SED: kirish. Elektron hujjat aylanish tizimini tanlash mezonlari ED nima

", "Tezis" va 1C: Hujjatlar oqimi. TAdviser ma'lumotlar bazasida ushbu echimlarning ulushi 60% dan oshadi.

Shu bilan birga, o'tgan yil davomida unda 600 ga yaqin yangi loyihalar haqida ma'lumotlar paydo bo'ldi. 2019 yilda TAdviser ma'lumotlar bazasi ko'pincha Elma, Tesis, DirectumRX va 1C: Document Flow tizimlarini joriy qilish haqidagi ma'lumotlar bilan yangilanib turdi.

Agar biz EDMS/ECM bilan bog'liq ma'lum bir kompaniyaning barcha echimlarini hisobga olgan holda sotuvchi tomonidan amalga oshirishni ko'rib chiqsak, bu holda 2019 yil oxirigacha Top 5 quyidagicha ko'rinadi: Directum, Elma, DoxVision va Haulmont .

2018

2018-yil dekabr holatiga ko‘ra, TAdviser EDMS/ECM loyihasi ma’lumotlar bazasi 5,1 mingdan ortiq amalga oshirish to‘g‘risidagi ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan. 2017 yil dekabr oyidan boshlab, ya'ni. Oldingi hisobot e'lon qilinganidan beri u 700 ga yaqin yangi va arxiv loyihalari bilan to'ldirildi.

Saytda mavjud bo'lgan barcha loyihalarning yarmi 5 ta mahalliy tizimlarga to'g'ri keladi - Directum, Elma, Docsvision, "Delo" va "Tesis".

Agar siz ma'lum sotuvchilarning barcha EDMS/ECM toifali mahsulotlarini amalga oshirishni ko'rsangiz, loyihalar soni bo'yicha birinchi beshlik quyidagicha ko'rinadi: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), DoxVision va Haulmont.

2017

Eng mashhur EDMS/ECM tizimlari

2017-yil dekabr oyi boshi holatiga ko‘ra, TAdviser EDMS/ECM loyihasi ma’lumotlar bazasiga taxminan 4,440 ming tatbiq etish haqidagi ma’lumotlar kiritilgan. 2016 yil noyabr oyidan boshlab, ya'ni. Oldingi hisobot e'lon qilinganidan beri u 460 ta yangi va arxiv loyihalari bilan to'ldirildi.

Saytda ma'lumotlar mavjud bo'lgan barcha loyihalarning yarmidan ko'pi 5 ta mahalliy tizimlarga to'g'ri keladi - Directum, Docsvision, ELMA, Delo va 1C: Document Flow.

Agar siz ma'lum sotuvchilardan barcha EDMS/ECM toifali mahsulotlarni amalga oshirishga qarasangiz, loyihalar soni bo'yicha birinchi beshlik, bir yil oldingi kabi, quyidagicha ko'rinadi: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, DoxVision va 1C.

2016

Eng mashhur EDMS/ECM tizimlari

2016-yil noyabr oyi boshi holatiga ko‘ra, TAdviser loyihasi ma’lumotlar bazasi turli sohalarda EDMS/ECM tizimlarining 3980 ta joriy etilishi haqidagi ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan. Ushbu ma'lumotlarga ko'ra, eng ko'p loyihalar Directum (677 ta loyiha), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) va 1C: Document Flow (164) tizimlari yordamida yakunlangan.

Albatta, bu raqamlar real realizatsiya sonidan uzoqdir, chunki, masalan, faqat 1C kompaniyasining veb-saytida 1C: Hujjatlar oqimining 1,5 mingdan ortiq ilovalari haqida ma'lumot mavjud. Shunga qaramay, taqdim etilgan ma'lumotlar Rossiyada qaysi tizimlar tez-tez ishlatilishini tushunishga imkon beradi.

Eng tez-tez amalga oshiriladigan o'nta tizimda faqat ikkita xorijiy echimlar mavjud - Documentum va SharePoint. Bu, birinchi navbatda, xorij mahsuloti qo‘llanilayotgan loyihalar miqdori bo‘yicha emas, hajmi bo‘yicha olinayotgani bilan izohlanadi.

EDMS/ECM ilovalari soni bo'yicha sotuvchilar

Yuqoridagi grafik EDMS / ECM sinfiga tegishli bo'lgan aniq sotuvchilarning barcha tizimlarining to'liq bajarilishini ko'rsatadi. Agar TAdviser ma'lumotlar bazasida EDMS (ECM) sifatida tasniflangan bitta loyihada bitta sotuvchining ikki yoki undan ortiq echimlari ishlatilgan bo'lsa, unda har bir yechimning amalga oshirilishi alohida hisobga olingan.

2015

Eng mashhur EDMS/ECM tizimlari

TAdviser maʼlumotlariga koʻra, “Delo” elektron hujjat aylanishi tizimi joriy etishlar soni boʻyicha yetakchi hisoblanadi. Butun kuzatish davrida TAdviser ma'lumotlar bazasi ushbu yechim yordamida yakunlangan 418 ta loyihani o'z ichiga oladi. DocsVision - 416 ta amaliyotdan foydalangan holda bir oz kamroq loyihalar amalga oshirildi. Shuningdek, miqdoriy ko'rsatkichlar bo'yicha birinchi beshlikka ELMA, Directum va 1C: Document Flow 8 tizimlari kiradi - mos ravishda 393, 368 va 124. Hammasi bo'lib, TAdviser ma'lumotlar bazasi, 2015 yil noyabr holatiga ko'ra, 3,3 mingdan ortiq loyihalar haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi.

2014-yilda yakunlangan barcha loyihalar orasida va TAdviser maʼlumotlar bazasida ularning 500 ga yaqini mavjud boʻlib, eng koʻp amalga oshirilganlar ELMA, Directum, Delo, DocsVision va “

29.05.18 71 255 13

Hujjatlar qog'ozda yoki elektron shaklda imzolanishi mumkin. Uzoq vaqt davomida qog'ozda, elektron shaklda - qanday qilib noma'lum.

Pavel Ovchinnikov

Elektron hujjatlar bilan ishlash tajribasi 12 yil

Ammo men o'n ikki yildan beri elektron hujjatlar bilan shug'ullanaman va sizga aytaman: bu aql bovar qilmaydigan hayajon. Bularning barchasi qanday ishlashini misollar bilan aytib beraman.

Qisqacha aytganda

Elektron hujjat aylanishini boshqarishni boshlash uchun sizga kerak:

1. Kontragentlarni elektron hujjatlarni almashishni boshlashga ishontirish.
2. Elektron imzo sertifikatini sotib oling.
3. Hujjatlarni yuborish usuli haqida qaror qabul qiling: maxsus xizmat orqali yoki usiz.

Elektron hujjatlar kimga kerak

Qulaylik va zamonaviylikka qaramay, bir nechtasi elektron hujjat aylanishini saqlaydi. Agar soddalashtirilgan soliqqa tortiladigan tadbirkor yiliga bir nechta shartnoma tuzsa, bosma hujjatlarni bir necha marta yuborish u uchun qo'rqinchli bo'lmasligi mumkin. Ammo elektron hujjat aylanishi juda foydali bo'lgan holatlar mavjud.

Yirik kompaniyalar elektron hujjatlar, agar tashqi yozishmalar hajmi oyiga bir necha yuz hujjatdan oshsa, xarajatlarni kamaytirishga yordam beradi. Ular uchun qog'ozlarni etkazib berish tranzaktsiyalar tezligiga bevosita ta'sir qiladi. Hujjatlarni rasmiylashtirish xarajatlari yiliga yuz minglab rublni tashkil qilishi mumkin va soliq idorasidan yo'qotishlar, xatolar va jarimalar bilan bog'liq xavflar xarajatlarni yanada oshiradi.

Agar siz hozir har olti oyda bitta aktni imzolasangiz ham, bu sizning biznesingiz rivojlanmaydi degani emas. Sizning elektron hujjatlar bilan ishlaydigan yirik hamkorlaringiz bo'lishi mumkin va ular sizdan xuddi shunday talab qiladi.

