Lo que necesitas saber sobre el intercambio de documentos electrónicos. ¿Qué es un “Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos” y por qué es necesario? Tipos de educación con flujo de documentos.

La automatización es genial. Se acabó la época de las carpetas gruesas con montones de documentos comerciales y los documentos electrónicos se crean, ejecutan y archivan con unos pocos clics o incluso de forma independiente. No, ¿ese no es tu caso? Esto significa que es hora de tomarse en serio la organización de la gestión de documentos electrónicos. Elija un buen software y todo irá bien. Definitivamente mejor que ahora.

¿Qué es SED?

EDMS, o sistema de gestión de documentos electrónicos, es un sistema de software informático necesario para organizar el trabajo con documentos electrónicos no estructurados. La segunda tarea (pero no menos importante) del EDMS es organizar la interacción entre los empleados mediante la transferencia de documentos, la asignación de tareas individuales y otras acciones similares. En definitiva, este sistema permite crear, modificar, buscar, asignar y transmitir cualquier acto significativo en formato electrónico.

Otro concepto está estrechamente relacionado con el concepto de EDMS: "sistema ECM". Un sistema ECM se entiende como un conjunto de tecnologías, herramientas y métodos que se utilizan para recopilar, acumular y almacenar información, gestionarla y entregarla a todos los destinatarios dentro de la organización. Estas dos definiciones no deben confundirse. ECM es un sistema más global. Para evolucionar al nivel ECM, el EDMS debe ampliar su funcionalidad (es decir, contener herramientas de escaneo, soportar reglas para almacenar documentos, garantizar su seguridad, etc.).

En definitiva, la gestión documental electrónica es el sistema circulatorio de una empresa.

¿Qué le aporta EDMS a un gerente?

EDMS simplifica enormemente las actividades de la empresa.

1. Se garantiza la transparencia de la mayoría de los procesos comerciales. El gerente ve claramente cada etapa del proceso de flujo de documentos y puede controlarlo de manera más efectiva.
2. La disciplina de desempeño aumenta significativamente. Normalmente, más del 20% de las tareas asignadas y distribuidas no son completadas por los empleados responsables de ellas. EDMS le permite reducir este porcentaje a cero (idealmente, por supuesto).
3. Se reduce el tiempo dedicado a todas las operaciones rutinarias con documentos. Búsqueda, aprobación, creación de determinados actos: todo esto se puede hacer en cuestión de segundos. Como resultado, todos los demás procesos se aceleran. Como recordamos, el tiempo es dinero.
4. Se garantiza la confidencialidad de la información. Cada empleado tiene sus propios límites de acceso, con cada documento sólo trabajan aquellas personas que deben hacerlo de acuerdo con sus responsabilidades y cualificaciones. Además, se registran todas las acciones (no sólo las firmas o cambios, sino también las lecturas).
5. Se cumplen los requisitos de las normas internacionales ISO 9000. Uno de los requisitos básicos de estas normas es la transparencia del flujo de documentos y el impacto de la información.
6. La introducción de innovaciones es fácil e indolora. Las nuevas reglas laborales se comunican a todos los empleados casi instantáneamente y el tiempo de capacitación para los recién llegados se reduce significativamente. Cuando todos pueden encontrar rápidamente las instrucciones necesarias, casi no hay puntos conflictivos.
7. La cultura corporativa se está desarrollando. Se optimiza la interacción de los empleados, se establecen conexiones horizontales, se definen claramente las responsabilidades: en tales condiciones, el equipo se integra en un mecanismo de funcionamiento eficaz y sin errores. Y esto no es poca cosa.

La tarea principal de todos los sistemas de automatización es reemplazar a una persona por un sistema. EDMS no es una excepción. Normalmente una empresa tiene varios empleados "de oro" de los que todo depende. Lo saben todo, lo pueden todo y, en cuanto se dan por vencidos, se produce un colapso en miniatura. Hay poco bien en esto. La automatización distribuye la carga de responsabilidad por igual entre todos y le permite controlar lo que sucede en línea. Como resultado, aumenta la velocidad y la calidad del servicio al cliente. Como consecuencia global, las ventajas competitivas de la empresa aumentan.

¿En qué casos no ayuda EDMS?

Entendemos que no existen pastillas mágicas. EDS no es una panacea, es simplemente una herramienta conveniente con su propio propósito. No se puede apretar una tuerca con un martillo y EDS no le ayudará a resolver algunos problemas importantes.

El hecho es que este sistema electrónico está "adaptado" para trabajar con información no estructurada. Por lo tanto, no tiene sentido utilizar EDMS para gestionar registros de personal o impuestos/contabilidad. Por ejemplo, cuando se trabaja con personal, no se puede prescindir de muestras estructuradas de personal (por especialidad, fechas de contratación y despido, educación, calificaciones). Estas muestras deberían almacenarse en una base de datos, pero no en forma de una “nube” caótica. Lo mismo se aplica a los actos financieros: las facturas, facturas y otros documentos deben estar claramente estructurados. Y para ello necesitamos sistemas contables especializados (es decir, herramientas más estrechas y específicas). Al analizar y modelar procesos comerciales, no conviene confiar en EDMS.

