qualidade do trabalho executado.

Problemas de automação de processos de negócios e formas de resolvê-los

Problema 1. O projeto não está dividido em blocos gerenciáveis, os marcos não são alocados e, como resultado, os prazos do projeto são atrasados

Existem diferentes opções de soluções para diferentes áreas de projeto:

• Para um trabalho completo, várias áreas devem ser identificadas e nomeados gestores para controlá-las.
• Você também deve destacar diagramas lógicos gerais, estabelecer a sequência de operações para implementação de um sistema de automação de processos de negócios e analisar o resultado final do seu trabalho.

Problema 2. O enquadramento lógico do projeto não está definido, surgem constantemente novos desejos, o que leva a atrasos no projeto

Você deve indicar claramente no documento aprovado as limitações (enquadramento) do projeto escolhido. Estas restrições podem ser especificações técnicas, projetos e soluções de design. O processo de automatização dos processos de negócio deve refletir claramente todos os objetivos deste plano.

Problema 3. Os recursos são atraídos para o projeto na hora errada, sua qualidade não corresponde às tarefas que estão sendo resolvidas

Avalie a quantidade necessária de recursos e o momento de seu envolvimento. Responda honestamente à pergunta: esses recursos estão disponíveis agora, estarão disponíveis no momento certo? Encontre um compromisso entre a necessidade de recursos, a sua disponibilidade e o calendário do projeto.

Problema 4. Pessoal da empresa resiste

Use vários recursos de informação para informar os funcionários sobre a automação de processos de negócios. Preste muita atenção às informações que falam sobre a importância e o valor da implementação. Informar os funcionários sobre o interesse dos superiores no resultado do processo. Encontre o organizador do protesto, tente resolver o conflito e, se isso falhar, demita-o.

Problema 5. Os relatórios sobre o progresso do projeto são formais; não há demonstrações reais ou testes de funcionalidade.

Destacar ótimos resultados de possíveis falhas ajudará a organizar todo o seu fluxo de trabalho. Para evitar futuros prazos perdidos, explore todas as opções possíveis para resolver o problema. Por exemplo, analise os resultados obtidos após um determinado período de tempo. Caso os resultados não satisfaçam os colaboradores da empresa, melhore os indicadores para o ideal.

Problema 6. Não existe um sistema eficaz de gerenciamento de projetos.

Durante as reuniões das quais você participa, você observa como os funcionários da empresa se envolvem em disputas e conflitos, demonstrando incerteza. Para eliminar tais conflitos, é recomendável contratar um especialista em gestão de conflitos que o ajudará a resolver todas as situações difíceis existentes.

Problema 7. O projeto tem baixa prioridade para o empreiteiro e é executado de forma residual.

O empreiteiro não está interessado na obra e não dedica tempo suficiente ao projeto. Precisamos tentar encontrar as razões para uma atitude tão negligente em relação ao projeto e tentar eliminá-las. Se a situação permanecer inalterada, o executor deverá ser substituído.

Problema 8. Os objetivos do projeto não foram definidos, os critérios para cumprimento das metas e avaliação dos resultados do projeto não foram aprovados.

Os resultados são avaliados com base nas preferências pessoais, o que prejudica a avaliação geral de todo o projeto. Os critérios de avaliação são compilados individualmente, dependendo da direção do projeto. Por exemplo, a direção “Gestão das relações com o devedor” exige a criação de um critério de sucesso que ajude a empresa a abordar com competência a questão das dívidas dos clientes. Tal critério pode ser o aumento da taxa de juros em valor fixo (1,45% ao ano). Definir o objetivo do projeto para as etapas subsequentes de implementação da tarefa ajudará a empresa a alcançar resultados positivos com mais rapidez.

Informações sobre os especialistas

Anatoly Zubeyrov, Diretor Geral da Millsystems, Moscou. A empresa Millsystems é distribuidora oficial do sistema de informação Sellora Management System. O Sellora Management System é um sistema de gestão ERP que atende às necessidades de qualquer negócio e é adequado para qualquer empreendimento. Além disso, o sistema está perfeitamente otimizado para a realidade do mercado russo, ou seja, leva em conta todas as características nacionais do trabalho doméstico de escritório.

Alexei Tuleshov, Diretor Geral da empresa City-Box, Moscou. Âmbito de atividade: disponibilização de células de armazenamento (ou caixas) para aluguer a particulares. Número de armazéns: 2. Número de pessoal: 20. Faturamento anual: mais de 100 milhões de rublos. (em 2012).

Andrey Kistenev, Diretor Geral da empresa Intoto (serviço de entrega Shop-Logistics), Moscou. Andrey Kistenev se formou no MIPT. Desde 2008 atua na área de e-commerce; Anteriormente participei de projetos de automação comercial. Ramo de atividade: transporte de cargas, inclusive a pedido de lojas online. Número de funcionários: 30 (na equipe), 40–70 entregadores (em tempo integral e autônomos).