Masalan

Hisob-fakturada yana bir bor xatoga yo'l qo'yilganligi sababli onlayn-do'kon muntazam ravishda o'n millionlab debitorlik qarzlarini to'plagan: tovarlar yuk mashinasida bo'lgan va omborga qabul qilinmagan. Yetkazib beruvchidan tuzatilgan hujjat bilan kurer kelishini kutib kunlar o'tadi. Biz elektron hujjatlarni joriy qildik va endi hujjatlarga barcha tuzatishlar bir soatdan kamroq vaqtni oladi.

Va yirik energiya sotuvchi kompaniyada, joylarda soliq tekshiruvlari paytida inspektorlar har yili hujjatlardagi buzilishlar va xatolarni aniqladilar. Jarimalarni tekshirish yiliga 120 000 rublga etdi. Vaziyat shu darajaga yetdiki, moliya bo'limi bu mablag'ni qo'shimcha xarajatlar sifatida oldindan byudjetga kiritdi. Elektron hujjat aylanishi joriy etildi, endi hujjatlarning to‘g‘riligini odamlar emas, dasturlar nazorat qiladi. Boshqa xatolar yo'q.

Elektron hujjat nima

Elektron hujjat - bu har qanday muharrirda yaratilishi va o'qilishi mumkin bo'lgan oddiy hujjat yoki PDF fayl. Uning maxsus elektron imzo bilan imzolanishi va maxsus tarzda yuborilishi muhim ahamiyatga ega.

Sherik, advokat yoki sudya sizning elektron hujjatni imzolaganingizga shubha qilmasligi va uni hech kim o'zgartirmasligi uchun raqamli xavfsizlik bo'yicha mutaxassislar elektron imzo bilan kelishdi. Bu hujjatingizning noyob bit va bayt to‘plamiga qo‘yilgan barmoq iziga o‘xshaydi. Qo'pol qilib aytganda, siz biror narsaga elektron imzo qo'yganingizda, "Men bu bitlar to'plamini autentifikatsiya qilyapman" deysiz.

Elektron imzo har qanday hujjatga ilova qilinadi, shundan so'ng u imzolangan hisoblanadi. Hujjatni imzosiz o'qish mumkin. Bu faqat sizning oldingizda, sizga yuborilgan shaklda bir xil o'zgarmas hujjat mavjudligini kafolatlaydi. Agar siz hujjatdagi biror narsani o'zgartirsangiz va uni saqlasangiz, uning bitlar to'plami o'zgaradi - imzo yaroqsiz bo'ladi.

Masalan

Ikki kompaniya elektron shartnoma imzolashga qaror qildi. Biz shartnoma tuzdik va shartlarni kelishib oldik. Endi bir kompaniya o'z imzosi bilan shartnomani imzolaydi va boshqasiga yuboradi. U shartnomani ochadi va jimgina biror narsani tuzatishga qaror qiladi, masalan, jarimalar miqdori. To'g'rilaydi. Saqlaydi. Avval yuboradi. U qaraydi - voy! - ushbu shartnomadagi dastlabki imzo buzilgan. Bu degani, ular biror narsani tuzatgan, yomon odamlar. Keyin uning yuziga musht tushirishga borishadi, ehtimol.

Elektron imzoni qayerdan olish mumkin

Elektron imzo maxsus sertifikatlashtirish markazida sotib olinadi. Siz shunchaki o'z shahringizda qulay markaz topishingiz kerak. Asosiysi, u Rossiya Federatsiyasi Aloqa vazirligining akkreditatsiya qilingan markazlari ro'yxatiga kiritilgan.

Xuddi shu narsani to'g'ridan-to'g'ri sertifikatlashtirish markazining ofisida qilish mumkin: faqat barcha hujjatlar bilan keling va arizani to'ldiring. Ammo bu holda siz naqd pulsiz to'lov amalga oshirilguncha kutishingiz kerak bo'ladi - bu bir necha soat davom etishi mumkin. Siz kompaniya uchun sertifikatni naqd pulda to'lay olmaysiz, xuddi uni masofadan turib olmaysiz.

Elektron imzo qanday ishlaydi?

Elektron imzoning yuridik kuchi "Elektron imzo to'g'risida" Federal qonunida tasvirlangan.

Qonun imzo turlarini belgilaydi: oddiy, malakasiz va malakali. Siz ularning har qandayidan hujjatlarni imzolashingiz mumkin, lekin shartlar bilan: malakali - soliq, savdo va ba'zi hollarda sud uchun; oddiy va malakasiz - qolgan hamma narsa uchun.

Oddiy yoki sifatsiz imzo

Arzon va arzon variant, lekin cheklangan foydalanish bilan. Noma'lum imzo kriptografik algoritmlarni o'z ichiga oladi, lekin hech qanday sertifikatlash organi tomonidan tasdiqlanmagan. Oddiy - bu login va parolning kombinatsiyasi, davlat xizmatlari veb-saytidagi hisob yoki kontragentning elektron pochta manzili.

Agar siz elektron savdolarda qatnashmasangiz, elektron birlamchi hujjatlarni almashtirmasangiz va soliq hisobotlarini yubormasangiz, bunday imzolar mos keladi. Shartnomalar, hisob-fakturalar va aktlar uchun oddiy imzodan foydalanish mumkin, ammo siz kontragent bilan alohida shartnoma imzolashingiz va tomonlarning bunday imzoga ishonish haqidagi kelishuvini yozib olishingiz kerak bo'ladi.

Agar sizda o'nlab kontragentlar va turli hujjatlar mavjud bo'lsa, sxema ishlamaydi. Bunday hujjatni hamma bilan imzolashingiz kerak bo'ladi va vaqt o'tishi bilan bu jarayon ishni tezlashtirmaydi, sekinlashadi. Keyin boshqa elektron imzo sertifikati haqida o'ylash yaxshiroqdir.

Oddiy elektron imzodan foydalanish uchun shartnomaning qog'oz versiyasini chop etishingiz va imzolashingiz yoki kontragent bilan tuzilgan shartnomaga maxsus bandni kiritishingiz kerak - bu qonuniy talabdir.

Malakali imzo

Ushbu imzo hisob-fakturalar va soliq maqsadlari uchun javob beradi. Qonunga ko'ra, elektron hisob-fakturalar faqat ushbu imzo bilan imzolanishi mumkin. Malakali sertifikat 1000 rubldan turadi, uni faqat Federal Soliq xizmatining ishonchli zonasiga kiruvchi sertifikatlashtirish markazida sotib olish mumkin.

Har yili malakali imzo sertifikati yangilanishi kerak, bu qo'shimcha tashvishlarni keltirib chiqaradi: amal qilish muddatini kuzatib borish va o'z vaqtida qayta chiqarishga buyurtma berish kerak.

Malakali imzo bilan ishlash uchun siz maxsus dasturni o'rnatishingiz kerak - kriptografik axborotni himoya qilish vositasi. Dastur hujjatga elektron imzo qo'shib, birjaning boshqa ishtirokchilarining imzolarini tekshiradi.

Siz pullik dasturni (“Cryptopro TsSP”) yoki bepul (“Vipnet TsSP”) tanlashingiz mumkin. Funktsional jihatdan ular deyarli bir xil, ammo bepul bilan moslik muammolari paydo bo'lishi mumkin. Ikkalasi ham Windows va Mac-da ishlaydi. To'langani taxminan 1000 rublni tashkil qiladi, elektron imzo sertifikati uchun yillik to'lov taxminan 1000 rublni tashkil qiladi.

Ba'zilar bulutga asoslangan elektron imzodan foydalanadilar, bu kriptografik himoya dasturini o'rnatishni talab qilmaydi. Bulutli imzo almashinuv xizmatida saqlanadi va har safar hujjat imzolaganingizda, telefoningizga harakatni tasdiqlovchi SMS keladi. Ushbu sertifikat arzonroq va foydalanish uchun qulayroq, ammo kripto himoyasi dasturidan kamroq xavfsizroq.

Hujjatlarni boshqarish operatori nima uchun kerak?

Imzolangan elektron hujjat oddiy elektron pochta orqali yuborilishi mumkin, ammo bu xavfsiz emas. Agar sizning elektron pochtangiz buzilgan bo'lsa, hujjatlar jinoyatchilar qo'liga o'tadi. Shuning uchun, masalan, soliq idorasi deklaratsiyalarni faqat maxsus xizmatlar orqali qabul qiladi. Xuddi shu xizmatlar orqali elektron hisob-fakturalarni almashtirishingiz kerak, aks holda siz Rossiya Moliya vazirligining buyrug'ini buzasiz. Bunday xizmatlar hujjat aylanishi operatorlari deb ataladi.