Tipos de EDMS

Hay varias clasificaciones: según funcionalidad general y especial, tecnología de gestión de contenidos, componentes... Pero toda esta teoría es importante sólo para los desarrolladores. Quiere soluciones prácticas, no listas técnicas, ¿verdad? En este caso, prestemos atención a lo más importante: la cantidad de funciones implementadas. Según este parámetro, se distinguen los siguientes tipos de EDS:

• sistemas de gestión de registros;
• archivos electrónicos;
• sistemas de flujo de trabajo;
• sistemas complejos o ECM.

Cada nivel siguiente es más grande y más genial que el anterior.

¿Como escoger?

La principal desventaja de los desarrolladores de sistemas automáticos de gestión documental es su inercia. A menudo se entiende poco de las descripciones, hay pocos materiales promocionales, es difícil de entender... Tendrás que tener paciencia y comprobar varios EDMS utilizando un algoritmo de seis pasos.

¿Y mas especificamente?

Es imposible decir qué EDS del mercado es mejor y por qué. Esto sigue siendo software y los desarrolladores le realizan cambios y adiciones periódicamente. Un sistema que fue ineficaz hoy lucirá muy bien mañana en comparación con sus competidores “desacertados” (y viceversa). No existen soluciones universales y aún tendrá que probar los sistemas para cada uno de los seis parámetros enumerados.

Los EDMS más grandes y conocidos incluyen los siguientes:

• Verdoxo;
• Flujo de trabajo óptimo;
• DocsVision;
• TESIS;
• MOTIVO;
• 1C-Flujo de documentos;
• directo;
• CASO;
• Documentos WSS;
• E1 Éufrates;
• Referente JEFE;
• DocLogix.

Al momento de escribir este artículo, los últimos 5 parecen francamente inacabados: funcionalidad débil, controles demasiado complejos y confusos. Es imposible distinguir a un líder entre los demás. Cada sistema de gestión de documentos electrónicos tiene sus pros y sus contras.

Sí, llevará mucho tiempo hacer un análisis comparativo, y ésta es una tarea aburrida. Pero aún así, tómate tu tiempo. Recuerde que no necesita una solución única para todos y que más funciones no significan mejor. Busque un sistema que sea ideal para resolver problemas relacionados con las actividades de su empresa. Si es necesario, no te limites a estudiar los sitios de desarrolladores. Llame a los números indicados, envíe un mensaje al servicio de soporte y solicite comunicarse con usted a través de Skype u otro método conveniente. Este sistema CRM se puede seleccionar en media hora, esto no funcionará con un EDMS.

Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema (programa informático, software, etc.) que permite organizar y automatizar el trabajo con documentos electrónicos (es decir, el flujo de documentos electrónicos) durante todo su ciclo de vida. La funcionalidad principal del EDMS debe incluir la capacidad de crear, modificar, almacenar y enrutar documentos, así como una serie de capacidades de servicio, como búsqueda, clasificación, etc.

EDMS, además, está destinado a organizar y automatizar los procesos de interacción entre empleados (transferencia de documentos, emisión de tareas, envío de notificaciones, etc.). Los empleados pueden obtener rápidamente cualquier información necesaria sobre los clientes de la empresa. En este caso, los documentos pueden ser tanto objetos estructurados del sistema de información, que tienen un determinado conjunto de detalles estándar, como no estructurados (archivos Word, Excel, .pdf, .jpg, etc.). EDMS puede incluir un archivo electrónico de documentos, que permite procesar información colectivamente, y un sistema para automatizar los procesos comerciales (flujo de trabajo). Además, EDMS es una de las opciones para utilizar un sistema BPM.

Tradicionalmente, el concepto de automatización documental está asociado al trabajo con correspondencia, documentos administrativos y organizativos, etc. Sin embargo EDMS También permiten asociar cada documento con las acciones que se deben realizar con él. Gracias a este sistema, es posible realizar un seguimiento del desempeño de determinadas tareas por parte de los empleados. Por lo tanto, EDMS proporciona no solo una gestión eficaz de los flujos de documentos y la seguridad de la información en la empresa, sino también un mayor control sobre la ejecución del trabajo sobre documentos y la productividad de los empleados.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) Actualmente se utilizan en la infraestructura de TI de casi cualquier empresa, tanto privada como pública. La mayoría de las empresas ya han implementado un EDMS o planean implementarlo en un futuro próximo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos resuelven una gama cada vez más amplia de problemas, se integran con los sistemas de contabilidad y le permiten gestionar los indicadores vitales de una empresa (crear sistemas KPI o BSC).
Mediante el uso EDMS la empresa se vuelve transparente y manejable: todas las transacciones comerciales más simples (por ejemplo, envío de mercancías desde un almacén o transferencia de materiales a producción) van acompañadas de su reflejo en el sistema contable en forma de documentos electrónicos. Las operaciones comerciales pueden ir acompañadas de contabilidad y registro de indicadores de procesos comerciales. La información acumulada sobre los indicadores se integra en el EDMS en indicadores de nivel superior y, por lo tanto, recibimos un sistema de cuadro de mando integral reflejado en el panel del administrador.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos. tienen una serie de ventajas, que incluyen la posibilidad de registro único de un documento electrónico, ejecución paralela de las operaciones necesarias con seguimiento de la persona responsable de su ejecución, así como la presencia de un sistema de búsqueda de documentos efectivamente organizado y un sistema de informes desarrollado. .