Existem muitos mitos, estereótipos e preconceitos em torno do termo “automação empresarial”. Por exemplo, essa automação só é necessária para a contabilidade e, digamos, os processos de negócios de gestão não podem ser automatizados. Ou que a automação só é necessária para grandes empresas, enquanto as pequenas empresas podem viver sem ela. Ou que os sistemas de automação são extremamente caros e está longe de ser certo que os custos algum dia serão compensados. Para este artigo, coletamos perguntas que os empreendedores costumam fazer sobre automação, preparamos respostas claras para elas e as ilustramos com casos reais.

Automação real - o que é isso?

A automação comercial é a transição de uma empresa de operações manuais intensivas em mão-de-obra para o uso de modernas tecnologias de informação no trabalho operacional. A automação também significa a introdução de tecnologias modernas onde antes elas não eram utilizadas.

Nas pequenas empresas, a automação costuma ser utilizada em dois casos:

no apoio a processos que não afetam diretamente o aumento das receitas, mas são obrigatórios para os negócios - por exemplo, contabilidade e relatórios;

nos principais processos de negócios - isso, por exemplo, poderia ser a automação de vendas ou a automação da interação com os clientes (também conhecida como implementação de CRM).

Assim, os motivos e objetivos da automação podem ser diferentes - no primeiro caso, é necessário garantir a estabilidade do negócio e reduzir o custo de tempo e recursos, no segundo - aumentar a rentabilidade do negócio, obter vantagens competitivas, melhorar o serviço, atrair e reter clientes, aumentar a eficiência e etc.

O “divisor de águas” entre estes dois grupos de processos de negócio mostra precisamente a diferença entre a “automação contabilística” e a automação real: a primeira ajuda a cumprir as obrigações da empresa para com o Estado e as suas autoridades fiscais com custos mínimos, a segunda ajuda a empresa a gastar menos , ganhe mais e desenvolva-se de forma mais eficiente. Portanto, a automação não se limita apenas à contabilidade; a gama de suas aplicações é muito mais ampla.

O que são sistemas de automação?

Os sistemas de automação são os próprios programas e serviços usados ​​para fazer a transição do trabalho manual para a tecnologia da informação. Em outras palavras, tanto um sistema ERP abrangente para gerenciamento de recursos empresariais quanto um serviço em nuvem para uma loja online são um sistema de automação.

Qualquer sistema de automação empresarial envolve vários processos-chave: coletar (inserir) dados, processar dados e fornecer informações coletadas e processadas na forma, volume, formato que o gestor ou especialista especializado necessita.

Por exemplo, se você inserir informações sobre contatos com clientes potenciais no sistema, indicar em que estágio estão as negociações com cada um deles, inserir cuidadosamente os dados sobre os resultados das negociações e transações concluídas, então em um bom sistema de gerenciamento de vendas você pode obtenha instantaneamente um “funil de vendas” e com o acúmulo de algumas estatísticas - uma previsão de vendas dependendo da intensidade com que seus gerentes trabalharam hoje.

Os sistemas de automação funcionam de forma semelhante para outros processos. O gestor pode obter instantaneamente informações sobre a situação da empresa: quanto dinheiro está nas contas, quanto você deve e quanto lhe é devido, qual a estrutura de custos e rentabilidade do projeto, quantos “frios ” ligações são feitas pelos funcionários, qual a real eficácia de cada gestor, etc.

Por que precisamos de automação real?
o que isso dá para a empresa

Resumindo, a automação executada corretamente permite que você faça o seguinte:

melhorar a qualidade do atendimento ao cliente;

otimizar custos logísticos, melhorar a qualidade da logística em todas as etapas - desde o recebimento do produto no armazém até a entrega ao cliente;

planejar qualitativamente o recebimento de recursos, evitar lacunas de caixa;

calcular a rentabilidade dos pedidos;

preparar de forma rápida e correta documentos para clientes, empreiteiros e parceiros - desde uma proposta comercial até um relatório de conciliação;

dispensar o gestor e os principais gestores do trabalho rotineiro, utilizar de forma mais eficaz o seu tempo de trabalho para o desenvolvimento da empresa;

receber prontamente quaisquer relatórios sobre a situação real da empresa;

otimizar os custos de pessoal, utilizar o tempo de trabalho e as competências dos funcionários de forma mais eficiente;

minimizar o impacto negativo do “fator humano” nos negócios;

armazenar informações com segurança – cada funcionário trabalha apenas com os dados aos quais tem acesso;

melhorar e agilizar os processos de negócios da empresa;

apoiar eficazmente as atividades operacionais - organizar a contabilidade e o controle.