Oddiy foydalanuvchi uchun bu to'ldirilgan elektron pochta. U brauzer orqali ishlaydi, kiruvchi va chiquvchi papkalar, manzillar katalogi, o'rnatilgan qidiruv va hujjat muharriri mavjud. Ichkarida hujjatlarni uzatish xavfsizligini ta'minlaydigan xavfsiz aloqa kanallari va shifrlash bilan yuqori yuklangan xizmat mavjud.

Elektron hujjat aylanishi operatori bilan shartnoma tuzish ham shart emas. Roʻyxatdan oʻtish, elektron imzo sertifikatini yuklab olish va hisob-fakturani toʻlash kifoya. Operator qolganlari haqida g'amxo'rlik qiladi: Federal Soliq Xizmatiga siz birjaga qo'shilganligingiz haqida xabar beradi, formatlarni nazorat qiladi va Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga rioya qilishni kafolatlaydi.

Rossiyada bir necha o'nlab bunday xizmatlar mavjud. Narxlari, funksionalligi, ishonchliligi va tezligi jihatidan ular taxminan bir xil. Xizmat ko'rsatish sifatiga qarab operatorlarni tanlash odatiy holdir: texnik yordam qanchalik tez ishlaydi, operator kontragentlarni ulashga yordam berishga tayyormi, u qanday imkoniyatlarni taklif qiladi va sizning ishingizda xizmatni amalga oshirishga yordam beradigan maslahatchi-tahlilchilar bormi? .

Sizning kontragentingiz ham operatorga ulanishi kerak bo'ladi. U sizni yoki boshqasini tanlashi mumkin - keyin almashish uyali aloqada bo'lgani kabi rouming orqali o'tadi.

Elektron hujjatlar qancha turadi?

Operator orqali ishlashda siz faqat ikkala tomon imzolagan hujjat uchun to'laysiz. O'rtacha, hujjatni yuborish narxi taxminan 6-8 R ni tashkil qiladi va barcha kiruvchi xabarlar bepul.

Odatda, yangi boshlanuvchilar 300 ta hujjatdan iborat minimal paketni sotib olishadi, bu juda tez tugaydi. Keyin keyingi paketni sotib olishingiz kerak. Cheksiz yillik paketni sotib olish yoki individual shartlarni muhokama qilish foydaliroq.

Agar siz oyiga 100 yoki undan ortiq hujjat yoki yiliga kamida 1000 ta hujjat yuborsangiz, elektron hujjatlarga o'tish foydali bo'ladi. Shunda qog'oz va yetkazib berish xarajatlarini deyarli 5 barobarga kamaytirasiz.

Hujjatlarni boshqarish qancha turadi?

1000 ta qog'oz hujjat

Ayni paytda tadbirkorlik subyektlari va jismoniy shaxslar o‘rtasida hujjatlar almashinuvi bosqichma-bosqich qog‘ozdan elektron shaklga o‘tmoqda. Elektron hujjat aylanishi tizimi oddiy qog‘ozga nisbatan bir qator afzalliklarga ega – bu vaqtni tejaydi va qabul qilingan qarorlar samaradorligini oshiradi. EDMS ham kompaniya ichida, ham Internet orqali turli kompaniyalar o'rtasida tuzilishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi hujjatlarni elektron shaklda qayta ishlash jarayonlari tizimidir. Ko'pgina zamonaviy buxgalteriya hisobi va kadrlar dasturlari qonunchilik darajasida belgilangan standart formatda elektron hujjatlarni yaratishi mumkin. Ammo bunday hujjat qonuniy ahamiyatga ega bo'lishi uchun u har ikki tomon tomonidan elektron imzo bilan imzolanishi kerak.

Elektron hujjat aylanishini ikkita katta turga bo'lish mumkin - bir kompaniya ichida yoki turli kompaniyalar o'rtasida aloqa kanallari orqali hujjatlar almashinuvi. Bu ikki tizimni bitta global tizimga birlashtirish mumkin.

Kompaniya doirasida elektron hujjat aylanishidan foydalanish zarur dasturiy ta'minot paketini (EDW platformasi), shuningdek, uning ishlashi uchun uskunalarni (tarmoq uskunasi, server va boshqalar) sotib olishni talab qiladi.

Ikki kompaniya o'rtasida hujjatlar almashinuvi uchun elektron hujjat aylanishi operatori talab qilinadi. U xabarlarni etkazib berishni kafolatlaydi, yuborilgan hujjatlar formatini nazorat qiladi, elektron imzo bilan ma'lumotlar bilan ishlashni sertifikatlashni talab qiladi va hujjatlar arxivini saqlaydi.

Diqqat! Bunday xizmatlardan biri. U orqali olingan hujjatlar, agar ular hujjat aylanishining har ikki tomonining elektron imzosi belgisiga ega bo'lsa, yuridik ahamiyatga ega.

EDI ning afzalliklari va kamchiliklari

Asosiy afzalliklari

Elektron hujjat aylanishi qog'ozga nisbatan shubhasiz afzalliklarga ega:

• Ofis ishini soddalashtirish - tizim sizga turli hujjatlarga bir xil raqamni belgilashga ruxsat bermaydi, chunki bu tartibda va avtomatik ravishda sodir bo'ladi;
• Har bir hujjatning holatini kuzatish - istalgan vaqtda hujjat bilan kim aniq ishlayotganini bilib olishingiz mumkin. Xodim unga zarar etkaza olmaydi yoki uni yo'qotmaydi. Tasodifan yoki ataylab o'chirilgan hujjat hali ham tiklanishi mumkin;
• Hujjatlarni qayta ishlashni tezlashtirish - agar kompaniya bo'limlari bir nechta binolar bo'ylab tarqalgan bo'lsa, qog'oz hujjat tasdiqlash uchun u erda shaxsan olib borilishi kerak. EDI bilan talab qilinadigan hujjat xodimga soniyaning bir qismida yetib boradi;
• Versiyalar bilan qulay ishlash - tahrirlashda tizim har bir versiyani saqlaydi. Agar kerak bo'lsa, hujjatga kim va qachon o'zgartirishlar kiritganligini kuzatishingiz mumkin;
• 24 soatlik masofaviy kirish - agar kerak bo'lsa, EDF tizimiga kirishni Internet orqali dunyoning istalgan kompyuteridan tashkil qilish mumkin. Xodim ish safarida, ta'tilda yoki kasallik ta'tilida hujjatlar bilan ishlashi mumkin;
• Ishni rejalashtirish - yaratilish sanasi va bajarilish sanasini ko'rsatib, siz kiruvchi hujjatlarni navbat bo'yicha bajarishni rejalashtirishingiz mumkin;
• Hujjatlarni qidirish - kalit so'zlar va iboralar yordamida umumiy hujjatlar bazasini qidirishingiz mumkin;
• Qog'ozni tejaydi - barcha hujjatlarni kerakli miqdorda chop etishning hojati yo'q.

Asosiy kamchiliklar

Aniq afzalliklarga qaramay, EDI tizimlari kompaniyani ularni amalga oshirishga to'sqinlik qiladigan kamchiliklarga ham ega.

Bularga quyidagilar kiradi:

• Foydalanuvchilar soniga qarab 100 ming rublgacha bo'lgan tizimni sotib olish uchun pul sarflashingiz kerak;
• Sotib olgandan so'ng, o'rnatish, amalga oshirish va disk raskadrovka qilish uchun uzoq vaqt kerak bo'ladi;
• Unga jalb qilinadigan barcha foydalanuvchilarni o'qitish kerak;
• Tizim xavfsizligini ta'minlash - foydalanuvchilar o'rtasida kirishni cheklash, zarur elektron imzolarni berish, tashqi kirishdan himoya qilish;
• Kompaniyada tizimning ishlashini nazorat qiluvchi, xizmat ko'rsatish faoliyatini amalga oshiradigan va foydalanuvchi bilan bog'liq muammolarni hal qiladigan xodimlar ma'muriga ega bo'lishi kerak;
• Axborotni himoya qilish uchun ma'lumotlar bazasini hujjatlar bilan zaxiralash zarur;
• Agar EDI hamkor firmalarda mavjud bo'lmasa, elektron va qog'oz tizimining mavjudligini ta'minlash kerak.