Además, EDMS, por regla general, contienen herramientas para el trabajo en grupo en documentos y proyectos, programación y carga de trabajo de los empleados que trabajan con documentos, mantenimiento del historial de trabajo con documentos y trabajo seguro con oficinas y divisiones remotas de la empresa. En la plataforma más común en Rusia "1C:Enterprise 8", por ejemplo EDMS es . Con la llegada de la plataforma 1C:Enterprise 8, la distribución de la familia de programas 1C se reorientó desde los segmentos de empresas pequeñas a medianas y corporativas. La gestión de documentos electrónicos es un atributo de un sistema de información completo para tales empresas, mientras que los sistemas de clase de flujo de trabajo y una versión más avanzada de BPMS son un módulo estándar del sistema de información corporativo de una empresa en la que el número de empleados de oficina alcanza más de 50 personas.

No debe ser específico de la industria. La opción principal y más común para la gestión de documentos electrónicos son los productos empaquetados, y EDMS en la plataforma 1C no es una excepción.

En las condiciones del desarrollo empresarial moderno, el EDMS debe resolver problemas relacionados con la optimización de costos, con la posibilidad de ahorrar recursos internos de la empresa. En este caso, la opción más óptima es una situación en la que la información implementada sistema de gestión de documentos electrónicos le permite recuperar rápidamente (en 2-3 meses) los costos de implementación. Una condición necesaria para dicha implementación es la presencia en la empresa de un empleado que tenga conocimientos en el campo de la gestión de procesos, habilidades para construir diagramas de notación para describir procesos de negocios y tenga un conocimiento bastante bueno de los procesos de negocios que ocurren en la empresa que implementa el EDMS. Los diagramas de procesos de negocio formalizados pueden ser de gran ayuda.

Implementación EDMS Siempre se debe abordar la cuestión de optimizar los procesos comerciales y ahorrar costos laborales tanto para la gerencia como para los empleados comunes de la empresa. Al mismo tiempo, el máximo efecto de implementación se logra cuando la gestión de documentos electrónicos opera en un único espacio de información con un sistema de gestión y contabilidad. Un sistema combinado de este tipo le permite resolver una cantidad significativamente mayor de problemas.

Hay una serie de aplicaciones estándar. EDMS en la plataforma 1C, por ejemplo, automatización del trabajo por contrato. Pero la solución de tareas como el flujo de documentos de personal, el trabajo con viajes de negocios e informes de gastos, las solicitudes de fondos, los procesos de soporte al flujo de documentos de ventas, adquisiciones, producción y almacén solo se puede resolver en un sistema de información unificado con un sistema de contabilidad. Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos "PiterSoft: Gestión de procesos" o

Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos puede trabajar en una única base de datos con el producto "1C: Gestión de salarios y recursos humanos" o "1C: Gestión empresarial de fabricación", que le permite resolver de forma integral tareas funcionales (por ejemplo, contratación), contabilidad (cálculo de salarios) y gestión (hacer decisiones motivacionales sobre un aumento salarial o una multa), y la tarea de interacción y transmisión de información (pasar un documento a lo largo de la ruta, asociado a la notificación oportuna a todos los participantes interesados ​​en el proceso de acuerdo con un procedimiento previamente aprobado).

En las condiciones empresariales modernas, la eficiencia operativa depende en gran medida de la eficiencia y velocidad de la gestión de la información. El almacenamiento confiable de información y el fácil acceso para quienes la necesitan es la clave para una colaboración exitosa. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos permiten solucionar este problema, aumentando significativamente la eficiencia y calidad de las actividades conjuntas de los empleados.

Sistemas de gestión de documentos electrónicos.(Sistema de gestión de documentos electrónicos) son un sistema interconectado de organización, técnica y software para gestionar diversos tipos de documentos e información. Estos sistemas permiten gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida: desde su creación hasta su destrucción.

La gestión de documentación, información, diversos tipos de datos y registros es uno de los procesos complejos en el trabajo de una organización. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos permiten automatizar este proceso. La automatización del proceso de flujo de documentos ayuda a una organización a aumentar significativamente la velocidad del trabajo, reducir las pérdidas asociadas con el intercambio de información y mejorar la calidad del sistema de gestión en su conjunto.

Ventajas de un sistema de gestión documental electrónica

Los empleados de cualquier organización se ven obligados a dedicar una gran cantidad de tiempo a buscar y procesar los documentos y la información necesarios. Como regla general, el volumen de dicha información aumenta cada día. La búsqueda y el procesamiento manual de documentos se convierte en la fuente de muchos problemas en la organización. El uso de un sistema de gestión de documentos electrónicos tiene un impacto significativo en la calidad del trabajo. Estos sistemas ofrecen una serie de ventajas sobre el procesamiento manual.