Nas pequenas empresas, esses efeitos geralmente são perceptíveis em poucas semanas.

Quais processos de negócios podem e devem ser automatizados?

Normalmente, a automação empresarial começa com operações rotineiras massivas e de mão-de-obra intensiva, com processos que têm o maior impacto na receita e no lucro da empresa, ou com as áreas mais problemáticas.

Primeiramente, você pode automatizar tarefas que exigem muito trabalho ou impossíveis de serem executadas manualmente - levar em consideração o giro do comércio varejista, analisar a movimentação de mercadorias, planejar fluxos de caixa, planejar e contabilizar horas de trabalho, calcular custos, etc.

Em segundo lugar, você pode automatizar o trabalho dos funcionários que realizam operações de rotina padrão (operadores de telemarketing, logísticos, gerentes de vendas, etc.) ou remover completamente certas tarefas dos funcionários (por exemplo, configurar a sincronização automática de dados sobre a disponibilidade de mercadorias no armazém e em a vitrine on-line).

Terceiro, você pode usar a automação para “colocar sua casa em ordem” - assumir o controle de contas a receber, estoque de depósitos, contratação de funcionários, cumprimento de padrões para ligações e reuniões com clientes, etc.

Não é necessário automatizar todos os processos empresariais de uma só vez. Você pode expandir gradualmente o escopo da automação em sua empresa conforme necessário. E crie um sistema de gestão unificado de forma consistente.

O principal é lembrar os objetivos para os quais a automação foi iniciada. A automação pela automação é uma perda de tempo e recursos.

Como escolher um produto de software para automação

Ao escolher um sistema de automação comercial, você pode seguir dois caminhos:

Use um produto ou serviço de nuvem padrão (“pronto para uso”).

Desenvolva e implemente uma solução de software personalizada.

Uma solução padrão é mais fácil de implementar e custará menos. Mas você precisa ter em mente que nem todo produto padrão pode ser modificado para atender às suas necessidades - em vários programas, as opções de personalização são severamente limitadas ou completamente excluídas. A propósito, o mesmo se aplica aos serviços em nuvem.

A melhor opção para muitas pequenas empresas é adquirir uma solução pronta com capacidade de customização, iniciá-la rapidamente para não desacelerar processos vitais de negócios e, se necessário, começar a trabalhar na customização do produto, ou seja, personalizando-o para atender às tarefas específicas da sua empresa.

A escolha de um programa é uma questão de grande responsabilidade, é necessário trabalhar uma quantidade bastante significativa de informações. Existem muitos produtos de software no mercado, cada um com suas características e vantagens próprias. Você deve obter respostas para as seguintes perguntas importantes:

quais tarefas e processos específicos estão planejados para serem automatizados;

a funcionalidade do sistema corresponde às tarefas que deverão ser resolvidas com a sua ajuda;

é possível personalizar o sistema para se adequar à sua prática comercial;

Será possível, caso os processos de negócio ou as condições de negócio mudem, alterar rapidamente o sistema sem parar o seu funcionamento;

quão simples e fácil de usar o sistema é;

é possível integrar o sistema com outras aplicações ou serviços;

O sistema é compatível com tablets e smartphones?

quem fornecerá suporte técnico e como;

quanto custa a implementação e o suporte?

Para responder a estas perguntas, é aconselhável consultar representantes de fornecedores (ou seja, empresas de desenvolvimento de software). Se possível, comunique-se também com colegas empreendedores que solucionem problemas semelhantes; a experiência deles fornecerá informações valiosas que o ajudarão a fazer uma escolha em favor de um produto de software específico.

Quanto custa um sistema de automação?

Esta é uma pergunta retórica e não há uma resposta clara para ela. Quanto custa fazer reparos? Isso pode ser feito por 100 mil rublos, ou por um milhão, tudo depende da área da sala, das tarefas, da qualidade dos materiais, etc. O custo de uma solução de software específica também dependerá de muitas variáveis: quais tarefas serão resolvidas usando o sistema, se é um produto padrão ou customizado, quais recursos serão necessários para implementação, quantas estações de trabalho serão conectadas ao sistema, etc

O custo da automação consiste em vários componentes:

o custo do próprio sistema (custo da caixa ou pagamento do aluguel - no caso de utilização de aplicativos “nuvem”);

custos de implantação do sistema e treinamento de pessoal;

custo do suporte regular.

A isto podem ser adicionados custos indiretos - por exemplo, o tempo gasto pelo diretor e usuários-chave para participar do projeto.

Como o sistema de automação é implementado
e como escolher uma empresa contratada

Implementação é o processo de adaptar o software ao negócio e, em parte, do negócio ao software.

Para tarefas ou processos simples, a “implementação” consistirá simplesmente em instalar o software no seu computador (ou registrar-se em um serviço de nuvem) e inserir as informações iniciais. Em seguida, você pode começar a emitir documentos, preencher banco de dados de clientes ou emitir tarefas.