Elektron hujjat aylanishi funksiyasi

Har qanday hujjat aylanishi tizimi ko'plab harakatlarning bajarilishini ta'minlashi kerak:

• Har qanday turdagi hujjatlar bilan ishlash - ularni yaratish, rasmiylashtirish, qayta ishlash, ro'yxatga olish, ularning bajarilishini nazorat qilish, muvofiqlashtirish va h.k.;
• Hujjatlar oqimini tashkil qilish - kompaniya ichidagi marshrutlarni aniqlash, individual foydalanuvchilar o'rtasida kirishni cheklash, bir vaqtning o'zida bir nechta odam uchun bitta hujjat bilan ishlash imkoniyatini ta'minlash;
• Hujjatlar arxivini ularni qidirish va saqlash imkoniyati bilan tashkil qiling.

Diqqat! Elektron hujjat aylanishi an'anaviy qog'oz kabi hujjatlar bilan ishlash qobiliyatini ta'minlashi kerak.

Katta ishlab chiqilgan tizimlar quyidagi imkoniyatlarni beradi:

• Barcha o'tgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish - kiruvchi, chiquvchi, ichki, keyinchalik ularni menejerga yo'naltirish;
• Kompaniyaning har bir bo'linmasida hujjatlar bilan ishlashning yagona tartibini ta'minlash;
• Hujjat bilan yakka tartibda va birgalikda ishlash;
• Bo'limlar va aniq xodimlar o'rtasida hujjatlar almashinuvi;
• Hujjatlarga kirishni cheklash;
• Barcha hujjatlar uchun standart shakllardan foydalaning;
• Hujjatni tasdiqlash, ijro etish va boshqa ishlarning belgilangan muddatlarda bajarilishini nazorat qilish;
• Hisobotlarni yaratish - analitik, statistik va boshqalar;
• Foydalanuvchining kirish sanasi va vaqtini yozib olgan holda arxivni saqlashni tashkil qiling.

Qog'oz hujjat aylanishini elektron bilan birlashtirish mumkinmi?

Tashkilotda elektron hujjat aylanishiga o'tgandan so'ng, dastlab qog'oz hujjatlardan butunlay voz kechish mumkin bo'lmaydi.

Bu bir necha sabablarga ko'ra sodir bo'lishi mumkin:

• Hamma kontragentlar EDI dan foydalanmaydi;
• Korxonada allaqachon arxivda saqlanayotgan ko‘plab qog‘oz hujjatlar mavjud.

Biroq, elektron va qog'oz hujjatlar bilan ishlashda tub farqlar mavjud. Masalan, qog'oz hujjatni bosib chiqarish va menejerga imzolash uchun olib kelish kerak, elektron hujjat esa tizimning o'zida imzolanishi kerak. Kontragentga yuborilgan qog'oz buxgalteriya hujjatlari jo'natish paytida pochtada yo'qolishi mumkin, elektron hujjatlar esa adresatga etib boradi.

Ikki turdagi hujjatlar bilan ishlashning asosiy farqi ularni saqlashdir. Elektron hujjatlar darhol tizimga kiradi, u erda barcha foydalanuvchilar ular bilan ishlashlari mumkin. Qog'oz hujjatlar uchun ular tartibli tarzda saqlanadigan arxiv hali ham tashkil etilishi kerak. Shu bilan birga, kompaniyaga etib borganingizdan so'ng, qog'oz hujjat skanerdan o'tkazilishi kerak va ushbu skanerlangan nusxa keyingi ishlash uchun tizimga yuklanishi kerak.

Diqqat! Shunday qilib, kompaniya ichidagi ishlar hali ham faqat elektron shaklda amalga oshirilishi kerak. Agar qog'oz hujjat kelsa, uni olgan yoki imzolaganlargina ko'radi. Shu bilan birga, elektron nusxa bilan ishlash asl nusxani deyarli har qanday yo'qotishdan himoya qilish imkonini beradi va u bilan bir vaqtning o'zida bir nechta foydalanuvchilarga ishlash imkonini beradi.

Qanday EDI dasturlari mavjud?

Bozorda ko'plab hujjat boshqaruv tizimlari mavjud bo'lib, ularning har biri o'zining afzalliklari va kamchiliklariga ega. Eng keng tarqalgan tizimlar:

Tizim	Xususiyatlari	Narxi
Case	Eng yirik EDI dasturlaridan biri. Ajoyib funksionallik, soddaligi va foydalanish qulayligi.	11 dan 13,5 ming rublgacha. bitta ish joyi uchun
Mantiq	Har qanday o'lchamdagi kompaniyalarda foydalanish mumkin, o'rganish oson, foydalanuvchi uchun moslashuvchan sozlash	Har bir joy uchun 4900 dan 5900 gacha.
Furot	Tizimlarning eng ilg'or deb hisoblangan yetkazib berish o'zining ma'lumotlar bazasi tizimini, engil va yoqimli dizaynini o'z ichiga oladi	Tashkilot serveriga o'rnatilganda ish stantsiyasi uchun 5000 rubldan, 10 000 rubldan. ishlab chiquvchi uskunasiga joylashtirilganda.
1C: Arxiv	Har qanday 1C mahsulotlari bilan to'liq integratsiya, har qanday fayllarni saqlash imkoniyati - matn, grafik, video va audio.	12 dan 57 ming rublgacha. butun dastur uchun.
DIRECTUM	Kichik va o'rta korxonalar uchun maqbul tizim, siz elektron hujjatlarni qog'oz bilan birlashtira olasiz.	7 ming rubldan. 2 million rublgacha litsenziya uchun
OPTIMA-WorkFlow	Endigina faol rivojlana boshlagan yangi tizim. Ushbu tizimga xos bo'lgan bir nechta xususiyatlar mavjud.	55 dan 75 ming rublgacha. litsenziya uchun.

Elektron hujjatning boshqa dasturlar bilan o'zaro ta'siri

Tashkilotning elektron muhitida o'z o'rnini egallagan holda, EDI tizimi ish paytida, unda mavjud bo'lgan boshqa biznes ilovalarini erkin qo'llab-quvvatlashi kerak. Masalan, buxgalteriya hujjatlari - schyot-fakturalar, dalolatnomalar, schyot-fakturalar, ishonchnomalar va boshqalarni erkin qayta ishlash zarur.

Bundan tashqari, elektron hujjat aylanishi tizimi hamma bilan izchil ishlashi va bir xil ma'lumotlar bilan ishlashi kerak. Shuning uchun tizim elektron muhitda foydalaniladigan kataloglarni qo'llab-quvvatlashi va ulardagi ma'lumotlarni yangilash imkoniyatiga ega bo'lishi kerak.

Bundan tashqari, tashqi ma'lumotlar - elektron pochta, savdo platformalari va boshqalar bilan ishlashni hisobga olish kerak.

Elektron hujjat aylanishi tizimini tanlashda siz uning korxonada mavjud bo'lgan boshqa vositalar va ma'lumotlar manbalari bilan o'zaro aloqasi imkoniyatlariga e'tibor berishingiz kerak. Odatda, mashhur va shuning uchun faol rivojlanayotgan tizimlar eng mashhur dasturlar uchun ko'plab modullarni o'z ichiga oladi - 1C, Parus, Oracle va boshqalar.

Masalan, 1C elektron hujjat aylanishi dasturi sizga elektron buxgalteriya hujjatlarini malakali imzo bilan tasdiqlagan holda to'g'ridan-to'g'ri ishlab chiqarish, qabul qilish va yuborish imkonini beradi.

Bugungi kunda ofisdagi hujjatlarning 100% elektron shaklda yaratilgan, ammo hali ham ularning 80% dan ortig'i chop etiladi (tasdiqlash, ko'rib chiqish va ishga tushirish uchun). Qanday qilib bunday yondashuv samarali bo'lishi mumkin?