Las principales ventajas del sistema de gestión de documentos electrónicos incluyen:

• Reducción del tiempo de acceso a la información.– La gestión de documentos electrónicos le permite evitar el movimiento de documentos en papel. Cualquier documento puede enviarse por correo electrónico o a través del medio de comunicación de un sistema de gestión documental electrónica.
• reducción de la duplicación de documentos e información– en un sistema de gestión de documentos electrónicos, una copia de un documento puede estar disponible para todos los usuarios autorizados, incluidos los usuarios externos a la organización.
• simplificando el acceso a los datos– Los sistemas de gestión de documentos electrónicos le permiten acceder a los datos necesarios a través de herramientas de búsqueda y exportar datos directamente desde los sistemas comerciales (como sistemas CRM o ERP).
• optimización del almacenamiento de documentos y datos– un único almacenamiento de datos reduce la necesidad de almacenar múltiples copias de documentos. Las herramientas de indexación y acceso a documentos que utilizan sistemas de gestión de documentos electrónicos permiten a los usuarios acceder instantáneamente a los documentos necesarios y otra información.
• automatización de procesos de negocio– los sistemas de gestión de documentos electrónicos requieren la implementación de un proceso de procesamiento de documentos determinado. A partir de acciones con documentos, las aplicaciones comerciales se pueden actualizar automáticamente, se pueden crear nuevos documentos y se puede establecer comunicación con usuarios internos y externos.
• mejorar la calidad del servicio al cliente c – gracias al acceso rápido a la información necesaria, los clientes pueden recibir rápidamente respuestas a sus consultas.
• aumentar la disciplina y la calidad del trabajo– Los sistemas de gestión de documentos electrónicos establecen reglas y procedimientos de trabajo estrictos para los empleados. El sistema no permitirá que los empleados violen estas reglas. Todos los documentos se almacenan en el sistema, tienen la identificación necesaria y el orden de movimiento. Los empleados no podrán cambiar el estado del documento sin realizar las acciones especificadas.
• reutilización de información– gracias al procesamiento y almacenamiento electrónico de la información, es posible reutilizar los datos ingresados ​​en el sistema. Por ejemplo, al completar formularios estándar o redactar informes.
• mejorando la calidad de los datos– en los sistemas de gestión de documentos electrónicos, muchos formularios y documentos se completan automáticamente, lo que reduce el riesgo de errores. Además, esto reduce el número de comprobaciones y ajustes repetidos de los documentos.
• aumentar la seguridad de los documentos y la información– utilizando medios de control de acceso, puede controlar estrictamente el acceso de los empleados a la información y los documentos. Tener una única base de datos permite archivar y restaurar información en un corto período de tiempo.

La estructura de un sistema de gestión de documentos electrónicos puede considerarse desde el punto de vista del complejo de software y hardware y desde el punto de vista de las funciones realizadas.

Desde el punto de vista del complejo de hardware y software, un sistema de gestión de documentos electrónicos consta de un conjunto de componentes de hardware y software: servidores, estaciones de trabajo, software, equipos de red, equipos adicionales diseñados para realizar funciones específicas del sistema.

El servidor está diseñado para realizar las operaciones necesarias con documentos e información. El servidor puede ser dedicado o virtual, según el proveedor del sistema y las tecnologías operativas utilizadas. Además, el servidor puede alojar una base de datos del sistema de gestión de documentos.

Las estaciones de trabajo proporcionan interacción del usuario con el sistema de gestión de documentos. Cada estación de trabajo tiene su propio conjunto de funciones de gestión de documentos y datos.

El software implementa el conjunto de acciones necesarias para la gestión de documentos y es la base del sistema de gestión de documentos electrónicos. El software del sistema de gestión de documentos electrónicos, por regla general, incluye una parte funcional, una parte administrativa y una parte de interfaz. La parte funcional está diseñada para gestionar y procesar información. La parte administrativa proporciona la configuración necesaria del sistema. La parte de la interfaz presenta información y datos en una forma accesible para los usuarios finales.

Equipamiento opcional necesario para la implementación de diversas funciones específicas del sistema de gestión de documentos electrónicos. Dichos equipos pueden incluir dispositivos de entrada y salida de información, sistemas de codificación y cifrado de información, etc.

El equipo de red es necesario para la colaboración de los usuarios del sistema y la interacción de varios componentes del sistema de gestión de documentos electrónicos.

En cuanto a las funciones realizadas, la estructura del sistema de gestión de documentos electrónicos incluye módulos que implementan las siguientes acciones: ingreso de datos, indexación, procesamiento de documentos, control de acceso, enrutamiento de documentos, integración de sistemas, almacenamiento.