Para tarefas mais complexas (por exemplo, calcular a rentabilidade planejada dos pedidos no momento da conclusão de uma transação - para não trabalhar com prejuízo), pode ser necessário modificar o sistema para se adequar às condições e práticas que se desenvolveram em a empresa. O sistema certo geralmente suporta algum processo padrão para tal tarefa. Mas, na prática, cada empresa tem sua metodologia. É esta especificidade que deverá ser reflectida no processo de implementação.

A implementação pode ser feita por conta própria ou convidando especialistas. Mas você não deve esperar que o contratante faça tudo da melhor maneira possível sem a sua participação; os principais funcionários e a gestão da empresa precisarão participar ativamente em quase todas as etapas; quanto mais fundo você se aprofundar no processo de implementação, o sucesso do projeto dependerá em grande parte.

Você precisa escolher um parceiro de implementação da mesma forma que escolher uma equipe para reformar um apartamento. Monitorize o mercado e identifique empresas cujas competências sejam suficientes para resolver os seus problemas e cujas condições sejam óptimas em termos de relação preço/qualidade. É altamente desejável que o seu potencial parceiro possua um certificado de conformidade do sistema de gestão da qualidade com a norma internacional ISO 9001:2008. Realize reuniões com especialistas das empresas desta shortlist (inclusive não deixe de conversar com o funcionário que acompanhará seu projeto). Revise o portfólio, prestando especial atenção se o contratante tem experiência na implementação com sucesso de sistemas de automação em empresas cuja especialização e ramo de atividade coincidem com o seu. É também aconselhável comunicar com os dirigentes destas empresas e saber a sua opinião sobre o seu potencial parceiro - se a implementação foi bem sucedida, se ficaram satisfeitos com o resultado do trabalho, se o serviço de garantia foi bem organizado, quais as dificuldades eles encontraram, etc.

Além disso, na hora de escolher um empreiteiro, faz sentido usar o princípio da proporcionalidade: se você tem uma pequena empresa, então é aconselhável fazer negócios com uma pequena empresa - todas as aprovações serão processadas mais rapidamente, será mais fácil concordar questões controversas com um parceiro igual, etc.

Quais são os riscos ao implementar um sistema de automação?

É claro que, ao implementar um sistema de automação, existem certos riscos – desde o cumprimento de prazos e excesso de orçamento, até à resistência do pessoal e à necessidade de alterar processos de negócio individuais para satisfazer os requisitos do sistema. Mas a maioria dos problemas pode ser evitada se você identificar corretamente as tarefas que exigem automação, realizar o monitoramento da qualidade dos produtos de software existentes e escolher cuidadosamente um parceiro de implementação. Também uma condição importante para o sucesso da implementação do projecto é a participação pessoal da pessoa de topo/empresário da empresa, neste caso os riscos de “fazer a coisa errada” são significativamente reduzidos.

Quanto à resistência do pessoal, é muito importante, por um lado, realizar um trabalho de qualidade para explicar os benefícios e vantagens da automação para a empresa e todos os colaboradores, e por outro lado, criar entre todos os colaboradores, incluindo gestão de topo, um forte sentimento de inevitabilidade da mudança. Caso haja casos de falha de alguns processos, é necessário compreender rapidamente e remover obstáculos. Uma boa ferramenta de implementação é recompensar os funcionários pelo seu envolvimento no projeto e por determinados marcos alcançados; isso ajudará a fidelizar outros membros da equipe.

No atual nível de desenvolvimento, a automação de processos é uma das abordagens de gestão de processos baseada no uso da tecnologia da informação. Esta abordagem permite a gestão de operações, dados, informações e recursos através da utilização de computadores e softwares que reduzem ou eliminam o envolvimento humano no processo.

O principal objetivo da automação é melhorar a qualidade da execução do processo. Um processo automatizado possui características mais estáveis ​​que um processo manual. Em muitos casos, a automação de processos pode melhorar a produtividade, reduzir o tempo do processo, reduzir custos e aumentar a precisão e a estabilidade das operações.

Hoje, a automação de processos abrange muitos setores e áreas de atividade: desde processos de produção até compras em lojas. Independentemente do tamanho e escopo da organização, quase todas as empresas possuem processos automatizados. A abordagem de processo fornece princípios de automação uniformes para todos os processos.

Apesar de a automação de processos poder ser realizada em diferentes níveis, os princípios de automação para todos os níveis e todos os tipos de processos permanecerão os mesmos. São princípios gerais que estabelecem as condições para a execução eficaz dos processos em modo automático e estabelecem as regras para o controlo automático dos processos.