Ko'rinishidan, elektron hujjat aylanishini joriy etish qaror qabul qiluvchilar tomonidan eng oqilona harakatdir. Ammo biznesni avtomatlashtirishga bo'lgan ehtiyoj bir zumda shakllanmaydi. Va faqat bir qator signallarni olgandan so'ng, rahbariyat korxonaga kontentni boshqarish uchun maxsus axborot tizimi (ECM tizimi) kerak degan xulosaga keladi. Aynan o'sha paytda ma'lumotni uning mavjud bo'lishining barcha bosqichlarida eskirib qolguncha boshqarish zarurati paydo bo'ladi.

Elektron hujjat, EDMS, ECM nima

Ko'p ta'riflar mavjud. Biz sizga eng tushunarli va lo'ndasini berishga harakat qilamiz.

Elektron hujjat— kompyuterda (Word, Excel fayllari va boshqalar) saqlangan ma'lumotlar (matn, rasm, ovoz yozish) to'plami. Unga atributlari bo'lgan karta hamroh bo'ladi - xuddi kutubxonadagi kitoblar kartoteka bilan birga keladi. Hujjatni atributlar (nom, muallif, yaratilgan sana va boshqalar) bo'yicha tezda topishingiz mumkin.

Ish jarayoni(ish oqimi) - ma'lum bir biznes jarayoni doirasidagi xodimlarning harakatlari ketma-ketligi. Hujjatni qabul qilish, uni ro'yxatdan o'tkazish, hujjatni ko'rib chiqish va rasmiylashtirish, fuqarolarning murojaatlari bilan ishlash esa bunday ketma-ketlikka misol bo'la oladi.

Elektron hujjat aylanishi(EDI) - hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish usuli bo'lib, unda hujjatlarning asosiy qismi elektron shaklda qo'llaniladi va markazda saqlanadi.

Sizga ECM tizimi kerakmi?

EDMS yoki ECM tizimi zarurligini baholash uchun o'zingiz uchun quyidagi savollarga javob bering:

• Muhim sherik bilan telefonda gaplashayotganda kerakli hujjatni tezda topa olasizmi?
• Siz bergan buyruqlaringizdan qaysi biri hozirda tugallanmagan va muddati o'tib ketganini aniq ayta olasizmi?
• Hujjatlarni tasdiqlashning hozirgi tezligi tashkilotingizning ijobiy imidjini yaratishiga ishonchingiz komilmi?
• Stolingizda yotgan qog'ozlar hajmi sizni qoniqtirdimi?
• tasdiqlash uchun yuborilgan hujjat hozir qayerda joylashganligini ishonch bilan ayta olasizmi?

Elektron hujjat aylanishining afzalliklari

Biznes jarayonlarining shaffofligi. Tizim tufayli siz tashkilot faoliyatining barcha bosqichlarini kuzatishingiz mumkin. Biznes jarayonlari boshqaruv uchun mutlaqo shaffof bo'lib, nazorat qilish osonroq bo'ladi.

Yuqori samaradorlik intizomi. Statistik ma'lumotlarga ko'ra, olingan topshiriqlarning 20 foizi ularga mas'ul xodimlar tomonidan bajarilmaydi. Ishning barcha bosqichlarini to'liq nazorat qilish bilan ECM tizimi xodimlarning ishlash intizomiga bevosita ta'sir qiladi.

Menejerlar va xodimlar uchun mehnat xarajatlarini kamaytirish. Tizim xodimlarning hujjatlar bilan deyarli barcha muntazam operatsiyalarga sarflaydigan vaqtini qisqartiradi: yaratish, qidirish, tasdiqlash va hokazo. Hujjatlar oqimi tezlashadi. Va buning natijasida tashkilotdagi barcha jarayonlar tezroq ketadi.

Ma'lumotlarning maxfiyligi ta'minlanadi. Ma'lumotlarning sizib chiqishi tashkilot uchun millionlab yo'qotishlarga olib kelishi mumkin. An'anaviy "qog'oz" hujjat aylanishidan farqli o'laroq, ECM tizimi hujjatlarga foydalanuvchining belgilangan huquqlariga muvofiq kirishni ta'minlaydi. Hujjatdagi barcha harakatlar (o'qish, o'zgartirish, imzolash) qayd qilinadi.

ISO 9000 standartlari talablariga javob beradi. Sifat menejmentini yo'lga qo'yish hozirgi vaqtda Rossiya kompaniyalari uchun ustuvor yo'nalishlardan biriga aylandi. Sifat menejmenti tizimiga (SMS) qo'yiladigan talablar orasida shaffof hujjat aylanishi, shuningdek, xodimlar o'rtasidagi axborot o'zaro aloqasi mavjud.

Yangilik kiritish va yangi kelganlarni o'rgatish oson. ECM tizimi asosida qurilgan bildirishnoma tizimi tufayli siz barcha xodimlarga yangi ish qoidalarini tezda yetkazishingiz mumkin. Yangi xodimlarni o'qitish vaqti kerakli ma'lumotlarni (nizomlar, yo'riqnomalar va boshqalar) tezda topish orqali qisqartiriladi. Marshrutlar va hujjatlar shablonlari osongina o'zgartirilishi mumkin, shundan so'ng xodimlar avtomatik ravishda yangi usulda ishlashni boshlaydilar.

Korporativ madaniyatni rivojlantirish. ECM tizimini joriy etish kompaniyaning ichki siyosatini belgilaydi va qo'llab-quvvatlaydi va jamoaning birligiga olib keladi. Shu bilan birga, har bir xodimning topshirilgan vazifani sifatli bajarish uchun mas'uliyati ortadi.

Ko'proq raqobatdosh afzalliklar. ECM tizimi kompaniyaning boshqa bozor ishtirokchilariga nisbatan raqobatdosh ustunliklariga bevosita ta'sir qiladi. Axborot oqimlarining tez harakatlanishi va barcha jarayonlarni aniq nazorat qilish hisobiga mijozlarga xizmat ko‘rsatish tezligi va sifati oshiriladi. Hatto eng yirik korxonaning ishi mobilroq bo'lib bormoqda va ba'zi "almashtirilmas" xodimlarga kamroq bog'liq.

ECM texnologiyalari

Korxona kontentini boshqarishga ham amaliy, ham nazariy nuqtai nazardan yondashish mumkin.

Keling, oxirgisidan boshlaylik. AIIM (Axborot va tasvirlarni boshqarish assotsiatsiyasi) lug'atining kanonik ta'rifida ko'rsatilgan hayot tsiklining tarkibiy qismlariga e'tibor bering:

• Qo‘lga olish
• boshqaruv,
• saqlash (do'kon),
• himoya (qo'riqlash),
• ma'lumotni etkazib berish (Etkazib berish).

Axborot butun hayotiy tsikli davomida boshqarilishi kerak: tashkilot tomonidan yaratilishi yoki olinishi, yakuniy iste'molchiga etkazib berish yoki saqlash muddati tugagandan keyin yo'q qilish.

Axborot tashkilotning barcha jarayonlariga kiradi, ular turli xil dasturiy ta'minot va turli xil ilovalar yordamida yaratiladi va qayta ishlanadi. Ammo faqat ECM tizimi butun hayoti davomida ma'lumotlarni boshqarishga yagona yondashuvni ta'kidlaydi.

Biznes nuqtai nazaridan, hujjatning hayot aylanishining muhim bosqichlari ish jarayonlarida ishtirok etganda biznes jarayonlariga bevosita ta'sir ko'rsatadigan bosqichlardir. Ammo texnik nuqtai nazardan, ular aniq semantik yukni ko'tarmaydi va "hujjatlarni boshqarish" umumiy atamasi bilan belgilanadi.

EDMS va ECM tizimlarining funksionalligi va tasnifi

Gartner tadqiqot kompaniyasi ma'lumotlariga ko'ra, 6 funktsiyadan kamida 3 tasini qo'llab-quvvatlaydigan tizimlar ECM sifatida tasniflanishi mumkin:

• hujjatlarni boshqarish: chiqish/qaytarish, versiya nazorati, xavfsizlik, hujjatlarni guruhlash va boshqalar;
• umumiy hujjatlar bo'yicha hamkorlik qilish va loyiha guruhlarini qo'llab-quvvatlash;
• hujjatlarni skanerlash va qog'oz hujjatlar tasvirlarini boshqarish;
• arxivni uzoq muddatli saqlash uchun hujjatlarni boshqarish, saqlash qoidalari va qoidalarini avtomatlashtirish, hujjatlarning qonun va qoidalarga muvofiqligini ta’minlash;
• biznes jarayonlarini qo'llab-quvvatlash uchun ish oqimi, kontentni marshrutlash, ish vazifalari va holatlarini belgilash, marshrutni kuzatish va bajarilishini nazorat qilish;
• nashrlarni avtomatlashtirish uchun veb-kontentni boshqarish, dinamik tarkibni boshqarish va ushbu vazifalar uchun foydalanuvchilarning o'zaro ta'siri.