• módulo de entrada de datos necesario para ingresar información inicial en el sistema de gestión de documentos electrónicos. Esta información puede provenir de diversas fuentes: documentos en papel, escáneres, correo, formularios en línea, etc. Este módulo garantiza la recepción y el procesamiento inicial de los datos.
• módulo de indexación. Proporciona registro y sistematización de datos. Con su ayuda, un sistema de gestión de documentos electrónicos puede organizar el almacenamiento y la recuperación de los documentos necesarios de acuerdo con las necesidades de los usuarios.
• módulo de procesamiento de documentos. Después de ingresar datos en el sistema, deben procesarse y almacenarse para seguir trabajando. Este módulo garantiza la distribución de información y documentos de acuerdo con reglas especificadas.
• módulo de control de acceso. Este módulo asegura la distribución de información y documentos entre los usuarios. Cada usuario del sistema puede trabajar únicamente con el conjunto de documentos que necesita.
• módulo de enrutamiento Necesario para organizar el trabajo con documentos. Este módulo especifica las reglas para el movimiento y procesamiento de documentos. Para crear rutas de flujo de documentos, primero se deben definir los procesos de flujo de documentos.
• módulo de integración del sistema. Como regla general, los sistemas de gestión de documentos electrónicos funcionan junto con otros sistemas de gestión (por ejemplo, sistemas CRM, ERP, OLAP). El módulo de integración del sistema garantiza la transferencia de datos entre dichos sistemas.
• módulo de almacenamiento de documentos y datos. Este módulo implementa las funciones de una base de datos de documentos. Este módulo proporciona almacenamiento, archivado, recuperación y copia de seguridad de documentos.

Tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos pueden diferir en los tipos de tecnologías utilizadas, el grado de integración y el ámbito de aplicación.

En función de las tecnologías operativas utilizadas, se pueden distinguir cuatro tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos:

• sistemas cliente-servidor. En este tipo de sistemas, los principales módulos de gestión de documentación y datos se encuentran en un servidor dedicado. La parte del cliente es la interfaz para la interacción del usuario con el sistema. La ventaja de este tipo de sistema es su velocidad y fiabilidad.
• sistemas de bases de datos. Estos sistemas suelen estar integrados con bases de datos como SQL u Oracle. Toda la información se almacena en estas bases de datos. Se utilizan módulos separados para procesar la información. La ventaja de estos sistemas es la capacidad de almacenar grandes cantidades de información.
• sistemas basados ​​en tecnologías web. Estos sistemas proporcionan trabajo basado en el acceso remoto al servidor. La ventaja de esta tecnología es la capacidad de eliminar aplicaciones cliente. El acceso al sistema de gestión de documentos desde las estaciones de trabajo de los usuarios se puede lograr a través de navegadores web.
• sistemas basados ​​en tecnologías de la nube. Estos sistemas son similares en esencia a los sistemas con tecnologías web. La única diferencia es que el servidor del proveedor de alojamiento se utiliza como servidor del sistema de gestión de documentos electrónicos.

Según el grado de integración, los sistemas de gestión de documentos electrónicos se pueden dividir en los siguientes tipos:

• sistemas universales de gestión de documentos electrónicos(Sistemas EDMS). Se trata de sistemas de gestión documental independientes completamente diseñados para automatizar el proceso de gestión documental. Como regla general, estos sistemas utilizan tecnología cliente-servidor.
• sistemas de gestión de trabajo en grupo. Estos sistemas proporcionan trabajo distribuido con documentos y datos para un grupo de usuarios. Su objetivo principal es garantizar la colaboración. Por lo tanto, los sistemas de gestión del trabajo en grupo tienen una funcionalidad significativamente menor que los sistemas EDMS.
• Módulos integrados como parte de los sistemas de gestión de la información.. Todos los sistemas ERP tienen dichos módulos. Estos módulos también tienen una funcionalidad limitada (en comparación con los sistemas EDMS) y, por regla general, los sistemas ERP no funcionan sin la implementación de una funcionalidad básica.

Otro ámbito en el que se pueden estructurar los sistemas de gestión de documentos electrónicos es el ámbito de aplicación. Existen sistemas de gestión documental electrónica que están enfocados a tipos de documentación o áreas de actividad especiales. Por ejemplo, sistemas PDM, sistemas de soporte al desarrollo de software, sistemas tipo HelpDesk, sistemas de soporte a documentación médica, etc.

La implementación de un sistema de gestión documental electrónica incluye varias etapas que la organización debe completar de forma independiente, independientemente de la participación del proveedor del sistema. Estas etapas incluyen un conjunto de acciones y actividades lógicamente interrelacionadas que permitirán a la organización evaluar el proyecto en su conjunto y aumentar la probabilidad de su finalización exitosa.

En la figura se presenta el diagrama general de las etapas de implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Las principales etapas de la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos incluyen:

Etapa 1: Definir procesos y procedimientos básicos.

El propósito de esta etapa es definir claramente la composición de los procesos de flujo de documentos y los procedimientos de procesamiento de documentación existentes. Para ello, es necesario realizar un análisis detallado de los procesos y procedimientos existentes.

Durante esta etapa es necesario:

• definir procesos de alto nivel;
• determinar la composición detallada de los procesos;
• determinar objetivos comerciales para los procesos de flujo de documentos;
• Definir objetivos técnicos para los procesos de flujo de documentos.

Etapa 2. Determinación de requisitos para los procesos de flujo de documentos..

En esta etapa, se determina qué cambios se deben realizar en los procesos de flujo de documentos para que funcionen de manera eficiente y puedan automatizarse.