Os princípios básicos da automação de processos são:

• princípio da consistência. Todas as ações no processo automatizado devem ser coordenadas entre si e com as entradas e saídas do processo. Se as ações não forem coordenadas, o processo pode ser interrompido.
• princípio da integração. O processo automatizado deve ser capaz de se integrar ao ambiente geral da organização. Em diferentes níveis de automação, a integração é realizada de forma diferente, mas a essência do princípio permanece a mesma. A automação de processos deve garantir a interação do processo automatizado com o ambiente externo (em relação a este processo).
• princípio da independência de execução. O processo automatizado deve ser realizado de forma independente, sem intervenção humana ou com supervisão humana mínima. Os seres humanos não devem interferir no processo, desde que o processo seja executado de acordo com os requisitos especificados.

Os princípios gerais listados são detalhados dependendo do nível de automação considerado e dos processos específicos. Por exemplo, a automação dos processos de produção inclui princípios como o princípio da especialização, o princípio da proporcionalidade, o princípio da continuidade, etc.

Níveis de automação de processos

A automação de processos é necessária para apoiar a gestão em todos os níveis da hierarquia da empresa. Neste sentido, os níveis de automação são determinados em função do nível de gestão em que a automação dos processos é realizada.

Os níveis de gestão são normalmente divididos em operacional, tático e estratégico.

De acordo com esses níveis, também são diferenciados níveis de automação:

• nível mais baixo de automação ou o nível dos artistas. Neste nível é realizada a automatização dos processos executados regularmente. A automação de processos visa realizar tarefas operacionais (por exemplo, executar um processo de produção), manter parâmetros definidos (por exemplo, operação do piloto automático) e manter determinados modos de operação (por exemplo, condições de temperatura em uma caldeira a gás).
• nível de gerenciamento de produção ou nível tático. A automação de processos neste nível garante a distribuição de tarefas entre vários processos de nível inferior. Exemplos de tais processos são processos de gestão de produção (planejamento de produção, planejamento de serviços), processos de gestão de recursos, processos de gestão de documentos, etc.
• nível de gestão empresarial ou nível estratégico. A automação dos processos de nível de gerenciamento empresarial fornece soluções para problemas analíticos e de previsão. Este nível de automação é necessário para apoiar o trabalho da alta administração da organização. Destina-se à gestão financeira, econômica e estratégica.

A automatização dos processos em cada um destes níveis é assegurada através da utilização de diversos sistemas de automação (sistemas CRM, sistemas ERP, sistemas OLAP, etc.). Todos os sistemas de automação podem ser divididos em três tipos básicos.

Os tipos de sistemas de automação incluem:

• sistemas imutáveis. São sistemas nos quais a sequência de ações é determinada pela configuração do equipamento ou pelas condições do processo e não pode ser alterada durante o processo.
• sistemas programáveis. São sistemas nos quais a sequência de ações pode variar dependendo do programa e da configuração do processo. A seleção da sequência de ações necessária é realizada através de um conjunto de instruções que podem ser lidas e interpretadas pelo sistema.
• sistemas flexíveis (autopersonalizados). São sistemas capazes de selecionar as ações necessárias durante a operação. A alteração da configuração do processo (sequência e condições de execução das operações) é realizada com base nas informações sobre o andamento do processo.

Esses tipos de sistemas podem ser usados ​​em todos os níveis de automação de processos individualmente ou como parte de um sistema combinado.

Tipos de processos automatizados

Em todos os setores da economia existem empresas e organizações que produzem produtos ou prestam serviços. Todas estas empresas podem ser divididas em três grupos, dependendo do seu “afastamento” na cadeia de processamento de recursos naturais.

O primeiro grupo de empresas são empresas que extraem ou produzem recursos naturais. Essas empresas incluem, por exemplo, produtores agrícolas e empresas de produção de petróleo e gás.

O segundo grupo de empresas são empresas que processam matérias-primas naturais. Fabricam produtos a partir de matérias-primas extraídas ou produzidas por empresas do primeiro grupo. Essas empresas incluem, por exemplo, empresas da indústria automobilística, siderúrgicas, empresas de eletrônicos, usinas de energia, etc.

O terceiro grupo são as empresas do setor de serviços. Tais organizações incluem, por exemplo, bancos, instituições educacionais, instituições médicas, restaurantes, etc.

Para todas as empresas é possível identificar grupos comuns de processos associados à produção de produtos ou à prestação de serviços.