Ushbu mavzu haqida ko'proq ma'lumotni "EDS va ECM Funktsiyalari" bo'limida topishingiz mumkin:

ECM tizimidagi biznes jarayoniga misol

ECM tizimidan nimani kutish mumkin emas

Hozirgi vaqtda korxonalarni kompleks avtomatlashtirish bir nechta tizimlarni birlashtirish orqali qurilgan bo'lib, ularning har biri ma'lum bir qator muammolarni hal qiladi. Shuning uchun, har bir tizimda aniq nimani amalga oshirish kerakligini tushunish juda muhimdir.

Keling, eng keng tarqalgan biznes talablarini ko'rib chiqaylik, ularni EDMS va ECM tizimida amalga oshirish oqilona bo'lishi kerak.

HR yozuvlarini boshqarish. Hujjatlar bilan bevosita bog'liq bo'lishiga qaramay, bu sohaning vazifasi hujjat aylanishining o'zi emas, balki buxgalteriya hisobi va xodimlarni boshqarishdir.

Xodimga xodimlar bo'yicha turli xil tanlovlar kerak - ma'lumoti, jinsi, mutaxassisliklari, ishga qabul qilingan/ishdan bo'shatilgan sanasi va boshqalar bo'yicha, buning uchun ma'lumotlar alohida tuzilmagan hujjatlar shaklida emas, balki ma'lumotlar bazasida tuzilgan shaklda saqlanishi kerak.

Har bir hujjatning yaratilishi xodimlarning holatidagi o'zgarishlarda aks ettirilishi kerak, shuning uchun xodimlarni hisobga olishni avtomatlashtirish uchun tuzilmagan ma'lumotlarni (rezyumelar, fotosuratlar, xodimlar) saqlash uchun ECM tizimi bilan birlashtirilishi mumkin bo'lgan ixtisoslashtirilgan xodimlarni boshqarish tizimlaridan foydalanish yaxshiroqdir. buyurtmalar va boshqalar). Bundan tashqari, ECM tizimida ushbu hujjatlarni tasdiqlash jarayonlarini avtomatlashtirish foydalidir.

Moliyaviy hujjatlarni hisobga olish Vaziyat tuzilgan moliyaviy hujjatlar bilan o'xshash: schyot-fakturalar, schyot-fakturalar, bajarilgan ishlar sertifikatlari va boshqalar.

Birlamchi hujjatlarga asoslangan soliq va buxgalteriya hisobini yuritish uchun ixtisoslashtirilgan buxgalteriya tizimlari, shuningdek, ixtisoslashtirilgan ERP tizimining modullari ishlab chiqilgan. ECM tizimi ularning o'rnini bosa olmaydi, garchi moliyaviy hujjatlarning skanerlangan tasvirlarining elektron arxivini skanerlash va tashkil qilish EDMSning vazifasidir. Bunday echimlarni amalga oshirish zarurati odatda kirish huquqlari, elektron imzo va boshqalarni hisobga olgan holda EDMS hujjatlari sifatida moliyaviy hujjatlar bilan ishlaydigan ko'p sonli hujjatlar va biznes jarayonlar ishtirokchilari mavjud bo'lganda paydo bo'ladi.

Bundan tashqari, endilikda kontragentlar bilan moliyaviy hujjatlarni (schyot-fakturalar, shartnomalar, schyot-fakturalar va aktlar) elektron shaklda almashish imkoniyati yaratildi. Va bunday hujjatlarni EDMSda saqlash qo'shimcha afzalliklarni beradi. .

Biznes jarayonlarini tahlil qilish va modellashtirish.

Qoida tariqasida, jarayonlarni tahlil qilish va modellashtirish uchun BPM () sinf tizimlari qo'llaniladi. Bular korxonaning biznes tahlilchisi yoki tashqi konsalting firmasi uchun maxsus vositalardir. Modellashtirilgan biznes-jarayonlar hujjatlar bilan bog'liq bo'lmagan, qo'lda (masalan, kuryer orqali hujjatlarni etkazib berish), tashqi tashkilotlar (masalan, etkazib beruvchilar) yoki boshqa tizimlar sinflari (ERP, CRM) tomonidan amalga oshiriladigan faoliyatni o'z ichiga olishi mumkin.

Klassik EDMS biznes jarayonlarini tahlil qilish uchun ma'lumot berishi mumkin (masalan, muayyan turdagi vazifalarni bajarishda kechikishlar to'g'risida hisobot shaklida). Ammo bu to'liq tahlil qilish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarning faqat kichik bir qismi.

EDMSni ma'lumotnoma ma'lumotlariga, masalan, hujjatlar turlariga yoki tashkiliy tuzilishga asoslangan modellashtirish tizimlari bilan integratsiya qilish mantiqan.

ECM tizimini joriy qilish

Amalga oshirish samarasi

ECM loyihasi natijalarini baholash IT loyihasining samaradorligini tahlil qilishdan farq qilmaydi, ikkinchisi esa har qanday kompaniya loyihasini baholashdan farq qilmaydi.

Bu erda sabab kompaniya texnologiyasining etukligi bo'lib, ularsiz korxonani samarali deb hisoblash mumkin emas. Boshqa hollarda, foydalarni hisoblash deyarli mumkin emas, garchi amalga oshirish zarurati shubhasizdir. Va ba'zida ta'sirni hisoblash texnologiyaning o'zidan qimmatroq (masalan, xodimlarga Internetga cheksiz kirishni ta'minlash). Bularning barchasida e'tibor loyihaning xarajatlari va uni hal qilish imkoniyatlariga, jumladan, joriy qilingan tizim yordamida kompaniyaning boshqa muammolari qanchalik oson hal qilinishiga qaratiladi.

EDMS va unga asoslangan echimlarni har doim ham ta'siri to'liq aniq bo'lgan tizimlar sifatida tasniflash mumkin emas. Aktivlardan foydalanish samaradorligini tahlil qilishning an'anaviy usullari axborotga, shuningdek, "foydaning umumiy xarajatlarga nisbati - samaradorlik" formulasiga taalluqli emas. Buning sababi shundaki, axborot moddiy va mehnat resurslari bilan birga ishlab chiqarishda ishtirok etadigan nomoddiy boylikdir. ECM tizimini joriy qilish biznes jarayonlari va mehnat xarajatlarining o'zgarishi bilan birga keladi. Axborot tizimlarining, shu jumladan ECMning xarajatlari ko'p hollarda bilvosita bo'lib, ularni faqat qandaydir iqtisodiy rejalashtirish modelidan foydalangan holda ishlab chiqarish birligiga hisoblash mumkin. Va ko'pincha rasmiylashtirish juda qiyin.

ECM tizimini joriy etish bosqichlari

ECM tizimini tanlash va sotib olish tashkilotda elektron hujjat aylanishini yaratish yo'lidagi birinchi qadamdir. U ishlamasdan va haqiqatan ham ta'sir qila boshlaguncha, amalga oshirish jarayoni bo'ladi.

ECM tizimini joriy qilish odatda quyidagi bosqichlardan iborat:

• loyihani tashkil etish, xodimlarni taqsimlash (loyiha rahbari va ishchi guruhi);
• korporativ tadqiqotlar va ECM tizimidan foydalanish bo'yicha echimlarni loyihalash;
• ECM tizimini konfiguratsiya va moslashtirish;
• trening;
• sinov operatsiyasi.

Qanday bo'lmasin, muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun quyidagi qoidalar majburiydir:

• ECM tizimini joriy etish va undan foydalanish jarayonida rahbariyatning faol ishtiroki;
• dasturiy ta'minotni joriy etish va qo'llab-quvvatlash uchun asosiy xodimlarni taqsimlash va chuqur o'qitish;
• barcha foydalanuvchilar uchun treningni tashkil etish va tizim bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar berish.