En esta etapa es necesario:

• realizar una evaluación tecnológica de los procesos de flujo de documentos;
• determinar los requisitos comerciales para los procesos;
• preparar mapas de procesos “como debe ser”;
• establecer características de proceso mensurables;
• formular requisitos técnicos para los procesos de flujo de documentos y preparar especificaciones técnicas.

Documentos de ejemplo:

El mapa de procesos "Gestión de correspondencia entrante" representa uno de los subprocesos de la gestión documental.

La gestión de correspondencia entrante regula el procedimiento de aceptación, verificación, registro y gestión de la documentación entrante de la organización. El mapa de procesos describe en detalle el orden de acciones de los empleados cuando trabajan con la documentación entrante. Las disposiciones de este mapa de procesos se pueden utilizar para desarrollar el enrutamiento de documentos durante la implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de una organización.

El mapa de procesos de Gestión de correspondencia saliente representa parte del proceso de gestión de documentos.

La gestión de correspondencia saliente regula las acciones de los empleados a la hora de preparar y enviar documentos a destinatarios externos. El mapa de procesos describe en detalle el trabajo de los empleados en la gestión de la correspondencia saliente. Las disposiciones de este mapa de procesos se pueden utilizar para desarrollar el enrutamiento de documentos durante la implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de una organización.

El documento incluye 9 páginas.

La especificación técnica para el subsistema Flujo de documentos es un ejemplo de Especificación técnica para automatizar la gestión del proceso de flujo de documentos.

Este documento es un ejemplo de Términos de Referencia reales, sobre cuya base se seleccionó e implementó un sistema de automatización de documentos para una empresa industrial.

El documento incluye 17 páginas. Formato de documento: Microsoft Word 2002. Compatible con todas las versiones de MS Word. El documento se puede editar y realizar cambios.

Etapa 3. Formación de criterios para elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos..

A partir de los datos de la primera y segunda etapa, es necesario formular un conjunto de criterios para elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos. Los criterios para elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos determinarán en gran medida el alcance del trabajo futuro y el procedimiento para organizar la interacción con el proveedor del sistema.

En esta etapa es necesario:

• clasificar los documentos existentes por tipo;
• realizar una evaluación de los formularios de documentos existentes;
• determinar la composición de los datos que serán transferidos en formato electrónico;
• determinar los requisitos de la interfaz de usuario;
• Crear un conjunto de criterios para elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Etapa 4. Selección de un sistema de gestión de documentos electrónicos..

Esta etapa permite a la organización determinar las principales tecnologías sobre las cuales operará el sistema de gestión de documentos electrónicos, seleccionar un sistema adecuado y determinar un proveedor de servicios para la implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos.

En esta etapa es necesario:

• determinar la composición de las funciones del sistema de gestión documental;
• determinar el tipo de sistema de gestión documental que mejor se adapta a las necesidades de la organización;
• crear una lista de posibles proveedores de un sistema de gestión de documentos electrónicos;
• Elija un proveedor de sistemas de gestión de documentos electrónicos.

Etapa 5. Gestión del proyecto para la implementación de un sistema de gestión documental electrónica..

Después de seleccionar un proveedor de sistemas de gestión de documentos electrónicos, es necesario desarrollar un plan de implementación. Esta etapa puede llevar bastante tiempo, pero el tiempo de planificación ayudará a reducir significativamente el tiempo que lleva implementar el sistema. El plan se puede desarrollar conjuntamente con el proveedor del servicio.

El plan para la dirección del proyecto debe incluir las siguientes actividades:

• diseño de funcionalidad del sistema;
• implementación del sistema;
• prueba y evaluación del funcionamiento del sistema;
• operación de prueba del sistema;
• modificación y configuración del sistema.

Etapa 6. Documentar el sistema..

Esta etapa se puede realizar en paralelo a la etapa anterior. El propósito de esta etapa es crear ciertas reglas organizativas que asegurarán el funcionamiento estable del sistema de gestión de documentos electrónicos.

En esta etapa es necesario:

• realizar capacitación del personal;
• desarrollar procedimientos y regulaciones para la interacción del usuario;
• Desarrollar manuales para trabajar con el sistema.

Criterios para elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos

Los criterios para elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos dependen en gran medida de las necesidades y capacidades de la organización. La composición detallada de los criterios debe determinarse directamente sobre la base de los objetivos comerciales y técnicos de los procesos de flujo de documentos.

Además de los criterios detallados, la organización también debe utilizar criterios generalizados que estén relacionados con los tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos y las tecnologías utilizadas.