Esses processos incluem:

• processos de negócio são processos que garantem a interação dentro da organização e com stakeholders externos (clientes, fornecedores, autoridades reguladoras, etc.). Esta categoria de processos inclui processos de marketing e vendas, interação com consumidores, processos financeiros, de pessoal, planejamento de materiais e contabilidade, etc.
• processos de design e desenvolvimento– são todos processos associados ao desenvolvimento de um produto ou serviço. Tais processos incluem os processos de planejamento de desenvolvimento, coleta e preparação de dados iniciais, implementação de projetos, monitoramento e análise de resultados de projeto, etc.
• processos de produção são os processos necessários para produzir produtos ou fornecer serviços. Este grupo inclui todos os processos produtivos e tecnológicos. Eles também incluem processos de planejamento de demanda e planejamento de capacidade, processos logísticos e processos de serviços.
• processos de controle e análise– este grupo de processos está associado à recolha e processamento de informação sobre a execução de processos. Tais processos incluem processos de controle de qualidade, gestão operacional, processos de controle de estoque, etc.

A maioria dos processos pertencentes a esses grupos pode ser automatizada. Hoje, existem classes de sistemas que proporcionam a automação desses processos.

A especificação técnica do subsistema “Armazéns” é um exemplo de Especificação Técnica para a automatização da gestão de armazéns de uma empresa.

Este documento é um exemplo de um verdadeiro Termo de Referência, com base no qual foi selecionado e implementado um sistema de automação para a gestão de armazéns de uma empresa industrial.

O documento inclui 26 páginas. Formato do documento - Microsoft Word 2002. Compatível com todas as versões do MS Word. O documento pode ser editado e fazer alterações.

A especificação técnica do subsistema Fluxo Documental é um exemplo de Especificação Técnica para automatizar a gestão do processo de fluxo documental.

Este documento é um exemplo de um verdadeiro Termo de Referência, com base no qual foi selecionado e implementado um sistema de automação documental para uma empresa industrial.

O documento inclui 17 páginas. Formato do documento - Microsoft Word 2002. Compatível com todas as versões do MS Word. O documento pode ser editado e fazer alterações.

O termo de referência do subsistema “Compras” é um exemplo de Termo de Referência para automatização de processos de compras e gestão de fornecedores.

Este documento é um exemplo de um verdadeiro Termo de Referência, com base no qual foi selecionado e implementado um sistema de automação de compras e gestão de fornecedores para uma empresa industrial.

O documento inclui 23 páginas. Formato do documento - Microsoft Word 2002. Compatível com todas as versões do MS Word. O documento pode ser editado e fazer alterações.

Estratégia de automação de processos

A automação de processos é uma tarefa complexa e demorada. Para resolver este problema com sucesso, é necessário aderir a uma determinada estratégia de automação. Ele permite melhorar processos e obter uma série de benefícios significativos com a automação.

Resumidamente, a estratégia pode ser formulada da seguinte forma:

• entendendo o processo. Para automatizar um processo, você precisa entender o processo existente com todos os seus detalhes. O processo deve ser totalmente analisado. Devem ser determinadas as entradas e saídas do processo, a sequência de ações, o relacionamento com outros processos, a composição dos recursos do processo, etc.
• simplificando o processo. Uma vez realizada a análise do processo, o processo precisa ser simplificado. As atividades desnecessárias que não agregam valor devem ser reduzidas. As operações individuais podem ser combinadas ou executadas em paralelo. Para melhorar o processo, outras tecnologias para sua execução poderão ser propostas.
• Automação do processo. A automação de processos só pode ser feita depois que o processo for simplificado tanto quanto possível. Quanto mais simples for o processo, mais fácil será automatizar e mais eficiente será o processo automatizado.

Benefícios da automação de processos

A automação de processos pode melhorar significativamente a qualidade do gerenciamento e a qualidade do produto. Ao implementar um SGQ, a automação tem um efeito significativo e permite à organização melhorar significativamente o seu trabalho. No entanto, antes de decidir automatizar processos, é necessário avaliar os benefícios de executar processos automaticamente.

Normalmente, a automação de processos oferece os seguintes benefícios:

• aumenta a velocidade de execução de tarefas repetitivas. Devido ao modo automático, as mesmas tarefas podem ser concluídas mais rapidamente, porque... os sistemas automatizados são mais precisos em suas ações e não estão sujeitos a diminuição de desempenho devido ao tempo de operação.
• a qualidade do trabalho melhora. A eliminação do fator humano reduz significativamente as variações na execução do processo, o que leva à redução do número de erros e, consequentemente, aumenta a estabilidade e a qualidade do processo.
• a precisão do controle aumenta. Através do uso da tecnologia da informação em sistemas automatizados, torna-se possível armazenar e levar em conta mais dados sobre o processo do que com o controle manual.
• execução paralela de tarefas. Os sistemas automatizados permitem realizar diversas ações simultaneamente sem perder a qualidade e precisão do trabalho. Isso agiliza o processo e melhora a qualidade dos resultados.
• tomada de decisão rápida em situações típicas. Em sistemas automatizados, as decisões relacionadas a situações típicas são tomadas muito mais rapidamente do que com controle manual. Isso melhora o desempenho do processo e evita inconsistências nas etapas subsequentes.