ECM tizimini joriy etishdagi muammolar va xavflar

Ko'p jihatdan ular boshqa axborot tizimlarini joriy etish loyihalari bilan mos keladi va quyidagilarga olib keladi salbiy oqibatlar:

• loyiha muddati va byudjeti buzilgan;
• barcha maqsadlarga erishilmaydi (tizim ishlaydi, lekin to'liq hajmda emas: rejalashtirilganidan kamroq/yomonroq);
• Amalga oshirish butunlay muvaffaqiyatsiz tugadi (tizim haqiqatan ham ishlamaydi).

Xatarlarning o'ziga xos xususiyatlari Buning sababi shundaki, kompaniya xodimlarining aksariyati qisqa vaqt ichida mutlaqo yangi ish usullariga (hujjatlarni elektron shaklda o'qish, elektron qarorlar va rahbariyat imzolarini olish va boshqalar) o'tkazilishi kerak. ECM tizimini joriy qilishning eng tipik xavflari quyidagilardan iborat:

• foydalanuvchilarning konservatizmi, yangi ish usullarini qabul qilmaslik;
• oddiy foydalanuvchilar va yuqori rahbariyatning past kompyuter savodxonligi;
• tuzilmagan jarayonlar (qoidalarning yo'qligi);
• texnik jihozlarning etarli emasligi;
• noaniq loyiha boshqaruvi.

Xavflarning oldini olish usullari standart:

• ma'lum bir korxonada ECM tizimining ishlashini batafsil va dastlabki loyihalash;
• aniq ko'rsatmalar va etakchilikning shaxsiy namunasi;
• xodimlarni o'qitish va muammolarni hal qilishda operativ yordam ko'rsatish;
• amalga oshirish bosqichlari.

Elektron hujjatning ishonchliligi va qonuniyligi

Elektron kontentni boshqarish va kompaniyalarda qog'ozsiz o'zaro aloqa sohasi hozirda faol rivojlanmoqda. Qonunchilik ham o'zgaradi, unda ba'zi qoidalar hayotda mustahkamlanganidan keyin belgilanadi, ba'zilari esa, aksincha, davlat darajasida yangi normalar qabul qilingandan keyin kiritiladi.

Qog'oz hujjatning haqiqiyligi va yuridik ahamiyatini aniqlash hamma uchun tushunarli bo'lgan tartibdir: hujjatda kerakli imzo va muhrlar bo'lishi kerak. Ammo elektron hujjatning haqiqiyligini qanday aniqlash mumkin?

Buning uchun yaratilgan elektron imzo (ES)— soxtalashtirishdan himoya qilish uchun mo‘ljallangan elektron hujjatning rekvizitlari. Siz imzo egasini aniqlashingiz mumkin, shuningdek, imzolangandan keyin elektron hujjatda hech qanday o'zgarishlar bo'lmaganligini aniqlashingiz mumkin.

Eng oddiy shaklda EP mexanizmi quyidagicha ishlaydi:

• sertifikatlashtirish markazi (bo'linma yoki tashqi tashkilot) ajratilgan bo'lib, u ixtisoslashtirilgan dasturiy ta'minotdan foydalangan holda har bir foydalanuvchi uchun "kalit sertifikatlari" deb ataladi;
• ES kaliti yaratiladi - bu belgilarning noyob ketma-ketligi. U faqat egasiga tegishli bo‘lgan va elektron hujjatni imzolashda foydalanish mumkin bo‘lgan shaxsiy kalitdan va hamma foydalanishi mumkin bo‘lgan ochiq kalitdan iborat bo‘lib, uning yordamida elektron hujjatga kim va qachon imzo qo‘yganligini aniqlash mumkin.

ECM tizimidan foydalanganda, foydalanuvchi duch kelishi mumkin bo'lgan barcha "qiyinchiliklar" yashirin bo'ladi. Foydalanuvchi, qoida tariqasida, kerakli funktsiyani tanlashi kerak: "Hujjatni imzolash" (elektron imzo bilan imzolangan hujjat bir vaqtning o'zida o'zgarishlar uchun yopiladi) yoki "Imzolar haqida ma'lumot olish". Elektron hujjatlarning qonuniyligi tan olingan.

Ajratish so'zlari

Sizga yangi bilimlarni o'zlashtirishda muvaffaqiyatlar tilaymiz va bizning materiallarimiz bu borada sizga doimo yordam beradi.

Zamonaviy korxona yoki tashkilotning "raqamli" infratuzilmasining majburiy elementi hujjat aylanishi tizimidir. Tashqi va ichki hujjatlar bilan ishlash korxona faoliyatining eng murakkab, ko'p mehnat talab qiladigan va "muammoli" sohasi hisoblanadi. Elektron echimlar uni sezilarli darajada soddalashtirish va optimallashtirish imkonini beradi.

Ixtisoslashgan tizimlardan foydalanish tijorat sohasidagi kompaniyalar uchun ham, davlat idoralari uchun ham dolzarbdir. Birinchisi, ular rentabellik va ish daromadini oshirish istiqbollarini ochadi, ikkinchidan, ular axborot va qog'ozlar oqimini optimallashtirish, idoralararo o'zaro hamkorlik va ular bilan ishlash muammolarini samarali hal qiladi.

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) variant emas, balki zaruratdir. Bugungi kompaniyalarning aksariyati ofis qog'ozlarini raqamli shaklda yaratadilar, ammo ma'lumot almashish jarayonlarining nomukammalligi tufayli xodimlar ularni chop etishga, ularni "jismoniy" shaklda o'tkazishga va keraksiz ishlarga vaqt va kuch sarflashga majbur bo'lmoqda. Samarasiz formatni o'zgartirish qiyin bo'lishi mumkin, buning uchun kompaniya faoliyatini har tomonlama avtomatlashtirish kerak, ammo natija barcha kutganlardan oshib ketadi. Yaxshi tashkil etilgan EDMS yoki ECM tizimi (tashkiliy tarkibni boshqarish tizimi) mavjudlikning barcha darajalari va bosqichlarida axborot va hujjat oqimlarini boshqarishga yordam beradi.

EDMS elementlari va tuzilishi haqida umumiy ma'lumot

Dastlab an'anaviy ofis ishi va uni avtomatlashtirish vositasi sifatida yaratilgan bo'lsa, bugungi kunda EDMS ko'p funktsiyali, murakkab mahsulotlarga aylandi. Elektron hujjat aylanishi tizimi bu quyidagi echimdir:

• kompaniyaning ichki hujjatlarini elektron shaklda yaratish va ko'chirish jarayonini ta'minlaydi;
• kiruvchi yozishmalar va tashqi me'yoriy-ma'muriy hujjatlarni qayta ishlaydi;
• hujjat aylanishi ustidan nazoratni soddalashtiradi;
• hamkorlar, mijozlar va boshqalar bilan munosabatlarni samarali boshqarishga yordam beradi.

Kompaniyaning EDMS elektron shakldagi barcha hujjatlar bilan ishlashni ta'minlaydi - saqlangan yoki shaxsiy kompyuterga o'tkaziladigan har qanday ma'lumotlar to'plami. Ular birlikni identifikatsiya qiluvchi noyob "kartalarda" atributlar bilan birga bo'lishi kerak.

Elektron shaklda hujjat aylanishi - bu ko'pchilik registrlar va operatsiyalar elektron shaklda taqdim etiladigan qog'ozlar bilan ishlashni markazlashtirilgan tarzda tashkil etish usuli. Shunga ko'ra, uni boshqaradigan tizim hujjatlarni yaratish, o'zgartirish, qidirish va kompaniya xodimlari o'rtasidagi o'zaro munosabatlarni qo'llab-quvvatlash bo'yicha barcha protseduralarni amalga oshirish vositalariga ega yechimdir.

Ba'zan u EDMS (Elektron hujjat aylanishi tizimi) yoki yuqorida aytib o'tilgan ECM deb ataladi, ammo bu atamalar EDMSga qaraganda biroz kengroqdir - ikkinchisiga ma'lumotlarning xavfsizligini ta'minlash, qog'oz hujjatlarni raqamli muhitga kiritish, qayta ishlash vositalarini qo'shish kerak. multimedia kontenti va boshqalar. Elektron hujjat aylanishi tizimi ish oqimlariga asoslanadi - Ish jarayoni, bu xodimlarning maxsus biznes-jarayon chegaralaridagi harakatlaridir.