Estos criterios generales incluyen:

• “Madurez” del sistema de gestión documental electrónica.. Es necesario evaluar el nivel de “madurez” del sistema seleccionado. Esta evaluación permitirá comprender cuánto tiempo lleva el sistema en el mercado, cuántas organizaciones lo utilizan y si hay actualizaciones del sistema. Si el sistema es nuevo y acaba de ingresar al mercado, existe una alta probabilidad de que se produzcan errores en el funcionamiento del sistema. Esto puede provocar problemas durante el funcionamiento del sistema de gestión de documentos electrónicos.
• cumplimiento de los estándares de la industria. Los diferentes tipos de actividades tienen sus propios estándares que afectan directa o indirectamente el flujo de documentos de la organización. Al elegir un sistema, es necesario prestar atención a cómo se tienen en cuenta los requisitos de estos estándares en el sistema de gestión de documentos electrónicos.
• Alineación con objetivos y factores críticos de éxito.. A la hora de elegir un sistema, es necesario tener en cuenta el grado de cumplimiento de los objetivos de la organización. Es importante que el sistema se adapte mejor a los objetivos y requisitos clave de la organización. Si el sistema no cumple con los requisitos, entonces se debe cambiar la selección del sistema, pero no se deben cambiar los requisitos y objetivos clave. Una organización puede cambiar algunos de los requisitos de un sistema de gestión de documentos específico, pero sólo si estos requisitos no son críticos para los procesos de la organización.
• nivel de soporte técnico. Este criterio se relaciona con la selección de un proveedor de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Es necesario evaluar el nivel de soporte técnico del sistema, tanto durante la implementación como durante la operación del sistema.
• escalabilidad del sistema. Este criterio de selección es importante desde el punto de vista de la ampliación de las actividades de la organización. A medida que aumentan los volúmenes de trabajo y se expande la base de usuarios del sistema, debería permitir a la organización escalar las soluciones.
• disponibilidad de documentación del sistema. Además de la documentación del usuario, puede ser importante para una organización tener acceso a la documentación para administrar o cambiar la configuración del sistema.
• proteccion del sistema. Al elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos, es necesario prestar atención a las medidas de seguridad aplicadas en el sistema. Una organización puede tener sus propios requisitos en materia de políticas de privacidad y seguridad de datos. El sistema seleccionado debe permitir configurar el acceso a la información y documentos de acuerdo con la política de seguridad de la organización.
• tolerancia a fallos del sistema. Para algunas organizaciones, el tiempo de inactividad del sistema de gestión de documentos electrónicos puede ser un factor crítico. Al elegir un sistema, debe prestar atención a cuánto tiempo puede llevar restaurar el sistema a su configuración mínima de funcionamiento.
• coste de propiedad. Al elegir un sistema, es necesario tener en cuenta el costo total de propiedad del sistema: el costo de compra de licencias, el costo de administración, el costo de expansión del sistema, el costo de soporte técnico y actualizaciones, el costo de hardware, etc. .

Estos criterios incluyen los aspectos más generales a la hora de elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos. Para desarrollar un conjunto completo de criterios, es necesario involucrar a muchos departamentos de la organización: gestión, servicio jurídico, departamento de TI, especialistas técnicos, especialistas en gestión documental, etc.

Nuestra sociedad apenas va camino de introducir sistemas de gestión de documentos electrónicos en todas las empresas.

Esto se debe a que la mayoría de las empresas todavía no pueden hacer esto por una sencilla razón: la falta de experiencia en el uso de documentación electrónica.

EDMS Docsvisión

EDMS Docsvision como herramienta para automatizar procesos más allá del flujo de documentos

ELMA

ELMA EDMS se implementa como parte de varios paquetes ECM+, Projects+, ELMA CRM+ que se seleccionan según los requisitos del usuario. Incluso hay un paquete con KPI.

La peculiaridad de la interfaz es su adaptación al rol del usuario mediante herramientas de diseño integradas.

Implementa el acceso acelerado a datos de referencia y la automatización de una serie de procesos, en particular, el procesamiento de documentación de diversas fuentes.

En cuanto a la búsqueda de datos, existe un procedimiento de búsqueda por detalles. El resultado de la búsqueda se puede generar en un informe y se pueden generar plantillas a partir de consultas de búsqueda.

Para operaciones con suministro de energía se ha asignado un subsistema especial, que permite planificar el reemplazo, configurar tareas, administrar y modelar el suministro de energía.

El bloque de seguridad admite varios métodos de autorización y delimita claramente los derechos de los usuarios por tipo de acceso a los objetos.

Además, se utiliza firma digital y la cantidad de usuarios activos se puede determinar mediante programación.

Este EDMS también tiene desventajas. Por ejemplo, no hay correo local. Existen restricciones para la creación y asignación de tareas y no se implementa el registro desde aplicaciones de oficina.

Además, no hay herramientas integradas para ver archivos adjuntos, solo se realizan consultas estándar y no hay búsqueda automática de duplicados.

¿Qué problemas resuelve 1C? Flujo de documentos 8

¿Qué problemas resuelve 1C? Flujo de documentos 8: trabajo de oficina; almacenamiento y recuperación de información; Procesos de negocios; enrutamiento de documentos; contabilidad de horas de trabajo.

Cualquier empresa, tarde o temprano, piensa en optimizar y aumentar la eficiencia de los procesos de negocio, cuyo buen funcionamiento puede establecerse mediante sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS).