Apesar das vantagens óbvias, a automação de processos nem sempre é prática. Após análise e otimização, pode acontecer que a automação do processo não seja necessária ou não seja economicamente viável.

Em diversas situações, os processos manuais podem ser preferíveis à automação:

• As operações do processo são difíceis de automatizar. Do ponto de vista tecnológico ou económico, algumas operações do processo podem ser muito difíceis de automatizar.
• ciclo de vida curto do produto. Se um produto tiver de ser desenvolvido e implementado num curto período de tempo, ou se a sua duração no mercado for curta, então automatizar o processo pode não ser prático. Os processos manuais serão mais baratos e mais rápidos que a automação.
• produtos únicos ou únicos. Quando um consumidor necessita de um produto com características artesanais únicas, tal produto só poderá ser produzido se os processos forem realizados manualmente.
• flutuações bruscas na demanda. Uma mudança na demanda por um produto requer uma mudança nos volumes de produção. Tais alterações são mais fáceis de fazer ao realizar o processo manualmente.

A automação dos processos de negócios às vezes parece uma varinha mágica para o gestor. Mas como automatizar os processos de negócios da melhor forma? Para que o trabalho corra bem, os papéis não se percam, o regulamento ajude, a equipe atue como uma máquina bem lubrificada?

Neste artigo iremos analisar as nuances da construção e automatização de processos de negócios, considerar como evitar erros, quais são as metas e objetivos da automatização de processos de negócios e por onde começar. Se você está pensando em melhorar os processos de negócios e, possivelmente, introduzir um sistema de gestão eletrônico, leia o artigo com atenção. E pegue um lápis!

Três pilares do caos nos negócios: como automatizar processos que não existem

Antes de falarmos sobre as oportunidades que a automação dos processos de negócios abre, vamos pensar nas dificuldades que você está enfrentando agora.

Os três maus “pilares” sobre os quais assenta o caos nos negócios são universais. Provavelmente, você também está familiarizado com eles:

• Erros regulares. Petrov cometeu um erro de digitação, Sidorov endossou um documento não verificado, Vasechkina enviou uma fatura com dados incorretos. Tais erros causam perdas de tempo e financeiras, tremores nos olhos e trabalho noturno.
• Tempo de inatividade. O documento fica pendente de aprovação por uma semana, depois um segundo, o trabalho vale a pena. Um funcionário importante está de férias ou pediu demissão sem entregar o caso.
• Confusão geral. Para onde foi o papel necessário? Por que a secretária não percebeu o documento urgente na pilha de folhas? Para onde um especialista deve ir quando um cliente o contata se a pessoa certa não estiver presente? Esta confusão e correr pelos corredores com pilhas de papéis é irritante e certamente não conduz a um trabalho produtivo.

Há apenas 10 anos, a modelagem de processos de negócios parecia, para a maioria das empresas, um trabalho caro, demorado e, portanto, desnecessário. Algumas pessoas ainda pensam assim agora, depois de lerem histórias horríveis sobre projetos inacabados e milhões desperdiçados, ou até mesmo abordando a automação pelo lado errado. Mas descobriu-se que as empresas que trabalham na automatização de processos empresariais crescem mais rapidamente, superam melhor os tempos de crise e superam os concorrentes. Nessas empresas, os colaboradores se sentem mais confortáveis, o que cria um ambiente de trabalho adequado na equipe. Os exemplos incluem as histórias da Toyota, Amazon, McDonalds, bem como de nossos clientes, cujas análises sobre automação de processos de negócios.

Hoje, a capacidade de construir processos de negócios e o conhecimento de como automatizá-los estão se tornando uma importante vantagem competitiva.

Processos de negócios: o que estamos automatizando, camaradas?

Às vezes a gestão da empresa, ocupada com questões estratégicas, se engana: está tudo bem conosco. Mas se Petrov sabe que, caso surja uma tarefa de marketing, ele precisa entrar em contato com Ivanova, isso não é um processo de negócios. Mas um mapa de ação específico que descreva universalmente as etapas pelas quais os funcionários passam para alcançar um resultado específico já é semelhante a um processo de negócios.

Para ser chamado de processo de negócio, um plano de ação deve levar em consideração três fatores:

1. Estabilidade das conexões descritas: a múltipla escolha de ações, transições e condições são levadas em consideração.
2. Regulação das ações durante o processo: ligações, cartas, anexos, recursos, vistos.
3. Conclusão lógica: um objetivo específico alcançável.

Um processo de negócios claramente modelado permitirá que você veja o resultado e controle o trabalho em todas as etapas, a fim de evitar perdas e erros “em um início baixo”.