EDMS ning afzalliklari

EDMSning mavjud asosiy tuzilmasi har qanday hajmdagi korxona va muassasalar uchun qulay bo'lgan samarali, samarali mexanizm ekanligini isbotladi. EDMS bozori faol rivojlanmoqda, chunki davlat sektori (faol iste'molchi) ham, biznes tuzilmalari ham hujjat aylanishini soddalashtiradigan dasturiy mahsulotlarga qiziqish bildirmoqda. Tizimlarning rivojlanishiga elektron imzolarni qo'llash doirasining kengayishi va axborot xavfsizligi masalalariga e'tiborning ortishi ham yordam bermoqda. Ularni sifatli va puxta o‘ylangan dasturlar yordamida samarali hal qilish mumkin.

Zamonaviy hujjat aylanishi tizimi juda ko'p afzalliklarga ega - bu:

• hujjat aylanishi va kompaniyaning barcha biznes jarayonlarining shaffofligini ta'minlaydi - barcha harakatlar va qog'ozlarning harakatlarini kuzatish va nazorat qilish mumkin;
• mehnat intizomi va topshiriqlarning bajarilishini oshiradi - shaffof tizimlar natijalarni va talabga javob berish faktini qayd etish uchun qulaydir;
• kundalik muntazam ishlarga sarflanadigan vaqtni qisqartiradi - uzoq vaqt qidirishga, qog'ozlarni muvofiqlashtirishga hojat yo'q, ularning aylanishi tezlashadi;
• axborotni sizib chiqib ketishdan himoya qiladi, ma'lumotlar xavfsizligini ta'minlaydi va kirish huquqlarining qat'iy tabaqalanishini ta'minlaydi;
• ISO sifat standartlarida ko'rsatilgan tamoyillar asosida;
• xodimlar orasida osonlik bilan amalga oshiriladi - yaxshi tashkil etilgan kadrlar tayyorlash tizimi sharti bilan;
• kompaniyaga raqobatdosh ustunlik beradi, ichki korporativ madaniyatni saqlash va rivojlantirishga yordam beradi va hokazo.

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) boshqa narsalar qatorida normativ registrlarni boshqarishni ham o'z ichiga oladi. Shuning uchun uning ishi qonun talablariga muvofiq tashkil etilishi kerak.

EDMS uchun standartlar va huquqiy asoslar

Mahalliy huquqiy sohada elektron biznes tizimlari uchun bir nechta maxsus standartlar yoki qonunlar mavjud va EDMSni ishlab chiqishda uning yaratuvchilari "klassik" ish yuritish uchun turli xil me'yoriy hujjatlarga amal qiladilar. Asosiy me'yoriy-huquqiy hujjatlar orasida quyidagilarni ta'kidlash kerak:

• elektron raqamli imzolar to'g'risidagi federal qonunlar (2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ), axborot va uni himoya qilish to'g'risida (149-FZ), shaxsiy ma'lumotlar (152 va 363-FZ) va boshqalar;
• Federal va mintaqaviy hukumat qoidalari, sanoat qoidalari va talablari;
• Ish yuritish, arxivlar, ma'muriy hujjatlar tizimlari uchun GOST standartlari - R 51141-98, R 6.30-2003 va boshqalar.

Ba'zida qoidalar bir-biriga zid keladi va qoidalar maslahat xarakteriga ega va ishlab chiquvchilar kompaniyaning EDMS ni iloji boricha moslashuvchan va moslashuvchan qilishga harakat qilishadi. Shuningdek, siz elektron imzolar bilan ishlashning doimiy o'zgaruvchan qoidalarini, tizimning qonuniy ahamiyatga ega bo'lgan hujjat aylanishi bilan "mos kelishini" hisobga olishingiz kerak. Tashkilotning barcha rasmiy elektron hujjatlari qonuniy bo'lishi va ularning ishonchliligini osongina aniqlash kerak. Bularning barchasi korporativ foydalanish uchun EDMSni tanlashda e'tiborga olinishi kerak.

EDMS funksionalligi

Elektron hujjat aylanishi tizimini to'liq deb atash uchun u ko'plab funktsiyalarni amalga oshirishi kerak. Asosiylariga quyidagilar kiradi:

• Hujjatlarni boshqarish - kiritish va ro'yxatga olish, kundalik ish, oqimlarni nazorat qilish;
• qog'oz hujjat aylanishi bilan bog'lanish;
• ma'lumotlar va hujjatlarni tashkillashtirilgan qidirish va qidirish - tezkor, tozalash darajasiga muvofiq;
• hujjatlarning (ayniqsa, tashqi, kiruvchi) dolzarbligini kuzatish va eskirgan hujjatlarni arxivlash;
• axborot xavfsizligini tegishli darajada saqlash;
• dastur va oxirgi foydalanuvchilar o'rtasidagi oddiy, shaffof, intuitiv aloqa.

Elektron hujjat aylanishi tizimi konfiguratsiya, mahalliylashtirish va yaxshi o'lchov uchun qulay vositalar bilan jihozlangan bo'lishi kerak. Ishlab chiquvchi kompaniyaning jug'rofiy jihatdan uzoq bo'linmalarida yagona EDMS tashkil etish imkoniyatini taqdim etishi muhimdir. Tizimda ierarxik darajalar o'rtasida tartibli elektron ma'lumotlar almashinuvini tashkil etish, shuningdek, uni haqiqiy korxonada to'g'ri amalga oshirish kerak.

EDMSni amalga oshirish va uning samaradorligini baholash

Docsvision elektron hujjat aylanishini tashkil etish va qo'llab-quvvatlash bilan bog'liq muammolarni hal qilish uchun yuqori sifatli va zamonaviy dasturiy mahsulotlarni taklif etadi. Bizning farqimiz integratsiyalashgan yondashuvdir: mahsulotning o'zi bilan birgalikda biz yechimlarni amalga oshirish, xodimlarni o'qitish va EDMS xizmatini to'liq qo'llab-quvvatlaymiz. Korxonada tizimni joriy etish muhim bosqich bo'lib, bu erda tizimni yakuniy "silqalash" va uni mijozning ehtiyojlariga moslashtirish amalga oshiriladi. Odatda amalga oshirish quyidagilardan iborat:

• kompaniyadagi mavjud vaziyatni o'rganish, amalga oshirish rejasini tuzish;
• loyihalashtirilgan mahsulotni kompaniyaning haqiqiy imkoniyatlariga o'tkazish - EDMS tizimi ularga moslashadi;
• konfiguratsiya qilingan mahsulotning ishlashini sinovdan o'tkazish;
• rahbariyat va xodimlarni o'qitish - "shok terapiyasi" usuli yordamida yoki bosqichma-bosqich;
• operatsiya va uning jarayonida tuzatishlar, masshtablash, joriy muammolarni hal qilish.

Hujjatlarni boshqarish tizimi samarali bo'lishi va unga kiritilgan investitsiyalarni qoplashi kerak. EDMS samaradorligini baholash uchun siz IT-loyihalari va, qoida tariqasida, har qanday nomoddiy aktivlar uchun hisoblash usullaridan foydalanishingiz mumkin. Ishga uchinchi tomon mutaxassislari qanchalik faol jalb qilinganligini, ularning aralashuvidan qanday foyda olishini va keyingi rentabellik istiqbollarini hisobga olish kerak. Siz samaradorlikni hisoblash mijozga EDMSning o'zidan ko'ra qimmatga tushadigan vaziyatga duch kelishingiz mumkin, ammo buni qilish kerak.

Shuni hisobga olish kerakki, an'anaviy baholash usullari natijani aniq belgilamaydi - turli bo'limlarning ishini optimallashtirish, hujjat aylanishini tezlashtirish va qaror qabul qilishni soddalashtirishni hisobga olmasdan, sotib olish va amalga oshirish xarajatlariga e'tibor qaratiladi. qilish. EDMS samaradorligini umuman olganda, uni amalga oshirilgandan keyin bir muncha vaqt o'tgach baholash kerak, shundan so'ng natijalar mijozlarga yoqimli bo'ladi.

Sahifada siz Docsvision-ning optimal nashrini tanlashingiz, modullar narxini va litsenziyalash imkoniyatlarini ko'rishingiz mumkin.