Los EDMS permiten resolver problemas de automatización del trabajo con documentos de empresas de diversos tamaños y áreas de actividad, incluidas las distribuidas geográficamente. Los sistemas de software de esta clase garantizan la organización del flujo de documentos legalmente significativos de la empresa, el mantenimiento de un archivo de documentos, la automatización del trabajo de oficina (registro de correspondencia entrante y saliente, escaneo de documentos y comunicación a los artistas en formato electrónico), control de disciplina de desempeño, coordinación de contratos y pagos, coordinación y control de la ejecución organizacional - documentos administrativos, procesamiento y almacenamiento de documentación contable primaria, así como automatización de procesos especializados para diversas áreas de negocio. Además, una característica de los EDMS más modernos es la compatibilidad con dispositivos móviles y la capacidad de integrarse con las plataformas de información empresarial existentes.

Existe una gran variedad de sistemas de gestión de documentos electrónicos en el mercado ruso y, para facilitar a las empresas la elección, hemos recopilado una selección de dichas soluciones. Todos ellos son de producción exclusivamente nacional y cumplen con los requisitos legislativos, reglamentarios y metodológicos en el campo de la gestión documental, tanto del marco regulatorio ruso como de los estándares internacionales, así como con los requisitos de seguridad informática. Por separado, vale la pena señalar que casi todos los productos enumerados a continuación están incluidos en el registro de software nacional y se recomienda su uso en departamentos y organizaciones gubernamentales de la Federación de Rusia, así como en empresas que implementan proyectos como parte de la importación de software. programa de sustitución.

1. "Diálogo" . Desarrollador: empresa unitaria estatal "Crimeatechnologies" (con el apoyo del Ministerio de Política Interior, Información y Comunicaciones de la República de Crimea).
2. Sistema de gestión documental electrónica corporativa KSED 3.0. Desarrollador: Región KROK.
3. Sistema de gestión de documentos electrónicos "SED-Sirius". Desarrollador: Centro de Tecnologías y Sistemas de Información de las Autoridades Ejecutivas (CITS).
4. Sistema de automatización de procesos para organizaciones de construcción de carreteras "Epyura" (construido sobre la base de la plataforma 1C:Enterprise). Desarrollador: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "Documento Syncopa". Desarrollador: empresa Kuban-Inform-Holding-Yug.
6. Paquete de software “Sistema modular abierto de gestión de documentos electrónicos y control de ejecución de órdenes” (EDCS). Desarrollador: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistema de gestión documental electrónica Directum. Desarrollador: empresa Directum.
8. Producto de software "STEK - Gestión documental". Desarrollador: JSC "NTC STEK".
9. "Plataforma de Gestión Documental Roja". Desarrollador: empresa Red Soft.
10. Sistema "Burócrata". Desarrollador: Burócrata LLC
11. Sistema de información “Oficina electrónica de trabajo y flujo documental”. Desarrollador: empresa Breeze Plus.
12. Sistema Comita Courier JE. Desarrollador: Sociedad Anónima "Comita".
13. Módulo de flujo de documentos (suministrado como parte del sistema Compass ERP). Desarrollador: Compañía Compass.
14. EDMS WSS Docs (creado en la plataforma Microsoft SharePoint). Desarrollador: Empresa WSS-Consulting.
15. Sistema automatizado de trabajo de oficina secreta AS SDP. Desarrollador: Centro de Nuevas Tecnologías “Impulse” LLC.
16. Sistema de automatización para el flujo de documentos organizativos y administrativos (papeleo) de las empresas “Lotsman:ORD”. Desarrollador: ASCON-Design Systems LLC.
17. Sistema EOS para SharePoint (basado en la plataforma Microsoft SharePoint). Desarrollador: empresa Electronic Office Systems (EOS).
18. Sistema de información EtaxReport. Desarrollador: empresa de Sistemas Comerciales Electrónicos.
19. EDMS "Aurora: Flujo de documentos". Desarrollador: Aurora Digital Group LLC.
20. Sistema de gestión documental electrónica Comsoft Docs. Desarrollador: Comsoft JSC.
21. Sistema Comindware EDMS (basado en la plataforma de aplicaciones empresariales Comindware). Desarrollador: Comindware.
22. Sistema de Documentos Express. Desarrollador: Electronic Express LLC.
23. Paquete de software "Código: Gestión documental". Desarrollador: consorcio Codex.
24. Sistema automatizado "Gosexpertiza". Desarrollador: Ekomash Info LLC.
25. Sistema seguro de gestión de documentos electrónicos "Stack-Trust". Desarrollador: Grupo de empresas Stack.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Desarrollador: grupo de empresas Optima.
27. EDMS LanDocs. Desarrollador: grupo de empresas Lanit.
28. Paquete de software "Flujo de documentos". Desarrollador: Empresa Unitaria del Estado Federal "Centro Principal de Computación de Investigación" de la Administración del Presidente de la Federación de Rusia (FSUE "GlavNIVTs").
29. Decisión SEDO. Desarrollador: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistema de gestión de documentos electrónicos para organizaciones gubernamentales y empresas “Practice”. Desarrollador: empresa de Sistemas de Gestión Documental.
31. EDMS DoXLogic. Desarrollador: empresa BFT.
32. Sistema Alpha Dock. Desarrollador: Alpha Doc.
33. Sistema "Externo". Desarrollador: SKB Kontur.
34. Sistema seguro de gestión de documentos electrónicos.