Dependendo da ocorrência de “pontos fracos”, o processo de negócio é alterado, suas etapas são ajustadas e são observados quais elos são fracos. Se você tiver dificuldades em desenvolver algoritmos, estamos prontos para ajudá-lo. Afinal, o desenvolvimento de processos de negócio é a preparação para um projeto de automatização deles.

O coração do seu negócio está saudável?

Contate-nos hoje e receba uma oferta individual. Os processos de negócios são o coração da empresa. Como saber se o seu negócio está em boa forma? Contacte-nos e descubra como tirar o máximo partido dos seus processos de negócio e desbloquear todo o potencial da sua empresa.

Solicite uma consulta

O principal objetivo do desenvolvimento de processos de negócios é a transformação mágica de cadeias caóticas de interações intraempresas em algoritmos ordenados, consistentes e compreensíveis. Que haja ordem no trabalho, no escritório, na cabeça dos colaboradores e na mente dos gestores!

Uri, onde está o botão? Objetivos da automação de processos de negócios

Agora a questão é: como administrar tudo isso? Bem, você precisa de toda uma equipe de funcionários - para manter o controle e monitorar de perto os “pontos fracos”, “elos fracos” e a execução de tudo o que deve ser feito!

Um quarto das empresas segue esse caminho, ampliando os departamentos de qualidade e ampliando o quadro de gestão e secretariado. Mas é muito mais útil perguntar como automatizar os processos de negócios e mover a função de controlá-los para um único espaço. Esse sistema de gerenciamento de processos de negócios será ao mesmo tempo um projetista, um mecanismo de monitoramento e um controlador, dando sinais quando algo não está indo conforme o planejado. Mas para que o “botão mágico” funcione, você ainda precisa trabalhar muito.

É claro que os objetivos de automatizar processos de negócios não são apenas um método conveniente de controle. Como resultado, o uso de um sistema automatizado de gerenciamento de processos de negócios ajudará:

• Organize tarefas regulares.
• Minimize o fator humano.
• Divida claramente as áreas de responsabilidade dentro dos processos.
• Mantenha todos os detalhes do processo sob controle.
• Incluir no esquema de interação com o cliente.
• Crie uma infraestrutura de TI unificada com diferentes direitos de acesso.
• Economize tempo, seu e de seus funcionários.
• O resultado é economizar dinheiro na gestão da empresa.

Como você pode ver, os objetivos de automatizar os processos de negócios coincidem em grande parte com os seus!

Gestão de processos de negócios - o sistema de uma empresa

Para deixar ainda mais claro, vejamos as funções específicas do sistema de gerenciamento de processos de negócios - “1C: Document Flow 8” - usando exemplos.

Vimos claramente como um processo de negócios automatizado difere de um processo “preparado”. Resta saber como atingir esse nível de automação.

O ingrediente secreto: como automatizar processos de negócios sem perdas

Certamente você já ouviu histórias da empresa N, que implementou um supersistema, mexeu nele e, depois de brigar, voltou ao Excel. Isso acontece quando uma empresa enfrenta dificuldades inesperadas. Então os funcionários sabotam a forma incomum de trabalhar. Processos bem estabelecidos não podem ser regulamentados de forma alguma. Então o orçamento de implementação vai além do desejado. O sistema em si é pesado e incompreensível, mas você precisa “aqui está um botão, eu pressiono e tudo funciona”.

Os gerentes muitas vezes esquecem a regra: o primeiro estágio no qual a automação de processos de negócios é construída são as tarefas. O sistema de gestão documental possui enormes funcionalidades que podem satisfazer os requisitos dos negócios mais exigentes. Mas primeiro, estas exigências devem ser apresentadas.

Nossa pesquisa confirma que 70% das dificuldades empresariais surgem justamente na fase de registro de requisitos e resultados. Por isso, prestamos consultas iniciais e também oferecemos um serviço de pesquisa pré-projeto. Esta etapa ajuda:

• identificar “pontos fracos” na empresa,
• determinar quais objetivos o sistema de automação enfrenta,
• entender se a funcionalidade padrão é adequada para a empresa ou se alterações precisam ser feitas,
• descobrir qual conjunto de funções será ideal para o negócio,
• determinar quais processos automatizar primeiro e quais podem ser adiados. Por exemplo, áreas que atrasam o trabalho de toda a empresa devem ter prioridade, mesmo que o trabalho nelas não seja dos mais fáceis.

O registro adequado dos requisitos e resultados do sistema é o ingrediente secreto para o sucesso de um projeto de automação. Às vezes, nesta fase, fica claro que há um problema com os processos de negócios. Então você precisa modificá-los ou construí-los do zero.

Decididas as tarefas da automatização dos processos de negócio, passamos à formação de uma equipa de projeto e à implementação do projeto.

Quer saber quais resultados seu negócio específico pode alcançar? Contate-nos para uma consulta gratuita - nós lhe contaremos!